Tänään keskustelemme projektinhallinnan ominaisuuksista projektinhallintaohjelmistojen ja kaikkialla läsnä olevien sisäisten ja ulkoisten yhteistyötyökalujen avulla . Ilmaiset tai maksulliset, yksinkertaiset tai monimutkaiset, vaihtoehdot ovat rajattomat.
Nämä ohjelmistot voivat parantaa huomattavasti viestintää ja työnkulkua , kunhan tiedät mitä tarvitset. Vaihtoehtojen valtava määrä voi olla hämmentävää, mutta älä stressaa – anna tämän blogin opastaa sinua oikean valinnassa.
Mikä on projektinhallintaohjelmisto?
Ennen kuin siirrymme projektinhallinnan ominaisuuksiin, meidän on tiedettävä, mitä nämä ohjelmistot ovat, jotka auttavat meitä projektissa.
Projektinhallintaohjelmiston perusmääritelmänä tämä järjestelmä on pohjimmiltaan työkalu, joka auttaa yritysten omistajia, projektipäälliköitä ja yksilöitä seuraamaan toimitusten edistymistä.
Näiden työkalujen avulla on helppoa tehdä yhteistyötä, seurata ja suorittaa tehtäviä niiden valmistuessa. Se on myös loistava työkalu tiedon jakamiseen, koska se rohkaisee asianmukaista dokumentointia koko organisaatiossa.
Projektinhallintainstituutin tekemässä tapaustutkimuksessa Du Telecom onnistui saavuttamaan 32 prosentin kasvun neljän ensimmäisen vuoden aikana. Yhtiö selittää tämän kasvun turvallisten projektinhallintakäytäntöjen ansiosta.
Tämä korostaa turvallisen projektin toteutuksen ja hallinnan tärkeyttä , ja projektinhallintaohjelmiston käyttö voi auttaa sinua saavuttamaan tämän tavoitteen.
Ohjelmistoprojektinhallinnan ominaisuudet
Ohjelmistoissa on useita projektinhallinnan ominaisuuksia, joita luotettavalta projektinhallintajärjestelmältä voi odottaakin. Näiden järjestelmien ydintoiminto on projektin seuranta. Sinun pitäisi esimerkiksi pystyä näkemään, kuka työskentelee minkäkin projektin osan parissa, tunnistamaan pullonkaulat ja saamaan yleiskuvan koko projektista.
Lisäksi tämän tyyppisen ohjelmiston projektinhallinnan ominaisuuksiin kuuluvat parannettu viestintä, tarkka raportointi ja kyky luoda parhaat raportit yrityksellesi. Se tarjoaa jopa mahdollisuuden määrittää kojelaudan, jotta saat nopean yleiskatsauksen nykyisestä tilastasi.
1. Yhteistyöominaisuudet
Yhteistyöominaisuudet ovat keskeinen ostopäätös. Projekti- ja portfolionhallinta on tiimityötä, joten yhteistyö ja dokumenttien jakaminen ovat elintärkeitä. Näihin kuuluvat ominaisuudet, joiden avulla käyttäjät voivat esittää kysymyksiä ja ratkaista projekteihin, tehtäviin, resursseihin, aikatauluihin ja muihin asioihin liittyviä ongelmia.
Antavatko ohjelmiston yhteistyöominaisuudet johtajat ja tiimin jäsenet helposti työskennellä yhdessä priorisoinnissa, resurssien allokoinnissa ja prosessinkulussa? Voiko tiimi syventää tiettyä projektia, resurssia tai tehtävää yhteistyön aikana? Onko yritysten sosiaalisen verkostoitumisen ominaisuuksia, pikaviestintä ja muita helppokäyttöisiä yhteistyötyökaluja saatavilla? Tämä on yksi tärkeimmistä projektinhallinnan ominaisuuksista.
2. Globaalit ja mobiiliominaisuudet
Monet yritykset hallinnoivat useita projekteja maailmanlaajuisesti, joten on tärkeää arvioida, kuinka hyvin portfolio- ja projektinhallintaohjelmistot tukevat kansainvälisiä toimintoja . Tähän voivat sisältyä valuutanmuunnosominaisuudet ja monikielinen tuki.
Monissa organisaatioissa on myös paljon liikkuvaa työvoimaa, joten ominaisuuksien mobiilikäyttömahdollisuuden tukeminen on avainasemassa. Projekti- ja portfolionhallintaohjelmistojen mobiilikäyttö antaa käyttäjille mahdollisuuden hyödyntää parhaita ominaisuuksia riippumatta siitä, missä he työskentelevät, ja se voi edistää parempaa yhteistyötä.
3. Tietojen ja hallinnon tuki
Hyvän ja tehokkaiden ominaisuuksien omaavan projektinhallintaohjelmiston hyödyt toteutuvat, kun järjestelmät tarjoavat johtajille ja projektipäälliköille tietoa projektin kaikista osa-alueista , minkä ansiosta he voivat tehdä tietoon perustuvia päätöksiä priorisoinnista, resursseista, budjeteista ja aikatauluista. Siksi on järkevää, että alustan tulisi pystyä tukemaan tiedonkeruuta, analysointia ja jakamista.
