Kako otvoriti PDF izravno u Wordu i urediti njegov tekst

Ako ste ikada dobili PDF dokument i pomislili: "Volio bih da mogu promijeniti nekoliko stvari u tekstu", došli ste na pravo mjesto. Ovih dana, Otvorite PDF izravno u Wordu da biste izmijenili sadržaj Mnogo je jednostavnije nego što se čini, kako u Windows kao u Maci s online i offline opcijama.

U sljedećim retcima vidjet ćete, korak po korak, kako to učiniti s Microsoft WordKoja ograničenja ima ovaj sustav, kada se isplati koristiti ga specijalizirani PDF u Word pretvarač ili PDF uređivačA što je s osjetljivijim elementima poput tablica, fusnota, obrazaca ili skeniranih PDF-ova? Ideja je da znate koju opciju odabrati ovisno o vrsti PDF-a koji imate.

Što je točno PDF i zašto ga nije tako lako uređivati?

Prije nego što počnemo otvarati datoteke, korisno je razumjeti što se krije iza ovog formata. PDF (Portable Document Format) je vrsta datoteke koja Održava izgled izvornog dokumenta.bez obzira na uređaj ili operativni sustav s kojeg ga otvarate.

To znači da PDF može prikazati Formatirani tekst, različiti fontovi, poveznice, slike, vektorska grafika pa čak i audio ili video, uvijek s istim izgledom na Windowsima, macOS-u, GNU/Linuxu, mobilnim uređajima itd. Upravo se zato toliko široko koristi za ugovore, fakture, izvješća ili obrasce koji se ne bi trebali lako mijenjati.

Ključno je da je PDF fiksni format dizajnaDatoteka sprema točnu točku na stranici gdje se nalazi svaki dio teksta, svaka slika i svaki grafički objekt, ali ne nužno i kako su međusobno povezani na "logičkoj" razini.

Većini PDF-ova nedostaju jasne strukturne informacije o odlomke, stupce ili tabliceNa primjer, tablica se može spremiti kao skup horizontalnih i vertikalnih linija plus blokova teksta bez eksplicitnog odnosa među njima. PDF čitaču izgleda savršeno, ali programu koji je pokušava rekonstruirati (poput Worda) nije tako očito gdje jedna ćelija završava, a sljedeća počinje.

Nadalje, različiti programi generiraju PDF-ove na vrlo različite načine: neki uključuju Nevidljivi tekst, čudni izrezi, slike koje sadrže tekst ili nekonvencionalne linijske granice. Sve to znači da su dva PDF-a koja na zaslonu izgledaju identično iznutra vrlo različito konstruirana.

Otvorite PDF u Wordu za uređivanje teksta

Već nekoliko verzija Microsoft Worda dopušta otvoriti izravno PDF datoteke i pretvoriti ih u dokumente koje je moguće uređivatiWord stvara kopiju PDF-a, pretvara ga u .docx i pokušava učiniti rezultat što sličnijim originalu.

Ova funkcija posebno dobro funkcionira kada je datoteka Sadrži uglavnom tekstIzvješća, akademski radovi, pravni dokumenti, priručnici itd. U tim slučajevima Word je u stanju rekonstruirati odlomke, naslove, mnoge popise i dobar dio izgleda s prilično prihvatljivom razinom točnosti.

Nešto važno: Word ne dira izvorni PDFOno što radi jest čitanje sadržaja, generiranje novog Word dokumenta i prikazivanje kopije spremne za uređivanje. Ako niste zadovoljni rezultatom, uvijek možete izbrisati .docx datoteku i nastaviti koristiti izvorni PDF bez ikakvih problema.

Međutim, moramo biti realni: iako je Wordov cilj da rezultirajući dokument nalikuje PDF-u, u mnogim slučajevima izgled neće biti identičanposebno ako je izvorna datoteka bila vrlo složenog dizajna, s mnogo stupaca, složenih tablica ili grafičkih elemenata.

