Comment planifier des réunions dans Teams à partir de n'importe quel appareil

L’organisation de réunions efficaces est essentielle pour la gestion d’équipe et de projet, en particulier dans les environnements hybrides ou distants. Microsoft Teams Il est devenu l'un des outils préférés pour planifier des réunions virtuelles, grâce à son intégration avec d'autres services, sa facilité d'utilisation et ses options avancées qui s'adaptent aussi bien aux utilisateurs professionnels qu'aux particuliers.

Si vous êtes arrivé jusqu'ici à la recherche du guide le plus complet et le plus à jour sur la façon de planifier des réunions dans Teams, à la fois dans la version classique et dans Teams Free, vous êtes au bon endroit. Ci-dessous vous découvrirez toutes les étapes, Ruses et des recommandations pour faire de vos réunions un succès, de la création d'événements ponctuels à la gestion de réunions récurrentes, en passant par l'utilisation d'assistants de planification ou la liaison de Teams avec Outlook et Google Agenda.

Pourquoi planifier des réunions dans Teams ? Avantages

Microsoft Teams vous permet de réunir votre équipe, vos collègues ou votre famille de manière simple et fluide, facilitant la collaboration en temps réel grâce à son intégration avec d'autres applications et calendriers. Planifier une réunion vous aide non seulement à rester organisé et à définir des objectifs clairs, mais garantit également que tous les participants ont accès au lien, aux détails pertinents et peuvent confirmer leur présence ou modifier leur disponibilité.

Parmi les avantages de Teams, on peut citer :

• Synchronisation automatique avec le calendrier Outlook, facilitant la visibilité et la gestion des événements.
• Grande capacité de participants : jusqu'à 1000 10.000 invités actifs et XNUMX XNUMX en mode lecture seule pour les grandes présentations.
• Outils de programmation avancés, comme l'Assistant pour trouver le meilleur créneau horaire pour chacun.
• Une variété d'options pour partager des liens de réunion, ajouter des numéros d'appel ou coder les événements par couleur.
• Compatibilité sur le Web, le bureau et l'application mobile, vous permettant de gérer vos réunions depuis n'importe où.

Comment créer une réunion dans Microsoft Teams étape par étape

Planifier une réunion dans Teams est très simple et vous pouvez le faire à partir de plusieurs plateformes : l'application de bureau, la version Web, l'application mobile, Outlook ou même Google Calendar via le module complémentaire officiel. Passons en revue la méthode la plus courante et quelques conseils supplémentaires pour chaque scénario.

Depuis l'application Teams ou le Web

1. Ouvrez Microsoft Teams et accédez au calendrier, situé dans la barre latérale gauche.
2. Cliquez sur « Nouvelle réunion » pour créer un nouvel événement.
3. Remplissez les détails de base de la réunion:
   • Titre de la réunion (descriptif pour que chacun puisse l'identifier).
   • Date et heure de début et de fin, plus l’option « Toute la journée » si vous en avez besoin.
   • Ajouter des participants en écrivant leurs noms, leurs emails ou, s'ils sont externes, l'adresse email complète (par exemple : juan@exemple.com).
   • Localisation optionnelle) et les détails ou l'ordre du jour de la réunion.
4. Vous pouvez attribuer des catégories de couleurs à partir de la barre supérieure du formulaire., ce qui vous aidera à avoir un calendrier visuellement organisé.
5. Sélectionnez « Envoyer » pour enregistrer la réunion et avertir les participants.Tout le monde recevra une invitation avec un lien pour se joindre à nous.

Tous les événements planifiés dans Teams apparaîtront également dans Outlook et vice versa. si vous avez vos comptes synchronisés, vous ne perdrez jamais de vue une réunion.

Comment inviter les participants et gérer leur participation

En plus d’ajouter des participants obligatoires, Vous pouvez en désigner certains comme facultatifs (utile pour les invités gratuits) ou invitez facilement des personnes extérieures à votre organisation en saisissant leur adresse e-mail complète.

