Kako koristiti pojam za organizaciju: Metoda iz stvarnog svijeta, predlošci i trikovi

Ako imate osjećaj da svaki tjedan započinjete s obećanjem da ćete se organizirati, a završite s razbacanim bilješkama, beskrajnim karticama i podsjetnicima posvuda, odahnite: postoji izlaz. Jednostavnom metodom i fleksibilnim alatom možete se organizirati bez ograničenja, a najbolje od svega, bez muke sa složenim tehnologijama. U ovom ću vam vodiču pokazati kako strukturirati svoju svakodnevicu uz Notion, od nule, s primjerima iz stvarnog života i provjerenim sustavom. Ideja je da izgradite sustav koji vam skida mentalnu težinu, a ne dodaje je..

Vidjet ćete rutine, navike i tijek rada koji funkcioniraju i za vaš osobni i za profesionalni život. I, naravno, kako se sve to uklapa u Notion: nadzorna ploča s ključnim tablicama (ispis mozga, hitno i nadolazeće), stranice po područjima (život, projekti, sadržaj) i prikazi koji vam omogućuju da u sekundama prijeđete iz kaosa u fokus. Sve je osmišljeno tako da možete kopirati, prilagoditi i učiniti svojim bez da se preopterećujete..

Zašto je Notion dobra osnova za organizaciju

Prije nego što smo upoznali ovaj alat, mnogi od nas su imali datoteke na računalu, ljepljive papiriće na stolu, bilješke u dnevniku ili u aplikacije za bilježenje i oznake u vašem pregledniku. Taj nered uzima svoj danak: gubite vrijeme na pretraživanje, zaboravljate gdje ste nešto spremili, a dok se trebate usredotočiti, glava vam je već puna. Centraliziranje informacija na jednom mjestu uklanja trenje i smanjuje stres..

Notion vam omogućuje stvaranje povezanih stranica i baza podataka. Bez tehničkog žargona: zamislite zbirke povezanih informacija koje možete filtrirati, grupirati i pregledavati u različitim formatima (tablica, nadzorna ploča, kalendar, vremenska crta, galerija). Vrijednost nije samo u spremanju, već i u načinu na koji pronalazite i određujete prioritete.

Osim toga, možete objavljivati ​​stranice kao javne web-lokacije, surađivati ​​u stvarnom vremenu, pregledavati povijest promjena i integrirati popularne alate poput Slacka, GitHuba, Google Alati za pogon ili automatizaciju poput Zapiera i Airtablea. Dovoljno je moćan za složene projekte i dovoljno jednostavan za vaše dnevne popise..

Početak: račun, plan i prvi kontakt

Za početak, sve što trebate učiniti je kreirati svoj račun i prijaviti se u svoj radni prostor. Postoji besplatni plan koji je više nego dovoljan za osobnu upotrebu, a ako ste student, možete ostvariti dodatne pogodnosti registracijom s institucionalnom adresom e-pošte u postavkama. S besplatnim planom možete izgraditi besprijekoran sustav bez ikakvih značajnih ograničenja..

Preporuka za početak je jasna: nemojte se zamarati naprednim značajkama. Otvorite novu stranicu, pišite i shvatite kako se blokovi (tekst, naslovi, popisi, tablice itd.) ponašaju. Ostatak će doći usput, kako budeš vidio/vidjela stvarne potrebe..

Vaš komandni centar: digitalni Bullet Journal

Izvrsno je stvoriti početnu stranicu koja djeluje kao središnje središte, ono što mnogi nazivaju digitalnim Bullet Journalom. Mjesto na koje se uvijek vraćate kako biste vidjeli zadatke, napredak i sljedeće korake. Dajte joj ime koje vas motivira (Početna, LifeHub, Dnevnik, Imenski prostor itd.) i prilagodite je ikonom i naslovnicom. Možete koristiti emojije, vlastite slike ili repozitorije poput Unsplasha. Taj osobni pristup tjera vas da se vraćate svaki dan..

Ne brinite ako na prvi pogled izgleda jednostavno. Ključno je da bude funkcionalno, a ne ukras za izlog. el tiempo Obogatit ćete ga widgetima, prikazima vaših baza podataka i brzim pristupom. Minimalističko i praktično prvo; lijepo kasnije.

Osmislite područja svog života

Napravite popis područja koja želite organizirati. Na primjer: financije, sveučilište, posao, projekti, tečajevi, rutine i obaveze. Izradite stranicu za svako područje, malo po malo, bez pokušaja da izgradite neboder u jednom danu. Napredovanje kroz iteracije sprječava odustajanje zbog zasićenja.

