5 conseils pour optimiser votre boîte de réception Outlook

Une boîte de réception en désordre est une mauvaise nouvelle pour tout le monde. Non seulement il vous sera plus difficile de trouver des e-mails importants, mais vous serez progressivement de moins en moins motivé pour ouvrir l'application Mail chaque jour.

Que pouvez-vous faire pour éviter que vos messages ne soient sales ? Apprenez simplement à optimiser la boîte de réception Outlook en suivant les 5 étapes faciles ci-dessous.

Si vous vous êtes déjà senti mal à l’aise en regardant vos e-mails entrants, cet article est fait pour vous. Apprenez à laisser les e-mails s'accumuler et vous assaillir de notifications simplement en optimisant votre boîte de réception.

Vous n'avez pas besoin de surveiller constamment votre courrier électronique et de passer des heures et des heures à essayer de tout supprimer. Consultez simplement les recommandations dans Outlook pour Microsoft 365 et obtenez les meilleurs résultats que vous puissiez imaginer.

Note: La plupart de ces fonctionnalités s'appliquent à Outlook pour Microsoft 365 / Bureau 365. Toutefois, certains d'entre eux sont également disponibles via le service de messagerie de Microsoft, Outlook.com.

Optimisez votre boîte de réception Outlook en 5 étapes faciles

Voyons comment vous pouvez devenir un pro d'Outlook dans l'organisation de votre courrier et enfin obtenir la boîte de réception sans notification dont vous rêvez. Prenez donc note des recommandations suivantes :

1.- Nettoyer en éliminant les e-mails en double

Saviez-vous qu'Outlook dispose d'un outil automatisé pour supprimer les e-mails en double ? – Il est maintenant temps pour vous de le faire vous-même. Utilisez cette fonctionnalité pour réduire rapidement le nombre d'e-mails que vous devez consulter chaque jour en quelques clics seulement.

1. Ouvrez la boîte de réception que vous souhaitez supprimer. Assurez-vous de rester sur l'onglet Accueil défaut; Vous pouvez vérifier sur quel onglet il se trouve en consultant l'interface d'en-tête du ruban.
2. Développer le menu déroulant Démarrer, Alors choisi Nettoyer le dossier o Conversation claire, selon vos besoins.

1. Un message apparaîtra sur votre écran. Confirmez que vous souhaitez supprimer la conversation ou le dossier et regardez le nombre d'e-mails non lus dans votre boîte de réception diminuer.

L'avantage de la fonction de nettoyage est le fait que tous les éléments supprimés peuvent être récupérés sur une période de temps donnée. Vous pouvez les trouver dans le dossier Éléments supprimés sur le côté de la fenêtre Outlook.

2.- Créer des dossiers pour les e-mails

Avoir chacun de vos e-mails entrants dans un dossier peut prêter à confusion. Bien sûr, le spam entre généralement dans la catégorie du courrier indésirable, mais tout le reste dépend de vous. Personnellement, je recommande de créer quelques dossiers essentiels et de trier votre courrier entrant chaque jour.

Suivant la méthodologie Getting Things Done ® ou GTD ® pour organiser les tâches, vous pouvez facilement améliorer votre productivité avec Outlook. Tout d’abord, vous devez créer trois dossiers différents :

• Boîte de réception (par défaut) : laissez les e-mails importants dans votre boîte de réception par défaut. Il doit s’agir de messages auxquels vous pouvez répondre immédiatement ou auxquels vous devez répondre de toute urgence.
• Pour faire: Faites glisser les e-mails non urgents vers ce dossier. Vous pouvez garder votre boîte de réception claire et répondre à ces messages plus tard dans la journée.
• Le suivi: déplace les e-mails vers ce dossier que vous avez mis en attente, tels que les réponses que vous attendez ou les tâches que vous avez mises en attente.
• Rappels: certains e-mails ne nécessitent pas du tout que vous y répondiez. Conservez-les dans un dossier séparé afin de pouvoir toujours les consulter et les retrouver facilement.

