Concevoir des calendriers dans Excel : méthodes, astuces et modèles

Organiser ses tâches, ses rendez-vous et ses projets sur une seule feuille est possible et très pratique lorsque l'on maîtrise Excel. Concevoir des calendriers dans Excel Il vous permet d'avoir un aperçu clair des semaines et des mois, d'imprimer quand vous en avez besoin et de partager en ligne avec votre équipe en quelques secondes.

Dans ce guide, vous trouverez tout ce dont vous avez besoin : des options pour créer un calendrier à partir de zéro, des raccourcis avec des modèles officiels, des formules pour automatiser les dates et les dates d'échéance, comment imprimer et partager correctement, ses limites par rapport aux outils spécialisés et quelques alternatives qui peuvent compléter votre flux de travail. L’objectif est que vous choisissiez la méthode qui correspond le mieux à votre façon de travailler. et l'appliquer directement.

À quoi sert un calendrier dans Excel et pourquoi est-ce que cela vaut la peine ?

Un calendrier Excel fonctionne comme n’importe quel planificateur mensuel, hebdomadaire ou quotidien, avec l’avantage supplémentaire d’être intégré dans une feuille de calcul. Vous pouvez enregistrer des tâches, suivre des ressources et même préparer des vues trimestrielles. pour des projets ou des finances sans quitter l'environnement Microsoft.

De plus, Excel est multiplateforme et connu de pratiquement tout le monde, donc partagez-le avec des collègues ou des clients c'est simple. Si vous avez besoin d'un calendrier imprimable ou d'un agenda numérique que vous pouvez ouvrir sur votre ordinateur portable et votre mobileExcel vous sortira facilement du pétrin.

Façons de créer un calendrier dans Excel

Il existe plusieurs voies pour y parvenir, et il est préférable de choisir en fonction de votre temps et de votre expérience. Ce sont les plus courantes et les plus efficaces pour commencer.

• Modèles prédéfinis:La voie rapide. Ouvrez Excel, choisissez un modèle de calendrier, personnalisez-le et le tour est joué.
• Conception manuelle à partir de zéro: : Contrôle total de l'apparence, de la structure et de la taille en modifiant les lignes, les colonnes et les styles.
• VBA (Visual Basic pour Applications): Utile si vous avez besoin de générer des calendriers complexes avec du code.
• Requête d'alimentation:pour créer des tables de dates et transformer des données avec des fonctions prédéfinies.
• Tableaux dynamiques:Si vous souhaitez résumer des événements ou des quarts de travail et les projeter dans une vue de calendrier.

Si rien ne vous semble familier ou si vous êtes pressé, commencez par les modèles. Si vous recherchez une personnalisation fine et une compréhension de la mécanique du calendrier, créez-en un manuel et ajoutez des formules petit à petit.

Créer un calendrier manuel dans Excel étape par étape

La méthode suivante fonctionne dans Excel Desktop et Excel pour le Web (2010 ou supérieur). Vous construirez une grille mensuelle avec un espace pour écrire et le reproduire dans un délai de 12 mois.

Étape 1 : Préparez la toile

Ouvrez un classeur vierge et nommez votre fichier pour l'identifier clairement. Il est recommandé de définir la zone d'impression avant la conception, de cette façon vous évitez les réajustements à la fin.

Accédez à Mise en page et définissez : Taille A4, Orientation paysage et Marges étroites. Dans la mise en page, vous pouvez centrer le contenu horizontalement et verticalement afin que lors de l'impression, il soit équilibré.

Étape 2 : Structurer la grille du mois

Sélectionnez sept colonnes contiguës (par exemple, A : G) et définissez une largeur confortable ; puis sélectionnez six lignes sous l’en-tête et définissez une hauteur uniforme. La matrice finale comportera 7 colonnes (jours) sur 6 lignes (jusqu'à 31 jours), assez pour n'importe quel mois.

Écrivez les jours de la semaine sur la deuxième ligne (L, M, M, J, V, S ou tout autre format que vous préférez). Dans la rangée supérieure, fusionnez les sept cellules et centrez le nom du mois. avec le bouton Fusionner et Centrer pour le faire ressortir.