Za izradu stranice možete upisati /page i potvrditi. Svi dijele osnove: ikonu, naslovnu stranicu i mogućnost početka s praznom stranicom ili predloškom. Osnovna struktura je jednostavna, a magija se događa kada povežete stranice s bazama podataka..

Ulošci koji pružaju prianjanje od prve minute

Notion dolazi sa stotinama predložaka za gotovo sve. Ako želite pratiti svoj proračun, na primjer, možete isprobati jednostavan predložak proračuna za praćenje troškova po iznosu, kategoriji i datumu. Ako ustanovite da ne prikazuje prihode kako vam je potrebno, pronađite drugi iz zajednice ili ga prilagodite. Zajednica nudi besplatne i plaćene predloške koji pokrivaju gotovo svaki slučaj..

Kada klonirate predložak, možete ga mijenjati po svojoj želji: mijenjati svojstva, dodavati odnose, redizajnirati prikaze i brisati nekorištene stavke. Dakle, za nekoliko minuta imat ćete svoju prvu upotrebljivu stranicu za jedno od vaših ključnih područja. Bolje nešto funkcionalno danas nego savršeno nikad.

Sustav koji funkcionira: navike, energija i fokus

Alat bez navika vas neće spasiti. Ono što pokreće stvari je dosljednost i disciplina, s realnom fleksibilnošću. Na primjer, neki ljudi ustaju oko 7 ujutro i idu spavati između 23 sata i ponoći, a da ne pripadaju ekstremnom klubu ranoranioca. Rezerviranje prvog sata i pol dana za dubinski rad mijenja sliku.

Taj prvi blok, tih i neprekidan, idealan je za napredak s osobnim projektima: pisanje, odgovaranje na e-mailove, podešavanje web stranice, priprema za društvene mreže, učenje iz članaka ili podcasta. Zatim, kada počne vaš glavni posao (oko 9 sati ujutro), stižete s obavljenom domaćom zadaćom i bistrim umom. Poslijepodne više nije posvećeno veslanju protiv umora.

Nakon radnog dana, možete ubaciti trening uz aplikaciju za trening ili odvojiti vrijeme za druženje s obitelji i prijateljima. I budite oprezni: ne radi se o životu u izolaciji. Ako želite na kauču, spavati jedan dan ili preskočiti svoj osobni projekt, i to je u redu. Fleksibilnost sprječava efekt gumice: što više forsirate, to se više navika prekida..

Istovremeno, važno je održavati tri stupa koji održavaju produktivnost: tjelovježbu, ritual završetka dana i mentalni mir. Vježbanje svaki drugi dan po sat vremena, koristeći samo vlastitu težinu, oksigenira vaše tijelo i mozak. Završetak dana tihom infuzijom bez ekrana usporava proces. A meditacija od oko 10 minuta pomoću aplikacije poput Headspacea stvara oazu prisutnosti. Naizmjenični rad s kvalitetnim pauzama održava ritam tijekom vremena.

Vaša nadzorna ploča u Notionu

Srce sustava je nadzorna ploča s tri tablice koje se međusobno povezuju: pregled podataka, prikaz hitnih zadataka i prikaz nadolazećih zadataka. Sve se to nalazi na jednoj početnoj stranici koja djeluje kao središte. Otvoriš Notion i vidiš što se tamo nalazi, što je kritično i što slijedi..

1) Braindump: izbaci glavu

Braindump je glavni popis na koji ubacujete sve što vam padne na pamet. Svaka stavka ima polja koja vam pomažu da brzo odlučite: kontekst (mobilni, niska energija itd.), rok, hitna provjera, status (zadano je "za napraviti") i kojem projektu pripada (npr. osobni život, vaša web stranica ili vaš video kanal). Što bolje označite, lakše će biti filtrirati i djelovati.

Jednostavan čin pražnjenja uma i prestanka pokušaja da se sve zapamti oslobađa ogromnu količinu mentalnog prostora. Više se ne oslanjate na krhka sjećanja ili izgubljene bilješke. Sustav održava red, a ne vaša snaga volje.

2) Što prije: ono što se ne može čekati

Druga tablica je filtrirani prikaz koji prikazuje samo ono što je označeno kao hitno. To je vaš indikator prioriteta: ovdje nema buke, samo ono što je stvarno važno. Kad je sve važno, ništa nije; ovaj pogled rješava problem.

3) Uskoro: što se događa ovaj tjedan

Treća tablica sastavlja zadatke koji se trebaju izvršiti unutar tjedan dana. Domino po domino, pokazuje vam što slijedi nakon gašenja požara. Pruža vam kratkoročnu viziju bez potrebe za pregledavanjem beskrajnih popisa..

