Conseils pour imprimer des feuilles de calcul Excel sans erreurs

Maîtriser l'impression dans Excel ne consiste pas simplement à cliquer sur un bouton et à croiser les doigts ; lorsque la feuille est pleine de données, des marges mal placées, une orientation incorrecte ou une échelle incorrecte peut ruiner le résultat. Si vous rencontrez des tableaux cassés, des pages qui ne tiennent pas ou des sauts étranges, voici comment les éviter étape par étape.

Dans ce guide pratique et complet, nous avons rassemblé les éléments essentiels pour imprimer depuis Excel (version bureau et web) et Google Sheets. Vous apprendrez à préparer la feuille. définir les zones d'impression, ajuster les marges et l'orientationAdaptez-vous à une page, imprimez une sélection ou un tableau spécifique, imprimez plusieurs feuilles ou classeurs simultanément, et découvrez même les modifications apportées à Excel pour le web. De plus, nous proposons des conseils de qualité, des économies d'encre et des astuces pour générer un PDF impeccable.

Paramètres de base avant l'impression dans Excel

Avant d'imprimer, il est utile de prendre quelques minutes pour se préparer. Dans Excel pour ordinateur, le moyen le plus rapide d'accéder à l'aperçu et aux options est : Fichier > Imprimer (ou Ctrl+P)L'interface s'ouvre avec l'aperçu à droite et les paramètres à gauche. Vous pouvez y choisir l'imprimante, les copies et vérifier l'apparence de la page.

Pour affiner la conception, accédez à Mise en page ou Propriétés d'impression : orientation (portrait/paysage), format du papier et margesLes marges « normales » ou « étroites » fonctionnent bien selon le contenu ; si vous devez affiner les paramètres, utilisez les marges personnalisées pour dimensionner chaque côté en millimètres.

L'orientation est essentielle : si votre planche est large, orientation horizontale Cela évitera les coupures ; si la hauteur est supérieure à la largeur, la verticale sera plus lisible. Modifiez l'option dans Mise en page > Orientation et vérifiez l'aperçu pour vous assurer qu'il n'y a pas de colonnes suspendues.

Si vous souhaitez que tout tienne sur une seule feuille, vérifiez l'échelle. Dans Excel, vous pouvez sélectionner "Adapter la feuille à une page« Ajuster toutes les colonnes sur une page » ou « Ajuster toutes les lignes sur une page »Chaque option compresse différemment ; contrôlez la taille du texte pour qu'il ne paraisse pas microscopique.

Il est conseillé de définir la zone exacte à imprimer lorsque vous ne souhaitez pas imprimer la feuille entière. Sélectionnez la plage et accédez à Mise en page > Zone d'impression > Définir la zone d'impressionDe cette façon, vous évitez les marges gênantes ou les espaces blancs inutiles.

Imprimez plusieurs feuilles et livres à la fois

Si vous devez extraire plusieurs onglets d'un même fichier, vous n'avez pas besoin de le faire un par un. Dans le classeur Excel, sélectionner toutes les feuilles à imprimer (Ctrl+clic sur les onglets) et ouvrez Fichier > Imprimer. Ainsi, les feuilles actives sont envoyées à l'imprimante en un seul lot.

Et si vous devez imprimer plusieurs livres simultanément ? C'est possible si vous mettez tous les fichiers dans le même dossierDepuis Excel, allez dans Fichier > Ouvrir, maintenez la touche Ctrl enfoncée et sélectionnez chaque classeur à imprimer, puis choisissez Imprimer. C'est un raccourci idéal pour les rapports mensuels ou les séries de rapports.

Lorsque vous imprimez une combinaison de feuilles, vérifiez l’aperçu pour voir si l’une d’entre elles a été oubliée. échelle ou orientation différenteDans ces cas, unifiez les paramètres de base (orientation, format de papier et mise à l'échelle) avant d'envoyer le lot à l'imprimante.

