Vienti Microsoft Formsista Exceliin: asetukset, synkronointi ja niksit

Jos työskentelet kyselyiden, kyselylomakkeiden tai lomakkeiden parissa Microsoft Formsissa, ennemmin tai myöhemmin sinun on tuotava tiedot Exceliin tarkempaa analysointia varten. Hyvä uutinen on, että Forms tarjoaa suoran viennin, reaaliaikaiset näkymät ja yhteenvetojen jakamisvaihtoehdot., joten voit siirtyä vastausten keräämisestä tehokkaaseen analyysiin ilman suurempia vaikeuksia.

Tässä artikkelissa selitän yksityiskohtaisesti ja selkeällä espanjan kielellä, miten tarkastellaan vastausyhteenvetoa, poraudutaan tarkemmin kuhunkin kysymykseen ja jokaiseen vastaajaan, avataan tulokset Excelissä, hyödynnetään synkronointia Excelin verkkoversion kanssa, jaetaan raportteja yhteenvetolinkkien kanssa ja poistetaan nämä linkit tarvittaessa. Lisäksi näytän sinulle tapoja korjata vientivirheitä, automatisoida latauksia Teho automatisoida ja Formsin nykyiset rajoituksetjotta sinulla on täydellinen kartta etkä eksy aika.

Mitä Microsoft Formsin vastausnäkymä tarjoaa

Aloita avaamalla haluamasi lomake ja siirtymällä Näytä vastaukset -vaihtoehtoon. Vastausten yleiskatsaus -näytössä näkyy yhteenveto vastauksien kokonaismäärästä, keskimääräisestä vastausajasta ja taulukko kullekin kysymykselle., josta näet vastanneiden määrän ja kootun kuvan tuloksista.

Samalla näytöllä jokainen kysymyslohko mahdollistaa tarkemman tutkimisen yksityiskohtaisemman linkin tai painikkeen ansiosta. Tämä pikanäkymä säästää aikaasi, kun sinun tarvitsee vain tarkistaa yleisiä trendejä menemättä jokaisen kohteen yksityiskohtiin., ja jättää kaiken valmiiksi siirtymistä varten kysymys- tai henkilökohtaista erittelyä varten.

Perehdy tarkemmin jokaiseen kysymykseen

Kun valitset tietyn kysymyksen Lisätietoja-vaihtoehdon, avautuu välilehti, jossa on kyseiseen kysymykseen liittyviä tietoja. Sieltä voit lajitella tuloksia napsauttamalla sarakeotsikoita., mikä on hyödyllistä, kun haluat nähdä yhdellä silmäyksellä, mitkä vaihtoehdot on valittu useimmin, tai tarkistaa vastausten järjestyksen päivämäärän tai muiden käytettävissä olevien kenttien mukaan.

Tämä erittely on erittäin hyödyllinen epätyypillisten vastausten suodattamiseen tai datan laadun tarkistamiseen. Pieni kikka: sarakkeiden mukaan lajittelu auttaa havaitsemaan säännönmukaisuuksia, aukkoja tai epäjohdonmukaisuuksia sekunneissa.poistumatta Formsista.

Tarkista kunkin vastaajan tulokset yksi kerrallaan

Jos sinun on analysoitava kunkin henkilön yksilöllistä panosta, siirry kohtaan Tarkista yksilölliset tulokset. Voit navigoida osallistujien välillä vasemmalla ja oikealla nuolilla ja nähdä kunkin vastauksen kaikki tiedot.menettämättä kuitenkaan tarkastelun jatkuvuutta.

Lisäksi on mahdollista siirtyä suoraan toisen vastaajan luokse valitsemalla hänen nimensä käyttöliittymässä. Tämä nopeuttaa tarkastuksia huomattavasti, kun olet tunnistanut tiettyjä tapauksia, jotka on tarkistettava.esimerkiksi osittaisia ​​vastauksia tai myöhempiä muokkauksia.

Kun vastausten määrä on suuri, voit etsiä tiettyä merkintää syöttämällä sen numeron Vastaaja-kenttään. Vastaajan 25 tai 120 paikantamisesta tulee siten välitön tehtävä., täydellinen tarkastuksiin tai pistokokeisiin.

Lisää vastausvaihtoehtoja -kohdasta löydät arkaluontoisia toimintoja, kuten kaikkien vastausten poistamisen, vastausten tulostamisen tai yhteenvetolinkin jakamisen. Nämä keskitetyt vaihtoehdot antavat sinulle täyden hallinnan tulosten hallinnasta ja levittämisestä., poistumatta vastauspaneelista.

