Kako spremiti i dijeliti radne knjige u Excelu

Dijeljenje Excel radne knjige nije samo slanje datoteke putem e-pošte: danas postoje različiti načini za pozivanje drugih ljudi, istovremeno suuređuje i kontrolirati što svaki suradnik može učiniti. U ovom smo vodiču detaljno opisali kako spremiti, podijeliti i upravljati radnim knjigama u Excelu, i korištenjem modernih opcija i klasične metode dijeljene radne knjige, zajedno s njihovim ograničenjima i Trikovi da ti ništa ne umakne.

Ako radite s timovima ili klijentima, htjet ćete znati kada koristiti Excel za web, a kada stari sustav dijeljenih radnih knjiga. U ovom članku vidjet ćete koje aplikacije omogućuju suautorstvo, kako pozvati ljude putem e-pošte s vezom, kako postaviti samo za čitanje i, što je vrlo važno, koje su značajke blokirane u tradicionalnim dijeljenim knjigama kako ne biste imali nikakvih iznenađenja.

Načini dijeljenja Excel radne knjige

Kada dijelite iz Excela za web, primatelji primaju e-poruku s pozivnicom i vezom na datoteku; jednostavno je kliknu da bi je otvorili u pregledniku, gdje će se prikazati putem Excela za web. Odatle mogu birati između Uredi knjigu i opcije Uredi u pregledniku ili Uredi u Excelu, ovisno o tome želite li raditi u pregledniku ili u aplikaciji za stolna računala.

Suautorstvo u stvarnom vremenu omogućuje više osoba istovremeno uređivanje iste radne knjige. Da bi to funkcioniralo, svi sudionici moraju imati verziju kompatibilnu sa suautorstvom: Excel za Android, Excel za iOS, Excel Mobile i pretplata na Microsoft 365Ako netko ne ispunjava ove uvjete, i dalje može uređivati ​​u pregledniku odabirom opcije Uredi u pregledniku, tako da svi mogu doprinositi bez blokiranja.

U klasičnoj (starijoj) metodi dijeljene radne knjige, nakon što omogućite opciju dopuštanja uređivanja više korisnika, vidjet ćete da Excel označava datoteku kao dijeljenu prikazivanjem teksta u naslovnoj traci. Međutim, da bi joj drugi mogli pristupiti i uređivati ​​je, radna knjiga mora biti spremljena na pristupačno mjesto, kao što je dijeljeni mrežni disk neka svi vide.

Koristan detalj: ako ste upravo podijelili s klasičnim sustavom, Excel će tražiti potvrdu tipkom U redu; kada to učinite, dijeljeni status je spremljen i aktiviranOdržavajte zajedničku putanju za sve korisnike, jer je to bitno da bi knjiga funkcionirala kao središnji radni prostor.

Suautorstvo i vidljivost odabranih radova

Kada vi i vaš tim radite zajedno, Excel može prikazati odabrani raspon svake osobe u različitim bojama. To se događa ako koristite Excel za Microsoft 365 s pretplatom, Excel za web, Excel za Android ili Excel za iOSOsim toga, za Microsoft 365 automatsko spremanje mora biti omogućeno da bi se ti obojeni odabiri prikazivali u stvarnom vremenu.

Ako ne vidite ostale odabire, pričekajte nekoliko sekundi; ponekad je potrebno neko vrijeme da ažuriranje stigne. Ako se i dalje ne prikazuju, provjerite koristite li doista Excel za Microsoft 365, Excel za web, Android ili iOS. S Excel Mobileom Odabiri se ne prikazuju, iako se promjene drugih korisnika odražavaju gotovo trenutno. U starijim verzijama Excela ta istovremena uređivanja nisu dostupna i nećete moći vidjeti ni njihove odabire.

U mješovitim okruženjima najbolje je preporučiti da svi suradnici koriste kompatibilnu verziju koju je napisao drugi autor. Na taj način nećete vidjeti samo odabire boja, već izbjeći ćete blokade i nepotrebne sukobe prilikom spremanja.

Dijeli samo za čitanje u Excelu za web

Ponekad želite da drugi mogu otvoriti radnu knjigu bez dodirivanja podataka. U Excelu za web možete postaviti pristup samo za čitanje kako biste osigurali da nitko slučajno ne uredi podatke. Ova je postavka jednostavna i omogućuje vam kontrolu dozvola unutar radne knjige. dijeljenje ploče.

