Tâches Google : qu'est-ce que c'est, comment l'utiliser et plus encore

Que vous soyez un utilisateur individuel ou un propriétaire d'entreprise, l'application Tâches Google est l'une des meilleures applications de Google Tasks pour toi. Dans ce guide des tâches Google, nous passerons en revue tous les détails de cette application, de la façon d'utiliser GTasks pour créer des tâches et ajouter des rappels, à la façon de l'intégrer aux applications professionnelles pour une meilleure gestion du travail (et tout le reste).

Qu'est-ce que Google Tâches ?

Google Tasks est une simple liste de tâches de Google lancée en 2008. À cette époque, cette application était littéralement éclipsée par les autres fonctionnalités principales de Google.

Il n'existait aucun moyen direct d'accéder à GTasks depuis Gmail ou Google Calendars jusqu'en 2018, lorsque Google a apporté plusieurs modifications de conception et placé l'icône Google Tasks dans le panneau de droite de toutes les applications G-Suite.

GTasks vous offre tout ce que vous recherchez pour créer une liste de tâches efficace. Il présente la conception de mise en page la plus minimaliste qui vous donne la sensation d'utiliser un stylo et du papier, mais avec des avantages supplémentaires.

Il n'y a rien de compliqué dans cette application de liste de tâches Google, et elle n'est pas non plus conçue pour gérer des projets de travail compliqués. Pour cela, vous disposez d’applications avancées de gestion des tâches.

Comment utiliser les tâches Google ?

Vous pouvez doubler l'avantage de l'utilisation de GTasks en l'intégrant à d'autres applications (dont nous parlerons dans cet article un peu plus tard). Voyons d’abord comment y accéder.

Accédez à Google Tasks sur le bureau (Gmail)

Que vous utilisiez Gmail, travailliez dans votre Drive ou mettiez à jour votre agenda Google, vous trouverez l'icône Tâches sur le côté droit. Cliquez dessus et les tâches s'ouvriront pour vous.

Accès à Google Tasks sur les appareils mobiles (iOS et Android)

Si vous souhaitez accéder à GTasks sur vos smartphones, vous devrez télécharger l'application Tasks depuis l'App Store. Il est disponible pour les appareils Android e iOS.

La version de bureau de Google Tasks et l'application mobile sont pratiquement les mêmes en termes de conception et de mise en page. Il n'y a qu'un seul point de différence :

Le menu supplémentaire se trouve en haut à droite du bureau et en bas à droite de l'application mobile. Alors que le menu supplémentaire à droite dans la version mobile de cette application de tâches vous permet d'importer des rappels, de renommer des listes, de supprimer des listes et de définir de nouveaux thèmes pour votre application Google Tasks.

Le menu de débordement en bas à gauche vous permet de créer de nouvelles listes, de vous montrer les listes existantes et dispose d'un lien d'assistance.

Raccourcis clavier de Google Tasks (ordinateur de bureau)

GTasks est livré avec une poignée de raccourcis sur le bureau que vous pouvez utiliser. Il est disponible dans vos tâches Google : cliquez sur le menu à débordement et sélectionnez l'icône raccourcis clavier pour voir quels raccourcis sont disponibles.

Voici les raccourcis Google Tasks disponibles que vous pouvez utiliser. Ces raccourcis sont uniquement destinés à la version de bureau. La capture d'écran suivante est tirée d'un système d'exploitation MAC. Vous pouvez voir des icônes légèrement différentes si vous utilisez un autre système d'exploitation tel que Windows.

Comme pour toutes les autres fonctionnalités de G-suite, l'application GTasks et les versions de bureau se synchronisent automatiquement.

Utiliser l'application de bureau Google Tasks : panneau des tâches

Si vous souhaitez accéder aux tâches sans avoir à ouvrir d'applications G-suite sur votre bureau, vous pouvez essayer le Application Tableau des tâches Google Tasks. Cette application de bureau autonome vous permet d'accéder instantanément aux tâches et de partager des tâches Google avec vos collègues depuis votre bureau.
Qu'est ce que tu obtiens? 

• Tâches faciles à personnaliser
• Partage rapide des tâches avec des collègues
• Exporter des listes vers Google Sheets
• Synchronisation instantanée entre toutes les applications Google

Que vous utilisiez Windows ou Mac OS, téléchargez l'application Taskboard et commencez à effectuer vos tâches dès que possible.

Commençons par comment vous pouvez utiliser cette application To Do pour votre travail. Je vais vous expliquer les fonctionnalités natives et comment organiser vos GTasks avec d'autres applications pour le marketing, la collaboration en équipe et la productivité (ainsi que d'autres applications).

7 fonctionnalités puissantes de Google Tasks

Parmi les tâches les plus puissantes que vous pouvez trouver dans Google Task, les suivantes se démarquent :

1.- Ajouter des tâches, des sous-tâches et des tâches récurrentes

Juste peut ajouter des tâches à votre liste de choses à faire, ajouter une sous-tâche y mettre une date et une heure.

