Gérer les dossiers dans Outlook : étapes pour organiser votre courrier électronique

Une gestion appropriée des dossiers de courrier électronique dans Outlook est une véritable bouée de sauvetage pour ceux qui traitent des centaines de messages chaque jour. Non seulement cela vous aide à garder votre boîte de réception claire, mais cela facilite également la recherche des messages importants, améliore la productivité et évite le redoutable encombrement numérique. Passer quelques minutes à organiser vos dossiers peut radicalement changer votre expérience Outlook, vous permettant de travailler plus confortablement et plus efficacement. Dans votre quotidien.

Dans cet article, nous allons passer en revue, avec la plus grande clarté et le plus grand détail, Toutes les possibilités qu'offre Outlook - que ce soit dans sa version bureau, Web ou mobile - pour créer, organiser, modifier et automatiser la gestion des dossiers. Nous discuterons de la façon de créer des dossiers et des sous-dossiers, de déplacer, de renommer ou de supprimer des dossiers, de l'utilisation de règles pour automatiser l'organisation et de quelques conseils pratiques pour garder votre courrier électronique sous contrôle. Tout est expliqué dans un langage simple et accessible, afin que vous puissiez le mettre en pratique dès que vous aurez fini de lire.

Pourquoi organiser vos e-mails dans des dossiers ?

Gérer les e-mails sans structure peut vous amener à manquer des messages pertinents ou à passer beaucoup de temps à rechercher des informations.. Outlook vous fournit un système de dossiers et de sous-dossiers qui vous permet de classer les messages par projet, client, priorité ou tout autre critère de votre choix. Une bonne organisation des dossiers permet de gagner du temps et d'éviter des maux de tête, surtout si vous recevez quotidiennement de gros volumes de courrier.

Dossiers par défaut d'Outlook

Lorsque vous commencez à utiliser Outlook, vous rencontrerez plusieurs dossiers par défaut qui remplissent des fonctions spécifiques. Ils ne peuvent pas tous être supprimés ou modifiés, mais il est utile de savoir à quoi sert chacun d’eux :

• Boîte de réception: Tous les nouveaux messages arrivent ici, sauf si vous définissez des règles pour les déplacer automatiquement.
• E-mails indésirables: Filtrez les messages suspects de spam afin qu'ils ne remplissent pas votre boîte de réception.
• Gommes : Ce dossier stocke les messages que vous préparez mais que vous n'avez pas encore envoyés.
• Articles envoyés : Conservez une copie des e-mails que vous avez envoyés depuis votre compte.
• Éléments supprimés : Il collecte tous les messages et dossiers que vous avez supprimés, fonctionnant comme une corbeille.
• Déposer: Idéal pour stocker les messages dont vous n'avez plus besoin, mais que vous souhaitez conserver pour référence ultérieure.

Ces dossiers constituent la base de votre organisation, mais le véritable contrôle vient lorsque vous commencez à personnaliser le système avec vos propres dossiers et sous-dossiers..

Comment créer des dossiers et des sous-dossiers dans Outlook

Que vous utilisiez l'application de bureau, la version Web ou que vous y accédiez depuis un appareil mobile, Créer des dossiers et des sous-dossiers dans Outlook est facile. Voyons comment procéder sur chaque plateforme :

Dans les nouveaux Outlook pour Windows et Outlook Web

1. Accédez au panneau des dossiers sur le côté gauche.
2. Faites un clic droit sur votre adresse e-mail (ou à propos des « Dossiers »). Un menu contextuel apparaîtra.
3. Sélectionnez « Créer un nouveau dossier » pour ajouter un dossier au niveau principal.
4. Entrez le nom que vous souhaitez et appuyez sur Entrée. Le nouveau dossier apparaîtra dans la liste.

Pour créer un sous-dossier, répétez le processus mais faites un clic droit sur le dossier sous lequel vous souhaitez placer ce sous-dossier et choisissez l'option « Créer un nouveau sous-dossier ».

Dans Outlook.com

1. Dans la barre latérale du dossier, faites un clic droit sur « Dossiers ».
2. Choisissez « Créer un nouveau dossier » et entrez le nom.
3. Pour les sous-dossiers, faites un clic droit sur le dossier de base et sélectionnez « Créer un nouveau sous-dossier ». Nommez-le et appuyez sur Entrée.

Dans les versions classiques d'Outlook (2016, 2019, 2021, Microsoft 365)

1. Cliquez avec le bouton droit sur le nom de votre boîte aux lettres dans le panneau des dossiers.
2. Sélectionnez « Nouveau dossier » dans le menu déroulant.
3. Saisissez le nom du dossier et confirmez en appuyant sur Entrée.