1. U knjizi idite na Datoteka > Dijeli > Dijeli s drugima (ili upotrijebite gumb Dijeli u gornjem desnom kutu).
2. U okvir Unesite ime ili adresu e-pošte unesite adrese e-pošte primatelja; ako ste ih već koristili, mogu se pojaviti kao prijedlozi. Nakon što upišete svaku adresu, pritisnite Enter da biste je dodali.
3. Za ograničavanje dopuštenja, idite na postavke poveznice i poništite odabir opcije uređivanja; vidjet ćete da sada piše da svatko tko ima poveznicu može je vidjeti. Potvrdite s Primijeni da biste je postavili na način samo za čitanje.
4. Na kraju odaberite Pošalji da biste poveznicu poslali e-poštom. Excel za web generirat će e-poštu s pristupom samo za čitanje za odabrane primatelje.

Ovim pristupom možete omogućiti trenutni pristup više osoba, a istovremeno zaštititi podatke od promjena; idealno je za izvješća koja želite pregledati, ali ne i mijenjati. bez dupliciranja datoteka niti izgubiti kontrolu nad glavnom verzijom.

Klasična metoda dijeljene knjige: aktivacija i tijek rada

Iako se radi o starijem sustavu, još uvijek je moguće koristiti tradicionalnu dijeljenu radnu knjigu. Možete je omogućiti na kartici Pregled pomoću odgovarajuće naredbe i označavanjem okvira koji omogućuje više korisnika da je uređuju odjednom. Nakon prihvaćanja, Excel će vas zatražiti da spremite datoteku i označite je kao podijeljen.

Kod ove metode preporučuje se da radnu knjigu spremite u dijeljenu mrežnu mapu, a ne na web poslužitelj, kako bi svi korisnici imali dosljedan pristup. Kada se stvori dijeljena radna knjiga, Excel počinje bilježiti povijest promjena s detaljima kao što su ime korisnika koji uređuje, datum i vrijeme i točne podatke koji su izmijenjeni. Ovaj zapis olakšava reviziju onoga što se dogodilo i donošenje odluka.

Autor može definirati interval u kojem će se promjene čuvati u povijesti. Prema zadanim postavkama, zadržava se 30 dana, ali se može prilagoditi za pohranjivanje više ili manje vremena ovisno o potrebama. To pomaže u sprječavanju naglog povećanja veličine datoteke i održava praćenje upravljivim u srednjoročnom razdoblju. bez ugrožavanja performansi.

Još jedna značajka klasičnog sustava je mogućnost ažuriranja promjena prilikom spremanja: kada spremite radnu knjigu, sve promjene koje su drugi korisnici napravili od zadnjeg puta se uključuju. Ako želite, možete omogućiti automatska ažuriranja u fiksnim intervalima kako biste vidjeli napredak bez oslanjanja na vlastito spremanje.

Upravljanje tko je unutra i praćenje promjena

Na kartici Pregled možete vidjeti popis osoba koje trenutno imaju otvorenu radnu knjigu. Odjeljak "Sljedeći korisnici imaju otvorenu ovu radnu knjigu" prikazuje tko uređuje u svakom trenutku, što vam pomaže u koordinaciji rada. Ako netko treba otići kako bi primijenio ključnu promjenu, možete to provjeriti na prvi pogled. bez pretpostavki.

Za reviziju recenzija, klasik Promjena kontrole Ovo je središnji alat. Excel bilježi detalje svaki put kada spremite. Možete odabrati kako ih prikazati: istaknute u samom listu za vizualni pregled ili u listu povijesti sa svim organiziranim unosima, korisno za izvješća i formalne odluke.

Ako želite pročistiti prikaz povijesti, opcije vam omogućuju filtriranje po datumu (na primjer, počevši od određenog datuma), po određenom autoru ili po određenom rasponu ćelija. Na taj način možete se usredotočiti samo na ono što je relevantno, bez obzira provjeravate li blok podataka. ili pregledati rad korisnika posebno.

Imajte na umu da za postojanje povijesti praćenje promjena mora biti omogućeno prilikom uređivanja. Ako nije, neće biti dostupan zapis o prošlim uređivanjima. Aktivirajte ovu postavku prije početka razdoblja intenzivne suradnje kako bi se osigurala sljedivost.

Povijest i razdoblje čuvanja

Povijest promjena zadržava se samo za navedeno razdoblje. Prema zadanim postavkama, to je 30 dana. Taj interval možete povećati ili smanjiti u području Praćenje promjena, navodeći koliko dana želite zadržati. Važno je postaviti odgovarajući broj jer Excel trajno briše promjene iz zapisnika starije od tog ograničenja. bez mogućnosti njihovog oporavka.

