Formats Microsoft Office : définition et utilisation de chacun d'eux

Dernière mise à jour: 01/09/2025
Auteur: Isaac
  • Open XML (docx, xlsx, pptx/m) réduit la taille et améliore fiabilité et facilite la détection des macros.
  • Pour partager sans modifier, utilisez PDF/XPS ; pour interagir avec d'autres suites, exportez vers ODF avec prudence.
  • Excel : xlsb est essentiel pour les grands classeurs ; CSV/TXT/Unicode pour un échange de données fiable.
  • La version Web limite les fonctionnalités avancées ; pour les macros, les big data et la conception, utilisez la version de bureau.

Formats pris en charge par Microsoft Office et quand il est préférable d'utiliser chacun d'eux

Si vous travaillez avec Word, Excel ou PowerPoint, tôt ou tard vous tomberez sur des dizaines d'extensions et d'options pour enregistrer et partager vos fichiers. Bien choisir le format Il ne s’agit pas seulement d’un problème technique : cela affecte la taille du document, sa compatibilité, la possibilité de le modifier et même la sécurité (macros).

Dans ce guide, nous rassemblons, en un seul endroit, tous les formats de fichiers qui Microsoft Office y Microsoft 365 peut ouvrir, enregistrer ou exporter, à quoi ils servent, quand il est pratique d'utiliser chacun d'eux et ce que vous devez prendre en compte lors du partage avec d'anciennes versions, avec d'autres suites (telles que OpenDocument) ou lorsque vous travaillez sur la version Web par rapport à la version de bureau.

Open XML et extensions modernes : la base de tout

Pendant des années, Word, Excel et PowerPoint ont été enregistrés par défaut dans des formats XML ouvert (docx, xlsx, pptx). Ces fichiers sont des packages ZIP internes contenant du XML et des ressources, ce qui offre des avantages clés : taille plus petite (la compression réduit considérablement le poids), meilleure récupération si un composant est endommagé, la confidentialité (il est facile de détecter et de supprimer les métadonnées avec l'inspecteur de documents) et interopérabilité (toute personne disposant d'un éditeur XML et d'un utilitaire ZIP peut les inspecter).

Un élément important dans Open XML est la distinction entre les fichiers avec et sans macros. Les extensions avec « x » (docx, xlsx, pptx) ne peuvent pas contenir de macros et ceux se terminant par « m » (docm, xlsm, pptm) ​​le permettent. Il est ainsi beaucoup plus facile de déterminer d'un coup d'œil si un fichier peut exécuter du code.

En plus des documents, il existe des variantes pour modèles et les modules complémentaires : Word utilise dotx et dotm, Excel utilise xltx et xltm, et PowerPoint utilise potx et potm ; suppléments Les formats Excel modernes sont appelés xlam et les formats PowerPoint ppam. Il existe également Feuille de calcul Open XML stricte (xlsx « strict »), une variante ISO plus stricte pour les classeurs Excel.

Extensions par application : ce que chaque programme crée

Word fonctionne principalement avec . Docx (document sans macros) et .doc (document avec macros). Pour les modèles, utilisez .dotx y .dotmCes extensions sont celles qui assurent la meilleure compatibilité avec les fonctionnalités modernes (telles que la sauvegarde automatique et les contrôles d'accessibilité) (voir Explication des formats de mots).

Utilisations d'Excel . Xlsx (livre sans macros), .xlsm (livre avec macros), .xltx y .xltm (modèles). Il y a aussi .xlsb, un livre binaire conçu pour chargement et sauvegarde plus rapides et de gérer de gros volumes de données avec agilité ; il prend en charge VBA et de nouvelles fonctionnalités, mais il n'est pas XML et ne se prête pas à la manipulation de son contenu en dehors d'Excel avec la même facilité (voir Formats Excel).

PowerPoint enregistre dans . Pptx (présentation sans macros) et .pptm (avec macros). Pour les modèles, il existe .potx y .potm; pour les « diapositives en vrac », il y a .sldx y .sldm; pour des présentations prêtes à jouer, .ppsx y .ppsm. De plus, la suite comprend le Thème Office (.thmx) qui applique les styles de manière cohérente dans les documents, les feuilles de calcul et les présentations (voir Formats PowerPoint).

