Strateginen opetusohjelma: mikä ohjelmisto valita yrityksesi digitalisointiin

Ota askel digitalisoi yritys Kyse ei ole vain muutaman ohjelman asentamisesta ja päivän päättämisestä, vaan kyse on työskentelytapojen, asiakkaalle tuodun arvon ja tulevien vuosien kasvusuunnitelmien tarkastelusta. Monet pk-yritykset lykkäävät tätä päätöstä edelleen muutosten pelon, tiedon puutteen tai "tämä tapa on toiminut meille tähän asti hyvin" vuoksi.

Ongelmana on, että tämä ajattelutapa on nykyään ansa: Markkinoista on tullut digitaalisia, vaativia ja nopeatempoisiaJa yritykset, jotka eivät sopeudu, ottavat todellisen riskin jäädä jälkeen. Hyvä uutinen on, että aloittaminen ei ole koskaan ollut helpompaa tai helpompaa: ratkaisuja on kaikenkokoisille, sektoreille ja budjeteille, ilmaisista pilvipohjaisista työkaluista edistyneisiin ja kattaviin hallinta-alustoihin.

Mitä yrityksen digitalisointi oikeastaan ​​tarkoittaa?

Kun puhumme yrityksen digitalisoinnista, emme tarkoita "siirtymistä Excelistä hieman modernimpaan ohjelmaan"; puhumme siitä, että Siirrä tällä hetkellä manuaaliset, paperipohjaiset tai hajanaiset prosessit yhdistettyihin digitaalisiin ympäristöihinTämä edellyttää sekä työkaluja että erilaista tapaa organisoida työtä.

Käytännössä digitointi on fyysisten toimintojen muuntaminen digitaalisiksi virroiksiTilaukset, laskut, sopimukset, rekisteröinnit, markkinointikampanjat, asiakaspalvelu, varastot… Kaikkia tehtäviä ei voida digitalisoida 100 %, mutta suuri osa voi, ja juuri nämä tekevät eron tehokkuudessa ja skaalautuvuudessa.

Lisäksi prosessissa lähes aina tarkastellaan perustavanlaatuisia kysymyksiä, kuten liiketoimintamalli, kaupallinen strategia, logistiikka, viestintäkanavat ja henkilöstöjohtaminenKyse ei ole vain teknologiasta: kyse on arvonluonnin ja -toimituksen uudelleenarvioinnista.

Euroopassa tätä muutosta pidetään niin strategisena, että on olemassa ohjelmia, kuten Digitaalinen pakkaus ja seuraavan sukupolven rahastotsuunniteltu siten, että pk-yritykset ja itsenäiset ammatinharjoittajat voivat rahoittaa digitalisaatioratkaisujaan ilman suuria alkuinvestointeja.

Digitalisaation ja digitaalisen transformaation välinen ero

Termejä on helppo sekoittaa, mutta on tärkeää erottaa ne toisistaan: Digitalisaatio ja digitaalinen transformaatio eivät ole sama asiaNe kulkevat käsi kädessä, mutta pelaavat eri liigoissa.

La digitalisointi keskittyy muuntaa analogiset prosessit digitaalisiksi muuttamatta prosessin ydintä liikaa. Esimerkiksi: siirtyminen fyysisistä arkistokaapeista pilvipohjaiseen dokumenttienhallintajärjestelmään, jossa käytetään sähköinen allekirjoitus Käsin kirjoitettujen allekirjoitusten sijaan skannaa toimitusluettelot ja tallenna ne hallintajärjestelmään.

La digitaalimuunnos Se menee yhden (tai useamman) askeleen pidemmälle: se olettaa Yrityksen uudelleenajattelu digitaalisessa mielessä, strategian keskittäminen asiakkaaseen ja luottaen teknologioita, kuten tekoälyä ja automatisointiapilvipalvelut, big data tai verkkokauppa tuotteiden, palveluiden ja työskentelytapojen uudelleensuunnitteluun.

