Kako aktivirati Napredni uređivač u Wordu za pametne ispravke

Ako redovito radite s dokumentima u Microsoft Wordu, vjerojatno ste već shvatili da samo pisanje nije dovoljno: Pravopis, gramatika i stil su jako važni. u tome kako vas doživljavaju šefovi, klijenti ili učitelji. Tu do izražaja dolaze Napredni uređivač i sve Wordove pametne opcije ispravljanja, koje vam, uz pravilnu konfiguraciju, mogu uštedjeti sate ručne lekture.

Problem je u tome što su mnoge od tih funkcija skriven među izbornicima, dijaloškim okvirima i neintuitivnim opcijamaPogotovo ako radite s različitim verzijama (Word za stolna računala, Word za web, Outlook itd.). U ovom sveobuhvatnom vodiču detaljno ćete vidjeti kako aktivirati Uređivač, kako prilagoditi što ispravlja, a što ne, koje su razlike između aplikacija sustava Office i kako koristiti alate poput Praćenja promjena za profesionalni pregled.

Što je Wordov napredni uređivač i zašto ga vrijedi koristiti?

Wordov napredni uređivač je više od obične provjere pravopisa: Kombinira lekturu pravopisa, gramatike, jasnoće, konciznosti, tona i stila. u jednoj ploči. Njegov je cilj pomoći vam da postignete gotovo profesionalnu razinu svojih dokumenata bez potrebe da budete filolog ili lektor.

Kada ga aktivirate s vrpce, Word analizira sadržaj dokumenta i prikazuje vam prijedlozi kategorizirani po kategorijamaosnovne pogreške (naglasci, promijenjena slova), gramatički problemi (slaganja, glagolska vremena, prijedlozi) i suptilniji aspekti poput zamršenih fraza, suvišnih riječi ili loše korištenih izraza.

Jedna od njegovih velikih prednosti je što Urednik ne samo da ukazuje na greške, već Nudi kratka objašnjenja i alternative Dakle, razumijete razlog ispravka. Drugim riječima, ne samo da "popravlja" dokument, već vam pomaže poboljšati pisanje tijekom korištenja.

Osim toga, Napredni uređivač prilagođava se kontekstu: Korporativno izvješće nije isto što i neformalni e-mailZato uključuje opcije vezane uz ton (formalniji ili neutralniji) i jasnoću, što je vrlo korisno ako pišete za šefove, klijente ili širu publiku.

Konačno, Uređivač se oslanja na jezične postavke vašeg dokumenta. Ako odaberete ispravan jezik i dijalekt (španjolski iz Španjolske, britanski engleski itd.), prijedlozi će biti puno precizniji i prilagođeniji vašoj publici.

Kako otvoriti uređivač u Wordu i pregledati tekstove

Da biste zaista imali koristi od pametnih korekcija, prvo što trebate znati je Gdje se nalazi Editor i kako se koristi svakodnevno?Pristupna točka je malo skrivena ako je nikad prije niste koristili, ali kad je pronađete, prilično je praktična.

U modernim verzijama Worda za stolna računala, Uređivač možete otvoriti s kartice Početna u grupi Alati za uređivanje. Samo idite na Početna > Uređivač i otvorit će se bočna ploča gdje će se svi prijedlozi prikazati organizirani.

S te ploče vidjet ćete globalni sažetak kvalitete dokumenta (s referentnom ocjenom) i, odmah ispod, različite kategorije: pravopis, gramatika, jasnoća, konciznost, vokabular itd. Unutar svake kategorije, Word vam omogućuje pregled problema jedan po jedan.

Klikom na svaki prijedlog ističe se problematični odlomak u glavnom tekstu i na ploči, Nudi vam kratko objašnjenje i jednu ili više alternativa.Možete prihvatiti prijedlog, ignorirati ga samo ovaj put ili čak reći Wordu da prestane označavati tu određenu vrstu pogreške u budućnosti ako smatrate da je pretjerana.

Ovaj pregled s urednikom može se kombinirati s konačnim, neovisnim čitanjem dokumenta. Dobra praksa je Prvo pokrenite Editor kako biste ispravili mehaničke greške A onda se posvetite poliranju sadržaja, strukture i nijansi značenja koje stroj ne shvaća sasvim dobro.

