Comment enregistrer et auditer de manière professionnelle les modifications dans les fichiers Excel

La gestion et l’enregistrement de toutes les modifications apportées aux fichiers Excel sont devenus un problème clé pour les employés, les responsables informatiques et les directeurs de la sécurité de l’information, en particulier dans les environnements où la collaboration et la conformité réglementaire sont essentielles. Si vous avez déjà eu besoin de savoir Qui a modifié quoi, quand et comment dans un classeur ExcelQue vous travailliez avec des fichiers locaux ou cloud, cet article répondra à toutes vos questions. Nous aborderons également l'utilisation de solutions comme ADAudit Plus et Options d'audit avancées de Microsoft 365 pour que vous puissiez tout avoir sous contrôle.

Les capacités de journalisation, d’audit et d’extraction de rapports détaillés sur les modifications apportées à un fichier Excel ont beaucoup progressé. Bien qu'Excel offre des outils intéressants, les entreprises ont souvent besoin de solutions intégrant les audits de sécurité, les accès, les modifications et les exportations de données. Nous vous présentons ici, de manière simple et complète, comment exploiter toutes les possibilités d'Excel, de Microsoft 365 Purview, de Power Query et d'outils externes pour un contrôle total de l'activité de vos fichiers.

Afficher et enregistrer les modifications dans Excel : Prise en main

Excel offre actuellement la possibilité de afficher un historique détaillé des modifications dans le fichier, notamment dans sa version Microsoft 365. Grâce à la fonctionnalité « Afficher les modifications », vous pouvez Identifiez rapidement ce qui a été modifié, qui l'a modifié et quandCet outil est essentiel si vous partagez des fichiers avec d’autres utilisateurs et devez conserver un enregistrement fiable.

• L'historique des modifications est conservé jusqu'à 60 jours., qui vous permet de revoir les modifications passées.
• Vous restreindre la liste des modifications à une feuille, une plage ou une cellule spécifique spécifique pour filtrer les informations pertinentes.
• Le système affiche les détails de chaque modification : utilisateur, cellule, ancienne valeur et nouvelle valeur.
• Si des modifications massives ont été apportées, Excel regroupe les modifications pour faciliter leur révision.

Pour revoir ces changements tout au long du livre, accédez simplement à l'onglet Réviser et sélectionnez Afficher les modificationsUn panneau latéral apparaîtra pour vous permettre de visualiser toutes vos modifications et de les filtrer par plage, feuille ou cellule. Pour visualiser l'ensemble des modifications, développez-les pour en voir tous les détails.

Filtrer et examiner des modifications spécifiques

L’une des fonctionnalités les plus puissantes est la possibilité de les modifications de filtre s'appliquent uniquement aux cellules ou plages pertinentesDe cette façon, vous pouvez rapidement détecter si des modifications ont été apportées à des informations sensibles ou à des formules clés.

• Sélectionnez une cellule, une plage ou même une feuille entière.
• Faites un clic droit et choisissez l'option Afficher les modifications pour voir l'activité dans cette zone spécifique.
• Depuis le panneau latéral, vous pouvez limiter par plage en tapant le nom de la cellule ou la référence, puis en confirmant.

Ce niveau de personnalisation vous aide à auditer les données critiques en quelques secondes, sans vous perdre dans une mer de modifications générales.

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Audit avancé dans Microsoft 365 : la puissance de Purview et de la journalisation d'audit

Si vous avez besoin de bien plus qu'un simple historique des modifications, le Audit Microsoft 365, notamment via Microsoft Purview. Cet outil collecte et consolide les journaux d'activité de la suite (y compris Excel, SharePoint, OneDrive, Teams et bien d'autres services professionnels) pour vous proposer Rapports et recherches avancés sur toute interaction avec les fichiers et les données.

Sur la plateforme Microsoft Purview, vous pouvez :

• Rechercher et exporter les journaux d'accès, de modification, de suppression et de partage de fichiers (y compris les fichiers Excel) sur vos systèmes.
• Filtrez les activités par utilisateur, plage de dates, type d'opération ou élément spécifique.
• Affichez les détails techniques de chaque activité : source, appareil, adresse IP, type d’action, résultat, etc.

Cela est particulièrement utile dans les environnements où il est nécessaire de justifier qui a accédé ou modifié une feuille spécifique pour des raisons juridiques, de confidentialité ou d'audit externe.

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Interprétation et exportation avancées des journaux : l'astuce JSON dans Excel

Lorsque vous exportez les résultats du journal d'audit, vous obtenez généralement un fichier .CSV avec une colonne Données d'audit au format JSON. Cela peut paraître intimidant au premier abord, mais Excel propose une option très simple pour convertir cette colonne JSON en plusieurs colonnes avec des informations claires.

• Ouvrez le fichier CSV dans Excel à l’aide de la fonction « À partir de texte ou CSV ».
• Dans le Éditeur Power Query, localisez la colonne Données d'audit, faites un clic droit, choisissez « Transformer » et sélectionnez « JSON ».
• Développez la colonne pour voir toutes les propriétés et décidez lesquelles vous devez voir.
• Vous pouvez trier et filtrer par utilisateur, opération, date, fichier, plage affectée, etc.

