Le guide ultime des formats de fichiers Excel : extensions et utilisations

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Excel prend en charge une grande variété de formats en fonction de l'objectif : édition, macros, portabilité, Web, compatibilité.
Il est important de connaître les différences entre .xlsx, .xlsm, .xlsb, .csv, .ods, .pdf et le reste pour éviter la perte de données ou les incompatibilités.
Le format idéal dépend de vos besoins en macros, en vitesse, en interopérabilité ou simplement en portabilité des données.

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Travailler avec Excel implique souvent de gérer une grande variété de formats de fichiers, ce qui peut soulever des questions ou même des problèmes de compatibilité si vous ne les connaissez pas. Une gestion correcte des extensions et des formats de fichiers dans Excel est essentielle pour tirer le meilleur parti du programme et éviter les problèmes, les pertes de données ou les incompatibilités inutiles. Que vous travailliez avec différentes versions, que vous ayez besoin d'échanger des données avec d'autres programmes ou que vous souhaitiez simplement optimiser les performances de vos feuilles de calcul, savoir ce que signifie chaque extension et quand l'utiliser peut vous faire gagner beaucoup de temps et de maux de tête.

Dans cet article, nous allons faire un Un aperçu complet et pratique de tous les formats pris en charge par Excel et quel rôle chacun joue : des classiques .xlsx et .xls aux moins connus comme .xltm, .xlsb, .ods ou .mhtml. De plus, vous comprendrez leurs objectifs, leurs avantages, leurs limites et les cas dans lesquels choisir l’un ou l’autre est plus pratique. Préparez-vous à résoudre vos doutes et à devenir un véritable expert des fichiers Excel.

Pourquoi y a-t-il autant de formats de fichiers dans Excel ?

La diversité des formats de fichiers dans Excel n’est pas une coïncidence, mais le résultat d’années d’évolution du programme et de l’adoption de différents besoins des utilisateurs. Depuis ses premières versions, Excel ajoute de nouvelles extensions en fonction des capacités techniques de chaque époque et de la demande d’interopérabilité avec d’autres systèmes et applications. Ainsi, nous nous trouvons aujourd’hui avec une véritable constellation de formats qui vont du travail classique sur tableur jusqu’au automatisation avancée avec macros, intégration avec bases de données, publication Web et partage d'informations au format portable.

Un autre facteur clé est la compatibilité descendante, car de nombreuses entreprises et utilisateurs conservent des documents datant de plusieurs décennies. Excel prend toujours en charge les anciens formats comme .xls ou .xlt, mais depuis 2007, il intègre également des formats basés sur XML (Open XML), tels que .xlsx ou .xlsm, qui offrent une plus grande sécurité, une meilleure compression et une plus grande polyvalence pour les intégrations externes.

Principaux formats de fichiers Excel

Ce sont les formats les plus couramment utilisés dans la vie quotidienne de tout utilisateur d’Excel. Ils ont tous leurs propres caractéristiques et limites qu’il est utile de connaître.

.xlsx (classeur Excel):Il s'agit du format par défaut à partir d'Excel 2007. Basé sur la norme Open XML, améliore la sécurité et les performances par rapport à .xls. Il ne permet pas de stocker des macros ou du code VBA. Il est idéal pour les feuilles de calcul conventionnelles sans automatisations.
.xlsm (classeur prenant en charge les macros):Pratiquement le même que le précédent, mais ajoute la possibilité de sauvegarder macros et code VBA pour automatiser les tâches. Si votre fichier contient des macros, vous devez l'enregistrer avec cette extension.
.xls (Classeur Excel 97-2003):C'est le format classique (binaire) avant l'ère XML. Il est utilisé pour la compatibilité avec les anciennes versions, bien qu'il manque de nombreuses fonctionnalités Excel modernes. Toujours utile si vous devez partager des fichiers avec des utilisateurs qui n'ont pas mis à jour leur suite Office.
.xlsb (classeur binaire Excel):Ici, Excel enregistre le fichier dans un format binaire au lieu de XML. C'est beaucoup plus rapide pour ouvrir et enregistrer des fichiers très volumineux et prend également en charge les macros. Idéal pour les feuilles de calcul contenant de grandes quantités de données ou pour ceux qui recherchent des performances maximales.
.xltx (modèle Excel): Permet de créer des modèles réutilisables sans macros. Chaque fois que vous souhaitez créer de nouveaux livres basés sur un modèle commun, utilisez ce format.
.xltm (modèle prenant en charge les macros):Identique à ci-dessus, mais avec prise en charge des macros. Si votre modèle inclut des automatisations, c'est le format approprié.
.xlt (modèle classique Excel 97-2003): Format binaire hérité, pour les modèles des anciennes versions. À utiliser uniquement si vous avez besoin d'une compatibilité descendante complète.