Jezična kontrola i lektura u Wordu za web

Ne rade sve verzije Worda na isti način. U Wordu za web, na primjer, Ne postoji jedan čarobni prekidač za uključivanje ili isključivanje provjere pravopisa.Ispravkom se upravlja putem postavki jezika teksta i određenih opcija pregleda.

Ako želite onemogućiti provjeru pravopisa ili gramatike za cijeli online dokument, možete to reći Wordu Ne pregledavajte tekst određenog odabira ili cijelog dokumentaDa biste to učinili, odaberite odlomak, odjeljak ili upotrijebite Ctrl+A za odabir svega.

Nakon što odaberete sadržaj, idite na karticu Pregled i odaberite odgovarajuću opciju za jezik provjere. U dijaloškom okviru za jezikNaći ćete okvir "Ne provjeravaj pravopis ili gramatiku". Ako ga označite i prihvatite, Word će prestati podcrtavati pogreške u tom dijelu teksta.

Kada je vrijeme za ponovni pregled dokumenta, jednostavno ponovite postupak i poništite odabir opcije "Ne ocjenjuj..."Ili možete pokrenuti potpuni pregled pomoću Editora. To će vratiti automatsku korekciju na područja gdje ste je onemogućili.

Ovo je posebno korisno ako radite s tekst zalijepljen iz drugih izvora koje ne želite pregledati, odjeljke koji sadrže kod, formule ili tehničke izraze koje provjera pravopisa ne razumije i koje bi uvijek označavala kao pogrešku.

Prilagodite provjeru pravopisa svojoj publici i jeziku koji vam je potreban

Još jedna ključna stvar Naprednog uređivača je da Podržava različite jezike i regionalne varijante.Pisanje na američkom engleskom nije isto što i pisanje na britanskom, kanadskom ili australskom engleskom, a Word može razlikovati specifična pravila svakog od njih.

Zahvaljujući ovoj jezičnoj postavci, Word prepoznaje nijanse vokabulara, tipične konstrukcije i stilske preferencije povezano sa svakim dijalektom. To osigurava da su prijedlozi relevantni za vašu stvarnu publiku i izbjegava apsurdne ispravke.

Ako radite u međunarodnom okruženju, važno je osigurati da Svakom dokumentu je dodijeljen ispravan jezik. Od početka. Inače ćete završiti s nepotrebnim podcrtavanjem i netočnim ispravcima koji samo stvaraju buku.

Ovaj pristup se odnosi i na španjolski jezik: iako razlike između varijanti nisu toliko ekstremne kao u engleskom, Preporuke za vokabular, interpunkcija ili određeni izrazi mogu se razlikovati.Ispravnim postavljanjem od samog početka izbjegavaju se nesporazumi i nepotrebne korekcije.

Ukratko, Napredni uređivač ne samo da ispravlja određene pogreške, već i Pomaže vam u održavanju jezične dosljednosti i odgovarajućeg tona. ovisno o zemlji i vrsti čitatelja kojem ciljate.

Što je praćenje promjena i kako se uklapa u pametne popravke?

Uz napredni uređivač, Word uključuje klasičan, ali neophodan alat za reviziju: kontrola promjenaOva funkcija bilježi sve izmjene napravljene na dokumentu, tako da možete vidjeti što je promijenjeno, kada i od strane koga.

Kada aktivirate praćenje promjena, svako umetanje, brisanje ili promjena formatiranja vizualno je označena u tekstu. Dodane riječi obično su podcrtaneIzbrisane stavke označene su precrtanim slovima, a na marginama su prikazane crte koje označavaju mjesta gdje su napravljene izmjene.

Ova vidljivost čini kontrolu promjena ključnom u procesima kolaborativnog uređivanja, profesionalnih ispravaka ili akademskih pregleda. Nijedna prilagodba ne prođe nezapaženo I uvijek možete odlučiti hoćete li to prihvatiti kakvo jest ili odbaciti.

Praćenje promjena se također vrlo dobro integrira s Naprednim uređivačem: možete Pomoću Editora pronađite pogreške i zabilježite promjene. s aktivnim praćenjem promjena, tako da ih izvorni autor može kasnije pregledati u svoje slobodno vrijeme.

Zahvaljujući ovoj kombinaciji Editora + kontrole promjena, moguće je uspostaviti visoko transparentni tijekovi rada između osobe koja piše tekst i osobe koja je zadužena za njegovo dotjerivanje (lektori, voditelji projekata, nastavnici itd.).

