- Installation autorisée sur un maximum de 5 appareils simultanés pour les comptes personnels via une authentification unique.
- Utilisation de l'activation d'équipements partagés en environnement d'entreprise, évitant ainsi la consommation de licences individuelles.
- Gestion des jetons de licence avec une période de validité de 30 jours et possibilité d'itinérance sur les profils mobiles.
- Contrôle administratif des applications complémentaires telles que Microsoft Forms depuis le panneau Entra ID.
Vous avez probablement déjà rencontré ce problème : vous possédez plusieurs appareils à la maison ou au bureau et vous vous demandez s’il est possible d’ installer Microsoft 365 sur chacun d’eux sans que le système ne bloque les licences ou ne vous demande de payer un supplément pour chaque écran. La bonne nouvelle, c’est que l’écosystème Microsoft est assez flexible, même si le processus d’installation varie considérablement selon que vous soyez un particulier ou un professionnel.
Configurer ces outils peut s'avérer complexe si vous n'êtes pas familiarisé avec leurs limitations, mais une fois le fonctionnement des jetons de licence et des comptes compris , vous pourrez passer facilement d'un ordinateur portable à une tablette ou un appareil mobile. Voyons ensemble, étape par étape, comment tirer le meilleur parti de votre abonnement pour avoir Office à portée de main où que vous soyez dans votre espace de travail.
Gestion des licences pour les utilisateurs individuels
Si vous disposez d'un abonnement Famille ou Personnel, c'est très simple. Vous pouvez installer les applications simultanément sur jusqu'à 5 appareils , de votre ordinateur de bureau à votre iPad. L'important est de vous connecter avec le même compte Microsoft sur tous vos appareils afin que le système reconnaisse votre droit d'utiliser le logiciel.
Pour commencer, connectez-vous simplement au portail de services de votre compte, téléchargez le programme d'installation et suivez les instructions. Important : si le forfait Personnel ne vous convient pas et que vous souhaitez passer au forfait Famille (ou inversement), vous pouvez modifier votre abonnement à tout moment via le panneau d'administration, sans attendre la fin de l'année. Le prix sera toutefois ajusté en fonction du nouveau forfait choisi.
Activation d'équipements partagés dans les environnements professionnels
Dans une entreprise où plusieurs employés utilisent le même ordinateur (comme dans les hôpitaux ou les usines), la situation est différente. Pour éviter que chaque utilisateur n'utilise l'une de ses cinq licences personnelles sur un ordinateur partagé, il est possible d'activer le partage de périphériques . Cette fonctionnalité permet à toute personne se connectant à cet ordinateur d'accéder au logiciel, sans impacter la limite de périphériques de l'utilisateur.
Pour que cela fonctionne, vous avez besoin d'un abonnement compatible, tel que Microsoft 365 E3, E5 ou Business Premium . Il existe trois façons d'activer ce mode : via la stratégie de groupe (ADMX/ADML) dans les paramètres de licence, en modifiant le Registre Windows et en ajoutant la valeur SharedComputerLicensing au chemin ClickToRun, ou en utilisant l'outil de support Microsoft (Assistant de récupération), qui automatise l'ensemble du processus.
Fonctionnement des jetons et de la connectivité
Lorsqu'un utilisateur se connecte à un ordinateur partagé, le système génère un jeton de licence unique qui est enregistré dans son profil. Ce jeton est valable 30 jours ; si l'utilisateur se reconnecte avant cette échéance, le logiciel tente de le renouveler automatiquement . Une connexion Internet stable est indispensable, car si l'ordinateur ne parvient pas à se connecter au service de licences, le programme passe en mode de fonctionnalités limitées , permettant uniquement la consultation des documents.
Pour les utilisateurs d'environnements de bureau virtuel (VDI), l' itinérance des jetons est possible . Le jeton n'est alors pas lié au disque local, mais suit le profil utilisateur ou est stocké dans un dossier réseau, évitant ainsi de devoir réactiver Office à chaque changement de serveur.
Paramètres avancés de Microsoft Forms
Puisqu'il est question de mise en place d'un écosystème, impossible d'oublier Microsoft Forms. Cet outil est idéal pour créer des sondages ou des questionnaires. Dans ses paramètres, vous pouvez définir les dates limites de soumission , choisir qui peut répondre (uniquement les membres de votre organisation ou toute personne disposant du lien) et activer l'ordre aléatoire des questions afin d'empêcher la tricherie.
Si vous êtes administrateur, vous pouvez désactiver Forms pour certains utilisateurs depuis le centre d'administration Microsoft 365 ou pour l'ensemble de l'organisation via l'identifiant de connexion Microsoft (anciennement Azure AD). Il vous suffit de rechercher l' application Office Hive ou Microsoft Forms dans vos applications professionnelles et de modifier la propriété de connexion sur « Non ».
Il est important de noter que même si vous utilisez le même compte sur plusieurs sites, certains paramètres esthétiques, comme les thèmes Office, sont automatiquement synchronisés . Par conséquent, vous ne pouvez pas avoir un thème de couleurs différent sur chaque PC si vous utilisez le même compte. De plus, sachez que sur un PC avec plusieurs profils d'utilisateurs locaux, la norme actuelle exige que chaque profil dispose de sa propre licence active pour fonctionner pleinement.
En définitive, la clé pour ne pas perdre de licences est de faire la distinction entre l'utilisation personnelle, où il suffit de se connecter sur jusqu'à 5 appareils, et l'utilisation professionnelle, où l'activation des appareils partagés et la gestion des jetons via Entra ID permettent à des dizaines de personnes de partager du matériel sans épuiser leurs droits d'utilisation.
