Guide avancé de configuration des autorisations et de la sécurité dans SharePoint : niveaux, meilleures pratiques et contrôle détaillé

Aujourd’hui, SharePoint est devenu l’un des outils les plus utilisés par tous les types d’entreprises et d’organisations pour la gestion de documents et la collaboration interne. Cependant, l’un des aspects les plus critiques – et souvent déroutant pour les administrateurs et les utilisateurs avancés – est de savoir comment définir correctement les autorisations et la sécurité interne. Configurer correctement qui peut accéder, modifier ou partager chaque ressource est la base pour garantir la protection des données sensibles et éviter les maux de tête quotidiens.

Dans ce guide complet, vous trouverez tout ce que vous devez savoir sur la gestion des autorisations et de la sécurité dans SharePoint, ainsi que sur ses intégrations avec Microsoft Teams. De la compréhension de la hiérarchie des autorisations, des niveaux prédéfinis, de la gestion granulaire des listes, des bibliothèques ou des éléments spécifiques, aux meilleures pratiques, y compris les spécificités de l'administration dans les environnements hybrides et l'importance de bien travailler avec les groupes et les comptes de service. Préparez-vous à maîtriser SharePoint et à en faire votre meilleur allié en matière de sécurité et de contrôle d'accès.

Pourquoi les autorisations et la sécurité sont-elles si importantes dans SharePoint ?

L’accès à l’information est le moteur de la collaboration dans tout environnement numérique. Cependant, l’accès non contrôlé peut constituer le plus grand risque pour la sécurité et la confidentialité des données. Dans SharePoint, la configuration correcte des autorisations Vous permet de définir exactement qui peut afficher, modifier, supprimer ou partager des documents, des listes, des pages ou des paramètres, et dans quelles conditions.

Une gestion laxiste ou chaotique peut entraîner des fuites d’informations, des erreurs opérationnelles ou même des failles de sécurité coûteuses. La maîtrise des permissions n’est donc pas facultative : elle est indispensable.

Principes de base de la gestion des autorisations dans SharePoint

SharePoint structure la sécurité en fonction de trois concepts clés : les niveaux d’autorisation, les groupes et l’héritage.

• Niveaux d'autorisation : Il s’agit d’ensembles d’autorisations individuelles regroupées pour une attribution facile. Par exemple, « Contrôle total » ou « Lecture seule ».
• Groupes: Ils vous permettent d’attribuer des autorisations en masse à plusieurs utilisateurs qui partagent une fonction ou un besoin commun.
• Patrimoine: Les autorisations sont généralement attribuées à un niveau supérieur (comme le site ou la bibliothèque) et héritées vers le bas, bien qu'elles puissent être personnalisées en rompant cet héritage à un point spécifique.

Ce schéma facilite la gestion et réduit les erreurs, mais il nécessite également une compréhension claire de la manière dont les accès se propagent à travers les différentes couches.

Niveaux d'autorisation par défaut dans SharePoint : bien plus que « lecture » ​​et « écriture »

De SharePoint Online à SharePoint Server sur site, il existe plusieurs niveaux d’autorisation prédéfinis qui couvrent la plupart des besoins courants. Cependant, il est essentiel de comprendre leur portée et leurs différences avant de commencer à personnaliser l’accès des utilisateurs ou des groupes.

• Contrôle total: Il vous permet d'effectuer absolument n'importe quelle action sur un site, y compris la gestion des autorisations, la création ou la suppression d'éléments et même la configuration globale. Réservez ce niveau aux administrateurs les plus fiables, car toute erreur peut avoir des conséquences irréversibles !
• Conception: Ce niveau vous permet d'afficher, d'ajouter, de mettre à jour, de supprimer, d'approuver et de personnaliser des éléments ou des pages d'un site Web. Parfait pour les responsables de l'image et de la structure des portails.
• Edition: Les utilisateurs peuvent créer, modifier et supprimer des éléments et des listes, ainsi que gérer leur contenu, mais toujours dans les limites établies.
• Collaboration/Contribution : Ces niveaux (les noms peuvent varier selon la version de SharePoint) vous permettent d’ajouter, de modifier et de supprimer des éléments de listes ou de bibliothèques, ainsi que de gérer des composants WebPart personnels. Très utile pour les équipes de travail qui ont besoin de modifier des documents ou des listes mais sans accès aux paramètres avancés.
• Lecture/affichage restreint : Ils accordent uniquement l'accès pour visualiser le contenu, sans la possibilité de le modifier, de le supprimer ou d'y ajouter quoi que ce soit. Il s'agit du niveau de base pour les réviseurs, les auditeurs ou les visiteurs externes.
• Accès limité: Sa fonction est de permettre à un utilisateur d'accéder uniquement à une ressource spécifique (comme un fichier) sans accorder l'accès au reste du site ou de la bibliothèque. Très utile pour partager des documents individuels avec des collaborateurs externes.
• Affichage uniquement : Permet de visualiser les pages et les éléments de l’application, mais avec des limitations supplémentaires ; conçu pour des contextes très spécifiques, par exemple avec Excel Services.