Vaikka digitalisaatio "kääntää" jo tekemäsi digitaaliseen muotoon, digitaalinen transformaatio muuttaa pelin sääntöjä: miten teet päätöksiä, miten myyt, miten olet yhteydessä asiakkaisiin ja toimittajiin, miten organisoit sisäistä osaamista tai miten innovoit.

Ilman digitalisaatiota mikään muutos ei ole mahdollista, mutta digitalisoi vain digitalisoinnin vuoksi (Työkalujen asentaminen ilman strategiaa) ei anna sinulle kilpailuetua, jota tarvitset tänään erottautuaksesi kilpailijoista.

Nykyinen katsaus liiketoiminnan digitalisointiin Espanjassa

Espanjassa digitaalinen kehitys etenee pitkän aikavälin vision mukaisesti: Laaja infrastruktuuri, runsaasti tukea, mutta silti merkittävä kuilu edistyneiden ja jälkeen jääneiden yritysten välillä.

Uusimpien eurooppalaisten indikaattoreiden mukaan maa on ottanut merkittäviä edistysaskeleita. liitettävyys, kuitu- ja 5G-verkkojen käyttöönotto sekä yritysten teknologian käyttöönottoKuitu kattaa jo noin 95 % kodeista ja 5G tavoittaa lähes koko väestön, myös monet maaseutualueet.

Digitaalinen talous painaa jo noin 22 % BKT:stä ja sen odotetaan kasvavan useita prosenttiyksiköitä vuosittain automaation, verkkokaupan ja digitaalisten palveluiden vetämänä.

Silti monet pk-yritykset ja mikroyritykset käyttävät edelleen vain perustyökalut (sähköposti, toimisto-ohjelmat ja vähän muuta)tekemättä harppausta ratkaisuihin IA, big dataa tai edistyneitä pilvipalveluita, jotka voisivat moninkertaistaa tuottavuutesi ja analyyttisen kapasiteettisi.

Toinen tärkeä haaste on siinä, digitaalitaidot Työvoiman osalta: teknisistä profiileista on pulaa ja teknologiaan liittyy liikaa pelkoa. Tästä syystä kasvava määrä julkisia ja yksityisiä aloitteita tarjoaa koulutusta digitaalisissa taidoissa, datassa, tekoälyssä ja muissa teknologioissa. tietoverkkojen.

Yrityksen digitalisoimatta jättämisen edut ja riskit

Digitalisaation syyt eivät ole teknologinen oikku: ne liittyvät tuottavuus, kustannukset, kilpailukyky ja selviytyminenAsiakkaiden muuttuvat tottumukset, hybridityö, katepaineet ja markkinoiden nopeus ovat tehneet siitä enää valinnaista.

Tärkeimpiä etuja ovat: reaaliaikainen yhteistyö, 24/7 saatavuus miltä tahansa laitteelta sekä paperinkulutuksen ja manuaalisten tehtävien väheneminenDigitaalisia työnkulkuja käyttävä yritys voi myydä, palvella, laskuttaa tai tarjota tukea, vaikka toimisto olisi suljettu.

Prosessin ulkopuolelle jäämisellä on hintansa: kilpailukyvyn menetys, enemmän manuaalisia virheitä, heikentynyt reagointikyky ja huonommat asiakaskokemuksetEi ole sattumaa, että monilla ikonisilla yritysten epäonnistumistapauksilla (Blockbuster, Kodak, Nokia…) on yhteistä se, etteivät ne sopeutuneet digitaaliseen aikakauteen ajoissa.

Yhteenvetona voidaan todeta, että vaikka jotkut yritykset käyttävät teknologiaa saadakseen enemmän aikaan vähemmällä ja avatakseen uusia markkinoita, Ne, joita ei ole digitalisoitu, jäävät loukkuun jäykkiin, kalliisiin ja hitaisiin rakenteisiin. jotka lopulta osoittautuvat kestämättömiksi.

