Graphiques dynamiques dans Powerpoint : graphiques qui se mettent à jour automatiquement

Techniquement, dans PowerPoint, vous pouvez lier un fichier Excel à une présentation PowerPoint. Cependant, cela ne rendra pas le graphique dynamique et il est parfois difficile de savoir quand le graphique sera mis à jour. Mais que se passe-t-il si nous en voulons encore plus ? Que se passe-t-il si nous souhaitons que le graphique soit mis à jour lors d'une présentation ?

Imaginez que vous souhaitiez présenter une série de diapositives dynamiques dans un environnement Office, chaque diapositive affichant les derniers graphiques d'un tableau de bord Excel mis à jour. Dans d'autres cas, vous souhaiterez peut-être éviter tout lien vers des fichiers Excel et simplement avoir une référence dynamique à votre ou vos fichiers source. Aujourd'hui, nous allons explorer comment créer graphiques dynamiques dans PowerPoint en utilisant VBA.

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Un aperçu historique des graphiques PowerPoint

Lorsque nous avons lancé PrésentationPoint et créé DataPoint, officiellement publié en 2003, PowerPoint 1997, 2000 et 2003 utilisait le moteur Microsoft Graph pour afficher des graphiques sur vos diapositives. Avec la version PowerPoint ou Office 2007, un nouveau moteur graphique a été introduit dans PowerPoint. Il ressemblait exactement au meilleur moteur de création de graphiques Microsoft Excel.

Pourquoi ne pas utiliser des graphiques liés ?

Avant de commencer, nous souhaitons expliquer qu'il n'est pas nécessaire d'utiliser l'approche expliquée ci-dessous pour simplement lier un graphique Excel à une présentation PowerPoint. Le but de cet exercice est d'éviter les liens et de le rendre complètement flexible selon vos préférences lorsque vous souhaitez mettre à jour vos graphiques et même mettre à jour les fichiers Excel avant de le faire.

Création de graphiques dynamiques dans PowerPoint

Vous trouverez ci-dessous un didacticiel étape par étape sur la configuration des graphiques croisés dynamiques dans PowerPoint et la macro :

Étape 1 : Créer le PowerPoint et les formes

Tout d’abord, nous devons créer une forme PowerPoint qui sera utilisée comme espace réservé pour marquer l’emplacement et la taille de notre graphique. Cliquez sur l'image ci-dessous pour référence.

Étape 2 : Créer un graphique Excel

Ensuite, nous devons créer et nommer un graphique Excel. Celui-ci sera copié et collé sous forme d'image dans notre PowerPoint pour éviter les liens et garantir que le formatage est identique à la façon dont il est affiché dans votre fichier Excel.

Étape 3 : Créer la macro VBA du graphique dynamique dans PowerPoint

Si vous ne savez pas comment accéder à l'onglet promoteur, vous pouvez procéder de la même manière que dans Excel. Ensuite, créez un nouveau module VBA et copiez le code VBA suivant :

