Što su kontrole sadržaja u Wordu i kako ih koristiti

Ako svakodnevno radite s Word dokumentima, prije ili kasnije ćete se susresti s kontrole sadržaja A ako vam ih nitko nije objasnio, mogu se činiti čudnima ili čak dosadnima. Međutim, kada se pravilno koriste, jedna su od najmoćnijih Wordovih značajki za izradu obrazaca, korporativnih predložaka, ponavljajućih izvješća ili pravnih dokumenata koji se ne mogu lako mijenjati.

U sljedećim ćemo redovima vidjeti Što su točno kontrole sadržaja u Wordu, čemu služe, koje vrste postoje i kako ih možete maksimalno iskoristiti?i s korisničkog sučelja i s tehničkog gledišta i programiranje (VBA i XML). Ideja je da ćete, kada završite s čitanjem, razumjeti ne samo kako ih umetnuti, već i kako se ponašaju "interno" i zašto se pojavljuju u toliko profesionalnih scenarija.

Što su kontrole sadržaja u Wordu i za što se koriste?

Kontrole sadržaja su posebna područja unutar dokumenta koja služe kao spremnici informacijaSvaka kontrola može se konfigurirati da prihvaća samo određenu vrstu sadržaja (tekst, datum, sliku, popis itd.), da spriječi brisanje, da ima identifikacijski naslov ili da bude povezana s vanjskim XML podacima.

U praksi, ove kontrole omogućuju definirati strukturirane regije u Predložak za WordSvaka regija ima svoj vlastiti interni identifikator, što dodatku ili makrou olakšava automatsko čitanje i pisanje podataka na te određene lokacije. Ovaj pristup ide daleko izvan tradicionalnih polja obrasca: ne samo da traži od korisnika podatke, već i transformira dokument u nešto slično aplikaciji za prikupljanje podataka.

Zahvaljujući njima možete, na primjer, blokirati odlomak pravnim klauzulama Kako biste spriječili izmjenu, postavite okvir u koji korisnik treba upisati samo ime i datum ili definirajte tablicu naplate gdje se svaka ćelija popunjava podacima iz XML datoteke priložene dokumentu.

Još jedna ključna prednost je što kontrole sadržaja omogućuju ponuda vizualni tragovi korisnikuRezervirani tekst, naslovi koji opisuju što treba napisati, padajući popisi koji ograničavaju valjane opcije, kalendari za odabir datuma bez pogrešaka u formatiranju itd. Sve to smanjuje pogreške i daje korporativnim dokumentima dosljedan izgled.

Word stavlja sve ove kontrole na karticu Programer (ili razvojni inženjer)što je obično skriveno. Da biste ga vidjeli, morate otići na Datoteka > Opcije > Prilagodi vrpcu y potvrdite okvir programerNakon što to učinite, grupu ćete pronaći u toj kartici. kontrole, iz kojih se ubacuju i konfiguriraju njihova svojstva.

Tipični scenariji u kojima se koriste kontrole sadržaja

U profesionalnom okruženju, kontrole sadržaja se koriste za Osigurajte da se dokumenti ispunjavaju i mijenjaju samo gdje je to potrebnoNeki jasni primjeri koji se često ponavljaju:

Odvjetnički ured može izraditi predloške ugovora u kojima su određeni dijelovi (klauzule) ostavljeni zaštićeno grupnim kontrolama ili blokiranim tekstomDok se varijabilni podaci (ime osobe, datumi, iznosi) obrađuju tekstualnim kontrolama ili padajućim popisima. Na taj način se pravni aspekti ne mijenjaju slučajno, već se dokument može sigurno prilagoditi.

U tvrtki koja priprema komercijalne ponude, naslovnica svake ponude može biti iz predloška koji dopušta samo Uredite naslov projekta, autora i datumOstatak dizajna naslovnice (logotipi, standardni tekstovi, struktura) ostaje netaknut zahvaljujući zaštićenim kontrolama sadržaja.

U odjelima za naplatu ili administraciju uobičajeno je generirati računi i otpremnice s unaprijed definiranim zonama za podatke o kupcima, iznose i datume. Ovi se podaci mogu povezati s interna XML pohrana oa podaci u excelutako da dodatak ažurira kontrole informacijama iz baze podataka bez potrebe za ponovnim pisanjem dokumenta svaki put.