Sur les sites de publication (tels que les portails institutionnels), il peut y avoir des niveaux supplémentaires tels que « Lecture restreinte », « Approbation » ou « Gérer la hiérarchie », qui affinent davantage le contrôle sur le contenu et la publication des pages.

Permis individuels : les petits caractères de la sécurité

Les niveaux ci-dessus sont en fait un ensemble d’autorisations individuelles qui déterminent exactement les actions que chaque utilisateur peut effectuer. Par exemple, un utilisateur disposant de l’autorisation « Gérer les listes » peut créer et supprimer des listes, mais peut-être pas approuver des éléments ni gérer les vues publiques.

Parmi les autorisations SharePoint les plus courantes en fonction de la portée, les suivantes se démarquent :

• Liste des autorisations : Gérez les listes, affichez, ajoutez, modifiez et supprimez des éléments, approuvez ou publiez des versions, créez des alertes, annulez les modifications, etc.
• Autorisations du site : Gérez les autorisations, créez et modifiez des groupes, gérez les paramètres globaux, affichez les données d'utilisation et les analyses, ajoutez ou personnalisez des pages et des thèmes, et bien plus encore.
• Autorisations personnelles : Gérez les vues de listes personnelles, ajoutez ou supprimez des composants WebPart sur des pages personnelles, mettez à jour des composants WebPart personnalisés.

Le contrôle granulaire de ces autorisations vous permet de créer des niveaux personnalisés adaptés aux besoins spécifiques d'une organisation ou d'un projet.

Groupes SharePoint : la clé d'une gestion efficace des autorisations

L’attribution des autorisations une par une devient rapidement un cauchemar à mesure que le nombre d’utilisateurs augmente. Pour éviter les erreurs et améliorer l’agilité, SharePoint suggère toujours l’utilisation de groupes de sécurité.

• Groupes par défaut : Lorsque vous créez un site, SharePoint génère des groupes par défaut tels que « Propriétaires », « Membres » et « Visiteurs », chacun avec un niveau d’autorisation standard.
• Groupes personnalisés : Vous pouvez créer des groupes pour des services, des projets ou des profils spécifiques (par exemple, « Auditeurs » ou « Équipe marketing ») et leur attribuer les autorisations nécessaires sur une ou plusieurs ressources.
• Groupes imbriqués : SharePoint permet à un groupe d'être membre d'un autre, facilitant ainsi la gestion hiérarchique des accès (très utile dans les grandes organisations).

L’attribution systématique d’autorisations à des groupes, et non à des utilisateurs individuels, est une bonne pratique essentielle en matière de sécurité et d’efficacité.

Différences entre les autorisations sur les sites d'équipe et les sites de communication

SharePoint distingue principalement deux types de sites :

• Sites d'équipe : Conçu pour la collaboration interne, où les autorisations sont généralement plus granulaires et limitées aux membres de l'équipe ou du projet.
• Sites de communication : Destiné au partage d'informations institutionnelles ou publiques, où les autorisations ont tendance à être plus larges et orientées vers une visibilité de masse, bien que des options de segmentation avancées existent toujours.

Choisir le bon type de site et les bons permis dès le départ vous évite de devoir refaire les structures plus tard.

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Définition des autorisations sur les listes et les bibliothèques : contrôle détaillé

L’un des points forts de SharePoint est qu’il vous permet de gérer les autorisations à un niveau très granulaire, même sur des listes, des bibliothèques ou des éléments individuels. Ceci est réalisé en brisant l’héritage des autorisations, ce qui permet de définir des règles spécifiques pour chaque ressource.

Liste des autorisations

• Gestion des listes : Créer ou supprimer des listes, ajouter/supprimer des colonnes ou des vues publiques, modifier la structure.
• Ajouter, modifier et supprimer des éléments : Contrôle total sur les données stockées.
• Approuver ou rejeter les versions : Essentiel dans les environnements où seuls certains utilisateurs peuvent publier des modifications.
• Alertes et notifications : Possibilité de créer des alertes pour suivre les changements.

Autorisations de la bibliothèque

• Ajouter/Supprimer des documents : Contrôlez qui peut télécharger ou supprimer des fichiers.
• Gérer les versions : Permet de restaurer ou de supprimer d'anciennes versions, indispensables pour les environnements de contrôle strict des documents.
• Configurer les métadonnées et les vues : Ajustez la façon dont les documents sont organisés et affichés.