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Formats de texte : échange de données et compatibilité universelle

Excel vous permet également d’enregistrer et d’ouvrir des fichiers dans des formats de texte universels. Ces formats sont essentiels pour importer ou exporter des données vers d'autres programmes, bases de données et systèmes.

.csv (valeurs séparées par des virgules): Le fichier texte avec des valeurs séparées par des virgules est le format étoile pour l'importation et l'exportation de données. Permet de déplacer facilement des données entre Excel et tout autre logiciel (bases de données, applications Web, systèmes de gestion, etc.). Il existe des variantes selon le système d'exploitation (Windows, Macintosh, MS-DOS), mais ils partagent tous la simplicité et la portabilité du format.
.txt (texte délimité par des tabulations): Similaire au CSV, mais les champs sont séparés par des tabulations au lieu de virgules. Indiqué lorsque les données contiennent des virgules et que le but est d'éviter toute confusion.. Il existe des variantes pour Windows, Macintosh et MS-DOS, ainsi que la possibilité d'enregistrer sous forme de texte Unicode pour prendre en charge les caractères spéciaux de n'importe quelle langue.
.prn (texte formaté délimité par des espaces):Hérité des anciens programmes Lotus, ce format organise les données en utilisant des espaces vides comme séparateurs. Très utile dans certains environnements plus anciens.
.dif (format d'échange de données):Ancien et toujours supporté, il permet l'échange de données avec certains systèmes et programmes spécialisés.
.slk (SYLK : format de lien symbolique):Un autre format classique pour échanger avec des systèmes hérités et des feuilles de calcul non Microsoft.

Formats pour l'interopérabilité et l'ouverture des données

.xml (langage de balisage extensible):Excel vous permet de travailler avec des fichiers XML à la fois pour les données (structure d'information) et pour des feuilles de calcul complètes (XML Spreadsheet 2003). Cet article sur les formats de compression peut être intéressant pour comprendre comment optimiser la taille de vos fichiers XML dans Excel lorsque la compatibilité et l'ouverture rapide sont une priorité.
.ods (OpenDocument Tableur):Il s'agit du format standard ouvert utilisé par des suites telles que LibreOffice ou OpenOffice. Depuis plusieurs versions, Excel prend en charge l'ouverture et l'enregistrement des fichiers .ods., facilitant ainsi la collaboration dans des environnements mixtes.

Formats d'exportation et de publication Web

.htm et .html (page Web):Lorsque vous enregistrez un fichier Excel en tant que page Web, vous obtenez un dossier contenant des fichiers de support pour les éléments multimédias et les scripts de la feuille de calcul. Très utile pour publier des tableaux et des données directement sur le Web, bien que quelque peu obsolète par rapport à d'autres solutions modernes.
.mht et .mhtml (page Web à fichier unique):Une variante plus avancée du HTML simple, car elle stocke toutes les ressources nécessaires dans un seul fichier. Ici, vous pouvez apprendre comment convertir des tableaux d'Excel en Word et faciliter leur publication. sur des sites Web ou des présentations.

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Formats de compatibilité avec les bases de données et les programmes spécialisés

.dbf (dBase III/IV)Excel vous permet d'ouvrir des fichiers dans ce format de base de données vétéran, bien qu'il ne vous permette plus de les enregistrer directement au format .dbf. Utile pour importer des données à partir de systèmes hérités.

Formats en lecture seule et conservation du formatage pour l'impression et l'archivage

.pdf (Portable Document Format):Essentiel pour partager des rapports, des budgets ou tout document Excel devant conserver sa mise en forme exacte, à la fois à l'écran et sur papier. Le Fichiers PDF Ils ne peuvent pas être facilement modifiés, ce qui contribue à garantir l’intégrité des informations.
.xps (XML Paper Specification): Moins connu que le PDFXPS est l'alternative de Microsoft pour préserver la mise en forme des documents. Son utilisation est similaire, bien que moins répandue en dehors de l’écosystème Windows.

Formats de plugins et automatisation avancée

.xlam (modules complémentaires Excel): Ce format est utilisé pour Compléments et fonctions personnalisées programmés en VBA qui sont automatiquement chargés dans Excel pour étendre ses capacités. Ils nous permettent d'exécuter du code et d'ajouter de nouvelles fonctions à tous les fichiers que nous ouvrons.
.xla (module complémentaire Excel 97-2003 Classic): Ancienne version des plugins, visant à assurer la compatibilité avec les environnements de versions plus anciennes.

Formats supplémentaires pris en charge par Excel

.xlw (classeur Excel 4.0)Bien qu'il s'agisse presque d'une relique, Excel 4.0 vous permet d'enregistrer et d'ouvrir ce format, qui ne prend en charge que les feuilles de calcul, les graphiques et les macros. Aujourd'hui, on ne peut que l'ouvrir, pas le sauvegarder.
.xlr (Feuille de calcul Works 6.0-9.0):Pris en charge pour l'ouverture des fichiers Microsoft Works hérités.