Također se često koriste u obrazovnim i administrativnim kontekstima za obrasci za preuzimanje koji se mogu ispuniti na zaslonu ili ispisatiKorisnik jasno vidi koja polja treba ispuniti, a dizajner obrasca može odlučiti koji su dijelovi nedodirljivi, a koji se mogu mijenjati.

Kako pregledati i koristiti karticu Razvojni programer za umetanje kontrola

Prije nego što počnete umetati kontrole sadržaja, bitno je Prikaži karticu Programer/Razvojni programer na vrpciAko ga i dalje ne vidite, evo osnovnih koraka:

Uđite u izbornik Datoteka > Opcije i idite na odjeljak Prilagodite vrpcuNa popisu glavnih kartica, potvrdite okvir i potvrdite pomoću prihvatitiOd tog trenutka nadalje, nova kartica bit će vidljiva na vrpci.

Unutar te kartice naći ćete grupu kontrole, s ikonama za različite vrste kontrola: obogaćeni tekst, običan tekst, kombinirani okvir, padajući popis, Umetnite sliku u Word, potvrdni okvir, birač datuma, blok za izradu, grupa itd. Za umetni jedanSamo trebate postaviti kursor na željeno mjesto u dokumentu i kliknuti na odgovarajući gumb.

Ako je kontrola već umetnuta i želite promijeniti njezine postavke, odaberite je i pritisnite [naziv gumba]. nekretnine unutar iste grupe. Odatle možete Definirajte naslov, tekst rezerviranog mjesta, može li se izbrisati i vrstu dopuštenog sadržaja. i druge specifične opcije ovisno o vrsti kontrole.

Korisničko sučelje je najbrži način rada s kontrolama sadržaja, ali cijeli ovaj sustav podržava moćan objektni model (ContentControl, ContentControls itd.) što vam omogućuje da njima manipulirate makronaredbe u Wordu, i za a XML pohrana podataka što omogućuje povezivanje sadržaja s određenim XML čvorovima.

Vrste kontrola sadržaja i što svaka od njih omogućuje

Word uključuje nekoliko vrsta kontrola sadržaja, a svaka je dizajnirana za određeni format i ponašanjeInterno se razlikuju po nabrajanju. WdContentControlTypeUkratko, ovo su glavni:

kontrole od bogati tekst Omogućuju korisniku unos formatiranog sadržaja (podebljano, kurziv, popisi itd.). Savršeni su kada osoba koja ispunjava dokument treba minimalno formatiranje teksta, na primjer, u opisima ili dugim odlomcima.

kontrole od čisti tekst Koriste se kada želite pohraniti samo običan tekst, bez stiliziranja. Njihova svojstva uključuju vrlo zanimljivu opciju: Dopusti povrate u košaricuAko je omogućeno, korisnik može stvoriti više odlomaka unutar kontrole; ako je onemogućeno, sav sadržaj se čuva u jednom retku, što je korisno za podatke poput imena, kodova ili referenci.

Kontrola nad slika Rezervira područje u koje korisnik može umetnuti fotografiju ili grafiku klikom na nju. To je vrlo praktično u predlošcima gdje je potrebno umetnuti logotipe, fotografije proizvoda ili slike zaposlenika bez narušavanja cjelokupnog dizajna dokumenta.

kontrole od kombinirani okvir y padajući popis Oni korisniku predstavljaju skup zatvorenih opcija. Razlika je u tome što kombinirani okvir omogućuje također napišite svoju vrijednost (uz odabir s popisa), dok padajući popis prisiljava odabir jedne od dostupnih stavki. Stavkama se upravlja iz nekretnine s upravljačke ploče, gdje ih možete dodavati, mijenjati, brisati i mijenjati im redoslijed.

El alat za odabir datuma Otvara kalendar tako da korisnik može odabrati određeni datum. Njegova svojstva omogućuju vam podešavanje format prikaza (na primjer, 01/05/2025, 1. svibnja 2025. itd.) i kako se datum interno pohranjuje. To sprječava uobičajene pogreške unosa datuma u različitim formatima.