7 keskeistä ohjelmistotyyppiä yrityksen digitalisointiin

Ennen kuin valitset tiettyjä työkaluja, on tärkeää ymmärtää, mitä Ohjelmistotyypit muodostavat organisaation digitaalisen "selkärangan"Sinun ei tarvitse toteuttaa niitä kaikkia kerralla, mutta sinun on oltava selkeä siitä, mitä kukin kattaa ja miten ne liittyvät toisiinsa.

1. ERP- tai toiminnanohjausjärjestelmä

ERP-järjestelmä (Enterprise Resource Planning) on ​​monien yritysten ydin: Se keskittää talouden, oston, myynnin, varaston, tuotannon ja monissa tapauksissa henkilöstöhallinnon. yhdessä tietokannassa. Tämä välttää päällekkäisyyksiä, virheitä ja ristiriitaisia ​​versioita todellisuudesta.

Nämä järjestelmät mahdollistavat tarkastella ja hallita yritystä yhtenäisenä kokonaisuutenaVarastossa tapahtuva vaikuttaa ostoihin, kassavirtaan ja myyntiennusteisiin. Hyvällä toiminnanohjausjärjestelmällä voit automatisoida laskutuksen, pankkitilien täsmäytyksen, budjetinhallinnan ja kirjanpitoraportit.

Markkinoilla on ratkaisuja kaikille tasoille: täydellisistä paketeista, kuten SAP, Microsoft Dynamics, Odoo tai Gael Cloudista kevyisiin pk-yrityksille suunnattuihin vaihtoehtoihin, jotka yhdistävät laskutuksen, peruskirjanpidon ja varastonhallinnan.

Tärkeintä on, että valitset toiminnanohjausjärjestelmän, joka mukautuu yrityksesi kokoon ja monimutkaisuuteen ja tarjoaa pilviversiot, integraatiot ja skaalautuvuus jotta et jää vajaaksi kahden vuoden jälkeen.

2. BPM- eli liiketoimintaprosessien hallintaohjelmisto

BPM (liiketoimintaprosessien hallinta) ei ole vain eräänlainen työkalu, se on lähes työfilosofia: Analysoi, suunnittele uudelleen ja optimoi yrityksen kriittisiä prosesseja jatkuvasti..

BPM-alustat mahdollistavat kartoita työnkulkuja, automatisoi toistuvia tehtäviä, määrittele vastuut ja mittaa aikoja ja pullonkauloja.Ne usein luottavat liiketoimintasääntöihin, automaatioon ja jopa tekoälyyn ehdottaakseen parannuksia tai havaitakseen tehottomuuksia.

BPM:n suuri arvo on siinä, että se pakottaa sinut tarkista toimintatapojen perusteetmitkä vaiheet ovat tarpeettomia, mitkä tehtävät voidaan automatisoida, mitkä hyväksynnät ovat tarpeettomia, missä aikaa menee hukkaan.

Kun se on otettu käyttöön, organisaatiosi hyötyy ketteryys, jäljitettävyys ja muutoskykyProsessin säätäminen lakkaa olemasta kuukausia kestävä draama ja siitä tulee itse ohjelmiston konfigurointia.

3. Digitaaliset viestintä- ja yhteistyötyökalut

Jos pandemia teki yhden asian selväksi, niin sen, että ilman hyvää sisäistä viestintää yritys murenee. Nykyään on mahdotonta kuvitellakaan kilpailevansa ilman sitä. alustoja, jotka helpottavat viestintää, videopuheluita, projektikanavia ja yhteistyötä.

Työkalut kuten löysällä, Microsoft-tiimit, Zoomaa, Google Keskustelut tai jopa WhatsApp Hyvin organisoidut yritykset mahdollistavat vähentää riippuvuutta postista, nopeuttaa päätöksentekoa ja ylläpitää jäljitettävyyttä keskusteluista ja sopimuksista.