Kako otvoriti PDF iz Worda korak po korak

Postupak pretvaranja PDF-a u Word dokument koji se može uređivati ​​vrlo je jednostavan, bez obzira jeste li u Windows Baš kao na Macu. Samo trebate imati Microsoft Word instaliran i ažuriran.

1. Otvorite Word bez učitavanja bilo kojeg dokumentaTo možete učiniti iz izbornika Start (u sustavu Windows) ili iz mape Launchpad/Applications (na Macu). Time će se otvoriti početni zaslon programa Word s vašim predlošcima i nedavno korištenim datotekama.

2. Idite na karticu "Datoteka" i odaberite "Otvori"U tom odjeljku kliknite "Pregledaj" da biste otvorili preglednik datoteka. Pronađite PDF koji želite urediti na tvrdom disku, OneDriveu ili u mapi u kojoj je spremljen.

3. Odaberite PDF i pritisnite "Otvori"U tom trenutku, Word će prikazati upozorenje da će pretvoriti datoteku u Word dokument koji se može uređivati. Obično piše nešto poput toga da proces može potrajati i da rezultat možda neće izgledati potpuno isto kao izvorni PDF, posebno ako ima puno grafika.

4. Prihvatite konverzijuNakon što kliknete "U redu", Word počinje s radom: rekonstruira tekst, mijenja položaj slika, generira tablice i reorganizira sadržaj. Ovisno o veličini i složenosti PDF-a, to može potrajati od nekoliko sekundi do znatno dulje ako se radi o vrlo velikoj datoteci.

5. Uredite dokument kao i bilo koju drugu Word datoteku.Nakon što otvorite kopiju, možete mijenjati odlomke, ispravljati pogreške, dodavati ili brisati tekst, mijenjati stilove ili uključivati ​​nove elemente. Kada završite, moći ćete Spremite datoteku kao .docx ili ponovno kao PDF, prema onome što vam treba.

Brza metoda: Povucite PDF na početni zaslon programa Word

Ako koristite Windows i želite još brže, postoji vrlo praktičan trik. Umjesto da idete na Datoteka > Otvori, možete povucite PDF izravno na početni prozor programa Word.

S otvorenim Wordom (bez učitanog dokumenta) pronađite PDF u Exploreru datoteka. Kliknite i povucite datoteku u prozor programa WordKada ga otpustite, vidjet ćete istu obavijest o pretvorbi PDF-a u dokument koji se može uređivati ​​kao i u prethodnoj metodi.

Nakon što kliknete U redu, Word će izvršiti pretvorbu na isti način, generirajući dokument s tekstom, slikama, tablicama i poveznicama Kad god je to moguće. To je potpuno ista funkcija, samo jednostavnija pri radu s više PDF-ova zaredom.

Otvaranje i uređivanje PDF-ova u Wordu na Macu

Na macOS-u je postupak jednostavan: Mac verzija Worda također omogućuje otvoriti PDF-ove kao dokumente za uređivanje bez dodatnih koraka.

Primero, Otvorite Microsoft Word na MacuU gornjoj traci izbornika idite na "Datoteka", a zatim "Otvori". Pomoću preglednika datoteka pronađite svoj PDF, odaberite ga i kliknite "Otvori" kao što biste to učinili s bilo kojim drugim dokumentom.

Word će vam prikazati poruku upozorenja koja označava da će Pretvori PDF u Word datotekuTo može potrajati nekoliko trenutaka i mogu postojati male vizualne razlike u odnosu na original, posebno ako je imalo mnogo grafičkih elemenata ili kompliciran raspored.

Nakon prihvaćanja, generirat će se nova .docx datoteka u koju možete dodavati, brisati ili mijenjati tekst, mijenjati formatiranje, umetati slike ili preuređivati ​​sadržaj bez potrebe za vanjskim alatima. Kasnije ćete moći Spremite tu datoteku kao Word dokument ili je izvezite natrag u PDF iz opcija spremanja ili izvoza.

