Comment restreindre et protéger la modification des fichiers Office

Lorsque nous travaillons avec des documents importants dans Word, Excel ou PowerPoint, maintenir leur intégrité peut être vital. Qu'il s'agisse d'empêcher les modifications accidentelles, de contrôler les changements, de protéger les informations sensibles ou d'empêcher toute falsification une fois terminée, il existe plusieurs façons de procéder. restreindre la modification des fichiers Microsoft Office.

Microsoft Office propose des outils intégrés qui vous permettent de marquer un fichier comme final ou d’appliquer une protection par mot de passe ou une authentification utilisateur personnalisée. De plus, vous pouvez restreindre uniquement une partie du contenu ou définir des exceptions pour des utilisateurs spécifiques. Ici, nous allons explorer, étape par étape et en détail, toutes les options disponibles pour protéger un document, comment les appliquer correctement, et même comment supprimer ces restrictions si vous disposez des autorisations nécessaires ou si vous faites des erreurs lors de leur définition.

Marqué comme final : comment rendre un fichier en lecture seule

L’un des moyens les plus simples de limiter la modification d’un document est le marquer comme final. Cette fonctionnalité modifie le statut du document en lecture seule et désactive certains outils tels que l'édition de texte ou la révision.

Pour ce faire, ouvrez votre document et suivez ces étapes :

1. Haz clic en armoires de bureau dans le coin supérieur gauche.
2. sélectionner Information.
3. Haz clic en Protéger le document.
4. Choisissez l'option Marquer comme final.

Une fois cela fait, toute personne qui ouvre le document verra une notification indiquant qu’il est en mode lecture seule. Aucune modification ne peut être effectuée à moins que cette option ne soit désactivée manuellement.

Pour annuler cette protection et modifier à nouveau le fichier, répétez simplement le processus ci-dessus et sélectionnez à nouveau Marquer comme final. Le document sera déverrouillé automatiquement.

Protégez le contenu avec un mot de passe

Si vous avez besoin d’un niveau de contrôle plus strict, vous pouvez cryptez votre document avec un mot de passe. Cela empêchera les personnes non autorisées d’ouvrir ou de modifier le fichier.

Vous trouverez ci-dessous les étapes à suivre pour appliquer cette protection :

1. Aller à l'onglet armoires de bureau.
2. Haz clic en Information puis dans Protéger le document.
3. sélectionner Crypter avec mot de passe.
4. Entrez un mot de passe sécurisé et confirmez-le.

Une fois enregistré, le fichier nécessitera ce mot de passe pour s'ouvrir. Si nous oublions la clé, Microsoft ne propose pas de méthode de récupération., il est donc conseillé de l'écrire dans un endroit sûr.

Cette fonctionnalité est disponible dans toutes les versions d'Office Desktop depuis 2010, mais non disponible dans Office Online, ce qui limite son utilisation sur les plateformes Web.

Restreindre les modifications : lecture seule avec exceptions

Un autre moyen efficace de limiter ce que les autres peuvent modifier dans un document est restreindre l'édition. Cela vous permet de définir le fichier en lecture seule, mais de laisser certaines parties ouvertes pour modification ou même d'attribuer des autorisations spécifiques à des utilisateurs spécifiques.

La procédure s'effectue à partir de l'onglet Réviseren cliquant sur restreindre l'édition. Dans le panneau de droite qui apparaît, vous devez suivre ces étapes :

1. Cochez la case Autoriser uniquement ce type de modification dans le document.
2. sélectionner Aucun changement (lecture seule) dans la liste déroulante.
3. Si vous souhaitez laisser des zones modifiables, sélectionnez le texte souhaité et cliquez sur Exceptions pour permettre des changements.
4. Haz clic en Oui, appliquez une protection et définir un mot de passe.

Avec cette protection appliquée, toutes les sections non sélectionnées seront bloquées pour toute personne ne possédant pas la clé. Il peut être davantage personnalisé pour permettre la modification de certaines sections uniquement à des utilisateurs spécifiques à l'aide de l'option Plus d'utilisateurs. Ce paramètre vous permet de saisir des noms ou des adresses e-mail pour identifier les éditeurs autorisés.

Modifier les autorisations à partir des paramètres du fichier

Une autre façon de restreindre la modification des fichiers Office, particulièrement utile lors du partage via OneDrive ou les réseaux d'entreprise, consiste à ajuster les autorisations à partir du système de fichiers lui-même.

Pour ce faire, vous pouvez faire un clic droit sur le fichier, sélectionner Propriétés (o Obtenir des informations en Mac) et dans la section des autorisations, choisissez quels utilisateurs ou groupes peuvent lire ou écrire dans le document. Vous pouvez définir des autorisations individuelles ou appliquer des restrictions en lecture seule à tous les utilisateurs, à l’exception du propriétaire.