Ihannetapauksessa sinun tulisi ottaa käyttöön ratkaisu, joka integroituu muihin työkaluihisi (toiminnanohjausjärjestelmä, asiakkuudenhallintajärjestelmä, projektipäällikkö, varastointi pilvessä), jotta tiimit Jaa tiedostoja, tehtäviä ja päivityksiä vaihtamatta jatkuvasti alustoja..

Tärkeintä on asettaa selkeät säännöt: mitä hallitaan chatin kautta, mitä sähköpostin kautta, mikä pysyy projektipäällikössä… ja estää työkalua muuttumasta jatkuvaksi hälyksi liittolaisen sijaan.

4. Markkinoinnin automaatio-ohjelmisto

Nykyaikaista markkinointia ei voida enää hallita laskentataulukoilla ja erillisillä kampanjoilla: Personointi ja asiakasseuranta koko suppilon ajan vaativat automaatiota..

Markkinoinnin automaatioalustat (kuten HubSpot, ActiveCampaign, Mailchimp, Brevo tai muut) sallivat Segmentoi liidejä, vaali niitä automatisoidulla sisällöllä, käynnistä monikanavaisia ​​kampanjoita ja mittaa tuloksia reaaliajassa..

Nämä työkalut toimivat virtuaaliassistentteina lähettää sähköpostit Käyttäjien käyttäytymisen perusteella se pisteyttää liidejä ostotodennäköisyyden mukaan ja lähettää muistutuksia hylätystä ostoskorista. tai aktivoi uudelleen passiivisia asiakkaita.

Lisäksi ne tarjoavat tehokkaan analytiikkamoduulit, SEOsosiaalinen media ja raportointijotka auttavat sinua ymmärtämään, mitkä toimenpiteet toimivat, missä menetät vetovoimaa ja miten optimoit markkinointi-investointisi.

5. Projekti- ja tehtäväpäälliköt

Kun työmäärä kasvaa ja tiimit kasvavat, paperilistat ja ristiinsähköpostit menettävät tehokkuuttaan. Tässä kohtaa projekti- ja tehtäväpäällikötjotka toimivat jaettuna ohjauspaneelina kaikelle tehtävälle.

Työkalut kuten Trello, Asana, maanantai, Notion, Jira tai ClickUp sallia Tarkastele projekteja, määritä tehtäviä, aseta määräaikoja, liitä dokumentteja ja seuraa edistymistä reaaliajassa., usein Kanban-näkymien, kalentereiden tai Gantt-kaavioiden avulla.

Sen etu on kaksinkertainen: toisaalta Ne estävät unohduksen ja keskeneräiset tehtävätToisaalta ne tarjoavat johtoryhmälle näkyvyyttä työmääriin, viivästyksiin ja alueiden välisiin riippuvuuksiin.

Jommankumman valinta riippuu siitä, tarvitsetko kevyttä ratkaisua päivittäisten tehtävien järjestämiseen vai vankemman järjestelmän, joka pystyy hallitsemaan projektiportfolioita, edistyneitä integraatioita ja monimutkaisia ​​malleja.

6. CRM- eli asiakkuudenhallintajärjestelmät

CRM (asiakkuudenhallinta) on se osa, jonka avulla voit keskittää kaikki tiedot asiakkaista ja myyntimahdollisuuksistayhteystiedot, vuorovaikutukset, ehdotukset, tapahtumat, ostohistoria jne.

Ratkaisut kuten Salesforce, HubSpot CRM, Zoho CRM, Pipedrive, Monday CRM, SendPulse tai Gael Cloud auttaa Rakenna myyntiputki, automatisoi seuranta ja koordinoi myynti- ja asiakaspalvelutiimiä..

Hyvästä CRM:stä tulee "yritysmuistosi": Yhtään liidiä ei menetetä, mahdollisuudet priorisoidaan ja asiakkaat saavat yksilöllisempää kohtelua. ja johtajat voivat analysoida konversioasteita, myyntisyklejä ja tuloennusteita.