Prednosti rada s praćenjem promjena u Word dokumentima

Korištenje praćenja promjena može se u početku činiti nezgrapnim jer ispunjava dokument oznakama, ali Njegove prednosti u profesionalnom kontekstu su ogromneTo je vjerojatno jedna od najmanje cijenjenih značajki među početnicima.

Prva velika prednost je transparentnost: Svaka modifikacija je eksplicitno zabilježenaTo omogućuje autoru da vidi što je promijenjeno, usporedi to s izvornim tekstom i odluči hoće li uključiti prijedlog ili ne.

Drugo, poboljšava suradnju. Kada nekoliko ljudi radi na istom dokumentu, Kontrola promjena sprječava ljude da gaze jedni drugima na posao. i olakšava svakom recenzentu da sazna što su drugi napravili, bez potrebe za ručnom razmjenom verzija.

Još jedna prednost je imati praktičnu povijest uređivanja. Ako u bilo kojem trenutku požalite zbog niza prilagodbi, Možete brzo pronaći što je promijenjeno i vratiti se u prethodno stanje. selektivno prihvaćanje ili odbijanje promjena.

Konačno, u okruženjima gdje je potrebna sljedivost (kao što su odvjetnički uredi, konzultantske tvrtke ili akademski pregledi), Praćenje promjena pruža jasan dokaz procesa uređivanjaTo je ponekad potrebno za revizije ili službene isporuke.

Kako aktivirati i koristiti praćenje promjena korak po korak

Aktiviranje praćenja promjena je vrlo jednostavno, ali važno je biti jasan u koracima i, prije svega, znati kako naknadno provjeriti sve oznake ostaviti dokument čistim kada dođe vrijeme za njegovu predaju.

Da biste ga uključili, otvorite dokument u Wordu i idite na karticu Pregled na vrpci. Tamo ćete pronaći opciju "Prati promjene". Kliknite taj gumb da biste ga aktiviraliOd tog trenutka nadalje, sva izdanja će biti snimana.

Nakon aktiviranja, svaki tekst koji upišete, izbrišete ili preoblikujete prikazat će se označen. Ako želite dodati bilješke bez mijenjanja sadržaja, možete koristiti... komentariOdaberite odlomak i na kartici Pregled odaberite "Novi komentar" da biste dodali bilješke na marginama.

Nakon što dokument pregledaju sve potrebne osobe, vrijeme je da odlučite koje promjene zadržati. Da biste to učinili, odaberite određenu promjenu i upotrijebite gumbe "Prihvati" ili "Odbij" na kartici Pregled. Možete ići jednu po jednu ili primijeniti ove radnje na sve promjene. iz naprednih opcija.

U scenarijima u kojima radite s više verzija istog dokumenta, Word također dopušta izravno usporedite dvije datotekeIz Pregled > Usporedi možete vidjeti što se promijenilo između starije i novije verzije, što je vrlo korisno kada praćenje promjena nije bilo aktivno od početka.

Konfiguriranje gramatičkog stila i pametnih ispravaka u Wordu

Osim aktiviranja Editora, bitno je prilagoditi gramatički stil koji će Word koristiti. Ova postavka vam omogućuje da odlučite Do koje mjere želite da program bude "sitničav"? s vašim tekstovima: samo osnovna gramatika ili i preporuke za stil, jasnoću i formalnost.

Za pristup tim opcijama otvorite Word i stvorite ili otvorite bilo koji dokument (postavke se ne prikazuju na početnom zaslonu). Zatim kliknite Datoteka u gornjem lijevom kutu i idite na Opcije na bočnoj traci.

U prozoru Opcije programa Word potražite odjeljak Provjera u izborniku s lijeve strane. U odjeljku „Ispravljanje pravopisa i gramatike u Wordu“Vidjet ćete gumb pod nazivom Postavke (ili sličan), koji otvara detaljnu ploču stila pisanja.

Klikom na taj gumb otvara se prozor s padajućim izbornikom Stil pisanja i vrlo dugim popisom mogućih ispravaka. Ovdje možete aktiviranje ili deaktiviranje određenih vrsta recenzija koje želite da Urednik predloži.