Kontrola nad potvrdni okvir Prikazuje potvrdni okvir koji se može označiti ili poništiti. Idealan je za obrasce s pitanjima da/ne, prihvaćanjem uvjeta ili dodatnim odabirom opcija. U objektnom modelu potvrdni okviri se mogu mijenjati. simboli označavanja i odznačavanja kako bi se prilagodili stilu dokumenta.

Kontrola nad gradivni blok Omogućuje korisniku odabir iz niza unaprijed definiranih blokova sadržaja (na primjer, različiti predlošci naslovnih stranica, standardni odlomci, potpisi itd.). Koristi Wordovu galeriju sastavnih blokova i vrlo je koristan za predloške koji uključuju nekoliko varijacija istog odjeljka.

kontrole od grupa Koriste se za definiranje cijelih područja (koja mogu uključivati ​​tekst, tablice, slike i druge kontrole) koja se tretiraju kao zaštićeni blok. Koriste se, na primjer, za spriječiti korisnika da mijenja cijele odjeljke dokumenta, kao što je zaglavlje tvrtke ili potpuna ugovorna klauzula.

U novijim verzijama, kao što je Word 2013 i novije, uz gore navedene vrste, ugrađeno je i sljedeće: kontrola sadržaja ponavljajućeg dijeladizajniran za ponavljanje blokova sadržaja onoliko puta koliko je potrebno, održavajući strukturu i, opcionalno, XML povezivanje.

Poboljšanja kontrola sadržaja u programu Word 2013: izgled, boja i ponavljanje

S Wordom 2013, Microsoft je napravio značajan skok u ovom području, uvodeći nekoliko poboljšanja koja su pojednostavila kontrole fleksibilniji i vizualno prilagodljivijiTri aspekta se ističu od ostalih: načini prikaza, mogućnost dodjeljivanja boje svakoj kontroli i nova kontrola ponavljanja sekcije.

Kao izgledKontrola sadržaja može se prikazati na tri različita načina. Prvi je klasični pravokutnik za odabirTo je ono što se već vidjelo u Wordu 2007 i 2010: svojevrsni okvir oko sadržaja. Kada kontrola nije u fokusu, jedva je primjetna, ali kada zadržite pokazivač miša iznad nje, izgleda zasjenjeno, a kada je odaberete, pojavljuje se okvir s naslovom (ako je definiran).

Drugi način rada je početne i završne oznakeUmjesto punog okvira, kontrola je označena malim oznakama koje su uvijek vidljive, bez obzira na to je li odabrana ili ne. Naslov kontrole se ne prikazuje u ovom načinu rada, iako se kontekstualni gumbi (poput gumba padajućeg popisa) pojavljuju kada zadržite pokazivač iznad njih.

Treći način rada je nijedanU ovoj konfiguraciji, kontrola ne pokazuje vizualnu indikaciju svoje prisutnosti osim samog sadržaja. Ovo je korisna opcija kada želite iskoristiti strukturu podataka koju nude kontrole sadržaja (na primjer, za XML povezivanje), ali bez da korisniku date osjećaj rada s obrascima.

Još jedno poboljšanje je mogućnost dodijelite boju svakoj pojedinačnoj kontroliU dijaloškom okviru svojstava kontrole sadržaja možete odabrati određenu boju koja pomaže u razlikovanju, na primjer, obaveznih polja, polja samo za čitanje ili podataka koji će se automatski popuniti iz XML pohrane.

Iste ove opcije izgleda i boja mogu se manipulirati kodom pomoću objektnog modela programa Word, korištenjem svojstava kao što su Izgled (na temelju nabrajanja WdContentControlAppearance) i Boja (WdColor). To vam omogućuje stvaranje makroa koji ravnomjerno prilagođavaju prikaz svih kontrola u dokumentu.

Treći veliki proboj bio je kontrola sadržaja ponavljajućeg dijelaOva kontrola okružuje cijele odlomke ili retke tablice i omogućuje vam dupliciranje tog odjeljka onoliko puta koliko je potrebno. Svaki put kada korisnik klikne gumb "+" ili koristi kontekstni izbornik, stvara se novi element odjeljka sa svim internim kontrolama spremnim za popunjavanje.