Cette logique s’applique à la fois aux dossiers parents et aux sous-dossiers. La clé est de choisir où vous souhaitez le placer avant de commencer le processus. —Vous pouvez créer autant de niveaux que nécessaire pour adapter votre organisation.

Personnaliser et gérer les dossiers

Une fois vos dossiers créés, Outlook vous offre de nombreuses options pour les gérer en fonction de l'évolution de vos besoins. Voyons les opérations les plus courantes et comment les réaliser :

Renommer un dossier

1. Accédez au dossier que vous souhaitez renommer dans le panneau latéral.
2. Faites un clic droit dessus et choisissez « Renommer ».
3. Entrez le nouveau nom et confirmez avec Entrée.

Veuillez noter que les dossiers par défaut (tels que la boîte de réception, les éléments envoyés, le spam) ne peuvent pas être renommés. ni être éliminé.

Déplacer les dossiers et réorganiser le panneau

Outlook vous permet de déplacer les dossiers que vous créez. Vous pouvez réorganiser le panneau des dossiers en faisant glisser et en déposant chaque dossier à la position que vous préférez. Que faut-il garder à l'esprit ?

• Les dossiers standard (tels que les éléments envoyés ou supprimés) ont des positions fixes et ne peuvent pas être réorganisés ou déplacés.
• Les dossiers que vous créez peuvent être déplacés librement, même en créant des structures hiérarchiques (sous-dossiers dans des dossiers parents).
• Dans la vue « Favoris », vous pouvez ajouter vos dossiers les plus utilisés en cliquant simplement avec le bouton droit sur le dossier et en sélectionnant « Ajouter aux favoris ». Cela les place en haut pour un accès rapide.

Trier les dossiers par ordre alphabétique

Si vous avez réorganisé le volet des dossiers mais que vous souhaitez les ramener à l'ordre alphabétique, Outlook vous permet de le faire automatiquement :

• Dans le menu supérieur, allez dans l’onglet « Affichage ».
• Sélectionnez « Trier les dossiers », puis « Trier les dossiers de A à Z ».

Cela peut vous aider lorsque le panneau de dossiers s'agrandit et que vous souhaitez tout retrouver facilement..

Supprimer des dossiers et des sous-dossiers

1. Faites un clic droit sur le dossier (ou sous-dossier) que vous souhaitez supprimer.
2. Sélectionnez « Supprimer le dossier ».
3. Confirmez la suppression. Le contenu du dossier sera également déplacé vers les éléments supprimés.

Nous insistons : les dossiers par défaut ne peuvent pas être supprimés.. Si vous avez besoin de libérer de l’espace, supprimez le contenu de ces dossiers, mais pas le dossier lui-même.

Que dois-je faire si je ne vois pas de dossier ?

Parfois, le volet des dossiers Outlook peut ne pas afficher tous vos dossiers, soit en raison d’un problème d’affichage, soit en raison d’un paramètre activé accidentellement. Quelques moyens simples pour résoudre ce problème :

• Déconnectez-vous d’Outlook.com ou d’Outlook Web, videz le cache de votre navigateur et reconnectez-vous.
• Fermez tous les onglets et fenêtres du navigateur pour vous assurer qu’il n’y a pas de conflits de session ouverte.
• Assurez-vous que le panneau des dossiers est développé. Allez dans « Affichage » > « Volet des dossiers » > « Normal » et vérifiez qu’il n’est pas réduit.
• Dans la fenêtre Outlook elle-même, appuyez sur la flèche latérale pour développer le panneau des dossiers s'il est masqué.

Comment déplacer des e-mails entre des dossiers

Lorsqu'il s'agit de garder vos dossiers organisés, les créer est tout aussi important que de déplacer correctement les messages. Il existe plusieurs façons de déplacer des e-mails entre des dossiers dans Outlook :

• Glisser déposer: Sélectionnez le message, faites-le glisser vers le dossier souhaité et déposez-le là.
• Menu contextuel : Sélectionnez un ou plusieurs e-mails, faites un clic droit et utilisez l'option « Déplacer vers le dossier », choisissez le dossier de destination.
• Commandes de la barre supérieure : Une fois le message sélectionné, cliquez sur « Déplacer vers » et choisissez le dossier ou recherchez la destination à l’aide du moteur de recherche intégré.

Le processus est exactement le même pour les messages individuels ou les groupes de messages.. Utilisez la méthode qui vous convient le mieux en fonction de l’appareil ou de la version d’Outlook que vous utilisez.

