Microsoft 365 vs Google Workspace et la migration en entreprise

Si vous avez travaillé avec Vous utilisez Google Workspace et envisagez de passer à Microsoft 365.Vous avez probablement la moitié de votre équipe ravie de Gmail, Drive et Docs… et l'autre moitié qui jure que sans eux, ce serait impossible. WordExcel et PowerPoint ne peuvent pas survivre. Cette situation est plus fréquente qu'il n'y paraît : des organisations qui ont investi dans Google pendant des années, formé leurs utilisateurs, mais dont une très forte proportion préfère toujours l'écosystème Microsoft.

Dans ce contexte, la question habituelle est de savoir si Restez sur Google Workspace, transférez tout vers Microsoft 365, ou coexistez à contrecœur. Poursuivons avec Office installé sur les ordinateurs et les fichiers dans Drive. Et, bien sûr, une autre question essentielle se pose : comment procéder à… Migration ordonnée des e-mails, des fichiers, des calendriers et des autorisations Sans rien casser et sans immobiliser les utilisateurs pendant une semaine, analysons tout cela calmement et avec une approche très pratique.

Microsoft 365 : un écosystème puissant pour les environnements professionnels exigeants

Quand on parle de Microsoft 365 (anciennement Office 365) Nous parlons d'une plateforme qui combine applications bureautiques classiques, services cloud, sécurité avancée et outils de collaboration modernes. Autrement dit, elle associe Word et Excel traditionnels à Teams. SharePointOneDrive et l'ensemble de la configuration d'administration et de sécurité Microsoft.

Parmi ses composantes les plus connues figurent les Applications de bureau et Web Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access, Publisher), ainsi que des outils collaboratifs tels que Équipes, SharePoint et OneDrive, des services aux entreprises tels qu'Exchange Online ou la Power Platform, et un ensemble croissant de solutions de sécurité telles que Microsoft Defender et des fonctionnalités de conformité.

L'un des principaux atouts de Microsoft 365 est son Fonctionnalités hors ligne complètesLes utilisateurs peuvent continuer à travailler avec toutes les ressources de Word, Excel ou PowerPoint même en cas de perte d'accès à Internet, ce qui est essentiel pour les entreprises dont les employés voyagent fréquemment, les chantiers de construction, les succursales ayant une mauvaise connectivité ou tout simplement pour les utilisateurs qui préfèrent le modèle traditionnel d'un fichier local synchronisé ultérieurement.

De plus, la plateforme est conçue spécifiquement pour intégration à l'infrastructure Windows et Active DirectoryPar conséquent, elle convient particulièrement bien aux organisations qui évoluent déjà dans un environnement Microsoft, avec des serveurs, des domaines et des applications métier basés sur des technologies internes.

En revanche, Microsoft 365 présente certains inconvénients. complexité de la configuration et de l'administrationLe centre d'administration est très puissant, mais son utilisation optimale requiert des connaissances techniques. La prise en main peut également s'avérer plus complexe pour les utilisateurs non familiarisés avec l'écosystème Microsoft, notamment ceux habitués aux environnements web comme Google Workspace.

Google Workspace : Collaboration cloud simplifiée

Google Workspace (anciennement G Suite) a été conçu dès le départ avec l'idée que Tout se passe dans le navigateur et en temps réel.Inutile d'installer des logiciels lourds : Docs, Sheets, Slides, Gmail, Agenda, Meet… tout est accessible depuis le web ou depuis… applications Des téléphones portables très légers conçus pour fonctionner partout.

Le cœur de la suite est constitué de Gmail, Drive, Docs, Sheets, Slides, Agenda, Chat et MeetDe plus, il inclut des utilitaires comme Forms, Sites, Keep, Jamboard et AppSheet. En d'autres termes, votre messagerie professionnelle est entièrement prise en charge. stockage Dans le cloud, des suites bureautiques de base, des appels vidéo et une messagerie interne, avec un fort accent sur la simplicité.