Note: Pour créer de nouveaux dossiers, cliquez simplement sur le dossier dans votre boîte de réception et sélectionnez Nouveau dossier. Ici, tapez simplement le nom et appuyez sur la touche Entrée.

Vous devez commencer chaque journée en triant les e-mails dans ces catégories, puis planifier un moment pour traiter votre dossier de tâches plus tard. Assurez-vous d’être cohérent avec cela ! Vous pouvez continuer à trier les emails que vous recevez tout au long de la journée.

Si nécessaire, n'ayez pas peur de créer d'autres dossiers ; Cette méthode doit être personnalisée pour vous et seulement vous.

3.- Utilisez la vue des tâches

Saviez-vous que vous pouvez créer des tâches à partir d'e-mails ? Chaque fois que vous recevez un message que vous souhaitez transformer en tâche, faites-le simplement glisser vers l'icône de la liste des tâches Outlook pour afficher l'assistant de configuration des tâches. Ici, vous pouvez donner un nom à votre tâche, une description et même définir un rappel.

Si vous définissez un rappel, les tâches apparaîtront comme un rappel de réunion à l'heure spécifiée. Cela vous permet de rester organisé et de créer facilement des tâches, directement à partir des e-mails entrants.

4.- Définissez des règles pour trier automatiquement le courrier entrant

Les règles vous permettent de déplacer, de composer et de répondre automatiquement aux messages électroniques, ce qui rend Outlook beaucoup plus facile à utiliser. Vous pouvez également utiliser des règles pour émettre des sons, déplacer des messages vers des dossiers ou afficher automatiquement des alertes pour les nouveaux éléments.

Personnellement, je trouve que la règle la plus utile est la possibilité de déplacer un élément d'un certain expéditeur ou avec certains mots-clés dans la ligne d'objet vers un autre dossier. Cela signifie que si certains critères sont remplis, un email sera déplacé vers la boîte de réception spécifiée sans que vous ayez à y toucher.

Voici un guide de base sur la façon de configurer une règle dans Outlook.

• Cliquez avec le bouton droit sur un message dans votre boîte de réception ou dans un autre dossier de messagerie et sélectionnez l'option qui dit Reglas.
• Maintenant, vous allez sélectionner l'une des options. Pour voir plus d'options, sélectionnez Créer une règle.
• Dans la boîte de dialogue Créer une règle, cochez une ou plusieurs des trois premières cases.
• Ensuite, dans la section Faites ce qui suit, si vous souhaitez que la règle déplace un message vers un dossier, cochez la case Déplacer l'élément vers un dossier.
• Sélectionnez le dossier de destination dans le boîte de dialogue Sélectionnez un dossier qui apparaît et puis fais cliquez en Accepter.
• Haz clic en Accepter encore une fois pour sauvegarder votre règle.

5.- Profitez des catégories

Les e-mails à code couleur vous aideront à identifier et regrouper facilement les éléments associés dans Outlook. Vous pouvez choisir parmi un ensemble de catégories par défaut ou créer les vôtres, puis attribuer les catégories aux e-mails Outlook.

Pour attribuer une catégorie de couleur au volet de lecture ou à un message ouvert, sélectionnez l'option Catégoriser du groupe Étiquettes sur le ruban et sélectionnez une catégorie dans la liste. Avec cela, vous pourrez optimiser la boîte de réception Outlook de manière satisfaisante.

Pensamientos finales

J'espère que chacun de ces conseils simples vous sera très utile, surtout si vous essayez d'optimiser votre boîte de réception Outlook. Si vous souhaitez lire plus d'articles liés à la technologie moderne, pensez à continuer à visiter notre portail pour obtenir tout ce que vous devez savoir. Nous publions régulièrement des tutoriels, des articles d'actualité et des guides pour vous aider dans votre quotidien technologique. Rendez-vous dans notre prochaine publication.