Comment compresser un fichier Word ou PowerPoint étape par étape

Lorsque vous devez partager un document et que vous recevez l'avertissement habituel indiquant que le fichier est trop volumineux, cela peut devenir un véritable fléau. Apprenez comment compresser un fichier Word ou PowerPoint Cela fait toute la différence entre envoyer son travail en quelques secondes ou se débattre avec ses e-mails (ou apprendre à le faire). Envoi de fichiers volumineux dans Outlook), le cloud ou la messagerie de l'entreprise.

De plus, il ne s'agit pas seulement de pouvoir l'attacher : réduisez la taille de vos documents Cela leur permet également d'occuper moins d'espace sur le disque dur, dans le cadre des services de stockage dans le cloud et s'ouvrent plus rapidement, ce qui est essentiel si vous travaillez en équipe ou si vous gérez de nombreux fichiers quotidiennement. Heureusement, Word et PowerPoint proposent des options performantes pour réduire la taille des documents sans perte de qualité, et il existe également outils externes cela peut vous aider encore davantage.

Pourquoi certains fichiers Word et PowerPoint sont-ils si volumineux ?

Avant de vous lancer dans une compression excessive, il est judicieux de comprendre d'où vient tout ce poids supplémentaire. La taille d'un fichier Word ou PowerPoint Cela dépend en grande partie du contenu : les textes longs, les grandes images, les graphiques, les tableaux, les vidéos ou les fichiers audio s’accumulent et font exploser le nombre de mégaoctets.

Dans les documents Word, les éléments qui augmentent le plus souvent la taille du fichier sont : images intégrées haute résolutionSurtout si vous les avez collées directement depuis votre téléphone ou votre appareil photo sans les modifier. Dans PowerPoint, en plus des images, les clips audio et vidéo intégrés Ce sont généralement eux les responsables des présentations trop denses.

Des ajustements moins visibles ont également un impact, comme par exemple : intégration de polices (polices stockées dans le fichier lui-même), ce qui garantit que le document aura le même aspect sur n'importe quel ordinateur, mais au prix d'une augmentation significative de sa taille.

Un autre facteur peu connu est l'information supplémentaire que les images enregistrent lorsqu'elles sont modifiées dans Office. Lorsque vous recadrez ou modifiez une image Dans Word ou PowerPoint, le programme peut préserver les données originales afin que vous puissiez les restaurer ultérieurement, ce qui ajoute des kilo-octets dont vous n'avez souvent pas besoin.

Enfin, il convient de noter que certains formats d'image (par exemple, PNG avec plusieurs couleurs ou TIFF non compressé) Ils ne sont pas conçus pour gagner de la place.Et s'ils sont utilisés sans optimisation dans des documents Office, le poids final explose même si le contenu ne semble pas si complexe.

Comment connaître le poids de votre document Word ou PowerPoint

Avant de modifier les paramètres, il est conseillé de faire une vérification rapide. Quelle est la taille de votre fichier Word ou PowerPoint ? et comment cela évolue après l'application de chaque méthode de compression. Ainsi, vous pourrez déterminer s'il est réellement utile de poursuivre les ajustements.

Le moyen le plus direct est celui du programme lui-même. Ouvrez votre document Word ou votre présentation PowerPoint. et accédez à l'onglet du haut où apparaît le menu principal.

Puis clique "Archiver", situé dans le coin supérieur gauche. Dans ce menu, sélectionnez la section "Informations" Vous le verrez dans la colonne de gauche. Ce panneau affiche divers détails concernant le fichier.

Dans la section « Informations générales » du document, vous pourrez voir la taille exacte du fichier et d'autres propriétésPar exemple, le nombre de pages ou de diapositives, le nombre de mots ou la date de modification. C'est un moyen très rapide de savoir si votre fichier est devenu trop long et qu'il faut le raccourcir.

Une fois que vous aurez pris l'habitude de consulter cette section, il deviendra très pratique de la vérifier régulièrement. comment le poids change Après chaque modification, au lieu de procéder à l'aveuglette, c'est beaucoup plus pratique que de deviner pourquoi l'e-mail ne permet pas d'y joindre une pièce jointe.

Réduisez la taille d'un document Word ou PowerPoint en désactivant l'incorporation des polices.

L'un des Ruses plus efficace, et que beaucoup de gens ignorent, est gérer les polices intégrées à vos documents. Microsoft Office Cela vous permet d'enregistrer les polices utilisées dans le fichier lui-même, de sorte que le texte reste identique même si l'ordinateur destinataire ne dispose pas de ces polices.