Le plus grand atout de Google Workspace réside dans son collaboration simultanée sur les documentsPlusieurs utilisateurs peuvent modifier un fichier simultanément, visualiser les changements en temps réel, commenter, faire des suggestions et discuter directement dans le document, sans se soucier du contrôle de version ni du verrouillage des fichiers. Pour les équipes distribuées, les startups et les entreprises à structure organisationnelle très horizontale, c'est un atout précieux.

Un autre point très apprécié est son interface propre et minimaleLa plupart des utilisateurs peuvent ainsi s'y habituer en quelques minutes, surtout s'ils utilisent déjà un compte Gmail ou Google Drive personnel. Pour les organisations disposant de petites équipes informatiques, cette simplicité réduit les incidents et le temps d'assistance.

Le côté moins positif est que dépendance à la connexion Internet La différence est assez marquée : les modes hors ligne existent, certes, mais ils n’atteignent pas le niveau de maturité des applications de bureau Microsoft. De plus, malgré une nette amélioration de la compatibilité avec les fichiers Office, l’ouverture ou la modification de documents Excel ou Word complexes peut encore s’avérer problématique dans [le système/l’application/etc.]. Google Docs ou des feuilles.

Comparaison clé : expérience utilisateur, collaboration et stockage

Si l'on se concentre sur les besoins quotidiens de l'utilisateur, Microsoft 365 offre interfaces offrant plus d'options et de possibilitésAvec des rubans remplis de menus, d'onglets et de paramètres avancés, c'est idéal pour les utilisateurs qui exploitent pleinement Excel ou Word, mais cela peut s'avérer complexe pour les utilisateurs plus novices.

Google Workspace, en revanche, mise sur un Design plus épuré avec des fonctionnalités affichées de manière contextuelleCela masque une partie de la complexité pour que l'utilisateur ne se perde pas. Cela accélère la prise en main, même si certains utilisateurs avancés regrettent l'absence d'options plus poussées pour les documents très complexes.

En matière de collaboration, Microsoft 365 s'appuie notamment sur Teams, SharePoint et la co-édition dans OfficeTeams unifie les conversations, les canaux, les appels vidéo et l'édition collaborative de documents hébergés sur OneDrive ou SharePoint. La co-édition fonctionne bien, même si l'expérience est parfois moins homogène entre les versions de bureau et en ligne.

Google Workspace, pour sa part, possède collaboration en temps réel intégrée à l'ADNTout est conçu pour un partage rapide, une édition simultanée et l'ajout de commentaires. L'intégration de Meet avec Agenda et les documents permet de passer très facilement et en toute fluidité d'un e-mail ou d'un document à un appel vidéo.

En matière de stockage et de gestion de fichiers, OneDrive et SharePoint offrent une solution modèle de bibliothèque documentaire hautement structuréavec un contrôle précis des autorisations, des flux d'approbation, des métadonnées et des politiques de conservation. Google Drive, quant à lui, se distingue par sa simplicité (et il existe des alternatives telles que Entraînement de protons): des recherches performantes, un partage agile et la prévisualisation de presque tous les fichiers sans avoir besoin d'applications supplémentaires.

Sécurité, conformité réglementaire et intégration avec d'autres systèmes

Quand on parle de sécurité et conformitéMicrosoft 365 présente généralement un avantage dans les secteurs fortement réglementés (finance, santé, administration publique) car il inclut des options telles que la protection avancée contre la perte de données (DLP), la gouvernance de l'information, Microsoft Defender, un contrôle très précis des identités et des accès, en plus d'un large catalogue de certifications (RGPD, HIPAA, ISO 27001, etc.).

Google Workspace n'est pas en reste dans ce domaine non plus : Tirez parti de l'infrastructure mondiale et des mesures de sécurité de Google.avec vérification en deux étapes, protection contre le phishing et malwareVault assure la conservation des données et la découverte électronique, et propose des contrôles d'accès contextuels. Cependant, dans certains scénarios très complexes, certains contrôles sont moins précis que ceux de Microsoft.

En matière d'intégration avec d'autres applications, Microsoft bénéficie d'un avantage certain, l'entreprise possédant déjà plusieurs applications existantes. Environnements Windows, Azure, applications .NET ou solutions métier classiquesLa plateforme Power Platform (Power Automate, Power Apps, Power BI, Power Pages) vous permet d'automatiser des processus, de créer des applications à faible code et de connecter des données provenant de sources multiples avec un haut niveau d'intégration native.