Ako ćete mijenjati razdoblje, učinite to kada je tim svjestan toga, posebno ako postoje revizije ili interne zahtjeve koji zahtijevaju čuvanje tragova određeno vremensko razdoblje. Preniska vrijednost može izostaviti događaje koje ćete kasnije trebati upitati; previsoka vrijednost može preopteretiti datoteku, što utječe na performanse.

Rješavanje sukoba prilikom spremanja

Kada dvije osobe uređuju istu ćeliju i spremaju je, mogu nastati sukobi. U tom slučaju, Excel prikazuje dijaloški okvir Rješavanje sukoba jednom od korisnika kako bi odlučio koju verziju zadržati. Svatko tko uređuje ima jednaka ovlaštenja za odabir, a zadnja osoba koja spremi obično je ona koja prima obavijest o rješavanju. uspoređujući promjene.

U tom prozoru možete zadržati svoju trenutnu izmjenu (Prihvati moje) ili zadržati tuđe izmjene (Prihvati druge) i pregledati konflikt po konflikt. Ako želite, postoje globalne opcije za Prihvati sve moje ili Prihvati sve ostale, vrlo korisno kada trebate brzo zatvoriti skupinu neslaganja.

Ako želite izbjeći prikazivanje okvira za sukobe i uvijek imati spremljene promjene na snazi, možete onemogućiti ovo upozorenje omogućavanjem odgovarajuće postavke u naprednim postavkama dijeljene radne knjige. Osim toga, donesene odluke odražavaju se na listu Povijest sa stupcima kao što su Vrsta radnje i Gubitak radnje, gdje ćete vidjeti koji su unosi sačuvani, a koji nisu. zajedno s njihovim referencama.

Ograničenja metode dijeljene knjige

Tradicionalni sustav dijeljenih knjiga je naslijeđeno rješenje i stoga ima mnoga ograničenjaPrilikom korištenja neke značajke postaju nedostupne. Kako biste izbjegli iznenađenja, evo potpunog popisa nepodržanih elemenata i radnji koje su blokirane dok se radna knjiga dijeli.

Stavke koje nisu podržane u klasičnim dijeljenim radnim knjigama (ne može se kreirati ili mijenjati dok je aktivno):

• Nije moguće kreirati ili umetnuti tablice.
• Uvjetni formati se ne mogu dodavati niti mijenjati.
• Validacija podataka ne može se dodati ili promijeniti.
• Grafikoni i izvješća PivotChart ne mogu se stvarati niti mijenjati.
• Ne smijete umetati ili mijenjati slike ili druge ugrađene objekte.
• Hiperveze se ne mogu umetati niti uređivati.
• Scenariji se ne mogu kreirati, mijenjati ili pregledavati.
• Automatski međuzbrojevi se ne mogu umetnuti.
• Tablice podataka ne mogu se kreirati.
• Izvješća zaokretnih tablica ne mogu se stvarati niti mijenjati.
• Segmentacija podataka ne može se stvoriti ili primijeniti.
• Minigrafije se ne mogu stvarati niti mijenjati.
• Ne možete dodavati ili mijenjati dijaloške listove. Microsoft Excel 4.
• Komentari u nitima ne mogu se dodavati.

Nepriznate radnje dok se knjiga dijeli:

• Blokovi ćelija ne mogu se umetati ili brisati.
• Proračunske tablice se ne mogu izbrisati.
• Ne možete spajati ćelije niti dijeliti spojene ćelije.
• Ne možete sortirati ili filtrirati po formatu.
• Alati za crtanje se ne mogu koristiti.
• Lozinke se ne mogu dodijeliti, promijeniti ili ukloniti.
• Ne možete zaštititi ili ukloniti zaštitu s listova ili knjige.
• Podaci se ne mogu grupirati ili shematizirati.
• Makroi se ne mogu pisati, snimati, mijenjati, pregledavati ili dodjeljivati.
• Formule polja ne mogu se mijenjati ili brisati.
• XML mapiranja se ne mogu dodavati, preimenovati ili ukloniti.
• Ćelije se ne mogu dodijeliti XML elementima.
• Ne možete koristiti ploču XML izvor, alatnu traku XML ili naredbe XML izbornik podataka.
• Ne možete koristiti obrazac za podatke za dodavanje novih zapisa.
• Komentari u nitima ne mogu se uređivati ​​ili brisati.

Kao što vidite, ova ograničenja utječu na ključne elemente poput tablica, grafikona, validacije i zaštite. Stoga, ako trebate raditi s tim značajkama, dobra je ideja pripremiti ih prije dijeljenja ili razmatranja modernih metoda suautorstva gdje se ta ograničenja ne primjenjuju. ovisno o scenariju.

