Comment utiliser les fichiers avec Copilot : guide complet étape par étape

Microsoft Copilot est devenu un outil fondamental pour améliorer la productivité grâce à l'utilisation de intelligence artificielle Génératif. L'une de ses fonctionnalités les plus puissantes est la possibilité de travailler directement avec les fichiers téléchargés par les utilisateurs. Qu'il s'agisse de résumer des documents, de générer des réponses détaillées ou de créer du contenu à partir de texte, d'images et de données structurées, Copilot est prêt à exploiter pleinement les fichiers que vous ajoutez à la conversation.

Dans cet article, nous allons explorer tout ce que vous devez savoir sur Comment utiliser les fichiers avec Copilot, des types de documents pris en charge à la manière de les télécharger, de les gérer et de les utiliser dans différents contextes, tels que Word, OneDrive, Microsoft Security Copilot et des scénarios éducatifs ou professionnels. Si vous cherchez un guide complet et clair, poursuivez votre lecture : nous aborderons tous les sujets.

Quels types de fichiers peuvent être utilisés avec Microsoft Copilot ?

Copilot prend en charge une variété de formats de fichiers, à la fois texte et multimédia. Cependant, il existe quelques différences selon l'outil ou l'environnement dans lequel vous utilisez Copilot :

• Document texte : DOC, DOCX, PDF, TXT, MD, LOG, RTF.
• Feuilles de calcul: XLS, XLSX, CSV, ODS.
• Présentations: PPT, PPTX, ODP.
• Fichiers structurés : JSON, YAML, XML.
• Autres compatibles : EPUB, HTML, TEX, Apple iWork (Pages, Keynote, Numbers).
• Images (copilote général uniquement) : PNG, JPEG, PJP, JFIF.

Les fichiers multimédias tels que l'audio, la vidéo ou les exécutables ne sont pas autorisés. comme source de réponses génératives dans les versions d'entreprise comme Copilot Studio.

Où sont stockés les fichiers que vous téléchargez sur Copilot ?

Microsoft garantit que les fichiers téléchargés sont stockés en toute sécurité selon le produit :

• En Studio Copilote, les fichiers sont stockés dans Microsoft Dataverse.
• En Copilote de sécurité, les fichiers restent dans le situation géographique du locataire mais en dehors de l'environnement de Microsoft 365 d'habitude.
• Dans le Copilote général (dans le navigateur), les fichiers sont automatiquement supprimés après 30 jours.

De plus, dans tous les cas Microsoft n’utilise pas ces fichiers pour former des modèles d’IA., ce qui augmente son fiabilité pour les environnements professionnels ou éducatifs.

Comment télécharger et utiliser des fichiers dans différentes versions de Copilot

Dans Microsoft Copilot pour le navigateur

Copilot vous permet de télécharger des fichiers directement depuis la fenêtre de discussion. Pour cela :

1. Appuyez sur l'icône « Ouvrir (+) » ou faites glisser un fichier dans le chat.
2. Sélectionnez le fichier sur votre appareil ; il apparaîtra en tant que pièce jointe dans le fil de discussion.
3. Posez une question relative à ce fichier, par exemple : « Quelles conclusions peut-on tirer de ce document ? »
4. Vous pouvez continuer à poser des questions connexes tant que vous restez dans cette conversation.

La limite pour chaque fichier est de 50 Mo, et vous pouvez saisir Fichiers PDF, Word, Excel, JSON, entre autres.

Depuis Microsoft Word (Copilot dans Word)

Copilot dans Word vous permet de créer du contenu à partir de zéro, de modifier du texte existant ou de travailler sur des fichiers associés.. Ses fonctions comprennent :

• Générer des brouillons : écrire un message comme « Rédigez une proposition pour la nouvelle saveur de café ».
• Créer du contenu à partir de fichiers : En utilisant « / », vous pouvez sélectionner jusqu’à 10 documents comme base (PDF, Word, TXT, PowerPoint, etc.).
• Ajout de contenu aux sections existantes : sélectionne du texte et demande de le développer ou de le reformuler.
• Enregistrer ou modifier les résultats : Vous pouvez conserver, régénérer ou supprimer les brouillons générés.