Google Workspace s'intègre parfaitement. organisations hautement natives du cloudAvec de nombreuses applications SaaS et une utilisation intensive de Google Cloud Platform, le marché des plugins et les API ouvertes permettent de connecter des services tiers. Toutefois, dans certains cas, il peut être nécessaire de recourir davantage à des développements spécifiques ou à des intégrations externes.

En matière de communication et de vidéoconférence, Les équipes et Google Meet Elles répondent largement aux besoins de la plupart des entreprisesTeams a tendance à marquer des points dans les environnements où la téléphonie d'entreprise (Teams Phone) ou les grands événements en direct doivent être intégrés, tandis que Meet est apprécié pour sa simplicité et son bon fonctionnement au sein de l'écosystème Google.

Quelle plateforme est la mieux adaptée au type et à la taille de l'entreprise ?

La structure organisationnelle influence fortement la décision. entreprises avec des hiérarchies traditionnelles et des départements très définisMicrosoft 365 est généralement plus adapté en raison de son contrôle précis, de sa capacité à configurer des politiques très fines par domaine et de sa facilité d'intégration avec les systèmes existants. bases de données entreprise.

Dans les organisations avec structures horizontales, équipes multifonctionnelles et une culture collaborative très horizontaleGoogle Workspace est particulièrement pratique : chacun partage, commente et collabore en temps réel sans trop se soucier de l'« architecture documentaire » sous-jacente.

De par leur taille, les grandes entreprises comptant des milliers d'employés ont tendance à opter pour Plans Microsoft 365 ou Google Workspace Entreprise selon qu'ils privilégient une conformité réglementaire extrême et l'intégration avec les systèmes existants (plus favorable à Microsoft) ou l'agilité et la collaboration en temps réel à grande échelle (plus en phase avec Google).

Dans les entreprises de taille moyenne, les deux Microsoft 365 Entreprise Premium como Google Workspace Business Plus Ils proposent des combinaisons très intéressantes de prix, de fonctionnalités et de sécurité. Le facteur déterminant est généralement l'environnement existant : si vous utilisez déjà la suite Office classique et Windows, vous choisirez probablement Microsoft ; si votre entreprise a démarré dans le cloud avec Gmail et des applications web, Google l'emporte généralement.

Pour les petites entreprises et les startups de moins de 50 personnes, la décision est généralement influencée par la facilité d'utilisation et le budget informatique. Google Workspace Business Starter Il facilite un démarrage ultra-rapide, tandis que Microsoft 365 Business Basic ou Business Standard Elles sont très intéressantes si vous souhaitez également inclure des applications de bureau avec des licences par utilisateur pour plusieurs appareils.

Rôle de l'appareil : entreprises 100 % Mac et risques liés à OneDrive

Quand ils entrent en jeu environnements dans lesquels tous les utilisateurs travaillent avec MacCette décision comporte toutefois d'autres nuances. De nombreux administrateurs système indiquent que Google Drive fonctionne de manière très stable sous macOS, avec un client de synchronisation qui, bien que non parfait, s'avère généralement moins problématique que certaines versions de OneDrive dans des situations exigeantes.

Dans les petites entreprises créatives ou les studios d'architecture, de design ou de marketing, il est courant de trouver Des équipes entièrement composées de Mac qui accordent une importance particulière à la stabilité du stockageDans ces cas-là, l’attachement à Microsoft 365 en tant que plateforme de messagerie, d’applications bureautiques et de collaboration peut se heurter à la méfiance envers OneDrive et, surtout, à l’utilisation intensive de SharePoint depuis Mac.

Pour un petit bureau de, par exemple, huit professionnels qui utilisent actuellement la messagerie GoDaddy et Dropbox En matière de partage de fichiers, le dilemme est clair : si les e-mails, les réunions et les tâches bureautiques vous incitent à privilégier Microsoft 365, mais que le stockage cloud semble plus performant sur Google Drive, vous devez examiner attentivement l’impact des éventuels problèmes de synchronisation sur macOS.