Cette fonctionnalité est très utile en termes de design, mais elle a un coût : Les polices incorporées peuvent augmenter considérablement la taille du fichier.Surtout si vous utilisez des polices de caractères lourdes ou de nombreuses variantes (gras, italique, etc.). C'est pourquoi il est judicieux de cocher cette option lorsque la taille de votre fichier devient trop importante.

Pour modifier ce paramètre dans Word ou PowerPoint, ouvrez le document et cliquez sur le menu en haut. "Archiver"Ensuite, dans la colonne de gauche, sélectionnez "Options", ce qui ouvrira la fenêtre des paramètres du programme.

Dans cette fenêtre, accédez à la catégorie "Sauvegarder"Dans la section intitulée de manière similaire à « Conserver l'intégrité lors de l'enregistrement de ce document », vous verrez la case. "Incorporer les polices dans le fichier"Pour un document aussi léger que possible, le plus simple est de laisser cette option décochée afin qu'aucune police ne soit incluse.

Si, pour une raison quelconque, vous devez incorporer des polices, vous pouvez tout de même réduire considérablement la taille du fichier en activant deux options : "Insérer uniquement les caractères utilisés dans le document (recommandé pour réduire la taille)" y « N’incorporez pas les polices système courantes »De cette manière, seuls les caractères réellement utilisés sont enregistrés, évitant ainsi les polices standard déjà présentes sur la quasi-totalité des ordinateurs.

Grâce à ce réglage, vous obtiendrez souvent réductions de taille très notablesCela est particulièrement vrai pour les présentations aux designs élaborés ou les documents utilisant des polices de caractères inhabituelles. Toutefois, si vous désactivez complètement l'incorporation, l'apparence du texte peut légèrement différer sur les ordinateurs ne disposant pas de cette police.

Compressez les images dans Word et PowerPoint pour réduire la taille des fichiers.

Dans la plupart des documents, c'est au niveau des images que l'on peut le plus améliorer. Les photos haute résolution prennent beaucoup de place. Et vous avez rarement besoin qu'ils soient de qualité maximale pour un rapport de bureau ou une présentation en classe.

Word et PowerPoint intègrent des outils permettant de compresser toutes les images d'un document sans avoir à le faire une par une. Une méthode rapide consiste à utiliser le raccourci clavier « Enregistrer sous ». Le fichier étant ouvert, appuyez sur la touche F12. pour ouvrir directement la fenêtre de sauvegarde avancée.

Dans cette fenêtre, juste à côté du bouton Enregistrer, vous verrez un bouton appelé "Outils"Cliquez ici et choisissez l'option «Compresser les images»Une fenêtre s'ouvrira avec différents paramètres qui affecteront toutes les images du fichier.

Dans les options de compression, vous trouverez différentes résolutions prédéfinies. Pour les documents que vous allez envoyer par courriel ou partager en ligne, sélectionner la résolution appropriée est généralement largement suffisant. "Courriel (96 ppp) : réduit la taille des documents à partager"Ce paramètre réduit la résolution de toutes les images afin qu'elles occupent un minimum d'espace tout en conservant une qualité d'écran acceptable.

Après avoir sélectionné l'option d'envoi par e-mail ou une solution appropriée, confirmez et retournez à la fenêtre d'enregistrement principale. Il ne vous reste plus qu'à… Choisissez le format .docx dans Word ou .pptx dans PowerPoint Cliquez ensuite sur « Enregistrer ». Il est recommandé d’enregistrer le fichier sous un nom différent afin de pouvoir comparer le fichier original et le fichier compressé.

Outre cet outil global, vous pouvez également consulter les options d'image avancées dans Office. Fichier > Options > AvancéDans la section « Taille et qualité de l'image », vous pouvez cocher la case. "Supprimer les données de modification" afin que le programme supprime les informations nécessaires pour restaurer les images dans leur état d'origine après modification.

Dans ce même bloc, assurez-vous que « Ne pas compresser les images dans le fichier » Cette case est décochée car, si elle est cochée, la compression automatique est désactivée. Juste en dessous, dans « Résolution par défaut », vous pouvez choisir une valeur de 150 ppp ou moins, largement suffisant pour la plupart des documents qui ne seront consultés que sur écran.

Comment réduire la taille d'un document Word étape par étape

Si vous souhaitez vous concentrer sur Word, vous pouvez combiner plusieurs paramètres pour Allégez vos documents. sans sacrifier d'informations importantes. Idéalement, suivez un ordre logique pour ne rien oublier.

Commencez par examiner les images du document. Évitez de coller directement des photos géantes. à partir de votre téléphone portable ou de votre appareil photo ; réduisez-les plutôt au préalable ou laissez Word les compresser en suivant les étapes mentionnées ci-dessus (F12 > Outils > Compresser les images).