Quand utiliser chaque format dans Office

Quand utiliser chaque format Office (docx/xlsx/pptx, variantes avec macros et modèles)

Pour les documents de texte généraux, il est normal de . DocxIl garantit la compatibilité, une petite taille et toutes les fonctionnalités modernes. .doc uniquement lorsque vous avez vraiment besoin de macros (VBA ou XLM) et, pour des raisons de sécurité, il est idéal de signer les macros et de les partager uniquement avec ceux en qui vous avez confiance.

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Dans Excel, la norme est . Xlsx. Si votre livre comprend macros o feuilles macro à partir d'Excel 4.0, choisissez .xlsm. Lorsque la performance est essentielle (classeurs très volumineux, nombreux calculs ou tableaux croisés dynamiques), .xlsb peut faire une différence dans l'ouverture et la sauvegarde, tout en maintenant la compatibilité avec VBA.

Pour les modèles que vous allez réutiliser (budgets, rapports, feuilles), utilisez .dotx / .dotm, .xltx / .xltm y .potx / .potm. Évitez d'utiliser des modèles avec des macros S'ils ne sont pas essentiels : voici comment les réduire avis de sécurité et les blocages possibles dans les environnements d’entreprise.

Exporter pour le partage ou l'impression : PDF et XPS

Quand le but est préserver le design et éviter les changements, choisir PDF (.pdf). Il est parfait pour envoyer des propositions, des manuels ou des documents à imprimer (y compris impression commerciale). Le format conserve les éléments tels que vous les avez conçus et n'est pas facilement modifiable.

Il est également XPS (.xps), une spécification XML papier avec un objectif similaire : respecter le format et complique l'édition. Il est moins courant que le PDF, mais certaines organisations l'utilisent en raison de politiques internes ou Windows.

Publier sur le Web : HTML et MHT/MHTML

Si vous devez publier une feuille de calcul ou un document en tant que site Web, vous pouvez l'exporter vers HTML (.htm, .html)Office génère un dossier contenant le fichier et toutes les ressources (images, scripts). Pour un fichier unique qui encapsule tout, il est MHT/MHTML, « page Web à fichier unique », utile pour l'envoi par courrier électronique ou l'archivage avec des ressources intégrées.

Interopérabilité avec d'autres suites : ODF (OpenDocument)

Le bureau s'ouvre et enregistre dans OpenDocument pour les feuilles de calcul avec .ods (il existe également .odt et .odp dans d'autres applications, bien que nous nous concentrions ici sur Excel). Il est utile si vous collaborez avec des utilisateurs de Google Docs ou OpenOffice/LibreOffice, car ils pourront l'ouvrir nativement.

Cependant, comme les caractéristiques ne sont pas identiques entre les suites, enregistrer et rouvrir dans ODF Vous remarquerez peut-être des changements ou une perte de mise en forme. Recommandation pratique : travaillez en xlsx/docx/pptx lors de la création et de la révision, et exportez vers ODF comme format d'échange final uniquement si cela est spécifiquement demandé.

Formats de données et échange dans Excel : CSV, TXT, DIF et SYLK

Excel excelle en tant que passerelle de données. Pour échanger des données avec d'autres systèmes, vous disposez de plusieurs formats texte et traditionnels, chacun ayant ses propres spécificités d'utilisation. Choisir le bon Cela vous évite les problèmes d'accents, de sauts de ligne ou de séparateurs.

  • CSV (.csv): fichier texte avec valeurs séparées par des virgulesIl existe des variantes de plateformes (Windows, Macintosh, MS-DOS) qui visent à rendre les tabulations, les sauts de ligne et autres caractères interprétables correctement sur ce système. Excel enregistre uniquement les feuille active.
  • Texte délimité par des tabulations (.txt): les champs sont séparés par tabulations. Également avec les variantes Windows/Mac/MS-DOS et l'option Texte Unicode (pour l'encodage de caractères larges). Au format CSV, enregistrez le feuille actuelle.
  • DIF (.dif): format classique de échange de données. Enregistre uniquement la feuille active ; elle est moins utilisée aujourd'hui, mais apparaît toujours dans les intégrations héritées.
  • SYLK (.slk):Format lien symbolique pour l'échange entre applications existantes ; conserve certaines métadonnées tabulaires. feuille active uniquement.
  • PRN (.prn)« Texte formaté (délimité par des espaces) ». Destiné à des sorties telles que Lotus et des listes imprimées alignées dans l'espace ; enregistre uniquement la feuille active.