Dans ces scénarios, il est conseillé d'étudier si le volume des fichiers, leur taille et la nécessité de travailler avec bibliothèques complexes et métadonnées SharePoint Ils justifient le transfert de l'ensemble des données vers Microsoft, ou examinent s'il serait judicieux de conserver une partie des opérations sur Google Drive, voire de combiner les solutions en fonction du type de contenu et de son importance.

D'autre part, Microsoft a progressivement amélioré Client OneDrive pour Mac et intégration avec le FinderCela réduit les problèmes de synchronisation qui étaient assez fréquents il y a quelques années. Toutefois, pour les entreprises très sensibles à tout problème de fichiers (comme un cabinet d'architectes manipulant des plans, des maquettes 3D et une documentation volumineuse), il est conseillé de réaliser des tests pilotes avant de procéder à la migration complète.

De Google Workspace à Microsoft 365 : ce qui peut être migré et ce qui ne le peut pas

Si vous décidez de passer de Google Workspace à Microsoft 365, la première chose à clarifier est : Quels types de données peuvent être migrés et quelles sont les limitations applicables ?Dans un projet standard, les éléments suivants peuvent être transférés courrielsRègles de base pour les e-mails, les calendriers et les contacts. De plus, vous pouvez déplacer des fichiers de Google Drive vers OneDrive et SharePoint en conservant la plupart des métadonnées et des autorisations.

La migration des utilisateurs se fait généralement en lotsCela permet un projet par étapes : les boîtes aux lettres sont créées dans Microsoft 365, les personnes autorisées à accéder à chaque lot sont définies et les groupes de personnes sont migrés par périodes contrôlées afin de réduire l’impact sur les opérations quotidiennes.

Il est essentiel de déjà posséder le domaine. Vérifié dans Microsoft 365 Il est indispensable de configurer les enregistrements DNS nécessaires, notamment les enregistrements TXT et MX, avant toute opération importante. Cette étape est généralement coordonnée avec votre hébergeur ou votre fournisseur DNS afin d'éviter toute interruption de service de messagerie.

Tout ne fonctionne pas comme prévu sur Google. Il existe des limitations à prendre en compte, telles que… aucune migration des réservations de salles de réunion, la perte des couleurs des événements dans les calendriers, la migration partielle des contacts (avec un maximum de trois adresses e-mail par contact) ou l'absence d'étiquettes personnalisées, d'URL de contact ou de certaines catégories Gmail spécifiques.

De plus, il y a quotas et restrictions dans l'API Google Ces facteurs peuvent affecter les performances des migrations de calendriers et de contacts. Par conséquent, même si la configuration initiale ne prend que quelques heures, la migration complète de volumes importants de données nécessite généralement plusieurs jours.

Prérequis et méthodes pour la migration des courriels et des données

Avant de commencer le processus de migration de Google Workspace vers Microsoft 365, il est conseillé de s'assurer que Les personnes en charge occupent les postes appropriés. Dans les deux environnements : des autorisations d’administrateur ou, au minimum, le rôle de créateur de projet dans Google pour enregistrer les API et configurer l’accès, et des autorisations d’administrateur dans Microsoft 365 pour créer des utilisateurs, des boîtes aux lettres et des connecteurs, ainsi que… sauvegardes précédentes.

En pratique, il est généralement nécessaire créer des sous-domaines pour acheminer le courrier électronique pendant la coexistence (par exemple, un pour le flux vers Microsoft 365 et un autre pour le flux résiduel vers Google) et assurez-vous que tous les utilisateurs sont provisionnés dans Microsoft 365 avant de les inclure dans un lot de migration.

Les méthodes de migration disponibles incluent à partir de Outils natifs Microsoft 365 pour la migration depuis Google Les options vont des solutions tierces spécialisées aux scripts et outils manuels pour les scénarios plus restreints ou hautement personnalisés. Le choix de la méthode dépendra du nombre de boîtes aux lettres, du volume de données et du budget.