Pour l’apparence de la numérotation, sélectionnez la grille 7×6, faites un clic droit, Format des cellules > Alignement. Définissez l'alignement horizontal sur Droite (retrait) et l'alignement vertical sur Haut afin que le numéro du jour soit dans le coin supérieur droit de chaque cellule.

Étape 3 : Remplissez correctement les jours

Avant d'écrire les nombres, déterminez le jour de début du mois. Vous pouvez le rechercher dans votre calendrier ou le calculer dans Excel. Une astuce rapide consiste à utiliser =TODAY() pour vous inspirer et localiser la semaine en cours, ou créez une date avec =DATE(année;mois;1) et voyez son jour de la semaine.

Localisez la première cellule du mois (selon le jour où tombe le 1er) et tapez 1. Complétez le mois vers la droite et vers le bas jusqu'au 30 ou 31, selon le cas. Si le mois commence un vendredi, par exemple, le 1er sera placé dans la sixième colonne.

Lorsque vous avez terminé le premier mois, nommez-le dans la cellule fusionnée ci-dessus. Veillez à la lisibilité avec une taille de police plus grande et éventuellement une couleur douce pour le titre du mois.

Étape 4 : Doublez pour le reste de l'année

Faites un clic droit sur l'onglet Mois et choisissez Déplacer ou Copier. Sélectionnez Créer une copie et ajoutez-la à la fin. Modifiez le nom de la nouvelle feuille pour le mois suivant et ajustez la numérotation pour coïncider avec leurs jours réels.

Répétez l'opération jusqu'à obtenir 12 onglets. Si cela vous aide, vous pouvez saisir =TODAY() ou =NOW() dans n'importe quelle cellule hors de la grille pour indiquer le jour et l'heure actuels. De cette façon, vous aurez toujours la date du système à portée de main pour comparer. et gardez votre calendrier à jour.

Calendriers dynamiques avec formules : dates, dates d'échéance et listes

La magie d’un calendrier Excel est d’automatiser le répétitif. Avec quelques fonctions, vous pouvez générer des dates, calculer les jours restants et créer des listes qui se mettent à jour eux-mêmes.

Fonctions clés de date et d'heure

AUJOURD'HUI() Renvoie la date du jour. Utilisez-la pour afficher la date du jour sur la page de garde ou comme base de calcul. À PRÉSENT() renvoie la date et l'heure, utile si vous souhaitez une horloge visible ou pour comparer avec les délais.

DATE(année;mois;jour) Crée une date valide à partir de trois nombres. En stockant l'année et le mois dans des cellules séparées, vous pouvez générer le premier jour avec DATE, puis ajouter 1 pour compléter le mois. Cela permet de reproduire facilement les mois et de changer les années sans rien refaire..

Compter les jours entre deux dates

Pour gérer les échéances, deux formules vous simplifient la vie. Avec JOURS(date_début;date_fin) Vous obtenez la différence exacte en jours calendaires. Si vous préférez définir l'unité, IFDATED(date_début;date_fin;»J») Il vous donne également des jours complets et prend en charge les mois (« M ») ou les années (« A »).

Exemple : si A2 a =TODAY() et B2 a la date de livraison, dans C2 utilisez =DAYS(A2;B2) pour voir les jours restants. Si le résultat est négatif, inversez l’ordre ou appliquez une mise en forme conditionnelle. pour mettre en évidence les délais en retard.

Liste des dates consécutives et automatisation

Tapez une date dans une cellule, faites glisser la poignée de remplissage vers le bas et Excel crée un calendrier vertical. Vous pouvez l'utiliser pour planifier les tâches quotidiennes à droite y compris les responsables, les heures et les notes.

Pour un calendrier mensuel intelligent, placez la valeur de l'année dans une cellule et la valeur du mois dans une autre ; générez le jour 1 avec DATE et propagez-le vers la droite avec +1. Si vous combinez cela avec la validation des données pour choisir le mois, vous pouvez naviguer entre les mois sans copier de pages.

Créer des calendriers à partir de modèles Excel

Si vous avez besoin de rapidité, les semelles intérieures peuvent résoudre votre problème en quelques secondes. Excel comprend une galerie avec des mises en page mensuelles, annuelles et thématiques prêt à éditer.