Teams autorise jusqu'à 1000 10.000 participants actifs et jusqu'à XNUMX XNUMX en mode lecture seule., idéal pour les webinaires, les formations ou les grands événements. Après avoir cliqué sur « Envoyer », les invités recevront un lien direct pour se joindre à nous par e-mail.

Assistant de planification : trouvez le meilleur moment pour tout le monde

L’une des fonctions les plus appréciées est la Assistant de programmation, accessible en haut du formulaire de création de réunion.

Cet outil vous montre dans une grille la disponibilité de tous les invités, leurs fuseaux horaires et s'ils ont d'autres événements dans le même créneau horaire. De cette façon, vous pouvez vérifier en un coup d’œil quand ils sont libres et éviter les chevauchements.Les zones ombrées indiquent que les participants sont occupés ; les zones claires indiquent leur disponibilité.

Lorsque vous voyez un créneau horaire commun, définissez l'heure et appuyez sur « Envoyer » pour confirmer le rendez-vous.

Partage d'un lien de réunion et options supplémentaires

Si vous avez simplement besoin de partager le lien de la réunion sans ajouter de participants individuellement, Teams vous facilite également la tâche.

1. Créez la réunion ou accédez-y depuis votre calendrier dans Teams.
2. Le lien apparaît visible sous forme d'URL, que vous pouvez copier avec le bouton "Copier" et l'envoyer par e-mail, WhatsApp ou l'itinéraire que vous préférez.

Ceci est très utile pour les événements ouverts, les expositions ou les réunions où vous ne disposez pas des adresses e-mail de tous les participants.

Ajouter des numéros d'appel et de conférence

Parfois, certains invités préfèrent ou ne peuvent rejoindre la réunion que par téléphone.Teams vous permet d’inclure un numéro d’appel local et un ID de conférence dans votre invitation, et si vous planifiez la réunion à partir d’Outlook, ces détails sont automatiquement ajoutés.

Ceci est particulièrement utile pour les entreprises ayant des sites internationaux ou les participants qui sont en déplacement et n'ont pas de données ou de Wi-Fi.

Comment catégoriser et organiser les réunions dans le calendrier

Vous pouvez appliquer des catégories de couleurs à vos réunions pour les identifier rapidement par type, priorité ou service.De cette façon, votre calendrier sera beaucoup plus clair visuellement.

1. Cliquez avec le bouton droit sur l’événement dans votre calendrier Teams.
2. Sélectionnez « Catégoriser » et choisissez la couleur ou la catégorie.
3. Vous pouvez également catégoriser une réunion lors de sa planification, en cliquant sur « Catégorie » en haut du formulaire.

Cette option est très utile si vous gérez de nombreuses réunions hebdomadaires, car vous pouvez distinguer en un coup d'œil les réunions internes, les réunions clients, les sessions de formation, etc.

Reprogrammer les réunions et mettre à jour les événements depuis Teams

Si quelque chose d’inattendu se produit et que vous devez modifier l’heure d’une réunion, Teams vous facilite vraiment la tâche.

Depuis le calendrier, vous pouvez déplacer l'événement vers un nouveau créneau horaire ou ouvrir les détails, sélectionner une autre heure et cliquer sur « Envoyer la mise à jour ». Les participants recevront une notification instantanée et la réunion sera mise à jour sur tous les calendriers connectés.

Avant de modifier l'heure, Teams vous informe de la disponibilité de vos invités, évitant ainsi les chevauchements ou les absences imprévues.

Gestion et assistance du statut « Afficher comme »

L'organisateur a la possibilité de modifier le statut « Afficher comme » (par exemple, Occupé, Absent du bureau, Libre, etc.) afin que les participants sachent comment la réunion apparaîtra sur leurs calendriers.

1. Accédez aux détails de la réunion et sélectionnez « Afficher en tant que ».
2. Choisissez l’état approprié en fonction de l’importance ou de la préférence.

Les participants peuvent personnaliser leur statut en faisant un clic droit sur la réunion dans le calendrier et en choisissant une autre option s'ils le souhaitent. Par défaut, toutes les réunions s'affichent comme « Occupées ».

