Guide complet sur l'utilisation du publipostage dans Word

Si vous vous êtes déjà demandé comment vous pouvez envoyer le même document personnalisé à différentes personnes, mais que chaque destinataire ne recevra que les informations qui lui correspondent, ce dont vous avez besoin est d'apprendre à utiliser la fonction en profondeur. Fusion et publipostage dans WordCet outil, parfois négligé, est pourtant l'un des plus puissants et polyvalents pour gagner du temps, éviter les erreurs et obtenir un rendu professionnel pour tous types de communications personnalisées. Qu'il s'agisse de lettres, d'enveloppes, d'étiquettes ou d'e-mails, ce processus ouvre un monde de possibilités et est bien plus simple qu'il n'y paraît.

Dans les lignes suivantes, vous trouverez un guide complet qui comprend Toutes les étapes y Ruses Conseils essentiels pour maîtriser le publipostage dans Word, des bases aux options avancées comme la mise en forme des champs et l'utilisation de règles automatiques. Vous y trouverez également des conseils pratiques pour éviter les erreurs courantes et optimiser vos documents, que vous les imprimiez, les envoyiez par e-mail ou les enregistriez numériquement. Pour des communications plus efficaces et professionnelles, poursuivez votre lecture : vous apprendrez tout.

Qu'est-ce que le publipostage exactement dans Word ?

La caractéristique Fusion et publipostage Word vous permet de créer un lot de documents personnalisés, tous avec une structure et une mise en page identiques, mais avec dates précises pour chaque destinataire. Cela signifie que vous pouvez générer des lettres, emails, des étiquettes ou des enveloppes où seuls des détails tels que le nom, l'adresse, la date ou toute information pertinente d'une liste ou d'une base de données changent.

Le secret est de lier un document modèle (le modèle que vous concevez dans Word) avec un source de donnéesIl peut s'agir d'un fichier Excel, d'un tableau créé dans Word, d'une base de données Access ou même d'une liste de contacts Outlook. Word utilisera alors ce que l'on appelle champs combinés (espaces réservés dans le texte) qui renseigneront automatiquement les informations correspondantes pour chaque enregistrement de la liste. Vous pourrez ainsi envoyer le même message personnalisé à des dizaines, voire des centaines de personnes en quelques minutes, sans perte de qualité ni erreurs de copier-coller.

Quand est-il utile d’utiliser le publipostage ?

L'utilisation la plus classique est l'envoi massif de lettres, mais il existe de nombreuses autres situations dans lesquelles publipostage Cela s’avère être l’option la plus intelligente :

• Cartes personnalisées pour les clients, les étudiants ou les employés.
• Enveloppes imprimées avec les détails exacts de chaque destinataire.
• Etiquetas adhésifs pour les envois postaux, les identifiants ou le matériel promotionnel.
• Courriers électroniques personnalisés envoyé automatiquement depuis Word à l'aide des informations de contact d'une feuille de calcul.
• Documents contenant des informations variables, tels que des certificats, des invitations ou des avis, où seuls certains champs changent.

Documents et données impliqués dans la combinaison

Dans chaque publipostage, les éléments suivants interviennent généralement : trois éléments clés:

• Origine des données: Il s'agit du fichier dans lequel vous stockez les informations des destinataires : prénoms, noms, adresses, adresses e-mail, dates, montants, etc. Généralement, on utilise une feuille de calcul Excel, un tableau Word, une base de données ou une liste de contacts.
• Modèle de document:Il s'agit du modèle que vous concevez dans Word, avec le format et le texte que vous souhaitez que tous les documents résultants aient, mais en laissant des espaces pour que les données variables soient insérées à l'aide des champs combinés.
• Document combinéIl s'agit du résultat final du processus : un fichier dont chaque page (ou courriel, étiquette, enveloppe, etc.) contient les données individuelles de chaque enregistrement de la source de données. Vous pouvez choisir de l'imprimer, de le modifier ou de l'envoyer directement.

Types de combinaison et modèle de document

Dans Word, la fonction de publipostage s'adapte à différents types de documents modèles, selon l’objectif que vous poursuivez :

• Courrier:Lorsque vous souhaitez envoyer des lettres personnalisées où seuls quelques détails clés changent.
• Enveloppes et sachets:Si vous souhaitez imprimer des données directement sur des enveloppes, en évitant les étiquettes.
• Étiquettes:Parfait pour l'impression sur des planches d'étiquettes adhésives, très utile pour les envois postaux, la décoration de produits ou le classement.

Bien que le processus de base soit le même, certaines étapes ou certains champs peuvent varier légèrement en fonction du modèle de document choisi.

Étape par étape : comment fusionner des documents dans Word

Ci-dessous vous avez un guide pratique organisé pour maîtriser l'ensemble du processus :

1. Préparez la source de données

Avant d'ouvrir Word, assurez-vous d'avoir votre liste de destinataires prête. Si vous utilisez Excel, ajoutez-la. première rangée les en-têtes (Prénom, Nom, Courriel, etc.) et sous chaque enregistrement, sur une ligne distincte. Vous pouvez ajouter autant de colonnes que vous le souhaitez pour intégrer des données variables.

Ne pas oublier sauver et fermer le fichier Excel avant de le lier à Word pour éviter les erreurs d'importation. Si la liste est dans Word, utilisez un tableau bien organisé.