Tiedot voivat tulla talous-, henkilöstö- ja muista järjestelmistä, joten portfolio- ja projektinhallintaohjelmistot tarvitsevat automatisointia ja tiedonkulkua. Tukeeko alusta tietojen vientiä yleisimmissä alan tiedostomuodoissa sekä sisäisistä että ulkoisista lähteistä?
Tiedonhallinta, mukaan lukien tiedon laatu ja tietoturva , on toinen huomioon otettava tekijä projektinhallinnan ominaisuuksissa. Tähän sisältyy kyky poistaa tarpeeton tiedonsyöttö sekä tunnistaa ja korjata tiedot, jotka rikkovat ennalta määritettyjä liiketoimintasääntöjä, joita organisaatiot voivat muokata tarpeen mukaan.
Suojausominaisuuksiin kuuluvat tietojen käytön hallinta, kuten mahdollisuus asettaa roolipohjaisia käyttöoikeuksia.
4. Laajennettavuus, skaalautuvuus, joustavuus
Kasvaville yrityksille alustan kyky laajentua ja skaalautua vastaamaan kasvavaan käyttäjien kysyntään ja tukemaan kasvavaa projektimäärää on elintärkeää . Sisältääkö alusta moduuleja, jotka tarjoavat joustavuutta ja mahdollistavat helpon, projektikohtaisen laajentamisen? Antaako se käyttäjien aktivoida ja deaktivoida ominaisuuksia tarpeen mukaan? Tämä on yksi minkä tahansa ohjelmiston tärkeimmistä projektinhallinnan ominaisuuksista.
5. Integrointi muihin järjestelmiin
Jotta organisaatio voi hyötyä merkittävästi portfolio- ja projektinhallintaohjelmistoista, ohjelmiston on toimittava yhdessä muiden järjestelmien kanssa . Tämä antaa käyttäjille mahdollisuuden suorittaa erilaisia projektianalyysiin liittyviä tehtäviä.
Näitä voivat olla rahoitusjärjestelmät, palvelunhallinta-/ajanhallintasovellukset, projektinhallintajärjestelmät, liiketoimintatiedon alustat ja ERP-alustat.
Miksi käyttää projektinhallintaohjelmistoa?
Tämäntyyppinen järjestelmä, jossa on erinomaiset projektinhallintaominaisuudet, antaa sinulle varmuuden siitä, että projektisi valmistuvat oikein ja tehokkaasti. Alla on listattu joukko kilpailuetuja, joista nautit, kun otat projektinhallintaohjelmistoja käyttöön yrityksessäsi:
-
Reaaliaikainen yhteistyö
Pilvipohjainen järjestelmä voi antaa käyttäjille mahdollisuuden tehdä yhteistyötä jaetussa tilassa tinkimättä yksilöllisestä keskittymisestä. Projektipäälliköt voivat helposti työskennellä useiden projektien parissa ja seurata alaistensa suoritusta, kun taas esimiehet voivat pysyä ajan tasalla asioiden etenemisestä vaikuttamatta muiden tuottavuuteen.
-
Jaa asiakirjoja
Osa reaaliaikaista yhteistyötä on kyky jakaa ja työstää asiakirjoja muiden tiimin jäsenten kanssa. Tätä voidaan helpottaa projektinhallintaratkaisuilla, joiden avulla yritykset voivat integroida kolmannen osapuolen pilvitallennussovelluksia järjestelmään, mikä yksinkertaistaa pitkän matkan yhteistyötä.
-
Kustannusten hallinta
Hyvä projektinhallintajärjestelmä tarjoaa käyttäjilleen tarkkoja raportteja, jotka auttavat kustannusennusteiden laatimisessa , liiallisten kustannusten lähteiden tunnistamisessa ja tuotannon virtaviivaistamisessa nykyisten kustannusongelmien ratkaisemiseksi.
-
Reaaliaikaiset raportit
Pilvipohjaiset järjestelmät voivat luoda raportteja, jotka yksinkertaistavat olennaisia yritystietoja ja tekevät niistä käyttäjälle ymmärrettävämpiä . Tämä on ratkaisevan tärkeää oikeiden KPI-mittareiden tunnistamiseksi tiimin suorituskyvyn arvioimiseksi.
-
Yksinkertaisempi dokumentaatio
Helpomman hallinnan osalta projektinhallintaohjelmisto yksinkertaistaa myös dokumentointia . Tämä tarkoittaa, että projekteja voidaan käyttää analysointiin ja uudelleenkäyttöönottoon tulevaisuudessa, ja aiempien tiimien tarjoamia ratkaisuja voidaan ottaa käyttöön muiden tiimien toimesta tulevissa projekteissa.
Saatat olla kiinnostunut: 7 parasta projektinhallintaohjelmistoa Macille
Nimeni on Javier Chirinos ja olen intohimoinen teknologiaan. Niin kauan kuin muistan, pidin tietokoneista ja videopeleistä, ja se harrastus päätyi työhön.
Olen julkaissut teknologiasta ja vempaimista Internetissä yli 15 vuoden ajan, erityisesti vuonna mundobytes.com
Olen myös verkkoviestinnän ja markkinoinnin asiantuntija ja minulla on tietoa WordPress-kehityksestä.