Kun se integroidaan markkinoinnin automaatioon ja toiminnanohjaukseen, yritys saa 360 asteen näkymän asiakkaaseen: siitä, miten hän tapasi sinut, siihen, mitä tuotteita hän kuluttaa ja kuinka useinmukaan lukien saamansa tuki.

7. Pilvitallennus ja asiakirjojen hallinta

Pilvitallennus on yksi digitalisaation mahdollistajista, koska se mahdollistaa Käytä asiakirjoja mistä tahansa, tee yhteistyötä reaaliajassa ja vähennä paperityötä merkittävästi..

Platforms like Google Drive, Dropbox, OneDrive tai kehittyneemmät dokumentinhallintajärjestelmät, kuten DocuWare helpottaa Luo suojattuja tietovarastoja, versioi tiedostoja, määritä käyttöoikeudet käyttäjän tai osaston mukaan ja automatisoi hyväksyntäprosessit.

Ympäristöissä, joissa on paljon paperia, seuraava tulee esiin: asiakirjojen digitointiohjelmisto OCR-toiminnolla (optinen tekstintunnistus), jonka avulla skannaukset voidaan muuntaa muokattaviksi ja haettaviksi tiedoiksi pelkkien staattisten kuvien sijaan.

Ratkaisut kuten RICOH Streamline NX tai DocuWare Ne pystyvät tunnistamaan asiakirjatyypin, poimimaan siitä keskeiset tiedot (laskun numero, toimittaja, päivämäärä, summa) ja lähettää ne automaattisesti vastaavaan järjestelmään tai osastollemanuaalisen työn ja virheiden vähentäminen.

Yritysalueet ja suositellut ohjelmistotyypit

Jotta vältyt eksymästä vaihtoehtojen mereen, on hyödyllistä kartoittaa Mitä työkaluja tyypillisesti käytetään kullakin alueella ja mitä prosesseja ne kattavatKarkeasti ottaen kuva näyttää tältä:

• Rahoitus ja kirjanpitoLaskutus, pankkitilien täsmäytys, budjetointi, verot. Ne yleensä luottavat ERP- ja talousohjelmistot (Gael Cloud, SAP, Sage, Odoo, QuickBooks, Alegra, Zoho Books...).
• Toiminnot, logistiikka ja varastointiHe tarvitsevat: varastonhallintaa, tuotannon suunnittelua, toimitusreittejä ja laadunvalvontaa. ERP-, logistiikkaohjelmistot ja suunnittelutyökalut (Odoo, TMS, toimitusketjuratkaisut).
• Myynti ja verkkokauppaKaupallinen myyntiputki, fyysinen myyntipiste, verkkokauppa. Nämä kaikki ovat osa järjestelmää. CRM, verkkokauppa-alustat ja kassajärjestelmät (Shopify, WooCommerce, Jumpseller, Salesforce, HubSpot, Bsale, Monday CRM...).
• Markkinointi ja sosiaaliset verkostotkampanjat, email markkinointiHakukoneoptimointi, analytiikka, sosiaalisen median hallinta. He yleensä käyttävät automaatio- ja analyysityökalut (HubSpot, ActiveCampaign, Semrush, Mailchimp, Hootsuite, SocialGest...).
• HenkilöstöresurssitPalkanlaskenta, työajanseuranta, lomien hallinta, rekrytointi ja suoritusarviointi. Ne luottavat HR-ohjelmisto (Factorial, Buk, Talana, Workday, Deel, omat pilviratkaisut).
• Säilytys ja dokumentointiTiedostonhallinta, varmuuskopiot ja käyttöoikeudet vaaditaan. pilvialustat ja dokumentinhallintajärjestelmät (Google Drive, Dropbox, OneDrive, DocuWare).
• Tuki ja jälkimarkkinointipalveluTukipyynnöt, chat, tukipalvelu, tuen automatisointi. Nämä kaikki sopivat tähän. asiakaspalvelutyökalut (Zendesk, Intercom, Help Scout, HubSpot Service Hub...).
• Luovat ja sisältöalueet: suunnittelu, video, sisältö, Generatiivinen tekoälyHe käyttävät luovat ja tekoälyalustat (Adobe Creative Cloud, Canva, Figma, VEED, ChatGPT, Matkan puolivälissä, Jasper, Kaksoset…).

