Comment configurer les réponses automatiques sur WhatsApp Business étape par étape

WhatsApp Business est devenu un outil essentiel pour des milliers d’entreprises. Et ce n’est pas étonnant, car cela permet une communication rapide et directe avec les clients. Cependant, répondre manuellement à chaque message peut être une tâche fatigante, surtout lorsque les messages sont répétés encore et encore.

Heureusement, il y en a réponses automatiques, une fonctionnalité qui vous permet de gagner du temps, d'améliorer votre image professionnelle et de servir vos clients à tout moment de la journée. Dans cet article, nous vous montrerons comment les configurer étape par étape, expliquerons leur utilité dans chaque cas et fournirons des exemples spécifiques que vous pourrez mettre en œuvre immédiatement.

Que sont les réponses automatiques dans WhatsApp Business ?

Réponses automatiques Dans WhatsApp Business, ce sont des messages prédéfinis qui sont automatiquement envoyés lorsqu'un client vous contacte dans certaines conditions : en dehors des heures ouvrables, au démarrage d'une conversation ou lorsque vous utilisez des réponses rapides.

Ils constituent une excellente solution pour maintenir une attention constante et professionnelle, même si vous n'êtes pas disponible à ce moment-là. De plus, ils contribuent à instaurer la confiance, à optimiser le temps du personnel soignant et standardiser la qualité des réponses.

Là trois types principaux des réponses automatiques au sein de l'application WhatsApp Business :

• Messages de bienvenue : Ils servent à envoyer un message d'accueil automatique lorsque quelqu'un vous écrit pour la première fois, ou après 14 jours sans contact.
• Messages d'absence : sont envoyés en dehors des heures ouvrables ou lorsque vous êtes absent.
• Répond rapidement : Ce sont des messages préconçus qui peuvent être activés avec un raccourci de votre choix. Idéal pour répondre aux questions fréquemment posées.

Comment configurer les messages automatiques étape par étape

L'application WhatsApp Business inclut la possibilité de créer des réponses automatiques sans avoir besoin de logiciel externe parmi ses principaux outils. Ci-dessous, nous vous montrons comment procéder dans chaque cas :

1. Configurer le message de bienvenue

Pour faire une bonne première impression, rien de mieux qu'une salutation automatique. De cette façon, vous pouvez être amical et disponible même lorsque vous êtes hors ligne. Voici les étapes :

1. Ouvrez WhatsApp Business et appuyez sur l’icône à trois points dans le coin supérieur droit.
2. sélectionner « Des outils pour l'entreprise » puis allez à « Message de bienvenue ».
3. Activez l'option « Envoyer un message de bienvenue ».
4. Modifiez le message à envoyer (par exemple : « Bonjour ! Merci de nous avoir écrit. Nous répondrons à votre demande sous peu. »).
5. Définissez les destinataires : tous, nouveaux contacts, contacts spécifiques ou ignorez-en certains.
6. Enregistrez les modifications et elles seront actives.

2. Configurer un message d'absence

Lorsque vous n'êtes pas disponible ou en dehors des heures de bureau, WhatsApp peut automatiquement avertir le client. De cette façon, vous les empêchez de penser que vous ignorez leurs messages.

1. Accès à Outils pour l'entreprise dans le menu à trois points.
2. Appuyez sur « Message d'absence » et activer la fonction.
3. Modifiez votre message (par exemple : « Bonjour, merci de votre message. Nous ne pouvons pas vous répondre pour le moment, mais nous le ferons dès que nous serons à nouveau disponibles. »).
4. Sélectionnez quand envoyer : toujours, selon un calendrier personnalisé ou en dehors des heures ouvrables établies.
5. Enregistrez les modifications.

3. Créez des réponses rapides

Ces réponses vous permettent d’envoyer des messages fréquents instantanément en utilisant des raccourcis tels que « /hello » ou « /send ». Pour les configurer :

1. Dans WhatsApp Business, accédez à Outils pour l'entreprise et sélectionnez Répond rapidement.
2. Cliquez sur l'icône "+" pour en créer un nouveau.
3. Saisissez le message que vous souhaitez enregistrer (par exemple : « Nos horaires sont de 9h00 à 18h00, du lundi au vendredi. »).
4. Attribuez un raccourci facile à retenir comme /calendrier.
5. Enregistrez-le et vous pourrez l’utiliser maintenant en tapant « /schedule » dans n’importe quelle conversation.

Exemples de messages automatisés pour votre entreprise

Voici une sélection de textes que vous pouvez copier, adapter ou utiliser comme inspiration pour vos propres messages.