N'oubliez pas qu'en interrompant l'héritage des autorisations, vous devrez gérer manuellement les modifications futures. Documentez bien ces exceptions et révisez périodiquement vos configurations pour maintenir la sécurité dans SharePoint.

Autorisations sur des éléments individuels : sécurité chirurgicale

Parfois, vous avez besoin d’un utilisateur ou d’un groupe pour afficher ou modifier un seul document, dossier ou élément de liste. SharePoint vous permet également de rompre l'héritage à ce niveau, en configurant une « bulle » d'accès unique et entièrement personnalisée.

Cette technique est particulièrement utile lorsque vous devez partager occasionnellement des documents avec des collaborateurs externes ou des auditeurs sans exposer le reste des informations.

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Modèles d'héritage : comment les autorisations se propagent dans SharePoint

La plupart du temps, les autorisations dans SharePoint circulent de haut en bas. Autrement dit, si vous attribuez une autorisation à une collection de sites, toutes les listes, bibliothèques et éléments qu'elle contient hériteront automatiquement de ces autorisations, sauf si vous interrompez l'héritage.

Quand est-il approprié de fractionner un héritage ? Uniquement dans des cas très justifiés : documents hautement sensibles, équipements temporaires, ressources partagées avec des parties externes, etc. Abuser de ce concept provoque le chaos et augmente le risque d'erreur humaine.

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Gestion des autorisations dans les environnements hybrides : SharePoint Online et SharePoint Server

La logique des autorisations est similaire sur les deux plates-formes, mais il existe des différences importantes selon que vous travaillez dans le cloud (SharePoint Online/Microsoft 365) ou sur des serveurs locaux (SharePoint Server).

• Dans SharePoint Online : Les groupes et les autorisations sont étroitement liés à Microsoft 365 et Azure AD. De plus, l’intégration avec Teams ajoute de nouvelles considérations en matière d’accès et de visibilité.
• Dans SharePoint Server : Une plus grande variété de rôles de support et d'accès aux paramètres de bas niveau sont disponibles, y compris les autorisations du système de fichiers et du registre. Windows.

Comptes de service, rôles et autorisations techniques dans SharePoint Server

Dans les déploiements sur site (SharePoint Server), la sécurité s’étend au-delà des autorisations visibles depuis l’interface utilisateur. C'est là qu'entrent en jeu les comptes de service, les groupes techniques et les rôles de base de données.

• Comptes administratifs : Il existe des comptes spécifiques pour l'administration de la batterie de serveurs, les services de synchronisation, l'administration centrale, l'exploration de contenu, la synchronisation Active Directory, etc. N'utilisez jamais un seul compte pour tout et n'accordez pas d'autorisations administratives aux comptes d'application.
• Exigences du groupe : Il existe des groupes tels que WSS_ADMIN_WPG, WSS_WPG ou WSS_RESTRICTED_WPG qui accordent des autorisations techniques sur le système de fichiers, le registre et d'autres ressources internes.
• Rôles de la base de données : SharePoint utilise des rôles tels que WSS_CONTENT_APPLICATION_POOLS, SPDataAccess ou SharePoint_SHELL_ACCESS pour contrôler l’accès à vos bases de données et procédures stockées SQL Server. Il est essentiel de suivre les recommandations officielles pour attribuer le nombre minimum d'autorisations nécessaires et éviter les privilèges excessifs.

Autorisations système avancées : ressources locales et registre

Pour les administrateurs avancés, en particulier dans SharePoint Server, les autorisations de groupe sur le système de fichiers local et le registre Windows doivent être prises en compte.

• Fichiers et dossiers : Il existe des chemins sur votre système (par exemple, %ProgramFiles%\Microsoft Office Servers\16.0\Logs) qui nécessitent des autorisations spéciales de lecture, d’écriture ou de contrôle total pour que les services SharePoint fonctionnent correctement.
• Entrées de registre : De nombreuses clés de registre essentielles pour SharePoint nécessitent des autorisations techniques pour l’administration, les diagnostics, la conversion de documents ou le chiffrement des informations d’identification.

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Isaac

Écrivain passionné par le monde des octets et de la technologie en général. J'aime partager mes connaissances à travers l'écriture, et c'est ce que je vais faire dans ce blog, vous montrer toutes les choses les plus intéressantes sur les gadgets, les logiciels, le matériel, les tendances technologiques et plus encore. Mon objectif est de vous aider à naviguer dans le monde numérique de manière simple et divertissante.