Si vous souhaitez enregistrer tout dans un fichier plutôt que directement sur papier, vous pouvez choisir de générer un fichier de sortie. Dans la file d'attente d'impression, sélectionnez Imprimante > Imprimer dans un fichierAppuyez sur « Imprimer » et saisissez le nom du fichier lorsque vous y êtes invité. Ceci est utile pour la révision interne ou l'archivage.

Imprimer la feuille entière, seulement une partie ou un tableau spécifique

Lorsque vous n'avez pas besoin de l'intégralité du classeur, Excel vous permet de définir précisément ce qui doit être imprimé. Dans le panneau d'impression, vous pouvez choisir entre Sélection, feuilles actives, classeur entier ou tableauAjustez cette option en fonction de votre objectif pour éviter le gaspillage de papier.

Pour imprimer uniquement une plage, sélectionnez d'abord les cellules et, dans Fichier > Imprimer, choisissez Imprimer la sélectionVérifiez l'aperçu : si le recadrage ne vous convient pas, fermez l'aperçu, ajustez la plage et recommencez. C'est la méthode la plus simple pour ne capturer que les détails importants.

Travaillez-vous avec des tableaux Excel (Insertion > Tableau) ? Si vous sélectionnez une cellule du tableau, vous pourrez la sélectionner lors de l'impression. « Imprimer le tableau sélectionné » dans les Paramètres. Ainsi, vous ne verrez que ce tableau, soigneusement encadré et sans aucun élément extérieur.

Dans Excel pour le Web, vous pouvez également imprimer une sélection ou la feuille entière à partir de Fichier > Imprimer > ImprimerSi vous avez marqué des cellules et que vous avez ensuite changé d'avis, modifiez les options sur « Classeur entier » avant de cliquer sur le bouton Imprimer ; l'aperçu vous montrera instantanément à quoi cela ressemblera.

Lorsque votre tableau ou votre plage est très grand, n'oubliez pas les limitations : dans Excel pour le Web, l'impression d'un tableau est recommandée. si vous avez moins de 10 000 cellulesPour les listes plus volumineuses, il est préférable d'ouvrir le fichier dans l'application de bureau et de le gérer à partir de là.

Aperçu, zones d'impression et mise à l'échelle d'une page

L'aperçu est votre meilleur ami : ouvrez Fichier > Imprimer ou utilisez Ctrl+P Pour visualiser le document tel qu'il sera reçu par l'imprimante. Lorsque vous modifiez l'orientation, les marges ou l'échelle, la miniature s'actualise pour vous éviter de prendre des photos à la va-vite.

Si vous définissez une zone d'impression et que vous souhaitez ensuite la modifier, sélectionnez simplement les cellules et répétez l'opération. Mise en page > Zone d'impression > Définir la zone d'impressionChaque nouvelle sélection écrase la précédente et l'aperçu confirmera votre sélection.

Lorsqu'il y a des lignes ou des colonnes masquées, gardez ceci à l'esprit : dans Excel pour le Web, l'occulte n'est pas impriméSi vous souhaitez les inclure, affichez ces lignes/colonnes avant l'impression. Vous le remarquerez par des en-têtes manquants ou des lignes doubles dans les étiquettes ; sélectionnez les en-têtes adjacents, faites un clic droit et choisissez « Afficher ».

Si votre classeur contient des feuilles masquées, elles n'apparaîtront pas dans le résultat tant que vous ne les aurez pas affichées. Faites un clic droit sur n'importe quel onglet et, si l'option s'affiche, Voir, signifie qu'il y a des onglets cachés ; affichez-les, sélectionnez ceux dont vous avez besoin et imprimez à nouveau.

Pour faire tenir sur une seule feuille, il existe plusieurs tactiques : « Adapter la feuille à une page » réduit tout le contenu ;Ajuster toutes les colonnes sur une page« Compacte la largeur et répartit les lignes sur plusieurs pages verticales ; « Ajuster toutes les lignes sur une seule page » fait l'inverse. Si aucune des options ne rend votre texte lisible, personnalisez l'échelle avec un pourcentage manuel.