Can ajouter des sous-tâches à chaque tâche d'un simple clic, que ce soit sur ordinateur ou dans l'application mobile. Les sous-tâches aident à diviser votre travail en sections.

Par exemple, sous « Mes tâches » se trouve votre liste de tâches, « Soumettre le plan de l'article » est le titre de votre tâche, « Soumettre la structure à l'éditeur » est la description de votre tâche qui est visible en un coup d'œil dans votre liste de tâches. , et les pointeurs restants sont vos sous-tâches qui ne sont visibles que lorsque vous développez votre tâche en mode affichage.

Lorsque vous ajoutez une date et une heure, vous pouvez réglez-le pour répéter chaque jour, chaque mois ou année. Si vous vous demandez comment créer des tâches récurrentes, voici ce qui suit : Lorsque vous ajoutez une date et une heure à votre tâche, cliquez sur l'option Répéter.

Vous pouvez désormais configurer cette tâche pour qu'elle se répète chaque jour, mois ou année en fonction de vos besoins.

Si vous créez une tâche récurrente, vous verrez cette icône de flux sur cette tâche indiquant qu'elle est récurrente.

2.- Ajouter un rappel à Google Tasks (ou importer depuis Google Reminders)

Lorsque vous créez une tâche, vous recevez automatiquement des notifications dans votre courrier électronique, comme vous le feriez pour un événement de calendrier. C'est simplement parce que toutes les tâches que vous ajoutez sont automatiquement ajoutées à votre calendrier. Google a désormais rejoint Calendrier, Tâches et Rappel. Tout est donc interconnecté et simple.

Avant d'analyser le façons d'ajouter une nouvelle tâcheVoyons d'abord comment l'utilisation conjointe des tâches et des rappels de Google Agenda peut affecter la gestion du travail.

• Importez facilement des rappels Google dans les tâches Google

Si vous utilisez les tâches et les rappels de Google Agenda, il est plus logique de tout mettre dans une liste pour une visualisation et un accès faciles.

Les rappels de Google Agenda fonctionnent pratiquement de la même manière que Gtasks. Cela permet de tout regrouper dans une seule vue sans avoir à faire des allers-retours.

Pour tout mettre dans une seule liste, ouvrez l'application Tâches. Cliquez sur le menu à débordement à côté de Mes tâches (ou du nom de la tâche que vous avez définie) et sélectionnez la dernière option : Copier les rappels dans les tâches.

Si vous avez créé des rappels et ouvert des tâches, vous verrez automatiquement une fenêtre contextuelle en bas pour copier tous les rappels dans les tâches.

Note: Lorsque vous importez vos rappels dans Tasks, il s'agit d'une activité ponctuelle. Lorsque vous apportez des modifications aux rappels ou en ajoutez de nouveaux une fois l'importation terminée, les mises à jour ne sont pas automatiquement synchronisées avec les tâches.

Pour synchroniser les nouvelles mises à jour, vous devez modifier manuellement les tâches. Une fois que vous avez commencé l'importation, vous pouvez également choisir de supprimer tous les rappels dans Google Reminders. Une petite fenêtre contextuelle apparaîtra lorsque vous commencerez à importer des rappels pour des tâches comme celle-ci :

Passons maintenant aux différentes manières d'ajouter des tâches à votre liste de tâches.

3.- Créez plusieurs listes de tâches Google pour différents projets.

Pour  créer plusieurs listes de tâches Google, Cliquez simplement sur la flèche déroulante à côté de « Mes tâches » et créez une nouvelle liste de tâches, comme indiqué ci-dessous. Ajoutez un nouveau nom à votre liste de tâches.

Vous pouvez également utiliser plusieurs comptes Gmail pour créer différentes listes de tâches. Cela signifie que vous pouvez jongler avec vos tâches en changeant de compte en un seul clic.

4.- Ajouter des tâches à Google Agenda (et vice versa)

Lorsque vous ajoutez une tâche avec date et heure directement dans GTasks, elle est automatiquement visible dans Google Calendars. L'astuce consiste à vous assurer que vous avez sélectionné l'option Tâches dans votre agenda Google.

Google a ajouté des onglets spécifiques tels que les rappels, les tâches, les créneaux de rendez-vous, les absences du bureau et les événements. Lorsque vous ajoutez une tâche Google Agenda en optant pour l'option Tâche, vous dites spécifiquement à Google de la traiter comme une tâche. Vous choisissez de l'afficher ou non sur un calendrier. Tout ce que je peux dire, c'est que cela fait partie de la séparation et de l'organisation de votre travail et de vos tâches.