Les projets bien planifiés se combinent migrations initiales massives avec synchronisations différentielles Au plus près de la date de la migration MX, afin de minimiser l'interruption de service pour les utilisateurs, les données principales sont migrées quelques jours auparavant. Juste avant la migration finale, une dernière passe permet d'intégrer les nouvelles données ajoutées.

Il est conseillé d'avoir un plan de communication interne clair : des préavis, une période de transition planifiée, des instructions pour configurer Outlook, Teams ou d'autres applications, et un canal d'assistance renforcé pendant les premiers jours pour répondre aux questions et résoudre les problèmes mineurs.

Migration de fichiers : de Google Drive vers OneDrive et SharePoint

Au-delà du courrier, l'une des étapes les plus délicates est la Migration de fichiers de Google Drive vers le cloud MicrosoftC’est là qu’intervient Migration Manager, l’outil proposé par Microsoft pour analyser, planifier et exécuter le transfert de contenu vers OneDrive et SharePoint tout en préservant la structure, les autorisations et une grande partie des métadonnées.

Dans un flux de travail standard, la première chose à faire est Connecter l'environnement Google au projet de migrationPour ce faire, vous devez installer l'application de migration Microsoft 365 depuis Google Workspace Marketplace et lui accorder les autorisations nécessaires. Une fois cette opération effectuée, vous pourrez enregistrer les comptes ou les unités Drive que vous souhaitez analyser.

La prochaine étape est analyser le contenu de Google DriveL'outil analyse les disques, détecte les problèmes potentiels (fichiers avec des noms ou des chemins d'accès excessivement longs, types de fichiers non pris en charge, erreurs d'autorisation, etc.) et génère des rapports téléchargeables qui vous permettent d'examiner ce qui pourrait bloquer la migration ou ce qui doit être corrigé au préalable.

Lorsqu'un ensemble d'unités Drive apparaît comme « prêt à migrer », vous pouvez Ajoutez à la liste de migration et examinez les itinéraires de destination, en ajustant quel contenu est stocké sur le OneDrive personnel et quel contenu est stocké dans les bibliothèques SharePoint associées aux équipes ou aux départements.

Un élément clé est le Attribution d'identité entre Google et Microsoft 365Les domaines, les utilisateurs et les groupes doivent être mis en correspondance d'un côté à l'autre afin que, une fois la migration terminée, les autorisations de lecture et de modification restent raisonnablement alignées sur la situation d'origine.

Migration Manager Lite : migrations simplifiées pour les PME

Pour les petites et moyennes entreprises possédant moins de 100 licences, Microsoft a créé Gestionnaire de migration LiteUne version simplifiée et rationalisée du gestionnaire de migration standard, conçue pour aider les PME et leurs partenaires à transférer du contenu de Google Drive vers Microsoft 365 sans avoir à se débattre avec toutes les options avancées.

Ce mode Lite est disponible activé par défaut dans les locataires SMB Lorsque vous créez un projet de migration et que vous y accédez depuis le centre d'administration Microsoft 365, dans la section Paramètres et Migration/Importations, sélectionnez Google Drive ou Google Workspace comme source.

Pour commencer à l'utiliser, vous devez vérifier que vous avez autorisations suffisantes chez le locataire de destination (généralement un rôle d'administrateur global, SharePoint ou similaire) et que le compte Google utilisé pour la connexion dispose d'un accès en lecture aux lecteurs et aux comptes d'utilisateurs à migrer.

Une fois le projet créé, une séquence guidée très claire est suivie : connexion à la source, revue du contenu, définition des destinations, attribution des identités et lancement de la migration avec suivi de sa progression. Pour de nombreuses PME, cela réduit considérablement l’effort technique nécessaire.

Même avec cette méthode simplifiée, il est toujours conseillé d'avoir une personne ayant une expérience préalable en matière de migration, au moins pour examiner les rapports analytiques et vérifier que la topologie des bibliothèques dans SharePoint et OneDrive reflète bien le fonctionnement réel de l'entreprise, et non pas une simple copie conforme de ce qui se passait dans Drive.