Struktura po područjima: Život, Projekti i Sadržaj

U svom prostoru možete grupirati prema širem opsegu. Primjer iz stvarnog života: prostor pod nazivom The Cave s glavnim stranicama za Life, web projektom (poput uiFromMarsa) i video kanalom (YouTube). Svaki uključuje filtrirane prikaze i specifične alate. Prednost je u tome što svi piju s iste kontrolne ploče..

Život: Svrha, smjernice i potrošnja

Na stranici Život možete prikvačiti svoj godišnji cilj (na primjer, živjeti zdravije, sporije i fokusiranije) i kratki manifest s praktičnim podsjetnicima za njegovo postizanje. Podijelite stranicu u dva stupca: Osnove (učenja i statičko znanje) i Konzumacija (ploče za knjige, TV emisije i filmove, i one koje treba pogledati i one koje ste već pogledali). Prestaješ se oslanjati na pamćenje i počinješ snimati..

Na kraju, dodajte prikaz ploče zadataka u kanban stilu filtriran prema projektu Life. Na taj način možete vidjeti status svakog zadatka i premještati kartice između stupaca gestom. Jedan pogled i znaš kamo sve vodi bez otvaranja deset stranica.

Web projekt: urednički kalendar i učenja

Za stranicu poput uiFromMars, struktura je jednostavna i jasna: jedna stranica za urednički kalendar, a druga za lekcije naučene analizom podataka ili provođenjem intervjua. Ispod toga, filtrirani prikaz zadataka povezanih s tim projektom. Manje je više kada su ključni dijelovi dobro sastavljeni.

Urednički kalendar nalazi se u bazi podataka s poljima za status, kategoriju, datum objave i oznake. Možete stvoriti prikaze po mjesecu, statusu (ideja, u pripremi, spremno, objavljeno) ili kategoriji. Planiranje, izvršenje i mjerenje sele se na isto mjesto.

Video kanal: Tijek nadzorne ploče

Za YouTube, ploča s jasnim statusima omogućuje vam savršenu sljedivost: ideja, recenzija, scenarij, snimljeno, uređeno, spremno za objavu i gotovo. Kartice pomičete naprijed kako mijenjaju faze, bez pripovijedanja. Vizualno, jednostavno i uvijek ažurno.

Kako kreirati stranice i baze podataka bez uplitanja

Ako ćete, na primjer, postaviti svoje financije, počnite s jednostavnom tablicom: datum, koncept, kategorija, iznos i vrsta (prihod ili rashod). Kasnije je možete povezati s računima, proračunima ili ciljevima. Prvo korisnost, zatim sofisticiranost.

Za bilješke s predavanja ili tečaja, stvorite bazu podataka s predmetom ili temom, bilješkama, prilozima (PDF, slike) i ocjene ako je primjenjivo. Stranice s pojmovima rade u blokovima koji se mogu povlačiti, što je nemoguće u tradicionalnim programima za obradu teksta, što čini preuređivanje ideja vrlo prirodnim. Struktura vas ne ograničava: ona vas prati.

Objavljivanje, zakazivanje, dokumentiranje: moćne upotrebe

Notion također dobro funkcionira za objavljivanje javnih stranica: jednostavnog bloga, vašeg portfelja, životopisa ili priopćenja za medije. Izgleda čisto i profesionalno te vam omogućuje ugrađivanje videozapisa, slika visoke rezolucije, web oznaka, dizajnerske grafike, pa čak i isječaka koda. Savršeno ako želite dijeliti bez borbe sa složenim web administratorima.

U obrazovanju ili stvaranju sadržaja, kalendari i vremenske crte s više prikaza su od velike koristi. Možete filtrirati po kategorijama i oznakama te se po potrebi prebacivati ​​između prikaza galerije, tablice, vremenske crte ili kalendara. Isti sadržaj, mnogo načina da ga vidite kako biste donosili bolje odluke.

Za timove, ploče s zadacima i projektima natječu se izravno s tradicionalnim alatima. Grupirajte, dodijelite, komentirajte i rad u timu u stvarnom vremenu i pregledajte povijest kada trebate provjeriti promjene. Povežite se sa Slackom, GitHubom i Driveom kako biste centralizirali tijek rada. Manje skokova između aplikacije, veći fokus na kretanje naprijed.

Interna dokumentacija se prenosi u Notion: mjesečni dnevnici troškova, timske datoteke, priručnici, zapisnici sa sastanaka. Možete povezati baze podataka, na primjer, učitelje s tečajevima, a zatim programe s tečajevima. Odnosi vam omogućuju navigaciju informacijama poput karte.