Osim toga, svakom odjeljku može se dodijeliti određeni naslov Pomoću svojstava kontrole sadržaja možete odlučiti imaju li korisnici dopuštenje za dodavanje i uklanjanje odjeljaka. U scenarijima kao što su popisi proizvoda, knjige, sudionici ili stavke računa, ova vrsta kontrole uvelike pojednostavljuje dizajn dokumenata koji se ponavljaju.

Povezivanje kontrola sadržaja s XML podacima

Jedna od najmoćnijih značajki kontrola sadržaja je njihova sposobnost da povezati njegov sadržaj s čvorovima prilagođene XML pohrane unutar dokumentaZbog toga Word datoteka postaje nešto poput "vizualne ljuske" skupa strukturiranih podataka.

U modernim verzijama, uključujući Word 2013, možete dodijeliti XML mapiranje To se odnosi i na kontrole običnog teksta i na kontrole obogaćenog teksta, kao i na gradivne blokove. Veza se obično uspostavlja pomoću metode XMLMapping.SetMapping, što označava XPath put koji upućuje na odgovarajući podatkovni čvor u prilagođenom XML-u ugrađenom u dokument.

Kada je kontrola mapirana, sadržaj koji prikazuje temelji se na vrijednosti XML čvora. Ako dodatak ili makro ažurira XML, Word automatski osvježava ono što korisnik vidiOvo je vrlo korisno prilikom generiranja dokumenata iz poslovnih aplikacija koje pohranjuju podatke u XML formatu ili kada su potrebna izvješća sinkronizirana s centralnim izvorom podataka.

U slučaju ponavljajućih kontrola sekcija, XML povezivanje postaje još zanimljivije. Svaki ponovljeni element može odgovarati čvoru unutar kolekcije XML čvorova, a Word interno upravlja "apsolutnim" ili "relativnim" odnosima na temelju XPath puta. Na taj način, prilikom repliciranja sekcije, interne kontrole se ponovno dodjeljuju odgovarajućem XML čvoru.

Međutim, vrijedi napomenuti da Ako se umetne mapirana kontrola ponavljajućeg odjeljka, a zatim se uređuju odjeljci koji nisu povezani s XML-omOve promjene mogu se izgubiti prilikom ponovnog otvaranja dokumenta jer Word ponovno gradi odjeljke na temelju pohrane podataka. Kako biste to izbjegli, preporučuje se zaključavanje kontrole ponavljajućeg odjeljka i dopuštanje korisnicima samo uređivanje internih kontrola koje su mapirane.

Konačno, ako želite povezati ponavljajući odjeljak s tablicom, preporučljivo je prvo stvorite tablicu, a zatim umetnite kontrolu ponavljajućeg odjeljka oko redakaAko se radi obrnuto, može biti teško odabrati samo tablicu kako bi se ispravno enkapsulirala.

Word objektni model za kontrole sadržaja

Iza svega što vidimo u sučelju stoji skup VBA objekata koji omogućuju Programski stvarajte, pretražujte i mijenjajte kontrole sadržajaGlavni cilj je Kontrola sadržaja, što predstavlja pojedinačnu kontrolu unutar dokumenta.

Sve kontrole su grupirane u kolekciju Kontrole sadržajadostupni iz objekata kao što su dokument, Raspon o IzborOsim pregledavanja kolekcije, metode kao što su OdaberiKontroleSadržajaPoNaslovu o OdaberiKontroleSadržajaPoOznaki kako bi se dobile samo kontrole koje dijele isti naslov ili istu oznaku, što je vrlo praktično pri automatizaciji predložaka.

Za kontrole popisa (kombinirani okvir i padajući popis), model uvodi objekte Unosi popisa kontrola sadržaja y Unos popisa kontrola sadržajaPrva je skup svih stavki na popisu kontrole; druga predstavlja pojedinačnu stavku. To vam omogućuje dodavanje opcija, promjenu njihovog teksta, njihove povezane vrijednosti ili njihovo programsko uklanjanje.