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47

#Si VBA7 alors Déclaration publique PtrSafe Sub Sleep Lib «kernel32» (ByVal millisecondes As LongPtr) 'MS Office 64 Bit #Autre Public Declare Sub Sleep Lib «kernel32» (ByVal millisecondes aussi longtemps) 'MS Office 32 bits #Fin si   Fonction CopyChartFromExcelToPPT (excelFilePath As String, sheetName As String, chartName As String, dstSlide As Long, Facultatif shapeLeft As Long, Facultatif shapeTop As Long, Facultatif shapeWidth As Long, Facultatif shapeHeight As Long) As Shape En cas d'erreur, GoTo ErrorHandl 'Gérer les erreurs   'Définir les variables et ouvrir Excel Dim eApp en tant qu'Excel.Application, wb en tant qu'Excel.Workbook, ppt en tant que PowerPoint.Presentation, ws en tant qu'Excel.Worksheet Définir eApp = Nouvelle Excel.Application eApp.Visible = Faux Définir wb = eApp.Workbooks.Open (excelFilePath) Définir ppt = ActivePresentation 'Copier le graphique dans Excel wb.Sheets(sheetName).ChartObjects(chartName).Copie   "Coller dans la première diapositive d'une présentation PowerPoint active" ppt.Slides(dstSlide).Shapes.PasteSpecial ppPasteBitmap Définir CopyChartFromExcelToPPT = ppt.Slides(dstSlide).Shapes(ppt.Slides(dstSlide).Shapes.Count) 'Fermer et nettoyer Excel wb.Close SaveChanges:=False eApp.Quitter Définir wb = Rien : Définir eApp = Rien   'Déplacer la nouvelle forme si gauche/haut est fourni Si ce n'est pas le cas (IsMissing(shapeTop)) Alors Avec CopyChartFromExcelToPPT .Gauche = formeGauche .Top = formeTop Terminer par Si fin Si ce n'est pas le cas (IsMissing(shapeWidth)) Alors Avec CopyChartFromExcelToPPT .LockAspectRatio = Faux .Largeur = formeLargeur .Hauteur = formeHauteur Terminer par Si fin Fonction de sortie Gestion des erreurs : 'Assurez-vous de fermer le classeur et Excel et de renvoyer False On Error Resume Next Si ce n'est pas le cas (l'eApp n'est rien), alors wb.Close SaveChanges:=False eApp.Quitter Si fin Définir CopyChartFromExcelToPPT = Rien Fonction de fin

Permettez-moi de décomposer cela. Auparavant, nous avons d'abord défini la fonction VBA Veille, puisque nous l'utiliserons comme mécanisme de délai entre les mises à jour. Ensuite, nous définissons la fonction CopierChartFromExcelToPPT qui fait essentiellement ce qui suit :

1. Ouvre un fichier Excel défini avec excelFilePath.
2. Copie le graphique chartName à partir de la feuille sheetName.
3. Le colle dans ActivePresentation sur la diapositive dstSlide et l'emplacement shapeTop et shapeLeft, avec la taille de shapeWidth et shapeHeight

Comme vous pouvez le constater, il s'agit d'une fonction générique que vous pouvez réutiliser à vos propres fins, quel que soit l'exemple d'utilisation que vous allez utiliser.

Étape 4 : Mettre à jour automatiquement le graphique

Créons maintenant un scénario simple utilisant la fonction générique pour copier un graphique d'Excel vers PowerPoint :

• Étape 1: fonctionne en mode Présentation.
• Étape 2: chaque seconde met à jour le graphique Excel et met à jour l'horodatage.
• Étape 3: quitter le mode présentation.

Ci-dessous, le code VBA fait exactement cela :

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

Sous TestAutoUpdate() Dim shp comme forme, shp1 comme forme, shpTxt comme forme Dim chartPlaceholder As Shape, timeShape As Shape, slideNumber As Long 'Obtenir des formes d'espace réservé, masquer ChartPlaceholder numéro de diapositive = 1 Définir chartPlaceholder = ActivePresentation.Slides(slideNumber).Shapes("ChartPlaceholder") : chartPlaceholder.Visible = msoFalse Définir timeShape = ActivePresentation.Slides(slideNumber).Shapes("TimeStamp")   'Commencez la présentation ! ActivePresentation.SlideShowSettings.Run   'Mettre à jour le graphique et définir l'horodatage Définir shp = CopyChartFromExcelToPPT (ActivePresentation.Path & «\Test.xlsx», «Sheet1», «Chart 1», slideNumber, chartPlaceholder.Left, chartPlaceholder.Top, chartPlaceholder.Width, chartPlaceholder.Height) timeShape.TextFrame.TextRange.Text = Format(Maintenant(), «AAAA-MM-JJ HH:MM») DoEvents Sleep 1000 For i = 0 Pour 3 'Mettre à jour le graphique, supprimer l'ancienne forme et définir l'horodatage Définir shp1 = CopyChartFromExcelToPPT (ActivePresentation.Path & «\Test.xlsx», «Sheet1», «Chart 1», slideNumber, chartPlaceholder.Left, chartPlaceholder.Top, chartPlaceholder.Width, chartPlaceholder.Height) shp.Delete : définissez shp = shp1 timeShape.TextFrame.TextRange.Text = Format(Maintenant(), «AAAA-MM-JJ HH:MM») 'Dors 1 seconde DoEvents Sleep 1000 Suivant i 'Fin de la présentation ! ActivePresentation.SlideShowWindow.View.Exit 'Supprimez le graphique et rendez à nouveau ChartPlaceholder visible. shp.Supprimer chartPlaceholder.Visible = msoTrue End Sub