Dostupne opcije uključuju probleme s interpunkcijom (poput upotrebe nepotrebnih zareza), specifične probleme poput dequeísmo ili leísmo, izostavljanje članova, redundanciju, prekomjernu upotrebu priloga koji završavaju na "-mente", upotrebu infinitiva tamo gdje se preferiraju druge konstrukcije, nepromišljene izraze i mnoge druge.

Gramatika vs. „gramatika i poboljšanje“: Odabir razine težine

U padajućem izborniku Stil pisanja pojavljuju se barem dva glavna profila: „Gramatika“ i „Gramatika i poboljšanja“Iako se mogu činiti sličnima, oni značajno razlikuju vrstu i količinu prijedloga koje ćete dobiti.

Ako odaberete profil "Gramatika", Word će se prvenstveno usredotočiti na strogo gramatičke pogreške: slaganje, glagolska vremena, netočne strukture itd. U ovom načinu rada mnoge opcije povezane s jasnoćom, sažetošću ili formalnošću ostaju onemogućene prema zadanim postavkama.

Međutim, ako odaberete "Gramatika i poboljšanja", Urednik će vam također početi nuditi napredniji prijedlozi stilaDrugim riječima, ne samo da će označiti očite pogreške, već i duge i zamršene rečenice, ponavljanja, neformalne fraze u kontekstima koji zahtijevaju ozbiljnost i druge suptilnije aspekte.

U oba slučaja možete prilagoditi ponašanje Urednika označavanjem ili poništavanjem odabira pojedinačnih okvira. Na taj način, Možete stvoriti svojevrsni "profil korekcije" po svojoj želji, prilagođeno vrsti tekstova koje obično izrađujete: tehnička izvješća, pravni dokumenti, akademski radovi, marketinški sadržaj itd.

Dobra je praksa započeti s označenom opcijom "Gramatika i poboljšanja", pregledati koje prijedloge smatrate zaista korisnima i deaktivirajte sve kategorije koje vam se čine pretjeranima ili nebitnima za vaš stil ili vaše radno okruženje.

Korištenje predložaka i dobrih praksi formatiranja uz pomoć Editora

Word Editor se puno bolje koristi kada vaš dokument Dobro je strukturiran i formatiranStoga je brz način za poboljšanje kvalitete od samog početka korištenje profesionalnih predložaka kao početne točke.

Iz Datoteka > Novo možete pretraživati ​​predloške povezane s vrstom dokumenta koji vam je potreban: izvješća, životopisi, poslovni prijedlozi, zapisnici itd. Odaberite onu koja najbolje odgovara vašem cilju i koristite ga kao osnovu umjesto da započnete s praznim dokumentom.

Nakon što se predložak učita, zamijenite sav uzorak teksta stvarnim sadržajem. Iskoristite ovu priliku da prilagoditi fontove, korporativne boje i logotipe imidžu vaše tvrtke ili projekta, uklanjanjem nepotrebnih dijelova i dodavanjem vlastitih dijelova ako smatrate da je to potrebno.

Prilikom organiziranja sadržaja preporučljivo je održavati jasnu strukturu s dobro definiranim naslovima, odjeljcima i paragrafima. Dosljedna upotreba Word stilova (Naslov 1, Naslov 2, normalni odlomak itd.) To pomaže ne samo kod čitljivosti, već i uredniku da ispravno identificira vrstu teksta koju analizira.

Konačno, imajte na umu aspekte formatiranja koji utječu na profesionalnu percepciju: čitljive fontove, dobro odmjerene razmake, pažljivo poravnanje i umjerenu upotrebu boja. Čišći i organiziraniji dokumentTakođer će biti lakše pregledati i prihvatiti prijedloge urednika.

Vizualni elementi, tablice i ostali prateći resursi

Riječ ne živi samo od teksta: često, da biste nešto dobro objasnili, potrebno je tablice, grafikoni, dijagrami ili slike koji nadopunjuju ono što govorite. Ovi elementi, kada se dobro koriste, poboljšavaju jasnoću i smanjuju duljinu odlomka.

Ako odlučite dodati tablice ili grafikone, provjerite da Održavaju format koji je u skladu s ostatkom dokumentaNaslovite tablice dosljedno, ispravno poravnajte sadržaj i osigurajte čitljivost grafike čak i kada je ispisana crno-bijelo.

