Comment convertir un fichier Word en Indesign

voudriez-vous savoir comment convertir un fichier de Word vers InDesign? Convertir un document Word en document InDesign n'est pas une tâche facile.

En fait, comme certaines opérations sont toujours requises lorsque vous importez un document Word dans votre fichier InDesign, je dirais qu'on ne peut même pas parler de conversion. De plus, si le fichier Word que vous souhaitez convertir est complexe, vous finirez probablement par le créer entièrement à partir de zéro dans InDesign.

Malheureusement, il n'existe aucun logiciel capable de convertir un fichier Word en InDesign, mais vous pouvez apprendre à configurer correctement le document Word et le fichier InDesign afin que la conversion manuelle soit moins pénible et prend moins de temps.

En remarque, si vous devez utiliser Word pour créer un fichier d'échange à traduire, je vous recommande d'utiliser un outil spécifique (comme Redokun). Votre agence de traduction sera beaucoup plus heureuse de recevoir un fichier XLIFF au lieu d'un document Word, et vos traducteurs internes adoreront la simplicité de l'outil de traduction intégré.

Ici, vous pouvez en apprendre davantage sur : Comment créer une table des matières dans Indesign

Dans ce tutoriel nous verrons :

• Comment importer un document Word dans InDesign
• Comment lier un fichier Word à InDesign
• [Astuce de pro] Utilisez des pages maîtres pour diffuser automatiquement un document Word (mise à jour)

Convertir un fichier Word en InDesign (Importer le document)

Lorsque vous devez traiter avec un collègue ou un client qui a besoin ou souhaite modifier le texte de votre document InDesign, la meilleure solution est de préparer votre fichier InDesign au préalable. Vous pouvez également lier et convertir un fichier Word en InDesign.

Lier des documents Word à un fichier InDesign est une excellente idée, car cela vous permet de travailler sur votre conception dans InDesign et votre collègue, client ou quiconque doit rédiger le contenu de travailler dans un logiciel beaucoup plus simple (et moins cher), tel que Microsoft Word.

Cette méthode nécessite un peu de travail pour démarrer, mais croyez-moi, pour la plupart des travaux, elle vous sauve la vie.

Si vous définissez correctement les styles de paragraphe et les styles de caractères, vous n'aurez rien d'autre à faire que de regarder InDesign mettre automatiquement en page le contenu.

Configuration du fichier source

Lorsque vous importez un document Word dans un fichier InDesign, le paramètre par défaut consiste à importer également les styles appliqués au texte dans Word.

Cela crée les mêmes styles de paragraphe que ceux utilisés dans le document Word dans votre document InDesign. Vous pouvez profiter de cette fonctionnalité pour remplacer l'apparence du texte importé, l'importer dans InDesign et mettre en page le texte très rapidement.

Cependant, gardez à l’esprit que la conversion de Word vers InDesign peut présenter le texte différemment de ce que vous feriez manuellement.

• Par exemple, si vous deviez créer une liste à puces dans InDesign, j'utiliserais un style de paragraphe. Au lieu de cela, la conversion applique les fonctionnalités de texte à puces en tant que propriété en ligne.

Nous avons un simple document d'une page dans Word que nous souhaitons importer dans un document dans InDesign.

Notez que les styles dans Word ont été utilisés pour styliser le texte (oui, vous pouvez également créer vos propres styles dans Word ; de la même manière que vous le feriez dans InDesign avec les styles de caractères). Comme dans InDesign, veillez à ne pas définir de propriétés en ligne pour le texte dans Word.

En d'autres termes, si vous devez modifier les caractéristiques du texte, vous ne le faites pas directement dans le texte, vous modifiez les propriétés de style car ces propriétés en ligne seront également conservées dans le texte dans InDesign, et si vous souhaitez Si vous appliquez un style différent dans votre document InDesign, vous devrez remplacer manuellement chaque partie par les styles en ligne appliqués. Ceci est très important si vous souhaitez contrôler votre document et concevoir le texte rapidement.

Voyez ici ce qui se passe si vous appliquez des styles en ligne au texte dans Word (à gauche) et ce qui se passe si vous ne le faites pas (à droite).

Comme vous pouvez le voir sur la capture d'écran de gauche, près du nom du style de paragraphe se trouve un '+' marque, qui n’est pas présente dans la capture d’écran de droite. De plus, les deux cordes ont clairement des styles différents.

La marque '+' s'affiche à côté du nom du style de paragraphe chaque fois que le style appliqué au texte est remplacé. Cela signifie que le texte de la capture d'écran de gauche ne respecte pas le style du paragraphe. Au lieu de cela, la capture d'écran de droite montre le texte dans le style de paragraphe correct que j'ai créé. Début du formulaire

Importer le document lors de la conversion d'un fichier Word vers InDesing

• étape 1: Dans InDesign, cliquez sur Fileen dans la barre de menu principale puis Ville (sinon vous pouvez appuyer sur Cmd + D en Mac Os ou Ctrl + D en Windows).