Cas d'utilisation des graphiques dynamiques dans PowerPoint

Pour nous, une manière de animer des graphiques Excel dans PowerPoint introduit une nouvelle palette d'options pour repousser encore les limites de ce que nous pouvons faire avec PowerPoint. Vous trouverez ci-dessous une courte liste d’idées qui peuvent vous aider à imaginer à quel point cela peut être utile :

1. Créez une présentation Office dynamique avec des graphiques à mise à jour automatique à partir de plusieurs fichiers Excel.
2. Créez un bouton pour mettre à jour manuellement un ou tous les graphiques de votre présentation PowerPoint.
3. Créez un moyen simple de lier vos graphiques dans PowerPoint à des fichiers Excel susceptibles d'être déplacés (par exemple, créez un lien vers des fichiers Excel dans le même répertoire).

Choisissez entre des tableaux et des graphiques dynamiques dans PowerPoint

Vous pouvez toujours utiliser le nouvel objet graphique pour afficher des graphiques en temps réel sur vos diapositives. Mais vous verrez une fiche technique clignoter à chaque fois Point de données ouvrez le contenu des données du graphique. Pour les présentations en ligne, ou en d'autres termes, lorsque vous exécutez un diaporama PowerPoint sur un écran d'ordinateur ou de télévision dédié à votre public et que vous souhaitez éviter de voir cette feuille de calcul, vous devez alors utiliser les graphiques « plus anciens ».

Peut-être voulez-vous savoir : Comment utiliser VBA dans PowerPoint : guide du débutant

Comment insérer un graphique sur votre diapositive

Avec la dernière version de DataPoint, cliquez simplement pour ouvrir le menu Insérer de votre PowerPoint. A la fin des boutons d'origine, vous trouverez un nouveau groupe de Points de données avec un bouton Graphique. Lorsque vous êtes sur une diapositive, cliquez simplement sur le bouton Graphique et il insérera un nouvel objet graphique par défaut pour vous. Cela se comporte comme la nouvelle option Insertion > Graphique.

Lorsque vous avez configuré une connexion de données à une source de données de votre choix et sélectionné cet objet graphique, cliquez sur Point de données puis sur le bouton Graphique pour affecter les données de connexion de données à ce tableau/graphique.

Cet objet graphique peut être parfaitement utilisé dans votre diaporama pour afficher des informations en temps réel sous forme de graphique barre ou circulaire. Mais, le plus gros avantage, vous ne verrez pas de fiche technique avec vos informations clignoter sur votre écran.

Lorsque vous modifiez le graphique

Chaque fois que vous cliquez pour modifier un objet graphique, PowerPoint vous indique ce qui suit : "Pour modifier votre graphique à l'aide des dernières fonctionnalités de PowerPoint, vous devrez le convertir au format le plus récent.'. Choisir Modifier existant ici pour continuer à utiliser l'objet Microsoft Graph.

PowerPoint vous le demandera à chaque fois. Si vous trouvez cela ennuyeux et souhaitez continuer à utiliser des graphiques, désactivez peut-être cette question. Pour ce faire, allez dans le registre et ajoutez une nouvelle clé (DWORD) appelée MSGraphEnable à ce chemin ci-dessous et définissez la valeur sur 1.

\HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Common\Charting

La valeur 16,0 représente ici la version de PowerPoint 2016. Utilisez 15,0 pour PowerPoint 2013 et 14,0 pour PowerPoint 2010.

Comment créer une présentation dynamique

Si vous avez une présentation comportant quelques graphiques et rapports, vous ne savez jamais à quelle fréquence vous devrez la mettre à jour. Par exemple, créez un rapport de performances trimestriel et recevez de nouvelles données toutes les heures. Dans ce cas, au lieu de tableaux et graphiques PowerPoint, il est préférable intégrer un objet Excel. Les informations sont automatiquement mises à jour après les mises à jour dans le tableau Excel.