Avaa Forms-tulokset Excelissä

Vastausten yleiskatsauksessa tärkein toiminto on Avaa tulokset Excelissä. Näin tekemällä tallennat tilannevedoksen Excel-työkirjan nykyisistä tiedoista., valmis yksityiskohtaiseen analyysiin, kaavioiden laatimiseen tai kojelaudan rakentamiseen.

Pääpainikkeen vieressä näkyy avattava nuoli, jossa on lisävaihtoehtoja: Avaa Excel-työpöytäversiossa esikatseluna tai Lataa kopio. Näiden muunnelmien avulla voit valita, työskenteletkö Excelin työpöytäversiossa vai lataatko tiedoston säilytettäväksi vai jaettavaksi., projektin mukaan.

Jos huomaat, että Avaa Excelissä -painike näkyy jatkuvasti alareunassa tai toiminto ei enää synkronoidu kuten ennen, aktiivinen tietoyhteys on todennäköisesti katkennut. Avaa työkirja, noudata Excelin ehdottamia ohjeita ja muodosta tietoyhteys uudelleen palauttaaksesi linkin Formsiin., välttäen päällekkäisyyksiä ja varmistaen työnkulun jatkuvuuden.

Kun avaat työkirjan, huomaat, että rakenne on yhdenmukainen: jokainen lomakkeen kysymys on omassa sarakkeessaan ja jokainen vastaus on rivi. Ensimmäiset viisi saraketta sisältävät tyypillisesti vastaajan tunnuksen, aloitusajan, päättymisajan, nimen ja sähköpostiosoitteen., kun taas seuraavat keräävät vastanneen henkilön syöttämät valinnat tai tekstit.

Synkronointi Excelin kanssa verkossa: kätevin tapa pitää tietosi ajan tasalla

Pitkään yleisin tapa käsitellä Forms-tietoja oli viedä ne Excel-tiedostoon ja käsitellä niitä paikallisesti tai pilvessä. Haittapuolena oli, että jokaista projektia kohden tuli useita tiedostoja, mikä oli hankalaa ja vaikeasti ylläpidettävää., varsinkin kun lomakkeeseen tuli vastauksia päivien kuluessa.

Uusi ominaisuus, joka yksinkertaistaa tätä päänsärkyä, on tietojen synkronointi Excelin verkkoversion kanssa. Kun avaat tulokset Excelissä Vastaukset-välilehdeltä, Forms luo työkirjan onedrive ja avaa sen Excelin verkkoversiossa, joten uudet vastaukset synkronoidaan automaattisesti aina, kun avaat tiedoston verkossa.

Vaiheet ovat yksinkertaiset: avaa aktiivinen lomake (olipa kyseessä sitten kysely, kyselylomake tai muu lomake), siirry Vastaukset-sivulle ja napsauta Avaa tulokset Excelissä. Kirja luodaan pilveen, ja siitä hetkestä lähtien jokainen uusi vastaus ladataan kyseiseen Excel-taulukkoon verkossa.ilman ylimääräisiä manuaalisia vientitoimia.

Tämä synkronointi tuo selkeitä etuja. Työskentelet kanssasi yksi arkki koko projektillevoit käyttää kaavoja, kaavioita tai pivot-taulukoita reaaliajassa ja jakaa työkirjan tehdäksesi yhteistyötä turvallisesti ja samanaikaisesti, kaikki tämä ilman tiedostojen replikointia tai tietojoukon menettämistä.

Yksi tärkeä huomioitava seikka: tällä hetkellä tämä ominaisuus on suunniteltu Excelin verkkoversiota varten. Vastaavaa saatavuutta ei ole ilmoitettu työpöytä- tai mobiilisovelluksille., joten on hyvä priorisoida Excelin verkkoversio, kun tavoitteena on pitää tiedot linkitettyinä ja päivittyneinä automaattisesti.

Erittäin käytännöllisiä käyttötapauksia synkronoinnilla

Koulutuksessa opetustiimi voi kerätä kyselylomakkeita useilta luokilta ja yhdistää kaiken yhdeksi verkkokirjaksi. Tämä helpottaa tulosten syventämistä, tukea tarvitsevien tunnistamista ja tietoon perustuvien päätösten tekemistä.ilman, että jokaiselle ryhmälle tarvitsee avata erillisiä tiedostoja.

Kuvittele toimistoympäristöissä tilapyynnöt, jotka aiemmin syötettiin manuaalisesti jaettuun kirjanpitoon. Formsin ja Excelin verkkoversiossa lomake jaetaan, synkronoidut vastaukset jaetaan ja jokainen osasto päivittää oman osansa., saavuttaen globaalin ja yhteistyöhön perustuvan vision ilman kitkaa.