Conseil pratique : si vous souhaitez importer dans un système qui « avale » uniquement un délimiteur spécifique, choisissez CSV (virgule) ou TXT (tabulation) comme demandé. S'il y a un risque avec les accents ou les caractères spéciaux, misez sur Texte Unicode. Pour les automatisations héritées, DIF/SYLK est toujours utile.

Formats spéciaux et hérités dans Excel

Excel peut s'ouvrir, mais pas enregistrer, dans certains formats anciens ou tiers. Par exemple : .dbf (dBase III/IV) s'ouvre, mais il est impossible d'enregistrer dans dBase depuis une version Excel récente. L'ouverture de .xlw (Classeur Excel 4.0), bien que vous ne puissiez pas enregistrer avec cette extension.

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Dans la catégorie « ouvert mais avec des nuances » se trouve .xlr (Microsoft Works 6.0–9.0). Pour travailler avec ces fichiers, il est conseillé de les convertir au format .xlsx/.xlsm/.xlsb et vérifiez la compatibilité avant de les utiliser en production.

Formats non pris en charge dans Excel (versions modernes)

Il existe des formats qui ne peuvent plus être ouverts ou enregistrés dans Excel 2007/2010/2013/2016 et versions ultérieures. Évitez de dépendre d'eux et migrer dès que possible.

  • Graphique Excel (.xlc) à partir d'Excel 2.0/3.0/2.x.
  • Lotus 1-2-3 dans toutes ses variantes : .wk1, .wk2, .wk3, .wk4, .wks, .fmt, .fm3.
  • Microsoft Works (.wks).
  • DBASE II (.dbf) dans sa spécification 2.
  • Quattro Pro pour MS-DOS et Windows : .wq1, .wb1, .wb3.

Si vous avez besoin de récupérer des données à partir de l’un de ces formats, la chose la plus judicieuse à faire est convertir avec un outil intermédiaire (un convertisseur spécifique ou en l'ouvrant d'abord dans une application qui le prend toujours en charge et en le réexportant vers CSV, XLSX ou similaire).

Plugins et automatisation : XLA et XLAM

Excel prend en charge les modules complémentaires hérités .xla (Excel 97–2003) et modernes .xlam, qui sont également macro activée et basées sur XML. Si vous développez des solutions en interne, Découvrez comment dépanner les plugins et s'efforce d'offrir des versions 64 bits et 32 ​​bits chaque fois que possible pour couvrir les deux environnements.

XML, données et normes antérieures

Au-delà d'Open XML, Excel peut fonctionner avec Données XML (.xml) et avec le Feuille de calcul XML 2003. Ces formats sont intéressants si vous souhaitez échanger des informations avec Autres applications qui traitent le XML ou si vous avez besoin de schémas personnalisés. Notez que la norme moderne pour les livres est .xlsx/.xlsm, plus compact et robuste.

Presse-papiers : formats compris par Excel lors du collage

Lorsque vous copiez et collez, Excel peut recevoir des données dans plusieurs formats à partir du Presse-papiers depuis Office (si vous ne pouvez pas coller de contenu externe, voir vous ne pouvez pas coller de contenu externe). Cela comprend Images WMF/EMF, bitmaps BMP, formats de texte (onglet, CSV, texte enrichi RTF), des objets OLE et même des pages Web à fichier unique MHT/MHTML ou HTML traditionnel. Cela permet de coller du contenu depuis d'autres applications, tout en préservant le contenu et la mise en forme.

Compatibilité descendante et vérificateur

L'ouverture d'anciens documents dans Office est simple : ils s'ouvrent et vous pouvez continuer à travailler avec eux. Lorsque vous enregistrez, Office exécute un vérificateur de compatibilité qui vous avertit des fonctionnalités non prises en charge par la version cible et vous permet de les supprimer ou de les remplacer. Si la collaboration est mixte par versions, l'option la plus pratique est enregistrer au format moderne et faciliter, si nécessaire, des exportations supplémentaires.

Avez-vous encore des documents dans les anciens formats binaires (.doc, .xls, .ppt)? Ouvrez le fichier et choisissez Fichier> Enregistrer sous (ou « Enregistrer une copie » si vous êtes sur OneDrive/SharePoint) pour créer la version XML ouvertVous gagnerez en taille, en fiabilité et en fonctionnalités.