Koji se dijelovi PDF-a najgore pretvaraju u Wordu

Budući da se pretvorba oslanja na složena pravila za interpretaciju PDF sadržaja, postoje određeni elementi koji se tradicionalno Uzrokuju više problema kada se pretvore u WordDobro je biti upoznat s njima kako biste izbjegli iznenađenja.

Las tablice s prilagođenim razmakom između ćelija Ovo su tipični slučajevi. Kada tablica ima vrlo uske unutarnje margine, kombinacije ćelija ili neobično formatiranje, Word je može grubo rekonstruirati, ali ne uvijek savršeno sačuva izvorno poravnanje ili veličinu svake ćelije.

Nešto slično se događa sa boje i obrubi straniceObojene pozadine, ukrasni okviri ili vrlo složeni rasporedi stranica mogu se izgubiti ili pojednostaviti. Word obično daje prioritet uređivosti teksta u odnosu na stranicu koja izgleda potpuno isto kao u PDF-u.

El praćenje promjena Okviri teksta, fusnote koje se protežu na više od jedne stranice, završne bilješke, interne PDF oznake, oznake pristupačnosti i komentari, koji su često ugrađeni u neke PDF-ove, često se netočno pretvaraju ili se uopće ne pretvaraju. U mnogim slučajevima prikazuju se kao običan tekst ili se gube kao napredne značajke.

Što se tiče multimedijskih elemenata, kao što su audio, video ili interaktivne komponente (gumbi, dinamički obrasci, skripte itd.), Word ih ne pretvara kao takve. Obično nestaju ili se svode na jednostavan statički prikaz ili tekst.

The učinci složenih izvoraNa primjer, posebno osvjetljenje ili sjenčanje često završe kao male grafike unutar Word dokumenta. Vizualno mogu izgledati slično, ali se više ne ponašaju kao tekst koji se može uređivati; umjesto toga funkcioniraju kao ugrađene slike.

Što se događa kada je PDF pun grafike ili je skeniran?

Izravna pretvorba u Wordu prvenstveno je namijenjena "pravim" PDF-ovima, odnosno onima koji sadrže Pristupačni digitalni tekstualni i grafički objektiKada se PDF uglavnom sastoji od slika ili je skenirani dokument, stvari se dosta mijenjaju.

Ako datoteka uglavnom sadrži grafiku bilo koje vrste (ilustracije, složene dijagrame, infografike, planove…), moguće je da Word prikazuje cijelu stranicu kao jednu sliku unutar dokumenta. U tom slučaju, iako ga vidite u Wordu, sadržaj je slika i tekst se ne može izravno uređivati.

Nešto slično se događa sa skeniranim PDF-ovima: ono što imate nije "pravi" tekst, već fotografija ili slika papirnatog dokumentaWord sam po sebi ne može automatski pretvoriti tu sliku u točno uređiv tekst ako PDF već ne sadrži prepoznatljivi tekstualni sloj.

Za te slučajeve potrebno je koristiti sustav OCR (optičko prepoznavanje znakova)Ovaj alat analizira sliku, detektira slova i generira tekst koji se može uređivati ​​na temelju onoga što vidi. Mnogi alati za pretvorbu PDF-a u Word uključuju ovu OCR opciju za skenirane PDF-ove.

Ako koristite online uslugu poput iLovePDF-a, možete odabrati opciju OCR prije pretvorbe kako bi program pokušao izvršiti pretvorbu. izvući tekst iz slikeU svojoj desktop verziji, aplikacija obično automatski prepoznaje je li dokument skeniran i aktivira funkciju prepoznavanja bez da morate išta učiniti.

Kako pretvorba PDF-a u Word funkcionira interno

Kada otvorite PDF u Wordu ili koristite specijalizirani pretvarač, iza kulisa se odvija prilično složen proces. Program mora analizirati svaki element PDF-a i odlučiti kojem Word objektu odgovara: odlomci, naslovi, popisi, tablice, slike, tekstualni okviri itd.