Autoriser des modifications spécifiques sur un document protégé

Dans de nombreux cas, nous ne voulons pas verrouiller un fichier entier, mais autoriser uniquement la modification de certaines parties. Ceci est idéal pour les documents collaboratifs, les formulaires ou les contrats où des champs spécifiques doivent être remplis.

Pour appliquer cette protection partielle, suivez le même processus que dans la section des restrictions d'édition, mais avant de cliquer sur « OUI, appliquer la protection » :

• Sélectionnez le texte que vous souhaitez rendre modifiable.
• Dans la section « Exceptions », cochez la case « Tout le monde » ou définissez des utilisateurs spécifiques.
• Continuez avec l’activation de la protection par mot de passe ou par authentification.

À partir de ce moment, les utilisateurs ne pourront effectuer des modifications que dans les zones autorisées. S'ils ne sont pas activés, lorsque vous essayez d'écrire, vous verrez un message d'avertissement.

Modifier un document protégé

Lorsque vous recevez un fichier protégé et que vous disposez du mot de passe ou que vous êtes répertorié comme utilisateur autorisé, vous pouvez effectuer des modifications normalement. Mais si tu veux supprimer la protection, vous pouvez le faire depuis l'onglet Réviser, accéder au panneau restreindre l'édition et en cliquant sur Suspendre la protection. À ce stade, le système vous demandera le mot de passe si un mot de passe a été défini.

Supprimer la protection sans mot de passe : méthodes avancées

Il existe des situations dans lesquelles l'accès au mot de passe a été perdu ou n'est pas disponible. Dans ces cas, si le document n'est pas chiffré, il est possible d'appliquer certaines méthodes pour contourner la restriction d'édition.

L’une d’entre elles consiste à enregistrer le document sous forme de fichier .xml, éditez-le dans un bloc-notes et modifiez le paramètre w:application de « 1 » à « 0 » ou de « on » à « off ». Le fichier est ensuite rouvert et enregistré en tant que document Word traditionnel.

Une autre astuce consiste à changer l'extension du document de .docx à .zip, à extraire son contenu, à supprimer le fichier settings.xml où se trouvent les restrictions et à le reconvertir en .docx. Ces méthodes ne sont valables que si le document n'a pas été chiffré, car si c'est le cas, le contenu est chiffré et ne peut pas être lu ou modifié sans la clé.

Utiliser l'authentification utilisateur au lieu du mot de passe

Microsoft vous permet également de postuler protections d'accès basées sur l'utilisateur, sans mot de passe. C'est ce qu'on appelle « l'accès restreint » ou « l'authentification de l'utilisateur ».

Au lieu de demander un mot de passe, cette option nécessite que l'utilisateur dispose d'une authentification valide au sein d'un réseau ou d'un système précédemment configuré. Il est utile dans les environnements d’entreprise où les autorisations sont centralisées et gérées par les administrateurs et les stratégies de groupe.

DocRecrypt : l'outil de déverrouillage de Microsoft

Dans les environnements d’entreprise, Microsoft propose l’outil docrécrypter, conçu pour permettre aux administrateurs de supprimer les mots de passe des documents protégés, à condition qu'il ait été préalablement activé.

Cette solution Cela ne fonctionne pas si le fichier était protégé avant l'installation de DocRecrypt. Cela ne fonctionne pas non plus pour les documents marqués comme masqués ou en lecture seule, quel que soit le mot de passe. C'est une option utile pour éviter les problèmes d'accès dans les organisations, mais elle nécessite une configuration préalable.

Déverrouiller un fichier depuis Word Online

Dans la version Web d'Office, Les options d'édition dépendent du type d'autorisation accordée lors du partage du fichier. Le propriétaire peut définir si les destinataires du lien peuvent le modifier ou seulement le visualiser.

Pour modifier ces autorisations :

1. Ouvrez le document dans Office Online.
2. Haz clic en PARTAGER.
3. sélectionner configuration et alors Plus d'options.
4. Définit si les utilisateurs peuvent modifier ou uniquement lire le fichier.

Ce système n'utilise pas de mots de passe mais utilise plutôt des contrôles d'accès basés sur l'utilisateur connecté, de sorte que seul le propriétaire peut modifier les autorisations d'édition.

Comme vous l’avez vu, il existe plusieurs façons de protégez vos documents Office, des plus basiques comme le marquage comme final aux méthodes plus avancées comme les restrictions d'utilisateur ou le cryptage. En fonction du type de document, de son objectif et du niveau de sécurité dont vous avez besoin, vous pouvez choisir la bonne combinaison d’outils pour empêcher toute modification non autorisée.