Quand choisir Office/Microsoft 64 32 bits ou 365 bits

Les éditions 64 bits d'Office utilisent mieux la mémoire et sont idéales si vous travaillez avec fichiers volumineux ou des modèles complexes dans Excel (tableaux croisés dynamiques multiples, connexions externes, Power Pivot, Carte 3D, Power View ou Obtenir et transformer). Ils sont également utiles dans PowerPoint. très grandes images et vidéos et dans le projet avec des fichiers > 2 Go.

La version 32 bits est toujours recommandée si vous dépendez de Compléments COM ou des contrôles 32 bits sans alternative 64 bits, si vous Code VBA utilisez d'anciennes déclarations d'API difficiles à porter, ou si vous traitez des objets/serveurs OLE et des bases de données .mde/.ade/.accde Accès 32 bits. De plus, les ordinateurs de moins de 4 Go ou les systèmes 32 bits ne peuvent installer que l'édition 32 bits.

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OpenDocument vs. Open XML : lequel est le meilleur par défaut ?

OpenDocument a été conçu pour des suites comme OpenOffice/LibreOffice, tandis qu'Open XML est natif de Microsoft Office. Le bureau prend en charge ODF et vous pourrez ouvrir/enregistrer, mais si vous utilisez des fonctions non équivalentes, il peut y avoir pertes ou changements dans la présentation ou le comportement. Par conséquent, à moins que votre organisation ne l'exige, il est plus judicieux de travailler en docx/xlsx/pptx et exporter vers ODF uniquement pour un échange ponctuel.

Version bureautique vs version web : les différences qui influencent le format

Microsoft 365 sur le Web est gratuit et pratique, mais il a des limites. Web de mots des outils tels que la gestion complète manquent citations et bibliographie, des filigranes, des options avancées de conception et d'impression, ou encore l'option collaborative « pro » permettant de combiner et de comparer des documents. Il gère néanmoins très bien l'édition de base et la co-création simple.

En Excel Web Vous pouvez créer et modifier des tableaux croisés dynamiques, mais pas des graphiques croisés dynamiques (uniquement les visualiser), il n'y a pas de formules avancées aucune connexion externe ou référence externe, et manque de vues analytiques telles que Power View, Power Pivot ou de segments complexes tels que ForumPour une analyse sérieuse et une modélisation de données, le bureau gagne haut la main.

En PowerPoint Web la sélection de transitions et animations Il est plus petit, il ne reproduit pas certains vidéos intégrées, la mise en forme riche des formes et du texte est limitée (pas de dégradés ni de pipettes), et il n'y a pas Diseñador ni le porte-encre. Pour les présentations complexes, un bureau est adapté.

De plus, la version Web ne fonctionne pas hors ligne Pour modifier un fichier local, vous devez d'abord le télécharger sur OneDrive. Cela ne change rien au format à utiliser, mais explique pourquoi. documents avec macros, grands modèles Excel ou conceptions élaborées, les formats bureau et .xlsm/.xlsb/.pptm/.dotm sont toujours rois.

Formats binaires hérités : quand ils ont encore du sens

Les formats .doc, .xls, .ppt (97–2003) sont maintenus pour des raisons de compatibilité, mais ne sont plus recommandés comme norme. Vous perdez les avantages d'Open XML et vous exposez à davantage de problèmes lors de la récupération de fichiers endommagés ou de la collaboration. N'utilisez ces formats que si une application Antigua l'exige et planifie sa migration.

Conseils rapides pour choisir un format

  • Document moderne et modifiable:docx/xlsx/pptx.
  • Macros nécessaire : docm/xlsm/pptm (signature numérique si possible).
  • Performances sur les gros livres: xlsb.
  • modèles réutilisables: dotx/xltx/potx (ou variantes « m » s’ils ont des macros).
  • Partager sans modifier: PDF (ou XPS sous les politiques Windows).
  • Publier en tant que site Web: HTML ou MHT/MHTML (fichier unique).
  • Échange de données avec les systèmes : CSV/TXT (Unicode s'il y a des accents), DIF/SYLK si demandé.
  • Œuvre mixte avec d'autres suites:Conservez votre travail en Open XML et exportez-le en ODF à la fin.

Choisir le bon format permet non seulement d’éviter les problèmes de compatibilité ; vous fait gagner du temps, réduisez les erreurs d'intégration et améliorez l'expérience de vos destinataires. Grâce à ces conseils, vous pourrez prendre des décisions éclairées dans chaque cas.

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