Napredni uređivač prvenstveno se fokusira na tekst, ali to ne znači da možete zanemariti sadržaj tekstnih okvira ili bilješki. Kad god je moguće, primijenite ista pravila korekcije ručni pregled onoga što se pojavljuje u tim stavkama, budući da često uključuju relevantne naslove ili komentare.

U dugim dokumentima, to je također dobra ideja ostavite prazne prostore i odvojite blokove sadržaja s podnaslovima ili prijelomima odjeljaka. To ne samo da olakšava čitanje, već i čini vizualnu korekciju podcrtavanja od strane Urednika manje zamornom.

Konačno, ako uključujete vanjske slike (poput snimaka zaslona ili ilustracija), provjerite je li njihova rezolucija dovoljna i da ne narušavajte cjelokupni dizajn dokumentaIako Urednik ne ispravlja slike, njihova zlouporaba može uništiti profesionalni izgled cjeline.

Završni pregled, distribucija i rješavanje uobičajenih problema

Kada mislite da je dokument spreman, dobra je ideja napraviti još jedan sustavni pregled. Idealno bi bilo da Započnite s potpunom recenzijom pomoću Editora, ispravljanje ili ignoriranje prijedloga koji se pojavljuju sve dok ploča praktički ne bude čista.

Zatim ručno pregledajte ključne podatke: slike, reference, vlastita imena, datume ili akronime. Napredni uređivač ne otkriva uvijek pogreške u sadržaju, pa Molimo provjerite je li sve što ste naveli točno i ažurno.

Nakon što ste je pregledali, spremite datoteku s jasnim i opisnim nazivom. Ako ćete je dijeliti putem e-pošte ili objavljivati ​​na intranetu, to je obično dobra ideja. izvezite ga u PDF kako biste zamrznuli format i spriječili da ga drugi korisnici vide pogrešno poravnanog.

Ako ga trebate ispisati, upotrijebite pregled ispisa kako biste bili sigurni Prijelomi stranica, margine i zaglavlja Izgledaju onako kako želite. Također je važno provjeriti da ne ostanu vidljivi komentari ili oznake kontrole promjena ako dokument ide klijentu ili sudu.

Kada se pojave problemi s formatiranjem (pomicanje odlomaka, samostalna promjena stilova, iskakanje slika s mjesta), to je obično zbog nepravilno primijenjenih stilova ili nepravilnih prijeloma odjeljaka. Praktično rješenje je pregledati i standardizirati stiloveIli, u ekstremnim slučajevima, kopirajte običan tekst u novi dokument i ponovno primijenite stilove od nule.

Razlike između Worda i ostalih Office aplikacija prilikom ispravljanja teksta

Iako Napredni uređivač posebno briljira u Wordu, Nisu sve Office aplikacije opremljene istim mogućnostima ispravljanja.Korisno je znati te razlike kako biste izbjegli frustracije prilikom traženja značajki koje ne postoje u određenim programima.

U Wordu za stolna računala, kao što smo vidjeli, imate vrlo kompletan skup alata: Napredni uređivač, detaljne postavke gramatičkog stila, praćenje promjena, komentare, usporedbu dokumenata i još mnogo toga.

U drugim aplikacijama kao što su Excel ili PowerPoint, Nećete naći istu razinu kontrole nad gramatikom.Obično nude osnovnu provjeru pravopisa i, u nekim slučajevima, opcije automatskog ispravljanja usmjerene na simbole, automatsko formatiranje ili prilagodbe matematičkih formula, ali ne i tako fine stilske profile.

Outlook je najbliža iznimka Wordu. Prilikom sastavljanja novih e-poruka možete pristupiti opcije recenzije stila pisanja Slično Wordovom, iako obično s manje raznolikosti. Vrijedi pogledati ove postavke jer su neke opcije onemogućene prema zadanim postavkama i možda propuštate korisne ispravke.

Ukratko, ako vam je potrebno temeljit gramatički i stilski pregledNajrazumnije je skicirati ili doraditi glavni sadržaj u Wordu, a zatim ga po potrebi kopirati ili prilagoditi drugim Office aplikacijama.

Kombinacijom Naprednog uređivača, pažljivih jezičnih postavki, dobrog korištenja praćenja promjena i nekih dobrih praksi formatiranja, sasvim je moguće transformirati vaše Word dokumente iz "običnih" u visoko profesionalne, jasne i bez grešaka - nešto što uvijek osvaja bodove kod svakog zahtjevnog čitatelja.