Tärkeintä ei ole saada kaikkea, mutta Tunnista, mikä alue on tällä hetkellä eniten "jumissa" ja minkä tyyppisellä ohjelmistolla olisi suurin vaikutus lyhyellä aikavälilläja sitten vähitellen rakentaa yhtenäinen arkkitehtuuri.

Hallintaohjelmistojen tyypit: erikoistuneet, ERP-, räätälöidyt ja yhteistyöalustat

Kun olet selvittänyt, mitkä prosessit haluat digitalisoida, on aika päättää, mikä ohjelmistolähestymistapa on sopivin: erikoisratkaisut toiminnoittain, toiminnanohjausjärjestelmät, räätälöity kehitys tai joustavat yhteistyöalustat.

Erikoistunut kaupallinen ohjelmisto toiminnon mukaan

Nämä ovat työkaluja, jotka on suunniteltu ratkaisemaan Erittäin hyvä, tietty ongelma: CRM, kirjanpito, projektit, tuki, markkinointi jne.Ne ovat yleensä nopeita ottaa käyttöön ja niissä on monia hienostuneita ominaisuuksia.

Sen vahvuuksia ovat erikoistuminen, helppo käyttöönotto ja tiheät päivitykset, jotka sisältävät alan parhaita käytäntöjä lähes ilman, että sinun tarvitsee tehdä mitään.

Päinvastoin, ne voivat aiheuttaa datan pirstaloituminen, kertyneet lisensointikustannukset ja tietty jäykkyys kun sopeutat erittäin spesifisiä prosesseja. Lisäksi olet melko riippuvainen palveluntarjoajan etenemissuunnitelmasta.

Integroidut kaupalliset toiminnanohjausjärjestelmät

ERP-järjestelmien tavoitteena on olla yrityksen integroitu "selkäranka": useita moduuleja (talous, osto, myynti, logistiikka, tuotanto, HR) samalla alustalla.

Sen tärkein etu on prosessien ja datan keskittäminenkaikki työskentelevät saman tiedon parissa, vältetään siiloja ja raporteissa ja viranomaisvalvonnassa saavutetaan johdonmukaisuutta.

Maksettava hinta on yleensä n. Monimutkaisempi ja kalliimpi toteutus, jonkin verran jäykkyyttä ja toimittajariippuvuus perusteellisia säätöjä varten. Siksi on ratkaisevan tärkeää määritellä laajuus oikein ja aloittaa kriittisistä moduuleista.

Mukautettu kehitys

Räätälöity kehitys tulee mukaan kuvioihin, kun Työskentelytapasi on niin spesifi, ettei mikään vakioratkaisu sovi täydellisesti. tai kun haluat luoda ohjelmistosta suoran kilpailuedun.

Hyvin suunniteltu, se antaa sinulle Täydellinen mukautuminen prosesseihisi, järjestelmän kehityksen hallinta ja omistajuus, kyky mukauttaa sitä liiketoiminnan kasvun mukaan.

Mutta se myös viittaa Korkeat alkukustannukset, luotettavan teknisen tiimin tarve sekä vastuu ylläpidosta ja kehityksestäIlman selkeää strategiaa siitä voi tulla vanhentunut tai pullonkaula.

Yhteistyöhön ja vähäkoodaukseen perustuvat työympäristöt

Viime vuosina pilvialustat, jotka mahdollistavat Rakenna omia ratkaisuja ilman syvällistä ohjelmointia, joka perustuu malleihin, lohkoihin ja automaatioihin.