Ajouter et gérer des dossiers dans les Favoris

Si vous avez des dossiers que vous consultez constamment ou qui sont essentiels dans votre vie quotidienne, Les ajouter aux favoris vous fait gagner beaucoup de temps. Cette section apparaît en haut du panneau des dossiers :

• Faites un clic droit sur le dossier et choisissez « Ajouter aux favoris ».
• Pour le supprimer des favoris, faites un clic droit et sélectionnez « Supprimer des favoris ».
• Dans les Favoris, vous pouvez réorganiser les dossiers comme vous le souhaitez, afin que les plus importants soient toujours à portée de main.

Supprimer les messages et vider la corbeille

Lorsque vous supprimez un message ou un dossier, il est automatiquement déplacé vers « Éléments supprimés ». Vous pouvez soit les supprimer manuellement, soit configurer Outlook pour vider la corbeille lorsque vous vous déconnectez.:

1. Accédez aux options de configuration (« Paramètres » > « Gestion des messages » > « Mail »).
2. Cochez la case « Vider le dossier Éléments supprimés lorsque je me déconnecte ».
3. N’oubliez pas de cliquer sur « Enregistrer » pour appliquer la modification.

Avez-vous besoin de restaurer des messages ? Outlook propose des options pour récupérer les éléments supprimés de votre corbeille, sauf si vous les avez supprimés définitivement.

Automatisez votre organisation avec des règles et des commandes

L’un des points forts d’Outlook par rapport aux autres gestionnaires de messagerie est la possibilité d'automatiser la classification des messages selon des critères que vous définissez. Cela se fait grâce à des règles et des commandes rapides :

Créer des règles pour déplacer automatiquement les messages

1. Dans votre boîte de réception, sélectionnez un message de l'expéditeur ou avec les caractéristiques que vous souhaitez automatiser.
2. Cliquez sur le menu des options (généralement « … » ou dans la barre de commandes supérieure) et sélectionnez « Créer une règle ».
3. Une boîte de dialogue apparaîtra dans laquelle vous pourrez définir les conditions : expéditeur, objet, destinataire, etc.
4. Choisissez le dossier vers lequel vous souhaitez que ces messages soient automatiquement déplacés.
5. Vous pouvez configurer des actions plus avancées en sélectionnant « Plus d’options ».
6. Enregistrez la règle et Outlook effectuera le tri pour vous à partir de ce moment-là.

Commandes rapides pour nettoyer et déplacer les messages

• Nettoyer: Vous permet de supprimer rapidement tous les e-mails d'un expéditeur, de conserver uniquement les messages les plus récents ou de supprimer automatiquement les plus anciens.
• Passer à: Il vous aide à transférer les messages sélectionnés vers le dossier de votre choix sans avoir à les faire glisser un par un.

Ces commandes apparaissent dans la barre supérieure d'Outlook.com lorsque vous sélectionnez un message. Avec eux, vous pouvez gagner beaucoup de temps en nettoyant et en organisant votre boîte de réception.

Conseils pour une organisation efficace des dossiers

Les fonctionnalités d’Outlook sont étendues, mais la clé est de trouver un système qui vous aide vraiment dans votre vie quotidienne. Voici quelques conseils pratiques :

• Placez les dossiers clés en haut pour un accès plus rapide, ajoutez-les aux favoris.
• Regrouper les dossiers par sujet ou par type de contenu: projets, clients, questions personnelles, etc. Cela facilite les recherches rapides.
• Révisez et mettez à jour la structure des dossiers de temps en temps. Le travail et la vie changent, et votre courrier électronique doit refléter cette évolution.
• N'abusez pas des sous-dossiers:Trop de niveaux peuvent finir par compliquer la gestion plutôt que de la simplifier.

Rappeler Le but est d'avoir une vision claire et de récupérer des informations sans perdre de temps. N'hésitez pas à expérimenter jusqu'à trouver le système qui vous convient le mieux.

Solutions rapides aux problèmes courants

Si jamais vous vous retrouvez avec ça Des dossiers sont manquants, vous ne pouvez pas modifier l'ordre ou vous ne trouvez pas de messages, voici quelques recommandations :

• Vérifiez que le panneau des dossiers n’est pas réduit ou réduit.
• Déconnectez-vous, videz le cache de votre navigateur et reconnectez-vous.
• Pour Outlook classique, vérifiez les paramètres sous l’onglet « Affichage ».
• Si un dossier a disparu, vérifiez qu'il n'a pas été déplacé accidentellement dans un autre dossier.