Coûts, retour sur investissement et idées reçues sur la tarification de Google Workspace et Microsoft 365

Pendant des années, on a tenu pour acquis que Google Workspace était « moins cher » que Microsoft 365.Cela s'explique en partie par le fait que beaucoup ont commencé avec des versions gratuites de G Suite ou des comptes Gmail personnels convertis en outils professionnels sans coûts directs évidents.

Cependant, comme Google a progressivement supprimé les forfaits gratuits pour les entreprises et consolidé ses modèles d'abonnement, cela L'avantage en termes de prix s'estompe.Aujourd'hui, la véritable comparaison doit se faire en considérant non seulement le prix de la licence mensuelle, mais aussi le coût total de possession : intégration avec d'autres applications, temps de gestion, besoins en matière de sécurité, productivité de l'équipe, etc.

Des études telles que les rapports d'impact économique total sur Microsoft Teams spectacle rendements sur investissement très élevés lors de l'analyse de la réduction du temps de réunion, de l'élimination des déplacements, de l'amélioration de la coordination d'équipe et de l'accélération de la prise de décision.

Un phénomène similaire se produit lors de l'adoption de Google Workspace dans les organisations qui partent de modèles très fragmentés : Transférez tout vers une plateforme cloud collaborative Cela réduit les silos d'information, améliore l'intégration des nouveaux employés et rend le télétravail possible sans déploiement d'infrastructure important.

En définitive, l'essentiel est d'analyser combien coûte réellement le maintien du statu quo : Licences Office individuellesDropbox ou un service de stockage similaire, messagerie électronique tierce, services de sauvegarde des solutions de sécurité supplémentaires et dispersées… et comparez cela au coût et aux fonctionnalités d’une suite intégrée comme Microsoft 365 ou Google Workspace.

Sécurité avancée, travail hybride et modernisation des espaces de travail

L'extension de la travail hybride et à distance De ce fait, disposer simplement de logiciels bureautiques et d'une messagerie électronique ne suffit plus. Les entreprises ont besoin de solutions qui protègent les données sur tous les appareils, facilitent l'authentification sécurisée depuis n'importe quel endroit et permettent une surveillance centralisée des menaces potentielles.

Microsoft a considérablement amélioré cet aspect grâce à des outils tels que : Microsoft 365 Defender pour les entreprises, qui réunit la protection contre les logiciels malveillants, la gestion des vulnérabilités, la gouvernance de l'information et la réponse automatisée aux incidents, avec une approche XDR (détection et réponse étendues) qui examine simultanément les terminaux, les identités, les e-mails et les applications.

Pour les organisations qui remplacent équipements hérités, serveurs locaux et solutions anciennes Grâce aux services cloud, ces types de plateformes intégrées simplifient grandement la vie : moins de produits différents à maintenir, moins de fenêtres à contrôler et une vue plus claire de qui accède à quoi.

Google a également réaffirmé son engagement en matière de sécurité : Contrôles avancés de gestion des terminaux, règles de sécurité contextuelles, outils d'audit et un effort constant pour protéger les comptes contre le phishing et le piratage. Dans les environnements où la plupart des applications sont hébergées dans le cloud et accessibles via des navigateurs à jour, ce modèle est parfaitement adapté.

Dans les deux cas, la difficulté réside généralement dans la configuration initiale correcte et dans la formation des utilisateurs afin qu'ils s'habituent à des pratiques telles que : authentification multifacteur (MFA)Gestion responsable des mots de passe et identification des courriels suspects.

Choisir entre Microsoft 365 et Google Workspace, et planification d'une migration depuis Google Passer à l'écosystème Microsoft n'est pas une décision anodine et ne se résume pas au seul prix de la licence : la culture d'entreprise, le type d'appareils utilisés (Windows, Mac, mobiles), le secteur d'activité, l'importance de la sécurité et de la conformité réglementaire, la compatibilité avec les documents complexes et, surtout, les modes de collaboration quotidiens des équipes sont autant d'éléments à prendre en compte. Plus ces facteurs sont compris et plus le projet de migration est bien conçu (courriels, calendriers, contacts et fichiers avec leurs autorisations), plus la plateforme choisie sera pertinente et plus son adoption sera facile et sereine, avec le sentiment que les outils de productivité seront désormais un atout et non un obstacle.