Encore quelques paramètres qui font la différence : le format de papier correct (par exemple, A4) et les marges. Une marge étroite offre plus d'espace pour les données, mais veillez à ne pas laisser les en-têtes ou les pieds de page trop près du bord ; pour plus de précision, utilisez les marges personnalisées.

Dans les paramètres d'impression, vous pouvez également choisir d'imprimer sur un seul côté ou sur les deux côtés. Le mode d'impression bord long prépare la lecture comme un livre (en tournant les pages latéralement), tandis que le bord court Il s'agit d'un format de calendrier (à l'envers). Choisissez celui qui convient le mieux au type de document.

Si vous imprimez plusieurs copies d'un document de plusieurs pages, définissez l'option sur intercaléAvec l'assemblage, l'imprimante imprime des séries complètes 1-2-3, 1-2-3 ; sans assemblage, elle imprime 1-1-1, 2-2-2, 3-3-3, ce qui complique le tri ultérieur.

Un détail important dans Excel pour le Web : il n'est pas possible insérer, afficher ou imprimer les numéros de page Depuis le navigateur. Si vous avez besoin d'en-têtes ou de pieds de page numérotés, ouvrez le fichier dans l'application de bureau, ajoutez les numéros dans Mise en page et imprimez à partir de là.

Excel pour le Web et Google Sheets : différences et comment imprimer correctement

Dans Excel pour le Web, il est recommandé Utiliser la commande Imprimer d'Excel et non celle du navigateur. Allez dans Fichier > Imprimer > Imprimer et choisissez entre Sélection actuelle ou Livre entier. Toute modification de la sélection nécessite de fermer l'aperçu, d'ajuster la sélection et de relancer l'impression.

Pour vous assurer que tout s'intègre, sélectionnez l'échelle appropriée et confirmez avec la vignette d'aperçu. Même si le contenu s'intègre, si vous constatez que la taille du texte descend trop basVous souhaiterez peut-être diviser votre rapport en plusieurs pages et utiliser des titres répétés en haut pour le rendre plus lisible.

Dans Google Sheets, le chemin est similaire : Fichier > Imprimer ou l'icône de l'imprimante. De là, vous pouvez choisir le format du papier, l'orientation, les marges et l'échelle. Pour une zone uniquement, sélectionnez « Imprimer la zone sélectionnée »Si vous souhaitez que tout soit placé sur une seule page, utilisez l'option « Ajuster à la page ».

Sheets vous permet de sélectionner les feuilles à imprimer, d'ajuster la mise en forme et l'alignement, et de visualiser les résultats en temps réel. Comme dans Excel, Pour les tables très larges, il vaut la peine de passer à une orientation horizontale. et compressez les colonnes avec parcimonie pour éviter de perdre en lisibilité.

Pour terminer le processus avec un résultat professionnel, habituez-vous à utiliser l'aperçu et à standardiser vos paramètres : même format de papier, marges cohérentes et une échelle qui ne sacrifie pas la taille de la police. Cohérence entre les feuilles Cela améliore grandement la lecture lorsque vous imprimez un livre avec plusieurs onglets.

Raccourcis et options utiles : aperçu, sélection rapide et propriétés

Le raccourci clavier Ctrl+P ouvre directement la vue d'impression avec le vignette à droiteC'est le moyen le plus rapide de vérifier les sauts de page, les en-têtes et les sauts de page sans quitter la feuille. Si quelque chose ne convient pas, revenez en arrière, corrigez-le et revérifiez.

Dans le panneau Imprimantes, vous pouvez modifier le périphérique actif depuis le menu déroulant « Imprimante ». Si vous gérez plusieurs imprimantes (par exemple, couleur et monochrome), le sélecteur vous évite les allers-retours. De plus, le bouton Propriétés ouvre les options du pilote spécifiques à l'imprimante (qualité, bac, type de papier).