Jaa tulosten yhteenveto yksinkertaisella linkillä

Jos haluat muiden näkevän yhteenvedon, voit luoda jaettavan linkin. Siirry vastausten yleiskatsauksesta kohtaan Lisää vastausvaihtoehtoja ja käytä Kopioi linkki -vaihtoehtoa., jonka kuka tahansa linkin saanut voi avata ja nähdä yhteenvedon.

Tämä lähestymistapa on käytännöllinen, kun haluat vain näyttää trendejä antamatta käyttöoikeutta Excel-työkirjaan. Jaettava näkymä on yhteenveto, joka sopii erinomaisesti tiimeille tai johdolle raportointiin paljastamatta arkaluonteisia tietoja., rajoittaen tiedon levittämistä tavoitteen mukaan.

Poista jaettu yhteenvetolinkki, kun se ei ole enää kätevä

Jos jaoit yhteenvedon laajasti ja päätät myöhemmin rajoittaa sen saatavuutta, on hyvä poistaa edellinen linkki. Poista yhteenvedon linkki, jotta se ei ole pysyvästi käytettävissäkoska samaa linkkiä ei voida aktivoida uudelleen myöhemmin.

Valikon navigointi on yksinkertaista: siirry kohtaan Näytä vastaukset, siirry Vastausten yleiskatsaus, avaa Lisää vaihtoehtoja, siirry kohtaan Linkki Jaa yhteenveto ja valitse Poista linkki. Voit aina luoda uuden linkin toiselle yleisölle jälkikäteen muistaen, että kuka tahansa uuden linkin haltija voi nähdä sen., joten sitä kannattaa hoitaa huolellisesti.

Automatisoi kokoelma Power Automaten avulla

Jos tavoitteenasi on ladata tai käsitellä kaikki vastaukset työnkulkujen avulla (esim. Exceliin), Power Automate voi auttaa. Saatavilla on oppaita ja videoita, jotka näyttävät, miten luodaan työnkulku, joka kerää vastauksia Formsista ja tallentaa ne Excel-laskentataulukkoon., mikä välttää toistuvat manuaaliset viennit työskenneltäessä suurten aktiivisten lomakkeiden kanssa.

Tämä lähestymistapa on hyödyllinen, kun tarvitset toistuvia integraatioita tai automatisoitua prosessia, joka jättää kaiken tiettyyn kirjanpitoon. Tärkeintä on määritellä Forms-liipaisin ja toiminto, jolla rivit lisätään taulukkoon, oikein., säilyttäen kohdetiedoston ja yhdistettyjen sarakkeiden selkeän hallinnan.

Yleisten ongelmien vianmääritys tietoja Exceliin vietäessä

Joskus latausvirheitä ilmenee tai vienti ei toimi odotetulla tavalla. Jos vienti epäonnistuu, tarkista yhteytesi Exceliin, yritä avata työkirja verkossa ja määritä yhteys uudelleen Excelin ehdottamien ohjeiden mukaisesti., koska yhteyden katkeaminen on yleinen ongelman syy.

Toinen tyypillinen skenaario on se, että ladatut XLS-tiedostot on ladattava uudelleen, kun lisää vastauksia saapuu. Tiedostojen määrän vähentämiseksi paras vaihtoehto on käyttää Exceliä verkossa synkronoinnin kanssa., työskentelee aina saman työkirjan parissa OneDrivessa, jotta se päivittyy jokaisen uuden vastauksen myötä.

Jotkut käyttävät Power Queryä peräkkäisten latausten yhdistämiseen ja koontinäytön pitämiseen ajan tasalla. Se toimii, mutta vaatii enemmän ylläpitoa kuin natiivi synkronointi Excelin verkkoversion kanssa, joten aina kun mahdollista, on parasta valita suora linkki Formsin ja verkkokirjan välille.

Jos huomaat, ettei uusia vastauksia näy avattuasi työkirjan Excelin verkkoversiossa, varmista, että kyseessä on sama työkirja, joka on liitetty Vastaukset-välilehden työkirjaan, etkä työskentele kopiota. Tiedostojen kopioiminen ilman aktiivista linkkiä on yksi yleisimmistä hämmennyksen lähteistä.varsinkin kun useampi ihminen hoitaa samaa projektia.

Lomakkeiden tietojen järjestäminen Excelissä

Kun avaat luodun työkirjan Formsista, huomaat, että jäsennys on yhdenmukainen kaikissa projekteissa. Ensimmäiset sarakkeet yksilöivät vastaajan, aloitus- ja päättymisajat sekä nimen ja sähköpostiosoitteen., mikä yksinkertaistaa segmentointia henkilön tai aikaikkunoiden mukaan.