Messages de bienvenue

• Bienvenue standard : Bonjour ! Bienvenue dans notre magasin. Comment pouvons-nous vous aider aujourd'hui ?
• Avec gratitude: Merci de nous avoir écrit. Nous apprécions votre intérêt et serons heureux de vous aider.
• Avec offre : Merci pour votre message ! N'oubliez pas : nous vous offrons 10 % de réduction sur votre premier achat.
• Personnalisé: « Bonjour, nous sommes ravis de vous aider. De quoi avez-vous besoin ? »

Messages d'absence

• Bonjour, merci de nous avoir contactés. Nous sommes actuellement indisponibles, mais nous vous recontacterons dès que possible.
• Nos heures d'ouverture sont du lundi au vendredi, de 9h à 00h. Si vous nous écrivez en dehors de ces horaires, nous vous répondrons le lendemain.
• « Nous sommes en vacances jusqu'au… Vous pouvez nous laisser un message ; nous vous répondrons à notre retour. »

Réponses rapides et utiles

• /calendrier: « Nous sommes disponibles du lundi au vendredi, de 9h00 à 18h00. »
• /payer: « Nous acceptons les cartes de crédit, PayPal, les virements bancaires et Bizum. »
• /expédition: « Nos expéditions prennent entre 3 et 5 jours ouvrables selon la zone. »
• /retourne : « Vous pouvez retourner n'importe quel produit dans les 30 jours avec un reçu. »
• /action: « Oui, ce produit est disponible. Souhaitez-vous que nous le réservions pour vous ? »

Avantages de l'utilisation de messages automatisés dans votre entreprise

Au-delà du gain de temps, la configuration de ces réponses présente de multiples avantages qui impactent directement la qualité du service client et la performance de l’entreprise.

1. Une attention constante et sans effort

Répondez automatiquement à tout moment de la journée, même lorsque vous n'êtes pas devant votre téléphone. Cela témoigne de professionnalisme et vous évite de perdre des clients en ne répondant pas dans les délais. Si vous recherchez plus d'informations sur la façon d'améliorer le support client, vous pouvez consulter cet article sur configurer des réponses automatiques dans Outlook.

2. Gain de temps

Les Des réponses rapides réduisent le travail répétitif et maintenir un ton uniforme dans tous les messages. Ils sont idéaux pour les FAQ (questions fréquemment posées), les retours, les horaires et plus encore. Pour plus de détails sur l'automatisation, vous pouvez consulter ce tutoriel sur activer les réponses automatiques dans Outlook.

3. Automatisation efficace

Vous automatiser les tâches répétitives comme envoyer des salutations, confirmer des commandes ou répondre aux prix, sans avoir besoin d'embaucher du personnel supplémentaire. Si vous avez besoin d'informations supplémentaires sur la façon d'organiser les réponses automatiques, consultez cet article sur organiser la réponse automatique.

4. Amélioration de l'expérience client

Un client qui reçoit un message clair et rapide il a l'impression qu'on prend soin de lui. Cela améliore la perception de votre marque et renforce la fidélité.

Et si vous aviez besoin de plus ? Utiliser l'API WhatsApp Business

Si votre flux de messages est énorme ou si vous souhaitez aller au-delà de ce que permet l'application de base, vous pouvez opter pour API WhatsApp Business, une solution plus avancée conçue pour les moyennes ou grandes entreprises.

Avec elle, je peux:

• Utiliser Chatbots pour répondre automatiquement et intelligemment.
• Envoyer messages de masse et des campagnes promotionnelles au sein de WhatsApp.
• Ajoutez des boutons interactifs, des menus ou des systèmes de réservation.
• Centralisez les soins à partir d'un numéro unique pour plusieurs agents.

Pour accéder à ces fonctions, vous devez travailler avec un fournisseur officiel (BSP), comme Sinch Engage, qui facilite l'accès technique et la connexion à l'API sans que vous ayez besoin de votre propre équipement informatique.

De plus, des plateformes comme Aunoa proposent également des solutions d'automatisation via des chatbots personnalisés qui répondent automatiquement et sont disponibles 24h/XNUMX et XNUMXj/XNUMX.

WhatsApp Business vous propose plusieurs outils pour améliorer votre service client. Installation messages automatiques C'est simple, gratuit et peut faire une grande différence dans la perception de votre entreprise par votre public. Et si vous avez besoin d’aller plus loin, il existe des options comme l’API pour faire évoluer et professionnaliser davantage votre communication d’entreprise.

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Isaac

Écrivain passionné par le monde des octets et de la technologie en général. J'aime partager mes connaissances à travers l'écriture, et c'est ce que je vais faire dans ce blog, vous montrer toutes les choses les plus intéressantes sur les gadgets, les logiciels, le matériel, les tendances technologiques et plus encore. Mon objectif est de vous aider à naviguer dans le monde numérique de manière simple et divertissante.