NOTE: Comme mentionné ci-dessus, assurez-vous que les styles du document Word sont correctement définis par rapport au texte.

• étape 2: Cliquez sur Options et marque Afficher les options d'importation fenêtre d'importation (si ce n'est pas déjà coché), sélectionnez le fichier et cliquez sur Open pour importer le fichier Word dans InDesign.

NOTE: Dans cette fenêtre, vous pouvez personnaliser certains paramètres. Généralement, la configuration par défaut est correcte. Cependant, vous devez prêter une attention particulière à ces paramètres :

• Préserver les styles et la mise en forme du texte et des tableaux
• Sauts de page manuels
• Importer automatiquement les styles

• étape 3: Si vous sélectionnez «Supprimer les styles et la mise en forme du texte et des tableaux«, vous importerez uniquement le texte brut de votre fichier Word (sans les styles).

Importons le fichier Word avec Conserver les styles et le formatage du texte et des tableaux activés. Cela importera le texte et émulera les styles du fichier Word dans InDesign.

• étape 4: En fin de compte, nous modifierons les styles créés par l'importation et verrons ce qui se passe lorsque nous importerons à nouveau le même document.
• étape 5: Cliquez sur Accepter puis dessinez un cadre de texte dans InDesign pour placer le contenu de votre fichier Word.

Vous voyez, le texte dans InDesign (à droite) a les mêmes styles et la même apparence que le texte dans Word (à gauche).

Nous allons remplacer les paramètres de styles de paragraphe lors de la conversion d'un fichier Word en InDesing.

Comme vous pouvez le voir, à côté des styles de paragraphe importés, il y a une icône indiquant que le style a été importé et qu'aucune des propriétés n'est remplacée.

• étape 1: Double-cliquez sur «Titre 1«.
• étape 2: Dans Formats de caractères de base, définit l'option Montserrat comme, audacieux comme style de police, 19 pt pour la taille et les modifications Témoignage client a Tout en majuscules
• étape 3: Alors Couleur du personnage, établit C = 100 M = 90 Y = 10 K = 0(c'est une couleur fournie par défaut avec InDesign ; si vous ne la trouvez pas, créez-la ou ignorez simplement ce paramètre)

• étape 4: Notez que l'icône à côté des styles de paragraphe «Titre 1» n’est plus présent.

• étape 5: Modifions également les styles En-tête 3 et Corps du texte avec les propriétés suivantes.
  • Titre 3: Font Sans Pro, gras, 12 pt, couleur : C = 100 M = 90 Y = 10 K = 0
  • Corps du texte: Source Sans Pro, normal, 12 pt, couleur : noir, teinte : 75%
• étape 6: Le texte que vous avez importé du document Word dans InDesign ressemble maintenant à ceci.

• étape 7: Importons le même document Word dans InDesign et voyons à quoi ressemble le texte cette fois.

Conflit de styles

InDesign nous indique qu'il existe des conflits de noms de styles. Sous Conflits de styles de paragraphe et Conflits de styles de caractères, vous pouvez décider :

• Utilisation des définitions de style InDesign- Cela remplace les styles du texte importé du fichier Word vers le document InDesign.
• Redéfinir les styles InDesign- Cela supprime le paramètre dans InDesign qui remplace le texte importé de Word vers InDesign.
• Renommer automatiquement- Cela importe du texte avec des styles dans Word et crée de nouveaux styles dans votre document InDesign.

Nous sélectionnons  Définitions des styles InDesign et nous importons le texte du document Word vers InDesign comme nous le faisions auparavant. Vous voyez, InDesign définit automatiquement de nouvelles caractéristiques pour le texte que vous avez importé à partir du document Word.

Comment lier un document lors de la conversion d'un fichier Word vers InDesign

Maintenant que nous avons vu comment fonctionne la migration de documents lors de la conversion d'un fichier Word vers InDesign, nous pouvons voir comment lier un fichier Word à un document InDesign et comment cette fonctionnalité intéressante peut nous aider.

Définir les préférences lors de la conversion d'un fichier Word vers InDesign

• étape 1: Cliquez sur InDesign (sous MacOS) ou Edit (sous Windows)Dans la barre de menu principale, accédez à Préférences dans le menu qui s'ouvre et cliquez dans la gestion des fichiers...

• étape 2: Vérifier Créer des liens lors du placement de fichiers texte et de feuilles de calcul dans la fenêtre Gestion de fichiers et cliquez

Placez le document lors de la conversion d'un fichier Word vers InDesign

Comme mentionné ci-dessus, vous devez vous assurer que les styles du document Word sont correctement définis pour le texte et importer le texte comme nous l'avons vu précédemment.

