Comment améliorer votre expérience Excel – 13 conseils utiles

Microsoft Excel est un outil doté de centaines de fonctionnalités et d'une grande variété de possibilités de travail. Bien que cela puisse être quelque peu intimidant au début, les gens finissent par s'habituer à chacune de ses fonctionnalités.

De même, si vous ne vous sentez pas capable de vous tester avec cette application, je vous recommande de continuer à lire cette publication que nous avons préparée pour vous. Ici, nous allons vous montrer comment vous pouvez améliorez votre expérience Excel à l’aide de 13 conseils pratiques.

Peu importe le nombre d'expériences que vous avez en utilisant Microsoft Excel, Une fois que vous l'aurez essayé, vous pourrez, en plus d'apprendre, augmenter votre productivité et votre efficacité lors de l'exécution de n'importe quel projet.

Comment améliorer votre expérience Excel

Chacun des conseils que nous vous montrons dans ce guide sont idéaux pour améliorer votre expérience dans Excel 2016 ou les versions ultérieures. Très probablement, les anciennes versions de cette application nécessitent d'autres méthodes ou ne disposent pas de certaines des fonctionnalités de la version que nous couvrons dans cet article.

Une fois ce point clarifié, nous allons maintenant mentionner ce que vous devez faire pour devenir un professionnel d'Excel en utilisant ces 13 conseils qui vous permettront d'améliorer sensiblement votre expérience Excel.

1.- Ajoutez plusieurs lignes et colonnes en même temps

La création de feuilles de calcul est l'une des actions les plus courantes généralement effectuées dans Excel. Chaque fois que vous créez des feuilles de calcul, vous devez ajouter de nouvelles lignes et colonnes, parfois des centaines à la fois. Cette astuce vous permet de le faire en quelques fractions de secondes, vous n'aurez donc pas à ajouter manuellement de nouvelles entrées.

De cette façon, vous ajouterez plusieurs lignes et colonnes simultanément dans Excel.

• Mettez en surbrillance le même nombre de lignes ou de colonnes que vous souhaitez insérer. Les lignes et les colonnes peuvent contenir des données, cela n'affecte pas du tout le processus.
• Cliquez avec le bouton droit sur l'une des cellules sélectionnées, puis cliquez sur Insérer dans le menu contextuel.
• Les nouvelles cellules vides apparaîtront au-dessus ou de chaque côté de la première cellule que vous avez initialement mise en surbrillance. Ceci peut être sélectionné.

Dans l'image que je vous ai montrée ci-dessus, vous pouvez voir la création correcte de cellules en vrac, c'est quelque chose de très simple qui vous fera gagner beaucoup de temps.

2.- Appliquer des filtres aux données

Lorsque vous travaillez avec des ensembles de données, les simplifier peut s'avérer d'une grande aide pour identifier les modèles et les informations cruciales dont vous avez besoin. L'examen de centaines de lignes et de colonnes ne peut vous laisser que des marges d'erreur. C’est là que les filtres de données représentent une excellente option pour vous.

Comme leur nom l'indique, les filtres vous donnent la possibilité de sélectionner des données et ne vous montreront que les entrées correspondant à certains critères. Par exemple, si vous avez une longue liste de clients mais que vous souhaitez uniquement certaines données, vous pouvez appliquer un filtre. Cela masquera chaque entrée client ayant une adresse différente. C'est plus facile que vous ne le pensez !

Pour éviter d'élaborer davantage, voyons comment vous pouvez appliquer ces filtres :

• Ouvrez la feuille de calcul que vous souhaitez filtrer.
• Maintenant, vous devez cliquer sur l'onglet Données dans le ruban et sélectionnez Filtrer. Cela activera le filtrage pour l'ensemble de la feuille de calcul, ce que vous remarquerez peut-être dans les flèches déroulantes ajoutées pour chaque en-tête.
• Cliquez sur la flèche déroulante de la colonne sur laquelle vous souhaitez filtrer. Une nouvelle fenêtre devrait apparaître.
• Sélectionnez la façon dont vous souhaitez que les données soient organisées. Décochez tous les en-têtes que vous ne souhaitez pas afficher et personnalisez la façon dont Excel trie les données restantes.