Pour créer une diapositive dans votre présentation PowerPoint avec des données mises à jour automatiquement, procédez comme suit :

Étape 1: Sélectionnez un graphique ou un tableau dans Excel que vous souhaitez ajouter à la présentation et effectuez l'une des opérations suivantes :

1. Haz clic en Ctrl + C.
2. Cliquez sur l'onglet Accueil, dans le groupe Presse-papiers, cliquez sur le bouton Copier.

3. Faites un clic droit sur l'objet sélectionné puis choisissez Copier dans le menu contextuel.

Étape 2: Ouvrez la diapositive de présentation, où vous souhaitez insérer l'objet Excel puis dans l'onglet Accueil, dans le groupe Presse-papiers, choisissez dans la liste déroulante l'option Attraper.

• 1. Si vous essayez de coller un graphique.

Dans la liste Options de collage, choisissez :

• Utilisez le thème cible et liez les données.
• Conserver le format source et lier les données.

Utiliser le thème cible adoptera les couleurs, les polices et les effets du thème de la présentation cible dans laquelle vous collez. Les couleurs sources seront modifiées, sources et effets. Conserver le formatage source conservera les couleurs du thème, les polices et les effets de la présentation à partir de laquelle vous copiez. Toutes les couleurs, polices et effets seront les mêmes que dans le classeur source.

Données de lien C'est ce que vous utiliserez si vous souhaitez que les informations du graphique ou de la feuille de calcul soient mises à jour automatiquement lorsque les données sources sont mises à jour. Un lien est créé vers l'original et les modifications apportées à la source entraîneront des modifications dans le document de destination.

¡Attention! Étant donné que cette méthode crée un lien vers une feuille de calcul Excel spécifique, si vous déplacez ou supprimez le fichier source, vous ne pourrez pas mettre à jour le graphique.

 2.2.  Si vous souhaitez insérer un tableau, cliquez sur Collage spécial :

Note: Toute autre option de collage ne crée pas de lien vers le fichier source. Par conséquent, toute modification apportée au tableau Excel ne met pas à jour le tableau dans PowerPoint.

Dans la boîte de dialogue Colle spéciale, cochez la case Coller le lien et cliquez Accepter:

Désormais, si vous modifiez quelque chose dans le graphique ou le tableau, vous verrez les modifications dans la présentation PowerPoint :

Autres options pour coller un graphique Excel :

• Utilisez le thème cible et intégrez le classeur.
• Conservez le format source et intégrez le classeur.

Intégrer le classeur créera une copie des données et l'intégrera dans le document de destination. Les modifications futures apportées à la police ne seront pas reflétées. Vous pouvez modifier manuellement le graphique en double-cliquant dessus et en apportant des modifications dans la mini feuille de calcul qui s'ouvre dans le document cible.

Les modifications que vous apportez au document de destination n’affecteront pas non plus les données source. L'intégration du graphique et de vos données sources est utile pour partager des documents entre l'ordinateur du spectateur et le vôtre.

Cependant, vous pouvez créer des fichiers très volumineux. L'objet fichier source sera affiché sous forme d'image. Toute modification de la police ne modifie pas cette image. Vous pouvez ensuite modifier l'image comme n'importe quelle autre, mais vous ne pourrez pas modifier ou ouvrir les données source ni modifier le graphique.

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Pensamientos finales

Prêt, vous savez maintenant comment travailler avec des graphiques dynamiques dans PowerPoint. Nous sommes sûrs que la nouvelle forme de graphiques introduite dans PowerPoint et que Microsoft a développée pour les nouvelles versions de PowerPoint est bien meilleure pour nous tous, par rapport à l'ancien objet Microsoft Graph. Mais comme nous l’avons appris, mettre à jour la fiche technique sans la flasher est techniquement impossible à l’heure actuelle et provoque des corruptions. Nous espérons que ce tutoriel vous a été utile et que vous nous rendrez visite à nouveau.