Riječ koristi sustav pravila za dedukciju strukture: pogledajte položaj teksta, veličina fonta, poravnanje, prijelomi redaka i grafički blokoviS tim informacijama pokušajte rekonstruirati nešto što nalikuje logičkom rasporedu, čak i ako izvorni PDF nema jasne oznake odlomaka ili tablica.

Problem je u tome što, kao što smo ranije spomenuli, PDF-ovi obično pohranjuju samo informacije o "crtanju" (gdje svaki element ide), a ne informacije o "značenju" (što predstavlja). Stoga različiti programi mogu predstaviti isti sadržaj s vrlo različitim unutarnjim strukturama, koristeći skriveni tekst, preklapajuće slojeve, maske i druge resurse.

Sve to uzrokuje da Savršena konverzija ne postoji u 100% slučajevaDvije datoteke koje izgledaju identično mogu dati prilično različite rezultate u Wordu, ovisno o tome kako su generirane i što Trikovi koristio sam softver kojim je kreiran PDF.

Zbog toga, ako ćete raditi s vrlo osjetljivim dokumentima (kao što su ugovori sa strogim formatiranjem, službena izvješća ili vrlo složene znanstvene publikacije), najrazumnije je učiniti pažljivo pregledajte pretvoreni dokument kako bi se osiguralo da sadržaj i značenje ostanu netaknuti, čak i ako se izgled malo promijeni.

Pretvarači PDF-a u Word: online i offline opcije

Uz Wordove izvorne funkcije, postoje i specifični alati za Pretvori PDF-ove u Word dokumente koje je moguće uređivatiVrlo su korisni kada nemate instaliran Microsoft Word ili kada su vam potrebne dodatne značajke poput naprednog OCR-a, skupne pretvorbe ili više izlaznih formata.

Usluge poput iLovePDF-a omogućuju vam izravno pretvaranje PDF datoteka u .docx datoteke. iz preglednika, Jednostavno moraš Prenesite datoteku, pričekajte pretvorbu i preuzmite Word dokument.Njihova glavna prednost je praktičnost: možete ih koristiti s bilo kojeg uređaja s internetskom vezom, bez instaliranja ičega.

Ove usluge obično nude konverziju online i desktop verzijeAplikacija za stolna računala korisna je ako radite izvan mreže, ako rukujete osjetljivim dokumentima koje ne želite prenijeti u oblak ili ako trebate obraditi više datoteka odjednom.

U slučaju iLovePDF-a, na primjer, imate značajke kao što su Konverzija skeniranih PDF-ova pomoću OCR-a, skupna obrada više datoteka, konverzija u druge Office formate (Excel, PowerPoint) ili slike, pa čak i alate za otključavanje PDF-ova zaštićenih lozinkom prije njihovog pretvaranja.

Što se tiče sigurnosti, ugledne platforme šifriraju transfere pomoću SSL i automatsko brisanje datoteka Nakon nekog vremena, neki se usklade s međunarodnim standardima poput ISO 27001 ili GDPR-a, što je važno ako rukujete dokumentima s osobnim podacima ili povjerljivim informacijama.

Kada koristiti PDF editor umjesto pretvaranja u Word

Ponekad je najpraktičnije ne pretvoriti PDF u Word, već izravno uredite PDF. Programi poput Adobe Acrobat Alternativni PDF uređivači omogućuju vam otvaranje datoteke, promjenu teksta, izmjenu slika, ispunjavanje i potpisivanje obrazaca, dodavanje napomena i spremanje natrag kao PDF bez promjene formata.

Ova je opcija posebno praktična kada samo želite napraviti male prilagodbeIspravite riječ, označite odlomak, dodajte svoj digitalni potpis ili ispunite polja obrasca. U mnogim osnovnim preglednicima PDF-ova (uključujući one u nekim preglednicima ili OSSada možete podcrtavati, komentirati ili potpisivati ​​bez korištenja Worda.

Ako nemate plaćeni PDF editor, uvijek se možete poslužiti Besplatne ili online alternative koje vam omogućuju uređivanje teksta i slika unutar PDF-a, iako s nekim ograničenjima. To je dobar srednji put kada ne želite previše mijenjati izvorni format.