Ne sallivat a suurempi joustavuus, alhaisemmat käyttöönottokustannukset ja enemmän itsenäisyyttä liiketoimintatiimeille, mikä mahdollistaa prosessien kehittymisen ilman, että ne ovat 100-prosenttisesti riippuvaisia ​​IT:stä.

Ne sopivat yleensä ihanteellisesti Kasvavat yritykset, jotka tarvitsevat järjestystä ja automaatiota, mutta eivät halua ottaa käyttöön perinteistä toiminnanohjausjärjestelmää tai kallista räätälöityä kehitystäJotkut, kuten Zinkee, on suunniteltu kestämään myös vaativia käyttöympäristöjä.

Kuten kaikessa, niilläkin on omat vivahteensa: He vaativat, että joku ottaa alustan "omistajan" roolin. Sisäisesti kustannuksia on seurattava, jos käyttäjien määrä kasvaa merkittävästi, eivätkä kaikki järjestelmät ole yhtä luotettavia kriittisten prosessien suhteen.

Kuinka valita oikea ohjelmisto yrityksellesi

Ohjelmiston valitseminen ei tarkoita sitä, että ostetaan "sitä, mitä kaikki käyttävät", vaan yhdenmukaistaa teknologian, prosessit, ihmiset ja budjetinKäytännönläheinen lähestymistapa sisältää kolme keskeistä elementtiä.

1. Analysoi todelliset tarpeesi

Ennen kuin vertailet työkaluja, käytä hetki aikaa Ymmärrä, mikä sinua tänään vaivaa: missä aikaa tuhlataan, missä tehdään enemmän virheitä, mitkä toistuvat tehtävät polttavat tiimiä loppuun tai mitkä prosessit eivät skaalaudu.

Luo yksinkertainen kartta keskeisistä prosesseista (myynti, osto, projektit, tuki, talous…) ja tunnista Mitä osia kustakin prosessista haluaisit parantaa tai automatisoida? seuraavien 6–12 kuukauden aikana.

Ota huomioon myös tekijät, kuten yrityksen koko, budjetti, tiimin digitaalinen taso ja työskentelytapa (lähikontaktissa, hybridimenetelmällä, etänä) välttääkseen sellaisten ratkaisujen ehdottamista, joita on mahdotonta ottaa käyttöön.

2. Määrittele olennaiset toiminnot

Tuo kartta kädessä, lyhyt lista Ominaisuudet, joita ehdottomasti tarvitset ohjelmistossaintegraatiot, Kanban-näkymät, dokumenttienhallinta, raportit, käyttöoikeudet, automaatiot jne.

Yritä välttää kiusausta ostaa "se, joka tekee eniten asioita" ja keskity joka lisää arvoa ensimmäisestä päivästä lähtienYtimekkäämpi järjestelmä, joka sopii hyvin omaan todellisuuteen, toimii yleensä paljon paremmin kuin hirviö täynnä moduuleja, joita kukaan ei käytä.

Se arvostaa myös sellaisia ​​puolia kuin helppokäyttöisyys, mukautettavuus, turvallisuus, skaalautuvuus ja tuen laatujoilla on usein suurempi merkitys kuin neljä kertaa vuodessa käytettävällä upealla ominaisuudella.

3. Sovita valintasi budjettiisi ja odotettuun tuottoon

Hinta ei ole pelkkä lisenssi: se sisältää käyttöönotto, koulutus, mahdolliset jatkokehitykset ja ylläpitoLaske sekä alkukustannukset että kokonaiskuukausi- tai vuosikustannukset.

Vertaa sitä siihen, aikaa, jonka voit säästää, virheitä, joita voit vähentää, tai lisätuloja jonka voisit tuottaa tehokkaammalla hallinnalla. Se antaa sinulle käsityksen sijoitetun pääoman mahdollisesta tuotosta (ROI).