3.-. Supprimez les entrées en double en un seul clic

Il s'agit d'une autre méthode qui peut améliorer votre expérience Excel et qui peut fonctionner pour les grands groupes, en particulier lorsque vous avez des entrées en double indésirables. Bien qu'il soit possible de retrouver ces entrées manuellement, certaines méthodes sont plus rapides et plus efficaces pour les supprimer sans rien laisser derrière elles. Voyons comment ci-dessous :

• Mettez en surbrillance la ligne ou la colonne dont vous souhaitez supprimer les doublons.
• Ouvrir l'onglet Données du ruban, puis cliquez sur le bouton Supprimer les doublons ci-dessous Outils. Une nouvelle fenêtre apparaîtra dans laquelle vous pourrez confirmer les données avec lesquelles vous souhaitez travailler.
• Cliquez sur le bouton Supprimez les doublons. Fait!

4.- Utiliser la mise en forme conditionnelle

Le formatage dit conditionnel constitue également une bonne aide visuelle, notamment lors de l’analyse d’ensembles de données. Change la couleur des cellules en fonction des informations dont il dispose et de ses critères. Cela peut être utilisé pour créer des cartes de couleurs, des informations sur les codes de couleur et bien d’autres choses. Pour que vous sachiez comment procéder, faites attention aux recommandations suivantes :

• Mettez en surbrillance le groupe de cellules avec lequel vous souhaitez travailler.
• Assurez-vous que vous êtes sur l'onglet Accueil sur le ruban, puis cliquez sur Format conditionnel.
• Sélectionnez le logique que vous souhaitez utiliser dans le menu déroulant ou créez votre propre règle pour personnaliser la façon dont Excel traite chaque cellule.
• Une nouvelle fenêtre devrait s'ouvrir dans laquelle vous pourrez fournir à Excel les règles nécessaires pour trier correctement vos données. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Accepter et voir les résultats.

5.- Importer un tableau depuis Internet

Un autre avantage qu'Excel vous offre est que vous pouvez importer des tableaux très facilement depuis Internet, le meilleur de tout est que vous n'avez pas à vous soucier du format des cellules. Mais mieux vaut y jeter un coup d'œil pour que vous puissiez le faire à partir du logiciel lui-même.

• Passer à l'onglet Données à partir du ruban, puis cliquez sur le bouton À partir du Web.
• Dans le navigateur, entrez l'URL du site Web qui contient le tableau que vous souhaitez insérer. Par exemple, nous travaillerons avec une table de exemples de données Excel à partir de Contextures.
• appuyez sur le bouton Ir. Une fois le site chargé, faites défiler jusqu'au tableau que vous souhaitez insérer.
• Cliquez sur la case à cocher Cliquez pour sélectionner ce tableau.
• Ensuite vous devez cliquer sur le bouton Matter.
• Cliquez ensuite sur Accepter. Le tableau doit apparaître dans votre feuille de calcul sous forme de cellules.

6.- Accélérez le processus de travail avec la saisie semi-automatique

Effectuer une saisie de données répétée encore et encore peut facilement se terminer par du stress. Pour résoudre ce problème, vous pouvez utiliser l'option de remplissage automatique. C'est une fonction assez simple à mettre en œuvre et reconnaît ces modèles répétitifs comme les dates. De plus, il peut remplir automatiquement chacune des cellules manquantes. Ici, nous vous expliquons comment l'utiliser.

• Sélectionnez les cellules que vous souhaitez utiliser comme modèle.
• Placez le curseur sur le coin inférieur droit d'une cellule jusqu'à ce que le curseur se transforme en signe + Cela indique la fonctionnalité de saisie semi-automatique.
• Cliquez et maintenez la souris, puis faites glisser le curseur vers le bas tout en maintenant le clic enfoncé. Les données prédites devraient apparaître lorsque vous déplacez votre souris.
• Relâchez la souris lorsque vous êtes satisfait des entrées.