Sieltä jokainen kysymys täyttää omat sarakkeensa valitulla arvolla tai osallistujan syöttämällä tekstillä. Näin voit luoda pivot-taulukoita, käyttää suodattimia ja kaavoja ilman, että taulukon rakennetta tarvitsee muuttaa., koska taulukko on jo normalisoitu Excelin klassista analyysia varten.

Hyviä käytäntöjä analysointiin ja jakamiseen

Jos analysoit trendejä, muunna taulukko Excel-laskentataulukoksi (jos se ei ole jo tehty) ja luo mittareita tai laskettuja kenttiä pivot-taulukoihin KPI-mittareidesi perusteella. Yhden synkronoidun taulukon käyttö minimoi virheet ja helpottaa muutosten auditointia.vanhoja tiedostoja pelastamatta.

Jos haluat tehdä yhteistyötä tiiminä, jaa työkirja verkossa asianmukaisilla käyttöoikeuksilla ja lukitse tarvittaessa arkaluonteiset taulukot tai alueet. Muista, että yhteenvetolinkki tarjoaa kapea-alaisen näkymän, kun taas työkirjan jakaminen antaa suoran pääsyn tietojoukkoon., joten on suositeltavaa päättää kunkin profiilin tarvitseman yksityiskohtaisuuden tason mukaan.

Nykyiset rajoitukset ja ehdotukset Microsoftille

Yksi asia, joka on pidettävä mielessä, on se, että tällä hetkellä ei ole natiivia vaihtoehtoa kopioida vastauksia yhdestä lomakkeesta ja tuoda niitä toiseen. Tämä on kohtuullinen pyyntö monissa tilanteissa, mutta se ei kuulu Formsin nykyisiin toimintoihin., joten meidän on turvauduttava vaihtoehtoihin, kuten Power Automaten työnkulkuihin tai manuaalisiin prosesseihin.

Jos pidät tätä ominaisuutta hyödyllisenä, Microsoft kannustaa sinua lähettämään ehdotuksia tuotteen sisältä. Voit tehdä tämän siirtymällä kohtaan Lisää lomakevaihtoehtoja ja kirjoittamalla kommentit, suora tapa ehdottaa parannuksia ja antaa näkyvyyttä todellisille tarpeille.

Entä jos minun on varmistettava kirjalomakkeiden synkronointi?

Lomakkeen ja työkirjan synkronoinnin varmistamiseksi on olemassa ohjeita ja dokumentaatiota. Yleissääntönä on työskennellä Answersin Avaa tulokset Excelissä -vaihtoehdolla ja avata työkirja verkossa linkin säilyttämiseksi., minimoimalla paikalliset kopiot ja lataukset, jotka katkaisevat ketjun.

Jos kohtaat ongelmia, tutustu lomaketietojen Exceliin viemistä koskeviin vianmääritysresursseihin. Nämä oppaat käsittelevät latausongelmia, katkoksia ja vaiheita datayhteyden palauttamiseksi., jotka yleensä ratkaisevat tyypillisimmät tilanteet ilman edistyneitä toimenpiteitä.

Niille, jotka seuraavat foorumeita tai ulkoisia lähteitä ja rakentavat koontinäyttöjä Excelissä, on tärkeää vähentää kitkaa prosessissa. Kun työnkulkusi aiheuttaa toistuvia XLS-latauksia, harkitse sen reitittämistä Excel-työkirjaan verkossa synkronoinnin avulla., jotta päivitys on lähes läpinäkyvä tiedostoa avattaessa.

Jos haluat pakottaa viennin avautumaan Excelin verkkoversiossa XLS-tiedoston lataamisen sijaan, keskity aina työskentelemään Formsin OneDriveen luomasta työkirjasta sen jälkeen, kun olet napsauttanut Avaa tulokset Excelissä -painiketta. Tuo verkkokirja toimii synkronoituna kohteena, kun taas lataukset ovat staattisia kopioita, joita ei päivitetä.ja siten menettää yhteyden lomakkeeseen.

Yhteenvetonäkymien, yksityiskohtaisten porautumisten, Exceliin verkkoversioon linkittyvien tietojen ja jakamisvaihtoehtojen yhdistelmällä Forms kattaa koko kirjon tietojen keräämisestä analysointiin ja levittämiseen. Luottamalla Power Automaten synkronointiin tai työnkulkuihin tarvittaessa, minimoit toistuvat tehtävät ja tiedostojen päällekkäisyyden., pitäen tiedot puhtaina ja koko tiimin saatavilla.