Aina kun mahdollista, valitse aloita pienestä ja mittakaavassa: pilottivaiheet yhdessä osastossa, perusversiot, joita sitten laajennetaan, vaiheet prosessikohtaisesti… Tämä vähentää riskiä ja antaa tiimille mahdollisuuden sopeutua.

Parhaat käytännöt hallintaohjelmistojen onnistuneeseen käyttöönottoon

Pelkkä teknologia ei korjaa mitään, jos sen käyttöönotto on kaoottista. Jotta ohjelmisto todella toimisi, sen on oltava tehokas. lisätä tuottavuutta ja työn laatuaOn suositeltavaa noudattaa järjestelmällistä etenemissuunnitelmaa.

Suunnittele projekti ja yhdenmukaista hallinta

Aloita määrittelemällä selkeät tavoitteet, laajuus, vastuutahot, määräajat ja onnistumisen mittaritOta johto ja vaikutusalueet mukaan alusta alkaen viime hetken vastustuksen välttämiseksi.

Jaa toteutus osiin vaiheet, joilla on erityiset tuotokset (esimerkiksi: ensin talous, sitten projektit ja sitten CRM) auttaa hallitsemaan vaikutuksia, oppimaan nopeasti ja sopeutumaan tilanteeseen lennossa.

Huolehdi datan migraatiosta

Siirtyminen vanhoista järjestelmistä (tai laskentataulukoista) uudelle alustalle vaatii Puhdista tiedot, yhtenäistä kriteerit ja varmista, että tiedot on syötetty oikein uudessa mallissa.

On suositeltavaa tehdä Migraatiotestaus testiympäristössä, tulosten tarkastelu avainkäyttäjien kanssa ja sääntöjen dokumentointi (nimikkeistö, pakolliset kentät, käyttöoikeudet) yllätysten välttämiseksi.

Rakenna tiimi ja hallitse muutosta

Yksi yleisimmistä ohjelmistoprojektien epäonnistumisen syistä on se, että Ihmiset eivät osaa käyttää työkalua tai eivät näe sen hyödyllisyyttä.Koulutus ei voi olla pelkkä "postitse lähetetty käsikirja".

organisoi käytännön harjoituksia, jotka keskittyvät todellisiin päivittäisiin tehtäviin, luo pikaoppaita ja nimeä sisäisiä referenssejä joka voi vastata kysymyksiin ja tukea muita.

Kerro hyödyistä, kuuntele vastaväitteitä ja muokkaa prosesseja yhdessä tiimin kanssasen sijaan, että ylhäältä käsin pakotetaan muutos ilman kontekstia.

Seuraa, paranna ja hyödynnä päivityksiä

Kun projekti on jo käynnissä, älä pidä sitä valmiina: Pyydä palautetta, tarkista mittareita, havaitse pullonkauloja ja muuta asetuksiaJatkuva parantaminen on osa peliä.

Hyödynnä myös Toimittajien päivitykset, uudet ominaisuudet tai integraatiot joka sopii prosesseihisi, ottaen aina huomioon vaikutuksen ja ajoituksen, jotta tiimi ei ylikuormitu.

Perimmäisenä tavoitteena on, että ohjelmistoja ei enää pidettäisi "vain työkaluna muiden joukossa" vaan jokapäiväinen liittolainen parempaan, nopeampaan ja stressittömämpään työskentelyyn.

Kun yritys valitsee ratkaisunsa hyvin, toteuttaa ne harkitusti ja kouluttaa henkilöstöään, teknologiasta tulee todellinen muutoksen moottori: Prosesseista tulee järjestelmällisiä, datasta tulee toiminnallista, viestintä sujuu, eikä kasvu ole enää synonyymi kaaokselle.Se on loppujen lopuksi hyvän strategisen tutoriaalin ydin siitä, mikä ohjelmisto kannattaa valita yrityksen digitalisointiin: ymmärrys siitä, ettei kyse ole vain ohjelmista, vaan älykkäämmän ja kestävämmän työskentelytavan suunnittelusta.