Pretvaranje u Word ima više smisla kada vam je potrebno potpuno restrukturirati dokument, mijenjati cijele odlomke, redizajnirati stranice ili koristiti sve Wordove alate za uređivanje teksta (stilove, indekse, napredno numeriranje itd.).

Imajte na umu da čak i kada koristite PDF editor, postoje slučajevi kada je dokument zaštićen ili ima zaključane tekstualne slojeve. U tom scenariju možete kombinirati alate: prvo otključajte PDF a zatim ga pretvorite u Word ili ga izravno uredite kako vam odgovara.

Uređivanje PDF-ova s ​​mobilnog uređaja: iPhone i iPad

Kada radite s mobilnog telefona ili tableta, obično imate manje mogućnosti nego na računalu, ali i dalje možete napraviti male izmjene u PDF-ovima iz iPhone o iPad bez instaliranja aplikacije komplicirano.

Prva je pronađite PDF na svom uređajuČesto će biti u mapi Preuzimanja ili u aplikaciji Datoteke. Otvorite je za pregled i na stranici koju želite urediti ili dodati bilješke dodirnite ikonu s tri točke ili opciju označavanja.

Aktiviranjem alata za označavanje prikazuje se ploča s nekoliko opcija: olovka, olovka, marker i druge korisne alate koji vam omogućuju crtanje rukom, podcrtavanje ili brzo dodavanje bilješki izravno na PDF dokumentu.

Ako pritisnete gumb sa simbolom +Vidjet ćete dodatne značajke kao što su tekstualni okviri, polja za potpis, povećala za uvećavanje sitnog tiska i neki unaprijed definirani elementi. Sve je to idealno za potpisivanje dokumenata, ispunjavanje jednostavnih informacija ili isticanje važnih detalja.

Za uređivanje samog teksta PDF-a (izmjenu odlomaka, promjenu sadržaja itd.), uobičajena praksa je Trebate posebnu aplikaciju za uređivanje PDF-ova ili uslugu pretvorbe u Word ili druge formate. Izvorne značajke označavanja iOS Više se usredotočuju na bilježenje nego na prepisivanje dokumenta.

Pretvori Word u PDF iz Worda

Baš kao što možete otvoriti PDF-ove u Wordu kako biste ih učinili uredljivima, možete i pretvoriti word dokumente u pdf jednostavno iz samog programa, održavajući izgled i sprječavajući druge da ga tako lako mijenjaju.

U Wordu idite na karticu "Datoteka" i unesite odjeljak "Izvoziti"Tamo ćete pronaći opciju „Stvori PDF/XPS dokument“. Odabirom iste i klikom na „Stvori PDF ili XPS“ otvorit će se prozor u kojem možete odabrati mapu u koju će se spremiti rezultirajuća PDF datoteka.

Prije potvrde, možete kliknuti na “Opcije…” prilagoditi određene parametre izvoza, kao što su raspon stranica koje treba uključiti, unatrag kompatibilna ili kvaliteta konačne datoteke.

Kad je spremno, pritisnite "Objaviti" Word će zatim generirati PDF. Ova značajka osigurava da će dokument izgledati isto na bilo kojem uređaju, što je ključno ako ga planirate dijeliti. izvješća, životopise, poslovne prijedloge ili službene dokumente.

Danas imamo vrlo širok raspon metoda za Otvorite PDF izravno u Wordu i izmijenite njegov tekst.Od ugrađenog alata za pretvorbu u Microsoft Wordu, vrlo korisnog za datoteke s puno teksta, do online i stolnih pretvarača s OCR-om za skenirane PDF-ove i PDF uređivača dizajniranih za retuširanje datoteke bez promjene formata. Poznavanje koja opcija najbolje odgovara svakoj situaciji - ovisno o tome sadrži li PDF uglavnom tekst, složenu grafiku, obrasce ili multimedijske elemente - štedi vam vrijeme, štiti vaše podatke i omogućuje vam puno ugodniji rad s digitalnim dokumentima.