Nisu svi članovi objekta ContentControl primjenjivi na sve vrste kontrola. Na primjer, svojstva kao što su Format prikaza datuma, Lokalni prikaz datuma ili Format pohrane datuma Imaju smisla samo u kontrolama datuma; Unosi padajućeg popisa To je specifično za popise i kombinirane okvire; MultiLine Koristi se u običnom tekstu; i metode kao što su Razgrupiraj Prikladni su samo za grupne kontrole. Pokušaj njihove upotrebe u drugim vrstama kontrola rezultirat će pogreškama.

Word 2013 dodao je nova svojstva kao što su Izgled y Boja za upravljanje prikazom i svojstvima povezanim s ponavljajućim odjeljkom, kao što su DopustiUmetanjeIzbrišiSekciju y PonavljajućiNaslovStavkeOdjeljkaUvedeni su i novi objekti, kao što su Ponavljajuća stavka odjeljka (određeni ponovljeni element) i PonavljajućaSectionItemColl (kolekcija elemenata), s metodama za umetanje i brisanje elemenata iz dijela ponavljanja iz koda.

Osim svojstava i metoda, objektni model otkriva događaji povezani sa životnim ciklusom kontrole sadržajaOvi događaji, koji se pokreću na razini objekta Dokument, omogućuju vam, na primjer, da provjerite što korisnik upisuje, spriječite brisanje određenih kontrola ili reagirate kada se stvori nova.

Stvaranje i konfiguriranje kontrola sadržaja iz VBA-e

Ako ste zainteresirani za automatizaciju izrade predložaka ili obrazaca, VBA nudi sve što vam je potrebno za Umetnite kontrole sadržaja i konfigurirajte njihova svojstva bez potrebe da se to radi jedan po jedan ručno. Osnovni obrazac sastoji se od korištenja metode dodati iz kolekcije ContentControls.

Na primjer, da biste aktivnom dokumentu dodali birač datuma, možete stvoriti ContentControl tipa wdContentControlDate i postavite njegov početni tekst na trenutni datum. Slično tome, možete stvoriti kontrolu običnog teksta i dodijeliti joj opisni naslov koji će korisnik vidjeti kada je odabran, kao što je "Unesite svoje ime".

Druga uobičajena operacija je definiraj tekst rezerviranog mjestaTo vam omogućuje prikaz teksta upute korisniku ("Odaberite svoju omiljenu životinju", "Kliknite za umetanje slike" itd.) koji nestaje kada počne tipkati. U VBA-i se to rješava metodama kao što su Postavi rezervirano mjesto tekstakoji funkcioniraju isto i za tekstualne kontrole i za popise.

U kontrolama popisa, stavke se mogu programski dodati pomoću kolekcije Unosi padajućeg popisaSamo nazovi dodati za svaku opciju koju želite uključiti. To je posebno korisno ako opcije dolaze iz drugog izvora podataka ili ako želite generirati različite popise ovisno o vrsti dokumenta.

Konačno, s novim mogućnostima programa Word 2013 i novijih verzija, možete i Izrada kontrola ponavljanja sekcije iz koda, povezati ih s određenim XML čvorovima, definirati naslove odjeljaka, pa čak i umetnuti nove odjeljke prije ili poslije postojećeg pomoću metoda kao što su UmetniPonavljajućuStavkuOdjeljkaPrije o UmetniPonavljajućuStavkuOdjeljkaNakonSve to otvara vrata vrlo dinamičnim dokumentima prilagođenim svakom kontekstu.

Razumijevanje načina rada kontrola sadržaja, različitih dostupnih vrsta, njihovih opcija prikaza, njihovog odnosa s XML-om i objektnog modela koji ih podržava znatno olakšava stvari. odlučite kada vam odgovara da ih koristite i kako ih konfigurirati tako da drugi korisnici moraju samo ispuniti ispravna polja bez razbiti strukturu dokumentaOva kombinacija zaštićenih dijelova, polja koja se mogu popunjavati i ponovljivih odjeljaka čini Word puno moćnijim alatom nego što se na prvi pogled čini kada ga koristimo samo kao tradicionalni program za obradu teksta.