En outre, Vous pouvez indiquer des formats ou des styles, par exemple : « Rendez-le plus concis et formel »Pour en savoir plus sur l'utilisation des fichiers dans Word, vous pouvez consulter le guide complet à l'adresse Améliorez vos textes avec Copilot dans Word.

Utilisation de fichiers dans OneDrive avec Copilot

Copilot vous permet de générer des résumés rapides directement depuis l'interface OneDrive, sans avoir à ouvrir les fichiers :

1. Accès à onedrive.com avec votre compte.
2. Maintenez le curseur sur le fichier et appuyez sur le bouton Copilote, Alors choisi "CV".
3. Vous pouvez également sélectionner jusqu'à 5 fichiers et générer un résumé conjoint.
4. Depuis le panneau latéral, vous pouvez poser des questions personnalisées telles que « Quelles ventes ont été enregistrées en janvier ? »

Cela accélère considérablement la consultation simultanée de documents volumineux ou de plusieurs fichiers. Pour en savoir plus sur la gestion des fichiers dans Windows, nous vous recommandons de visiter Compagnon de recherche de fichiers pour Windows.

Dans Microsoft Security Copilot

Dans des environnements de cybersécuritéLe téléchargement de documents est essentiel pour que Copilot puisse traiter les politiques, les modèles ou d'autres procédures opérationnelles..

1. Veuillez vous assurer que vos fichiers sont au format DOCX, PDF, TXT ou MD et ne dépassent pas 3 Mo chacun (maximum 20 Mo par session).
2. Ouvrir le tableau de bord « Origines » depuis Copilot et sélectionnez l'onglet Archives.
3. Appuyez sur « Télécharger le fichier » et téléchargez-le depuis votre PC.
4. Cochez la case pour activer l'archivage dans la session.

Vous seul aurez accès aux fichiers que vous téléchargez et ils seront disponibles pendant toute la durée de votre session en cours.Pour mieux comprendre le fonctionnement de la gestion du crédit dans Microsoft 365, consultez Comment fonctionnent les crédits IA avec Microsoft 365.

Copilot Studio : Réponses génératives avec des documents

Si vous créez un agent conversationnel dans Copilot Studio, vous pouvez utiliser des documents comme source de connaissances pour les réponses génératives.. Le processus est le suivant:

1. Depuis l'environnement de l'agent, accédez configuration > IA générative.
2. Faites glisser vos fichiers ou cliquez sur « Parcourir » pour les localiser.
3. Une fois chargés, ils sont indexés et le statut passe à "Intelligent" (Cela peut prendre quelques minutes).
4. Vous pouvez les désactiver sur des nœuds spécifiques si vous le souhaitez.

Les fichiers téléchargés sont exportés avec l'agent, préservant ainsi sa configuration., et les fichiers portant le même nom ne sont pas écrasés. Pour plus d'informations sur la création d'agents dans Copilot Studio, consultez la page Agents Microsoft Security Copilot et IA.

Contrôle d'accès et suppression de documents

Sur des plateformes professionnelles telles que Security Copilot ou Studio :

• Seul l'utilisateur qui a téléchargé le fichier peut y accéder.
• Les fichiers peuvent être supprimés manuellement à partir du panneau de gestion correspondant.
• Dans certains environnements, Les propriétaires peuvent restreindre qui peut télécharger des fichiers.

Comment écrire de bonnes requêtes lors de l'utilisation de fichiers

Pour de meilleurs résultats, n'oubliez pas d'inclure ces éléments dans votre demande :

• Objectif:quel résultat attendez-vous (résumé, analyse, lettre, etc.).
• Contexte:Fournir des détails pertinents (rôle, statut d’emploi, secteur, etc.).
• Origine des données: : mentionner clairement le fichier si nécessaire.
• Attentes:comment vous souhaitez que la réponse soit (ton, longueur, format).

Un exemple serait : « Générer une feuille de route d’étude avec des jalons hebdomadaires basés sur ce document contenant mon CV. »

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Isaac

Écrivain passionné par le monde des octets et de la technologie en général. J'aime partager mes connaissances à travers l'écriture, et c'est ce que je vais faire dans ce blog, vous montrer toutes les choses les plus intéressantes sur les gadgets, les logiciels, le matériel, les tendances technologiques et plus encore. Mon objectif est de vous aider à naviguer dans le monde numérique de manière simple et divertissante.