Widgeti za obogaćivanje vaše nadzorne ploče

Ako volite imati sve nadohvat ruke, dodajte widgete na svoju početnu stranicu: pomodoro timer, vremensku prognozu, sat ili ugrađeni Google kalendar. Platforme poput Indifyja ili Apptiona nude veliki izbor za jednostavno umetanje. S dva klika pretvorite svoju ploču u središte uživo.

Nemojte se preopterećivati; razmislite o tome što trebate vidjeti svaki dan. Pomodoro za sesije fokusiranja, mjesečnu traku napretka ili vrijeme za odluku hoćete li ići trčati, i malo više od toga. Widgeti bi trebali dodavati jasnoću, a ne šum.

Tjedno planiranje bez prejedanja

Nedjelja je pravo vrijeme za pregled vašeg sustava. Pregledajte svoj braindump, označite stvarno hitne zadatke i pošaljite "Skoro" sve što treba završiti taj tjedan. Nemojte se preopteretiti: namjerno dodijelite manje zadataka i ostavite prostora za nepredviđene događaje. Pogrešno procijenjena ambicija je neprijatelj kvalitete i samog rasta..

Ako jedan dan ne uspiješ, u redu je. Vrati se sljedeći dan kao da se ništa nije dogodilo. Dosljednost nadoknađuje nedostatak savršenstva. Održivi ritam iznad iscrpljujućih vrhova i dolina.

Uzemljen primjer dnevnog toka

Zamislite da otvorite svoju nadzornu ploču. Prvo pogledate što prije kako biste riješili kritične zadatke. Zatim prijeđete na uskoro i odaberete jedan ili dva značajna zadatka. Ako je energije malo, filtrirate braindump prema mobilnom kontekstu ili mehaničkim zadacima. Brze odluke jer je sustav već naručio za vas.

Ako imate odjeljak Život s knjigama, TV emisijama i filmovima, na kraju dana birate što ćete gledati ili čitati bez gubljenja vremena na pretraživanje. Ako radite na web projektu, pogledate urednički kalendar i pripremite sljedeći dio sadržaja. Za YouTube, karticu sa scenarijem premještate u snimljeno kada završite sa scenarijem. Sve se odražava bez dupliciranja napora.

Savjeti za izbjegavanje uobičajenih pogrešaka

Izbjegavajte početak s dvadeset baza podataka. Počnite s tri: na primjer, opći zadaci, sadržaj i bilješke o učenju. Kada nešto nedostaje, dodajte to. Rast iz nužde, a ne iz inercije.

Nemojte pokušavati zapamtiti sve. Koristite "braindump" kao pravilo: ako se pojavi ideja ili zadatak, zabilježite je s kontekstom, datumom i projektom. Glava za razmišljanje, sustav za pamćenje.

Pregledajte i očistite. Jednom tjedno arhivirajte što ste napravili, izbrišite ono što više nije primjenjivo i ažurirajte statuse. Čista nadzorna ploča potiče vas da je koristite. Higijena sustava je dio sustava.

Učite od zajednice. Postoje događaji, savjeti naprednih korisnika i osobe poput ambasadora i voditelja kampusa koje dijele najbolje prakse. Postoje i posebni tečajevi o alatu na platformama za obuku. Poslijepodne učenja može vam uštedjeti tjedne pokušaja i pogrešaka..

Kako pretvoriti navike u rezultate

Vratite se osnovama: izmjenični rad i vježbanje za ublažavanje stresa, završni ritual s biljnim čajem kako biste izbjegli vrijeme provedeno pred ekranom noću i 10 minuta vođene meditacije dnevno za njegovanje smirenosti. Upakirajte ovo u Notion s malim tjednim praćenjem. Ono što mjerite poboljšava; ono što ne mjerite, razrjeđuje..

Nemojte se opsesivno buditi prerano. Ako vam odgovara neki drugi raspored, prilagodite ga. Važno je imati blokove visoke koncentracije i druge za održavanje. Sustav koji poštuješ bolji je od savršenog kojeg napuštaš..

Sve je povezano: pametni prikazi i odnosi

Isti skup podataka može se pregledavati na mnogo načina. Ploča zadataka može imati kalendarski prikaz za prikaz rokova, ploču za statuse i popis za pregled prema kontekstu. Filtriranjem po projektu (Life, web, video) dobit ćete male radne tablice unutar većeg sustava. Jedan model, više prozora za odlučivanje.

Povežite sadržaj sa zadacima. Ideja za članak može se povezati sa zadacima istraživanja, pisanja i objavljivanja. Kada je označite kao dovršenu, ažurira se napredak sadržaja. Jednim klikom možete vidjeti što nedostaje bez preskakanja između pojedinačnih stranica..