Modifier et afficher les détails de la réunion dans l'application mobile

L'application mobile Teams vous permet d'afficher, de modifier et de gérer vos réunions à tout moment.. Vous n'avez qu'à suivre ces étapes :

1. Ouvrez Teams sur votre téléphone et accédez à votre calendrier.
2. Cliquez sur la réunion que vous souhaitez modifier.
3. Si vous êtes l'organisateur, appuyez sur « Modifier », apportez les modifications nécessaires et sélectionnez « Terminé » pour soumettre la mise à jour.

Une fonctionnalité très pratique pour les utilisateurs qui voyagent ou qui ont besoin d'effectuer des modifications rapides à la volée.

Comment utiliser Microsoft Teams Free pour planifier des réunions

Si vous ne disposez pas de la version professionnelle, Teams Free vous permet également d'organiser facilement des appels vidéo, des cours, des groupes d'étude ou des réunions de famille.Voici les principales étapes :

1. Dans l'onglet « Rencontre », choisissez « Planifier une réunion ».
2. Attribuez un titre et ajoutez des participants en saisissant leur nom, leur e-mail ou leur numéro de téléphone..
3. Définissez la date, l'heure, la durée, les répétitions si nécessaire, la confidentialité, qui peut éviter la salle d'attente et qui peut se présenter.
4. Cliquez sur « Enregistrer » pour terminer la programmation.Tous les invités recevront une invitation avec le lien, les détails et les options de pré-chat.

Dans Teams Free, les participants peuvent accepter l'invitation et rejoindre directement sans attendre dans la salle d'attente, en fonction de vos paramètres.Si vous ajoutez l’événement à votre calendrier personnel dans Outlook, les détails seront disponibles pour tous les participants.

Créez des réunions instantanées dans Teams gratuitement

Pour les réunions de dernière minute ou les conversations rapides, vous pouvez utiliser l'option Réunion instantanée depuis l'onglet « Meet ». Saisissez simplement un titre et partagez le lien sous « Liens de réunion ».

Réunions régulières ou récurrentes dans Teams

Les réunions récurrentes sont le meilleur moyen de maintenir des équipes, des classes ou des groupes connectés sur une base régulière.Teams vous permet de configurer des réunions qui se répètent quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement, avec le même lien et les mêmes détails à chaque fois.

1. Dans le nouveau formulaire de réunion, activez l’option « Réunion récurrente ».
2. Choisissez la fréquence (par exemple, tous les lundis et mercredis à 10h00) et définissez la date de fin ou les répétitions.
3. Cliquez sur « Enregistrer » et ajoutez des participants comme vous le feriez lors de n’importe quelle réunion.

Les réunions récurrentes conservent le même lien, ce qui les rend faciles d'accès et peuvent être configurées pour autoriser les enregistrements automatiques si nécessaire.Ils sont idéaux pour les mises à jour de suivi, les cours ou les réunions de projet.

Planifier des réunions Teams à partir de Google Agenda

Teams dispose d'un module complémentaire Google Workspace qui vous permet de planifier, d'afficher et de modifier des réunions directement depuis Google Agenda.Ceci est particulièrement utile si votre entreprise ou votre établissement utilise les services Google.

1. Installer le module complémentaire Teams pour Google Agenda et accédez à votre calendrier habituel.
2. Choisissez un créneau horaire et sélectionnez « Ajouter une conférence > Réunion Teams ».
3. Ajoutez des invités, un emplacement, une description et ajustez les notifications si nécessaire..
4. Appuyez sur « Enregistrer », et l'événement apparaîtra dans votre agenda Google avec le lien vers la réunion Teams.

Si vous souhaitez garantir que tous les membres d’une organisation ont accès, les administrateurs informatiques peuvent autoriser le complément pour tous les utilisateurs., gérer les autorisations directement depuis la console Google Workspace.

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Isaac

Écrivain passionné par le monde des octets et de la technologie en général. J'aime partager mes connaissances à travers l'écriture, et c'est ce que je vais faire dans ce blog, vous montrer toutes les choses les plus intéressantes sur les gadgets, les logiciels, le matériel, les tendances technologiques et plus encore. Mon objectif est de vous aider à naviguer dans le monde numérique de manière simple et divertissante.