• étape 1: Si vous avez déjà créé des styles de paragraphe avec les mêmes noms de style dans Word, InDesign remplacera les paramètres du texte importé de Word. Veuillez noter que maintenant dans le menu Lien, le lien vers le fichier Word est apparu.

• étape 2: Ajoutez du texte au document Word et voyez ce qui se passe dans InDesign.

• étape 3: Au menu Lien, à côté du nom du fichier Word, InDesign affiche un triangle d'avertissement indiquant que le fichier lié a été modifié. Si nous double-cliquons sur le triangle, InDesign nous demandera de mettre à jour le contenu.

Veuillez noter que si vous mettez à jour le contenu lié, vous perdrez toutes les modifications apportées au même texte précédemment importé dans InDesign (qu'elles soient graphiques ou textuelles).

Voici le résultat de la mise à jour.

Supprimer le lien avec un document Word importé

Si vous souhaitez supprimer le lien vers le fichier Word dans InDesign, vous devez procéder comme suit :

• étape 1: double-cliquez sur le lien vers le fichier puis sélectionnez

Importer après avoir converti un fichier Word en InDesign

Vous pouvez importer un fichier Word contenant un ou plusieurs tableaux dans InDesign. Cependant, InDesign ne définit pas de style de tableau pour les tableaux importés, comme c'est le cas pour le texte normal, même lorsqu'un style de tableau est appliqué aux tableaux du fichier Word. Au lieu de cela, le style en ligne appliqué aux tableaux dans Word est conservé.

Quelques mises en garde

• Notes de bas de page :Ils fonctionnent, mais vous ne pouvez pas contrôler le style dans InDesign, alors soyez très prudent lorsque vous les utilisez et définissez le style souhaité dans le fichier Word, afin qu'il le reste lorsque vous importez le document Word dans InDesign. .
• Images:Si vous placez des images dans un document Word, InDesign les importera sous forme d'images incorporées. Je vous déconseille fortement de faire cela car une fois une image intégrée, vous ne pourrez plus la modifier. La liaison d'images est toujours la meilleure solution car elle maintient la taille du fichier faible et rend le travail plus efficace (vous permettant de mettre à jour l'image).
• Formes: Qui a besoin d’importer des formes et de convertir un fichier Word vers InDesign ? C'est ce que pense InDesign. Si vous utilisez des formes dans votre fichier Word, InDesign ne les importera ni ne les convertira.

Utiliser des pages maîtres pour convertir un fichier Word en InDesing (mise à jour)

Les pages maîtres InDesing sont très utiles et puissantes, mais étonnamment, de nombreux utilisateurs ne connaissent pas tout leur potentiel.

Dans InDesign, vous pouvez charger automatiquement une histoire entière à partir d’un document Word, en créant des pages et en enfilant des blocs de texte. Ceci, combiné à ce que nous venons d’examiner ensemble, peut vous faire gagner beaucoup de temps et automatiser presque complètement le processus.

Soyez plus efficace avec les plugins lors de la conversion d'un fichier Word vers InDesing

Voyons maintenant comment être plus efficace avec les plugins lors de la conversion d'un fichier Word en InDesing.

Lier des documents dans le cloud lors de la conversion d'un fichier Word en InDesing

WordsFlow est un plugin qui vous permet de lier Word à InDesign. Il vous permet de modifier indépendamment l'historique InDesign et les documents dans Word ou Excel, sans perdre de travail d'un côté ou de l'autre.

WordsFlow conserve un lien dynamique afin de pouvoir fusionner intelligemment les modifications apportées aux documents externes dans le contenu de l'histoire InDesign à chaque mise à jour du lien, plutôt que de simplement remplacer l'histoire.

• Vous pouvez trouver WordsFlow et l'essayer gratuitement ici !.

Importez le fichier Word en utilisant la structuration sémantique automatique

Il existe une autre extension qui mérite d'être vérifiée si vous souhaitez importer votre texte à partir du fichier Word d'une manière propre et sémantiquement structurée, puis appliquer ses styles dans InDesign.

Le plugin utilise des services Web Bookalope , qui fonctionnent avec un IA pour supprimer tous les styles visuels et nettoyer automatiquement le document, puis exporter un document sémantiquement structuré vers InDesign.

Vous pouvez également en apprendre davantage sur : Comment créer une table des matières dans InDesign

Bien entendu, le document InDesign aura tous les styles que vous pourrez rapidement modifier et styliser le document. Mieux encore, tous les styles sont déjà mappés sur des balises HTML pour l'exportation de votre ebook.

Conclusion

Comme vous pouvez le voir, c'est ainsi que l'on peut convertir un fichier Word en InDesing. Nous vous recommandons de suivre les étapes à la lettre, de pratiquer et de mettre en œuvre les plugins mentionnés. Nous espérons vous avoir aidé avec ces informations.