Formats utilisés par le presse-papiers Office

El presse-papiers de Microsoft Office peut gérer une variété de formats lors de la copie et du collage à partir d'Excel. En plus des formats d'image (.wmf, .emf, .bmp), il prend également en charge les formats Excel natifs, texte, CSV, SYLK, DIF et RTF. Cela est essentiel lors du partage de données entre applications, permettant aux informations de voyager dans leur format ou de s'adapter automatiquement à leur destination.

Formats non pris en charge et abandonnés

Au fil du temps, Excel a cessé de prendre en charge certains formats hérités qui ne répondent plus aux besoins actuels ni aux normes technologiques. Voici quelques exemples de formats non pris en charge (ne pouvant être ni ouverts ni enregistrés) :

.xlc (graphiques Excel 2.0/3.0)
Formats Lotus 1-2-3 (.wk1, .wk2, .wk3, .wk4, .wks)
DBF2 (dBase II)
.wb1, .wb3, .wq1 (Quattro Pro)

Si vous avez besoin de travailler avec l’un d’entre eux, Il est possible d'utiliser des programmes tiers spécialisés dans la conversion de format ou d'abord transformer le fichier dans un format compatible intermédiaire.

Conseils pour choisir le bon format dans Excel

Pour travailler avec la version la plus moderne et la plus sécurisée, utilisez .xlsx autant que possible. si vous n'avez pas besoin de macros, ou de .xlsm si vous les utilisez.
Si vous gérez de gros volumes de données et recherchez plus de vitesse, essayez .xlsb, le format binaire.
Pour les modèles partagés sans macros, .xltx est idéal; avec les macros, choisissez .xltm.
Pour partager des données avec d'autres systèmes ou importer/exporter, .csv et .txt sont irremplaçables.
Avez-vous besoin d'une portabilité complète et d'un verrouillage d'édition ? Enregistrez votre rapport au format PDF ou XPS.
Si le destinataire utilise LibreOffice/OpenOffice, choisissez .ods.

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Questions fréquemment posées sur les formats Excel

Puis-je ouvrir des fichiers .xls plus anciens dans Excel moderne ? Oui, ils s'ouvriront en mode de compatibilité. Il est recommandé de les convertir en .xlsx pour profiter des dernières fonctionnalités.
Puis-je enregistrer des fichiers .xlsx au format .pdf ? Oui, Excel vous permet d'exporter directement au format PDF tout en préservant à la fois la mise en page et le formatage visuel.
Que se passe-t-il si j'enregistre une feuille avec des macros au format .xlsx ? Vous perdrez les macros. Pour les conserver, vous devez utiliser .xlsm.
Quelle est la différence entre .xlsb et .xlsx ? Le premier est le format binaire et est généralement plus rapide avec de grandes quantités de données ou des fichiers complexes. La seconde est plus standard et constitue la valeur par défaut depuis 2007.
Existe-t-il des risques de sécurité lors de l’utilisation de macros ? Oui. C'est pourquoi Excel fait la distinction entre les formats qui prennent en charge les macros et ceux qui ne le font pas. N'ouvrez pas de fichiers contenant des macros provenant de sources inconnues.

La structure cachée des extensions Excel : comment les interpréter

Depuis l'arrivée des formats Open XML, les extensions Excel suivent une logique claire :

Les deux premières lettres (xl) indiquent Excel.
La troisième lettre indique le type : s (feuille de calcul), t (modèle), a (complément).
La dernière lettre révèle la technologie : x (XML), m (macro-activé), b (binaire).

Par exemple, .xlsb C'est un livre binaire, .xltx Il s'agit d'un modèle XML sans macro, .xlsm C'est un livre XML avec des macros. Cet article explique comment corriger les incompatibilités d’extension et de format de fichier..

Limitations lors de l'enregistrement dans d'autres formats

Certains formats ne prennent pas en charge toutes les fonctionnalités d'Excel :

L'enregistrement au format .csv ou .txt signifie la perte de la mise en forme, des formules, des graphiques, de plusieurs feuilles et des macros..
Le format .ods peut entraîner une perte mineure de formatage ou de fonctionnalités avancées lors de son ouverture dans Excel.
Lors de l'exportation vers .pdf ou .xps, tout est uniquement visuel : il n'y aura pas de données modifiables dans Excel.

Conseils pratiques pour éviter les problèmes

Avant d'enregistrer dans un format différent, sauvegarder le fichier d'origine.
Si vous partagez des fichiers avec d’autres personnes, demandez avec quelle version et quel programme ils travailleront pour choisir le format le plus approprié.
Utilisez des noms descriptifs pour déterminer si le fichier contient des macros ou s’il s’agit simplement d’un modèle.
Assurez-vous de ne pas perdre de données importantes lorsque vous passez d'Excel à un fichier texte brut.