Pour les tableaux, il est conseillé de sélectionner la structure entière avant l'impression. Cliquez sur la première cellule, maintenez la touche Maj enfoncée et sélectionnez la dernière pour la recouvrir. toutes les colonnes et lignes du tableau sans faire défiler trop loin. Ainsi, vous éviterez de couper une colonne par inadvertance.

Lorsque la feuille comporte plusieurs vues ou filtres, soyez attentif à ce qui s'affiche à l'écran. Excel imprimera ce qui est visible en fonction de la sélection et de la zone définie. colonnes filtrées ou masquées, vérifiez si vous souhaitez vraiment les exclure du papier ou préférez les afficher avant l'impression.

Qualité, économies et PDF : les dernières astuces qui font la différence

Si le document est destiné à être livré ou archivé, pensez à créer un PDF. Dans Excel sur ordinateur, vous pouvez utiliser Fichier > Enregistrer sous ou Exporter vers PDF Après avoir configuré le travail d'impression (orientation, marges, échelle et zone), vous obtiendrez un fichier fidèle, facile à partager et qui ne se casse pas à l'ouverture.

Dans Google Sheets, c'est encore plus simple : Fichier > Télécharger > PDF. Le panneau des paramètres est très similaire au panneau d'impression, vous pouvez donc réutiliser les mêmes paramètres pour obtenir un PDF propre du premier coup.

Si vous avez besoin d'un fichier d'impression intermédiaire au lieu de papier, sélectionnez l'option Imprimer dans un fichier Dans la liste des imprimantes, cliquez sur Imprimer et nommez-la lorsque vous y êtes invité. Ainsi, vous pourrez conserver exactement ce que vous auriez envoyé à l'imprimante.

Pour améliorer la qualité sans augmenter le coût, définissez le mode d’impression sur « Brouillon » lors de l’impression. vous voulez juste des tests rapides et réservez la qualité supérieure pour la version finale. Choisir un papier adapté à votre document (par exemple, du papier standard pour les tableaux et du papier plus épais pour les présentations) améliore considérablement le toucher et la lisibilité.

Si vous imprimez fréquemment, pensez à utiliser des consommables fiables et compatibles et ne contrôlez la couleur que lorsqu'elle apporte une valeur ajoutée. Pour les rapports purement numériques, monochrome avec un bon contraste est généralement suffisant et plus économique.

Il existe des services d'impression en ligne qui vous permettent de télécharger le PDF, de choisir le type de papier (couleur ou noir et blanc) et la finition. C'est pratique lorsque vous n'avez pas d'imprimante à portée de main Ou vous avez besoin de tirages de taille moyenne avec une qualité constante ; bien préparer votre fichier (marges, échelle, orientation) vous assurera un résultat impeccable.

Avec tout ce qui précède, vous avez déjà les ingrédients pour imprimer sans problème : préparer la feuille, définir la zone, ajuster les marges et l'orientation, décider de mettre à l'échelle sur une page ou de répartir sur plusieurs, utiliser l'aperçu pour valider et, le moment venu, convertir en PDF ou en fichier pour conserver un original parfait pour partager ou imprimer.

Imprimer des feuilles de calcul devient moins pénible avec l'habitude : aperçu, paramètres clairs et cohérence entre les feuilles. Ajuster la sélection, l'échelle et les marges… Vous obtiendrez un résultat propre, lisible et professionnel à la fois dans Excel (bureau et web) et Google Sheets, sans surprises ni pages « mordues ».

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Isaac

Écrivain passionné par le monde des octets et de la technologie en général. J'aime partager mes connaissances à travers l'écriture, et c'est ce que je vais faire dans ce blog, vous montrer toutes les choses les plus intéressantes sur les gadgets, les logiciels, le matériel, les tendances technologiques et plus encore. Mon objectif est de vous aider à naviguer dans le monde numérique de manière simple et divertissante.