Ensuite, entrez Fichier > Options > Avancé Dans la section « Taille et qualité de l’image », cochez « Ignorer les données de modification » et définissez une résolution par défaut de 150 ppp ou moins. Ainsi, Word n’enregistrera pas d’informations d’image inutiles « au cas où ».

Ensuite aller à Fichier> Options> Enregistrer Vérifiez également les paramètres d'incorporation des polices. Désactivez l'option « Incorporer les polices dans le fichier » si vous n'avez pas besoin de garantir une cohérence absolue de l'utilisation des polices sur tous les appareils. Si cela est nécessaire, activez au moins les options correspondantes. Insérez uniquement les caractères utilisés et n'incorporez pas les polices courantes..

Il est également conseillé d'éviter de surutiliser des objets lourds tels que graphismes très complexes ou graphismes insérés à partir d'autres programmes dans des formats non compressés. Dans la mesure du possible, utilisez les graphiques natifs de Word ou des images déjà optimisées afin de réduire la taille du fichier.

Une fois tous les réglages effectués, enregistrez le fichier au format .docx (s'il est toujours au format .doc, l'ancien format) et vérifiez la section « Informations sur le document ». La taille du fichier a été réduite.Dans de nombreux cas, le changement est radical, surtout si le document original a été modifié pendant des années sans aucune optimisation.

Comment compresser une présentation PowerPoint sous Windows

Dans les présentations PowerPoint, en plus des outils intégrés au programme, vous pouvez également utiliser… Compression de fichiers Windows Pour réduire la taille du fichier envoyé. Cela ne diminue pas le poids interne de la présentation, mais la compresse dans un fichier plus facile à gérer.

Pour ce faire, ouvrez le Explorateur de fichiers (ou Explorateur Windows)Vous pouvez y accéder depuis le menu Démarrer ou en utilisant raccourcis clavier, selon votre version de Windows (dans Windows 8 et versions ultérieures, par exemple, avec la touche Windows).

Une fois votre navigateur ouvert, accédez au dossier où vous avez enregistré la présentation que vous souhaitez partager. Faites un clic droit sur le fichier .ppt ou .pptx pour ouvrir le menu contextuel contenant les différentes options.

Dans ce menu, placez le curseur de la souris sur l'option "Envoyer à" et, dans le sous-menu qui s'ouvre, sélectionnez «Dossier compressé (zip)»Windows créera un nouveau fichier .zip dans le même répertoire, portant le même nom que votre présentation, mais compressé.

Ce fichier compressé est généralement beaucoup plus petit que la présentation originale et C'est parfait pour l'envoi postal. ou, s'il reste important, divisez-le en partiesLe destinataire n'aura qu'à double-cliquer sur le fichier zip et le décompresser pour récupérer la présentation exactement telle qu'elle était.

Réduire la taille des fichiers vidéo et audio dans PowerPoint

Un autre point clé de PowerPoint est le contenu multimédia. Vidéos et fichiers audio intégrés Ils peuvent ainsi créer une présentation, qui paraît simple au premier abord, pèse des dizaines, voire des centaines de mégaoctets.

PowerPoint inclut une fonctionnalité spécifique pour compresser les fichiers multimédias dans la présentationBien que le chemin exact puisse varier légèrement selon la version, vous le trouverez généralement dans les options multimédias ou les outils de fichiers.

En activant la compression multimédia, le programme réencode les vidéos et l'audio dans un format plus efficace et réduit leur débit binaire, ce qui signifie généralement une diminution très notable de la taille totale du fichier sans que cela soit trop perceptible dans la qualité lors d'une présentation standard.

En plus d'utiliser cet outil, il est conseillé d'insérer dès le début vidéos déjà optimisées (par exemple, une durée réduite et une résolution raisonnable comme 720p) au lieu de proposer d'énormes fichiers 4K qui n'apportent rien lorsqu'ils sont lus sur un projecteur basique ou un petit écran.

Si votre présentation est encore trop volumineuse, vous pouvez également envisager d'y intégrer des liens vers certaines vidéos en ligne (par exemple, provenant de services comme streaming) au lieu de les intégrer. De cette façon, Le fichier PowerPoint sera beaucoup plus petit.Toutefois, une connexion internet sera nécessaire pendant la présentation.

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Isaac

Écrivain passionné par le monde des octets et de la technologie en général. J'aime partager mes connaissances à travers l'écriture, et c'est ce que je vais faire dans ce blog, vous montrer toutes les choses les plus intéressantes sur les gadgets, les logiciels, le matériel, les tendances technologiques et plus encore. Mon objectif est de vous aider à naviguer dans le monde numérique de manière simple et divertissante.