2. Créez le modèle de document dans Word

Ouvrez un nouveau document ou choisissez un modèle et rédigez le texte de base que tous les destinataires partageront. Réfléchissez aux endroits où vous devrez insérer des champs variables (comme les noms ou les montants) et laissez des espaces à ces endroits.

Remarque ! Vous pouvez créer des designs très élaborés avec des logos, des signatures numériques, des tableaux, des images, etc. Tous les éléments du modèle seront reproduits à l'identique dans chaque exemplaire personnalisé.

3. Démarrer le publipostage

Sur le ruban supérieur, cliquez sur l'onglet Correspondence et chercher l'option Lancer la fusion et le publipostageVous pouvez y choisir entre des lettres, des enveloppes, des étiquettes, des e-mails ou d'autres types de fusions personnalisées en fonction de l'objectif de votre envoi.

Pour les moins expérimentés, il est conseillé d'utiliser le Assistant de publipostage étape par étape, disponible à partir de ce même menu, car il vous guidera visuellement et facilement à travers toutes les étapes nécessaires.

4. Liez le document à la source de données

Haz clic en Sélectionnez les destinataires et choisissez l'option Utiliser une liste existante Si vous utilisez une feuille de calcul Excel ou un tableau prédéfini, accédez au fichier et sélectionnez-le. Si le fichier contient plusieurs feuilles, sélectionnez celle contenant la liste principale. Une fois que vous aurez accepté, Word reconnaîtra automatiquement les en-têtes de colonnes comme des champs pouvant être fusionnés.

Si vous préférez, vous pouvez créer une nouvelle liste directement dans Word ou même importer des contacts depuis Outlook.

5. Insérer les champs de fusion

Une fois le document modèle et la source de données liés, c'est à ce moment-là que vous insérez le champs combinés Où vous souhaitez que les données personnalisées apparaissent. Vous pouvez le faire depuis le menu. Insérer un champ de fusion Depuis l'onglet Publipostage. Par exemple, pour saluer chaque destinataire par son nom, survolez le texte à l'endroit souhaité et sélectionnez le champ « Nom ».

• Vous pouvez insérer blocs d'adresses complets, des lignes d’accueil automatiques (« Cher… ») et tout autre champ individuel disponible dans la source de données.
• Vous pouvez personnaliser le texte, les formats et l'ordre des champs pour créer une présentation exactement comme vous en avez besoin.

6. Personnaliser le format des champs de fusion

Beaucoup de gens ne savent pas que les champs combinés peuvent formaté pour afficher les données comme des dates, des montants ou des nombres dans un format spécifique. Si, par exemple, vous préférez afficher une date sous la forme « 20/03/2024 » plutôt que « 03/20/2024 » (une erreur courante dans les formats anglais), vous devez modifier le champ.

Pour ce faire, vous pouvez appuyer sur Alt + F9 et ainsi afficher le code des champs du document. Dans le champ de date, ajoutez le format souhaité, comme ceci : {MERGEFIELD Fecha_Alta \@ "dd/MM/yyyy"}. Faites de même pour les montants monétaires, en ajoutant le format {MERGEFIELD Cuota_Mensual \#.##0,00€}. Appuyez à nouveau. Alt + F9 pour voir le résultat formaté.

7. Utilisez des règles avancées : Si… Alors… Sinon

Word vous permet d'ajouter règles conditionnelles Pour afficher un texte différent selon la valeur d'un champ. Par exemple, si le champ « Ville » est « Valence », vous pouvez afficher un message différent de celui des autres villes. Pour cela, utilisez l'option Règles – Si… Alors… Sinon À partir du ruban Courrier, vous pouvez personnaliser les messages, les avertissements ou les instructions personnalisées pour des destinataires spécifiques, améliorant ainsi le professionnalisme de chaque message.

8. Visualisez le résultat avant de terminer

Avant de générer les documents finaux, utilisez le aperçu des résultats pour vérifier l'apparence de chaque combinaison. Vous pouvez naviguer parmi les enregistrements à l'aide des flèches du ruban pour vérifier que toutes les données s'affichent correctement et que les champs sont bien connectés. Cette étape est fortement recommandée pour éviter les mauvaises surprises de dernière minute.

9. Finaliser et générer les documents combinés

Lorsque tout est prêt, accédez à l'option Terminer et combiner. Ici, vous décidez du sort de la combinaison :

• Modifier des documents individuelsUn nouveau fichier Word est généré avec tous les enregistrements personnalisés, un par page. Vous pouvez le consulter et le modifier avant de l'imprimer ou de l'envoyer.
• Imprimer des documents:Le processus envoie chaque document personnalisé directement à l'imprimante, idéal pour les lettres physiques ou les étiquettes.
• Envoyer des emails:Envoie automatiquement chaque document personnalisé à l'adresse e-mail spécifiée dans le champ correspondant de la source de données, en utilisant Outlook comme expéditeur.

De plus, vous pouvez choisir d'utiliser tous les enregistrements, uniquement un enregistrement actuel ou une plage spécifique de destinataires.

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Isaac

Écrivain passionné par le monde des octets et de la technologie en général. J'aime partager mes connaissances à travers l'écriture, et c'est ce que je vais faire dans ce blog, vous montrer toutes les choses les plus intéressantes sur les gadgets, les logiciels, le matériel, les tendances technologiques et plus encore. Mon objectif est de vous aider à naviguer dans le monde numérique de manière simple et divertissante.