Étapes de base : ouvrez Excel, cliquez sur « Nouveau » et recherchez « Calendrier ». Choisissez un modèle, cliquez sur « Créer » et personnalisez-le. Deux modèles populaires vous font gagner beaucoup de travail dès la première minute.

• Calendrier de n'importe quelle année: Vous saisissez l'année dans une cellule et le calendrier entier est recalculé. Il inclut des formules et des noms définis pour garantir la cohérence.
• Calendrier de 12 moisCréez une page pour chaque mois avec des hyperliens pour la navigation. Vous pouvez modifier l'année et choisir si la semaine commence le lundi ou le dimanche.

Les deux modèles utilisent des formules préconfigurées, vous n'avez donc qu'à vous soucier du contenu. Une fois terminé, enregistrez-le en tant que classeur normal et il est prêt à être utilisé ou imprimé. dans votre équipe.

Imprimez et partagez votre calendrier sans tracas

Une fois le calendrier prêt, il est temps de le distribuer. Dans Excel pour le web et le bureau, l'impression est très simple : Appuyez sur Ctrl+P pour ouvrir l'aperçu avant impression, vérifiez la conception et confirmez avec Imprimer.

Si vous devez le partager en ligne, Excel pour le Web vous simplifie la tâche. En haut à droite, appuyez sur Partager, choisissez Copier le lien et ajustez les autorisations. Dans les paramètres, vous décidez qui peut ouvrir le lien et s'il peut le modifier ou simplement le visualiser.. Postulez et le lien sera copié dans le presse-papiers pour le coller dans un email ou un chat.

Pas besoin d'enregistrer manuellement avant de partager : les modifications sont automatiquement enregistrées dans le cloud. Ce flux de travail évite les versions en double et garantit que tout le monde travaille sur le même fichier. depuis n'importe quel appareil.

Limitations d'Excel en tant que calendrier

Excel fonctionne très bien comme calendrier de base et flexible, mais il y a des domaines dans lesquels il présente des lacunes. Il n'y a pas d'interaction glisser-déposer pour déplacer les événements.; La restructuration d'une semaine implique de couper, copier et coller.

Ce n’est pas non plus un gestionnaire de tâches typique. Vous ne pouvez pas attribuer de tâches natives avec des destinataires, des statuts ou des notifications. Sans créer de structures manuellement. Les rappels automatiques nécessitent des formules, une mise en forme conditionnelle ou des macros.

Si vous avez juste besoin d'écrire des dates et de voir des mois, c'est parfait. Si vous recherchez des flux de travail avec des alertes, des dépendances et une collaboration avancée, envisage de compléter Excel avec des solutions spécifiques.

Alternatives et modules complémentaires : quand vous avez besoin de quelque chose de plus

Par exemple, avec une vue de calendrier dans une plateforme de gestion du travail, vous pouvez : planifier rapidement, créer des événements récurrents, réorganiser par glisser-déposer, gérer les charges de travail et afficher plusieurs calendriers qui se chevauchent. De plus, vous disposez généralement de modèles de projets et de contenus. qui vous permettent d'économiser la configuration et de standardiser les processus.

Une autre option intéressante pour des calendriers plus contextuels consiste à utiliser une feuille de calcul de type Smartsheet avec le modèle « Calendrier annuel par jour ». Vous créez une copie, remplissez les colonnes « Activité », « Description », « Heures » et « Commentaires », et insérez des lignes pour plusieurs événements à la même date. En un clic, vous passez à la vue Calendrier et tout ce qui est modifié est synchronisé retour au tableau, avec pièces jointes et conversations par ligne si nécessaire.

Ressources plus utiles de l'écosystème Microsoft

Si vous vous en tenez à l’approche Excel, la bibliothèque de Microsoft offre de nombreuses sources d’inspiration. Explorez les modèles de calendrier pour Excel et d'autres modèles gratuits pour le Web pour découvrir différents designs.

Vous pouvez également créer vos propres modèles à réutiliser. Cette option est recommandée si vous avez trouvé un format que vous appréciez et souhaitez le reproduire année après année. Apprenez la différence entre les modèles, les thèmes et les styles Cela vous aide à éviter de mélanger les concepts : les modèles conservent la structure et le contenu ; les thèmes contrôlent les couleurs et les polices ; et les styles contrôlent la mise en forme des cellules.