Formater vos journaux de cette manière vous permet d'enquêter rapidement et visuellement sur les incidents, d'évaluer les changements de masse ou de trouver des points de défaillance.

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Combinaison de l'audit natif, de PowerShell et d'ADAudit Plus

Dans les organisations ayant des exigences de contrôle très élevées, il est courant de combiner l’audit intégré d’Excel et de Microsoft 365 avec des scripts d’audit. PowerShell pour les recherches automatisées et l'exportation en masse de journaux. Par exemple, vous pouvez exécuter :

$auditlog = Search-UnifiedAuditLog -StartDate  -EndDate  -RecordType SharePointFileOperation

Cela vous permet d'extraire les journaux d'accès, de modification et de partage des fichiers Excel hébergés sur SharePoint et OneDrive, en intégrant les résultats dans votre système SIEM ou votre plate-forme de sécurité.

De plus, des solutions telles que ADAudit Plus Ils amènent la surveillance à un autre niveau, en générant alertes en temps réel Chaque fois qu'un fichier critique est modifié ou supprimé, ces outils vous permettent de :

• Planifiez des rapports automatiques dans plusieurs formats (CSV, PDF, XML…), personnalisation des paramètres de suivi.
• Recevez des e-mails ou des notifications push lorsque quelqu'un modifie des documents clés.
• Répondez aux exigences réglementaires telles que GDPR, SOX, HIPAA ou PCI-DSS avec des rapports prêts pour l'auditeur.

Si vous recherchez une traçabilité et une protection maximales, la solution idéale est de combiner toutes ces options et d'adapter la stratégie à l'environnement et aux politiques de l'entreprise.

Quelle activité peut être auditée en pratique ?

L'écosystème Microsoft 365 permet d'enregistrer d'innombrables activités liées aux fichiers Excel (et à tout autre document). Parmi les plus remarquables, on peut citer :

• Accès au fichier : Qui a ouvert, téléchargé ou visualisé un fichier.
• Modifications: Modifications apportées aux cellules, aux plages, aux feuilles entières, modification de formules, suppression ou ajout de données.
• Suppressions et restaurations : Qui a déplacé un fichier vers la corbeille et l'a récupéré plus tard.
• Actions : Envoi d'invitations, création de liens, modification des autorisations et accès aux ressources externes.
• Modifications de configurations : Politiques de conservation, étiquettes de sensibilité, verrouillages et déverrouillages d'enregistrements et attributions d'autorisations.

Le système audite également les opérations avancées telles que l'attribution de rôles, la gestion des applications, les activités Power BI, Power Applications et Teams, offrant un contrôle complet sur le cycle de vie des données.

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Rechercher, filtrer et analyser les journaux en profondeur

Grâce à la structuration détaillée des journaux, vous pouvez Filtrer par type d'opération, utilisateur, fichier, date et statutVous pouvez également analyser des événements spécifiques tels que les modifications de contenu, les suppressions permanentes, les changements de politique et les activités administratives suspectes.

L'analyse est très simple une fois les données stockées dans Excel, Power BI ou un autre outil d'analyse. Combiner filtres et tableaux croisés dynamiques permet de répondre à des questions telles que :

• Qui a accédé à des informations confidentielles la semaine dernière ?
• Quand le fichier critique a-t-il été supprimé et par qui ?
• Quels utilisateurs partagent des fichiers en dehors de l’organisation ?
• Les étiquettes de sensibilité ont-elles été modifiées ou les politiques de conservation ont-elles été modifiées ?

Cette flexibilité est essentielle pour s’adapter aux audits internes, aux enquêtes médico-légales ou aux exigences réglementaires.

Solutions d'affaires : rapports personnalisables et alertes en temps réel

Pour ceux qui ont besoin d'un contrôle proactif, des outils tels qu'ADAudit Plus vous permettent de générer rapports automatiques exportables dans différents formats. De plus, vous pouvez programmer des alertes personnalisées, par exemple :

• Avertir lorsqu'un fichier dans un dossier sensible est consulté ou modifié.
• Détecter les modifications d’autorisation inattendues.
• Signaler tout accès en dehors des heures ouvrables ou à partir d'emplacements inhabituels.

Cela vous permet d’anticiper les incidents, de réagir rapidement aux menaces internes et de protéger les informations les plus sensibles.

Gestion des journaux, sécurité et conformité réglementaire

Un aspect crucial est le conservation des dossiers d'audit. Microsoft garantit une stockage Jusqu'à 180 jours pour la plupart des journaux, bien que l'historique des modifications dans Excel soit généralement limité à 60 jours. Dans tous les cas, vous pouvez exporter les événements pertinents vers vos propres systèmes pour les conserver. le temps nécessaires et conformes aux réglementations telles que le RGPD.

La gestion des autorisations, le suivi des rôles et l'application d'étiquettes de sensibilité renforcent la sécurité et la conformité. Ceci est particulièrement important pour les organisations soumises à des audits juridiques ou sectoriels.

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Isaac

Écrivain passionné par le monde des octets et de la technologie en général. J'aime partager mes connaissances à travers l'écriture, et c'est ce que je vais faire dans ce blog, vous montrer toutes les choses les plus intéressantes sur les gadgets, les logiciels, le matériel, les tendances technologiques et plus encore. Mon objectif est de vous aider à naviguer dans le monde numérique de manière simple et divertissante.