Microsoft Teams vs SharePoint : lequel choisir ?

Lorsque nous parlons d’outils collaboratifs au sein de l’écosystème de Microsoft 365, deux noms reviennent souvent fréquemment : Microsoft Teams y SharePoint. Bien que les deux soient conçus pour améliorer la productivité et la collaboration, il est facile de ne pas savoir lequel utiliser dans chaque situation. Dans cet article, nous explorerons en profondeur les différences, les fonctionnalités clés et les cas d'utilisation des deux plateformes.

Microsoft les développe non seulement en tant que produits indépendants, mais leur permet également s'intégrer les uns aux autres. Cette relation fonctionnelle ajoute une autre couche qui peut être déroutante, mais qui peut être incroyablement utile si elle est bien comprise. Décomposons tout ce que vous devez savoir.

Qu'est-ce que Microsoft Teams ?

Microsoft Teams est une plateforme de communication et de collaboration en temps réel qui se concentre sur la connexion des équipes. Il permet aux utilisateurs d'envoyer des messages instantanés, de passer des appels vidéo, de stocker des documents et de coordonner des projets à partir d'une seule interface. Teams a été principalement conçu pour simplifier l'interaction entre les membres de l'équipe, éliminant ainsi le besoin de basculer entre plusieurs applications.

• Chats en temps réel : idéal pour tenir des conversations rapides.
• Appels vidéo et réunions : intégré directement à la plateforme.
• Stockage de fichiers : Les documents partagés sont stockés dans des dossiers associés dans SharePoint.

Lorsque vous créez une équipe dans Teams, d'autres ressources sont automatiquement générées en arrière-plan, comme un site SharePoint, un calendrier partagé et un bloc-notes OneNote. Cela permet centraliser les outils nécessaires pour la gestion de projet.

Qu'est-ce que SharePoint ?

SharePoint, en revanche, se concentre davantage sur la gestion de contenu et la collaboration interne au sein d’une organisation. Depuis son lancement en 2001, il est devenu un outil robuste pour la création de sites Web internes, le stockage de documents et la gestion des flux de travail.

Certaines des fonctionnalités notables de SharePoint sont :

• Gestion avancée des documents : permet le contrôle des versions, la co-rédaction de documents et l'établissement de politiques de conservation des données.
• Bibliothèques et listes personnalisables : parfait pour organiser les informations en fonction des besoins de l'équipe.
• Flux de travail automatisés : Des processus automatisés peuvent être créés avec des outils tels que Power Automate.

SharePoint permet également la création de sous-sites et de structures hiérarchiques, ce qui est parfait pour les organisations qui ont besoin contrôle plus granulaire sur les informations et les autorisations d'accès.

Principales différences entre Microsoft Teams et SharePoint

Bien que les deux outils soient intégrés, leur approche et leur objectif sont différents. Nous vous montrons ici les différences les plus importantes :

Fonctionnalité	Microsoft Teams	SharePoint
Collaboration en temps réel	Chats, appels et vidéoconférences pour une communication instantanée.	Prise en charge des commentaires et pages d'actualités.
Gestion documentaire	Documents stockés dans des dossiers associés au canal.	Bibliothèques de documents avancées avec plus d'options de personnalisation.
Permis d'accès	Contrôle de base au niveau de l'équipe ou du canal.	Autorisations plus détaillées au niveau de la liste, de la bibliothèque ou du site.

Quand utiliser Microsoft Teams ?

Teams est idéal pour les projets qui nécessitent une interaction constante et rapide entre les membres d'une équipe. Si votre travail implique de nombreuses réunions, des tâches de courte durée et la nécessité de partager des informations en temps réel, c'est l'outil qu'il vous faut.

Exemples de cas d’utilisation :

• Organiser des réunions virtuelles avec des clients ou des employés.
• Collaboration à l'édition d'un document avec plusieurs participants.
• Gestion des tâches et du suivi Progression grâce au planificateur.

Quand utiliser SharePoint ?

SharePoint est le choix privilégié lorsque vous devez établir une structure solide pour la gestion des données et du contenu. Il est également utile pour les initiatives à long terme qui nécessitent une administration centralisée et un contrôle d’accès plus complexe.

Exemples de cas d’utilisation :

• Créer un intranet pour partager des informations sur l'entreprise.
• Configurez des flux de travail automatisés pour l’approbation des documents.
• Stocker de grandes quantités de données avec des options de recherche avancées.

L'intégration entre Microsoft Teams et SharePoint

L’un des aspects les plus intéressants est la façon dont ces deux outils fonctionnent ensemble. Par exemple, les fichiers partagés dans un canal Teams sont automatiquement stockés dans un dossier au sein du site SharePoint associé. Cela signifie que vous pouvez bénéficier des fonctionnalités avancées de SharePoint sans quitter Teams.

De plus, vous pouvez ajouter des listes ou des pages SharePoint sous forme d'onglets dans un canal Teams, ce qui vous permet d'accéder contenu spécifique directement depuis l'interface Teams.

Le choix entre Microsoft Teams et SharePoint dépendra des besoins uniques de votre équipe. Teams facilite la communication en temps réel, tandis que SharePoint est mieux adapté à l’organisation et à la gestion de contenu à long terme.