Vous ne trouvez pas vos modèles personnalisés ? Vérifiez l'emplacement d'enregistrement et assurez-vous qu'Excel pointe vers ce dossier dans les Options. Et si vous êtes bloqué sur des formules de date, la communauté technique Excel est un excellent point de départ. pour résoudre des doutes ou demander des suggestions.

Astuces de mise en forme pour un calendrier propre et prêt à imprimer

La finition visuelle fait la différence ; si vous préférez, utilisez des outils de conception comme canva Pour créer des calendriers plus visuels, utilisez des bordures fines pour les cellules de jour, réservez le gras pour les titres et utilisez une couleur douce pour les week-ends. Définissez la hauteur et la largeur de la cellule pour un rapport équilibré qui ne laisse pas le calendrier « écrasé ».

Dans la rangée du mois, utilisez une police légèrement plus grande et peut-être une couleur d'arrière-plan subtile. Il est préférable de lire les initiales du jour centrées et en majuscules.Évitez trop de couleurs intenses qui détournent l’attention de l’information.

Sous Mise en page, définissez des marges étroites et activez le centrage sur la page, horizontalement et verticalement. Si votre calendrier comporte plus d’une page, pensez à le réduire un peu. pour tout faire tenir sur une seule feuille sans perdre en lisibilité.

Lorsque vous utilisez des formules telles que AUJOURD'HUI ou MAINTENANT, n'oubliez pas qu'elles sont recalculées lorsque le fichier est ouvert ou mis à jour. Si vous souhaitez « geler » une date pour l’impression, copiez et collez comme valeurs dans une copie du fichier pour préserver l'état tel quel.

Idées avancées : Power Query, tableaux croisés dynamiques et VBA

Si vous gérez les données d’événements dans une autre table, Power Query vous permet de les nettoyer, de les combiner et de les filtrer avant de les importer dans votre calendrier. Vous pouvez transformer les textes de date, supprimer les doublons et créer des colonnes d'aide sans formules compliquées.

Grâce aux tableaux croisés dynamiques, résumez les événements par mois, semaine ou responsable et créez des vues qui prennent en charge votre calendrier visuel. Il est utile pour compter les rendez-vous, les heures attribuées ou les livraisons en attente. par période.

Dans des scénarios très spécifiques, VBA peut générer automatiquement des calendriers, insérer des feuilles de calcul par mois et distribuer des événements en fonction de leurs dates. Il est puissant, même s'il implique de la maintenance et des autorisations de macro, il est donc préférable de le réserver aux besoins clairs.

Modèles et exemples qui vous font gagner du temps

Pour bien démarrer, vous pouvez compter sur des modèles personnalisés : calendriers mensuels avec espace pour les notes, aperçus annuels ou agenda personnel. Téléchargez, ouvrez, ajustez les polices et les couleurs, puis renommez avant d'enregistrer afin que votre fichier soit prêt.

Si votre routine nécessite également une liste de tâches, associez le calendrier à un bref historique des échéances. L'association du calendrier et des tâches facilite le suivi ; un tableau avec le nombre, la tâche et les jours restants calculés avec JOURS ou DATEDIF suffit. Ajoutez une mise en forme conditionnelle pour vous alerter des échéances à venir et vous gagnerez en visibilité sans surcharger la feuille.

Et si vous portez du contenu, pensez à une feuille supplémentaire avec un calendrier éditorial : date, canal, format, objectif, copie, ressources et statut, et utilisez des outils pour postes de calendrier. Cela vous permet de coordonner les publications avec le calendrier général et garde tout en vue.

Concevoir des calendriers dans Excel ne consiste pas seulement à dessiner des graphiques : il s'agit de décider quelles informations vous devez voir et à quelle fréquence vous les consultez. Si vous choisissez bien votre approche (modèle, manuel ou mixte), vous imprimez proprement et partagez avec les autorisations correctes, vous disposerez d'un outil fiable pour votre travail quotidien sans dépendre de solutions externes ou de modèles tiers compliqués.