Prestani dijeliti knjigu

Ako se trebate vratiti na redovnu radnu knjigu, možete deaktivirati status dijeljenja. Imajte na umu da se kada prestanete dijeliti, povezana povijest promjena briše. Ako ste zainteresirani za njezino zadržavanje, ispišite list Povijesti ili ga kopirajte u drugu radnu knjigu prije nego što nastavite. kako se ne bi izgubila sljedivost.

Obavijesti suradnike spremiti i zatvoriti datoteku; u suprotnom će izgubiti sav nespremljeni rad. Provjerite jeste li samo vi prikazani na popisu korisnika s otvorenom radnom knjigom. Zatim na kartici Pregled otvorite opciju Dijeli radnu knjigu, poništite odabir Dopusti više korisnika istovremeno uređivanje i prihvatite. Ako se kontrola prikazuje sivo, morat ćete ukloniti zaštitu s lista ili radne knjige da biste izvršili promjenu.

U nekim implementacijama vidjet ćete vrlo jednostavan slijed: na kartici Pregled odaberite gumb Dijeli radnu knjigu, poništite odabir okvira Dopusti istovremeno uređivanje, kliknite U redu i potvrdite s Da kada Excel zatraži. Time će se radna knjiga vratiti u ekskluzivni način rada, a oznaka naslovne trake će nestati.

Prilagođeni prikazi i otvorene postavke

Kada se radna knjiga dijeli klasičnom metodom, Excel sprema prilagođeni prikaz za svakog korisnika. Taj prikaz može uključivati ​​koji se list prikazuje prilikom otvaranja, razinu zumiranja, primijenjene filtere i postavke ispisa. Prema zadanim postavkama, filteri i ispis se čuvaju, iako možete naznačiti i da želite koristiti izvorne postavke. prema vašim potrebama.

Ovaj detalj poboljšava iskustvo timskog rada, jer svaka osoba može imati svoj vlastiti prikaz bez utjecaja na ostale. Ako trebate zumirati ili odabrati određeni list svaki put kada otvorite datoteku, Excel će to zapamtiti. vaše želje sve dok ostaje dijeljeno s ovim sustavom.

Lokacije i pristupačna ušteda

Bez obzira na metodu, bitno je spremiti radnu knjigu na mjesto dostupno svim suradnicima. Za klasičnu metodu preporučuje se dijeljena mrežna mapa. U modernim scenarijima suautorstva, otvaranje u pregledniku i odabir opcije Uredi u Exploreru ili Uredi u Excelu smanjuje trenje i olakšava svima. unesite bez problema.

Kada ih pozovete e-poštom, primatelji će vidjeti poruku s vezom i moći će je otvoriti u web-pregledniku prikazivanjem datoteke pomoću Excela za web. Ako preferiraju radnu površinu, odabiru Uredi radnu knjigu, a zatim Uredi u Excelu; ako ostanu u pregledniku, odabiru Uredi u pregledniku. savitljivost omogućuje vam prilagodbu toka svakom korisniku i uređaju bez žrtvovanja suradnje.

Konačno, ne zaboravite omogućiti automatsko spremanje u pretplatničkim verzijama kako bi suautorstvo bilo besprijekorno, a odabiri ažurirani u boji gdje je to prikladno. A ako u bilo kojem trenutku primijetite da odabiri nisu vidljivi, potvrdite da radite s jednom od podržanih verzija i dajte sustavu nekoliko sekundi. jer sinkronizacija može potrajati trenutak.

Ključ dobrog upravljanja suradnjom u Excelu je odabir pravog načina rada za svaki projekt i razumijevanje ograničenja tradicionalne metode. Između pozivanja na veze s kontroliranim dozvolama, suautorstva na kompatibilnim verzijama i alata za praćenje i rješavanje sukoba, imate sve alate za sigurno dijeljenje. bez gubitka kontrole i osigurati da je vaša knjiga upravo onakva kakva vam treba.

Povezani članak:

Kako dijeliti datoteke između uređaja na lokalnoj mreži u sustavu Windows 11

Isaac

Strastveni pisac o svijetu bajtova i tehnologije općenito. Volim dijeliti svoje znanje pisanjem, a to je ono što ću učiniti na ovom blogu, pokazati vam sve najzanimljivije stvari o gadgetima, softveru, hardveru, tehnološkim trendovima i još mnogo toga. Moj cilj je pomoći vam da se snađete u digitalnom svijetu na jednostavan i zabavan način.