Vous pouvez également créer des tâches dans Google Agenda. Pour ce faire, ouvrez Google Agendas. Ajoutez une plage de dates et d’heures pour laquelle vous souhaitez créer un événement de calendrier. Lorsque la zone d'édition d'événement s'ouvre, sélectionnez simplement Tâches pour créer une tâche.

Une fois que vous avez ajouté tous les détails dont vous avez besoin, cliquez simplement sur Enregistrer. Cette tâche apparaît désormais dans votre liste de tâches à droite.

5.- Ajoutez des tâches Google depuis Gmail en un seul clic

Vous pouvez créer une liste de tâches dans Gmail à l'aide de Tâches.

C'est idéal lorsque vous souhaitez ajouter rapidement un e-mail à votre liste de tâches, car ouvrir la liste des tâches et tout ajouter manuellement peut prendre du temps. La même chose, accéder à votre calendrier puis ajouter une tâche peut prendre du temps. C'est votre option rapide pour l'inscrire sur votre liste de tâches. Ensuite, vous pouvez revenir en arrière et y ajouter des détails.

Il y a une icône « Ajouter à la tâche » en haut de votre boîte de réception ainsi que des icônes pour archiver, signaler le spam, marquer comme non lu, etc. Lorsqu'un e-mail est sélectionné, ces icônes apparaissent.

Pour ajouter un e-mail aux tâches, sélectionnez simplement cet e-mail et cliquez sur l'icône « Ajouter aux tâches ». Le générateur de tâches s'ouvrira et vous pourrez ajouter votre tâche avec tous les détails. La ligne d'objet de l'e-mail est automatiquement ajoutée en tant que titre dans votre tâche, qui peut bien sûr être modifiée.

Par exemple, lorsque j'ajoute cet e-mail à mes tâches, il prend la ligne d'objet « Suivi depuis Facebook » comme titre dans mes tâches. De plus, vous verrez un petite icône de boîte aux lettres indiquant que cette tâche est ajoutée directement depuis l'e-mail. Vous pouvez cliquer sur l'icône d'édition pour ajouter des détails à cette tâche.

Vous pouvez ajouter des tâches lors de l'affichage d'un e-mail. Vous n'avez pas besoin de toujours sélectionner un e-mail dans votre boîte de réception et de l'ajouter à la tâche. Vous pouvez également le faire en lisant cet e-mail. Lorsque vous ouvrez votre e-mail, vous trouverez le même ensemble d'icônes pour ajouter votre e-mail à votre liste de tâches.

Si vous consultez depuis votre appareil mobile, cliquez simplement sur le menu supplémentaire comme indiqué ci-dessous et ajoutez votre e-mail à GTasks.

6.- Masquer les tâches terminées dans Google Tasks

Lorsque vous terminez une tâche, elle est automatiquement barrée et déplacée vers l'onglet « terminé ». En vue normale, cela semble désordonné. Pour le rendre plus clair, vous pouvez cliquer sur la flèche déroulante et soumettre l'onglet « terminé » ci-dessous.

Désormais, chaque fois que vous marquez une tâche comme terminée, elle sera déplacée vers l'onglet ci-dessous pour garder vos GTâches organisées. Vous pouvez voir combien d’éléments ont été complétés.

Pour supprimer complètement toutes les tâches terminées, cliquez sur le menu de débordement et sélectionnez « supprimer toutes les tâches terminées ». Cela supprimera définitivement toutes les tâches jusqu'à ce qu'elles soient répétées.

7.- Créez des tâches à la volée avec l'extension Google Tasks Chrome.

Il s'agit davantage d'une application Google Tasks multiplateforme sur le bureau. Ce plugin Chrome Il peut être lancé en tant qu'application autonome ou ouvert dans un nouvel onglet. En plus d'ajouter des tâches quotidiennes, vous pouvez :

• Agrandissez la barre latérale en plein écran ou plus
• Utilisez-le indépendamment dans une fenêtre ou un onglet séparé et pas seulement comme module complémentaire Gmail ou module complémentaire de calendrier Google.
• Exportez ou imprimez votre liste de tâches
• Effectuer des fonctions de tâches générales telles que le tri des listes
• Travailler hors ligne dans GTasks

Vous pouvez intégrer Google Tasks à vos applications de marketing par e-mail, à vos outils d'automatisation du marketing, à vos outils de productivité, à votre CRM et à l'assistance par chat en direct. L'intégration de GTasks avec d'autres applications vous permet d'ajouter automatiquement des tâches.

Il existe plus de 200 applications avec lesquelles vous pouvez synchroniser Google Tasks pour une gestion transparente des tâches.

Conclusions

Que vous travailliez sur votre ordinateur ou depuis votre appareil mobile, ajouter des tâches n'a jamais été aussi simple. L'interface simple et les fonctionnalités de GTasks répondent à vos besoins professionnels et personnels. Intégrez Google Tasks à un certain nombre d'autres applications pour exploiter tout le potentiel de cet outil simple de gestion des tâches.