7.- Insérez facilement une capture d'écran

Si vous souhaitez ajouter une capture d'écran d'une application que vous avez ouverte, mais que vous ne souhaitez pas effectuer de processus compliqués ou en stocker une sur votre ordinateur, Excel peut la prendre en charge. Avec cette fonctionnalité simple, vous pouvez prendre une capture d'écran de n'importe quelle fenêtre active et insérer l'image que vous avez prise dans Excel.

Pour y parvenir, il vous suffit de cliquer sur l'onglet qui dit insérer et de sélectionner la capture d'écran. Ensuite, vous devez choisir l'une des fenêtres que vous avez ouvertes, et c'est tout.

8.- Ajoutez des cases à cocher à votre feuille de calcul.

Saviez-vous que vous pouvez ajouter des cases à cocher aux feuilles de calcul Excel ? – et vous pouvez le faire. Dans cette section, nous vous expliquerons comment procéder. Il vous suffit de vous assurer que l'onglet qui dit développeur Il est activé dans les options.

• Mettez en surbrillance la cellule à laquelle vous souhaitez ajouter une case à cocher.
• Passer à l'onglet promoteur sur la bande.
• Ajouter un case à cocher ou bouton d'option en fonction de ce dont vous avez besoin sur votre feuille.

9.- Utiliser les raccourcis Excel

Excel a toujours été connu pour offrir aux utilisateurs une grande variété de fonctionnalités et de capacités qui améliorent ses fonctionnalités. Pour améliorer votre expérience Excel, vous devez reconnaître les raccourcis clavier. Ce sont quelques-uns Ruses d'Excel pour localiser les raccourcis les plus utilisés et élever votre niveau :

• Sélectionnez l'une des colonnes : Cliquez sur une cellule dans une colonne, puis appuyez sur le bouton Touches Ctrl + Espacio.
• Choisissez une ligne: faisceau Cliquez sur une cellule d'affilée puis appuyez sur les touches Shift + Espacio.
• Commencer une nouvelle ligne dans une cellule: Presse Alt + Entrer en tapant pour commencer une nouvelle ligne.
• Insérer l'heure actuelle: Appuyez sur la touche Touches Ctrl + Shift + Deux points (;).
• Copier la date actuelle: Appuyez sur la touche Touches Ctrl + Côlon (;).
• Masquer une colonne: appuyez sur la touche Touches Ctrl + 0.
• Pour masquer une ligne : presse Ctrl + 9 clés.
• Afficher ou masquer les formules : appuyez sur le Touches Ctrl + Tildé (~).

10.- Éliminez les lignes de quadrillage d'une feuille de calcul.

Si vous souhaitez obtenir un canevas complètement vierge dans Excel, vous avez la possibilité d'éliminer le lignes de quadrillage qui correspond à la feuille de calcul en un seul clic. Il vous suffit d'aller dans l'onglet Affichage dans le ruban et de désélectionner l'option de lignes de quadrillage dans la section. Voir.

11.- Insérez rapidement un tableau dynamique

En général, les tableaux croisés dynamiques sont très utiles pour analyser et présenter des données. Vous devez sélectionner chacune des cellules que vous souhaitez utiliser, puis vous devez créer un tableau dynamique en allant dans l'onglet qui dit Insérer et en cliquant sur tableaux croisés dynamiques recommandés.

12.- Ajouter des commentaires aux formules

Croyez-le ou non, l'une des astuces Excel les mieux conservées se trouve dans les commentaires. Ils constituent un moyen simple de placer des formules ou de les rendre compréhensibles pour les téléspectateurs. Si vous souhaitez ajouter un commentaire, ajoutez simplement +N (commentez ici) après la formule. Bien que cela n’apparaisse pas dans la cellule en tant que tel, vous pouvez le voir dans la barre de formule. Lorsque vous le gérerez, vous pourrez sans aucun doute améliorer considérablement votre expérience Excel.

13.- Dessinez vos équations

Dans l'application Excel 2016 et versions ultérieures, vous pourrez dessiner des équations et demander à l'application de les transformer en texte.

• Aller à l'onglet Insérer sur la bande.
• Haz clic en Équation, puis sélectionnez équation d'encre.
• Écrivez votre équation dans la case jaune.

Pensamientos finales

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