Comment déplacer des e-mails entre des dossiers

Lorsqu'il s'agit de garder vos dossiers organisés, les créer est tout aussi important que de déplacer correctement les messages. Il existe plusieurs façons de déplacer des e-mails entre des dossiers dans Outlook :

• Glisser déposer: Sélectionnez le message, faites-le glisser vers le dossier souhaité et déposez-le là.
• Menu contextuel : Sélectionnez un ou plusieurs e-mails, faites un clic droit et utilisez l'option « Déplacer vers le dossier », choisissez le dossier de destination.
• Commandes de la barre supérieure : Une fois le message sélectionné, cliquez sur « Déplacer vers » et choisissez le dossier ou recherchez la destination à l’aide du moteur de recherche intégré.

Le processus est exactement le même pour les messages individuels ou les groupes de messages.. Utilisez la méthode qui vous convient le mieux en fonction de l’appareil ou de la version d’Outlook que vous utilisez.

Ajouter et gérer des dossiers dans les Favoris

Si vous avez des dossiers que vous consultez constamment ou qui sont essentiels dans votre vie quotidienne, Les ajouter aux favoris vous fait gagner beaucoup de temps. Cette section apparaît en haut du panneau des dossiers :

• Faites un clic droit sur le dossier et choisissez « Ajouter aux favoris ».
• Pour le supprimer des favoris, faites un clic droit et sélectionnez « Supprimer des favoris ».
• Dans les Favoris, vous pouvez réorganiser les dossiers comme vous le souhaitez, afin que les plus importants soient toujours à portée de main.

Supprimer les messages et vider la corbeille

Lorsque vous supprimez un message ou un dossier, il est automatiquement déplacé vers « Éléments supprimés ». Vous pouvez soit les supprimer manuellement, soit configurer Outlook pour vider la corbeille lorsque vous vous déconnectez.:

1. Accédez aux options de configuration (« Paramètres » > « Gestion des messages » > « Mail »).
2. Cochez la case « Vider le dossier Éléments supprimés lorsque je me déconnecte ».
3. N’oubliez pas de cliquer sur « Enregistrer » pour appliquer la modification.

Avez-vous besoin de restaurer des messages ? Outlook propose des options pour récupérer les éléments supprimés de votre corbeille, sauf si vous les avez supprimés définitivement.

Automatisez votre organisation avec des règles et des commandes

L’un des points forts d’Outlook par rapport aux autres gestionnaires de messagerie est la possibilité d'automatiser la classification des messages selon des critères que vous définissez. Cela se fait grâce à des règles et des commandes rapides :

Créer des règles pour déplacer automatiquement les messages

1. Dans votre boîte de réception, sélectionnez un message de l'expéditeur ou avec les caractéristiques que vous souhaitez automatiser.
2. Cliquez sur le menu des options (généralement « … » ou dans la barre de commandes supérieure) et sélectionnez « Créer une règle ».
3. Une boîte de dialogue apparaîtra dans laquelle vous pourrez définir les conditions : expéditeur, objet, destinataire, etc.
4. Choisissez le dossier vers lequel vous souhaitez que ces messages soient automatiquement déplacés.
5. Vous pouvez configurer des actions plus avancées en sélectionnant « Plus d’options ».
6. Enregistrez la règle et Outlook effectuera le tri pour vous à partir de ce moment-là.

Commandes rapides pour nettoyer et déplacer les messages

• Nettoyer: Vous permet de supprimer rapidement tous les e-mails d'un expéditeur, de conserver uniquement les messages les plus récents ou de supprimer automatiquement les plus anciens.
• Passer à: Il vous aide à transférer les messages sélectionnés vers le dossier de votre choix sans avoir à les faire glisser un par un.

Ces commandes apparaissent dans la barre supérieure d'Outlook.com lorsque vous sélectionnez un message. Avec eux, vous pouvez gagner beaucoup de temps en nettoyant et en organisant votre boîte de réception.

Conseils pour une organisation efficace des dossiers

Les fonctionnalités d’Outlook sont étendues, mais la clé est de trouver un système qui vous aide vraiment dans votre vie quotidienne. Voici quelques conseils pratiques :

• Placez les dossiers clés en haut pour un accès plus rapide, ajoutez-les aux favoris.
• Regrouper les dossiers par sujet ou par type de contenu: projets, clients, questions personnelles, etc. Cela facilite les recherches rapides.
• Révisez et mettez à jour la structure des dossiers de temps en temps. Le travail et la vie changent, et votre courrier électronique doit refléter cette évolution.
• N'abusez pas des sous-dossiers:Trop de niveaux peuvent finir par compliquer la gestion plutôt que de la simplifier.

Rappeler Le but est d'avoir une vision claire et de récupérer des informations sans perdre de temps. N'hésitez pas à expérimenter jusqu'à trouver le système qui vous convient le mieux.