Tekstin kääntäminen Wordissa: kaikki vaihtoehdot ja temput

Jos joka kerta, kun sinun täytyy kääntää teksti, päädyt kopioimaan ja liittämään sen verkkokääntäjään, menetät erittäin kätevän vaihtoehdon: Microsoft Word integroi automaattisen kääntäjän, jonka avulla voit muuntaa osia tai kokonaisia ​​asiakirjoja poistumatta ohjelmasta.

Tästä oppaasta löydät kaiken tarvittavan PDF-tiedostojen hyödyntämiseen: valinnan tai koko tiedoston kääntämisestä oikolukukielten määrittämiseen, kielipakettien lisäämiseen tai poistamiseen , oikealta vasemmalle luettavien kielten kanssa työskentelyyn ja vaihtoehtojen, kuten Google Translate tai DeepL, arviointiin. Käsittelemme myös yleisiä PDF-tiedostoihin liittyviä haasteita, milloin on parasta kääntyä ammattilaisten puoleen , ja esittelemme mielenkiintoisen tapaustutkimuksen maailman käännetyimmästä dokumentista.

Käännä tekstiä suoraan Microsoft Wordissa

Wordissa voit kääntää suoraan valintanauhasta. Aloita siirtymällä Tarkista- välilehdelle ja napsauttamalla Kieli-ryhmässä Käännä . Siellä näet kaksi päävaihtoehtoa: kääntää valinnan tai kääntää koko asiakirjan.

Jos päätät kääntää tekstin, asiakirjan oikealle puolelle avautuu paneeli, josta voit valita lähdekielen (Word yleensä tunnistaa kielen automaattisesti) ja kohdekielen . Käännös näkyy kyseisessä paneelissa, ja voit lisätä sen asiakirjaan käyttämällä siihen tarkoitettua painiketta.

Kun valitset asiakirjan kääntämisen , Word luo automaattisesti käännetyn kopion uuteen ikkunaan. Tämä säilyttää alkuperäisen asiakirjan ennallaan ja antaa sinun työskennellä kahden tiedoston kanssa: lähdeasiakirjan ja valitulle kielelle käännetyn asiakirjan kanssa, mikä estää sisällön päällekirjoittamisen.

Toinen nopea tapa: napsauta hiiren kakkospainikkeella sanaa tai tekstikohtaa ja valitse kontekstivalikosta Käännä . Tämä on ihanteellinen ratkaisu tiettyihin epäselvyyksiin tai tiettyjen termien kääntämiseen keskeyttämättä työnkulkuasi.

Huomaa, että näiden ominaisuuksien tarjoamiseksi Word saattaa lähettää sisältöä verkkokäännöspalveluun . Joissakin ympäristöissä, erityisesti yritysympäristöissä, nämä tiedot ovat olennaisia ​​yksityisyyden ja vaatimustenmukaisuuden kannalta. Jos organisaatiosi sitä vaatii, ota yhteyttä IT-osastoosi voimassa olevista käytännöistä ennen konekäännöksen käyttöä.

• Tavallinen reitti: Tarkista > Käännä > Käännä valinta o Käännä asiakirja.
• Outlookissa analogista vaihtoehtoa kutsutaan nimellä Käännä-elementti sähköpostiviestejä varten.
• Paneelissa näkyvät havaitut kielet ja kohdekielet; voit lisää käännös asiakirjaan.

Valitse ja määritä käännöskielet

Ennen kuin aloitat kääntämisen, on hyvä asettaa haluamasi kieliparit. Siirry samalla Tarkista- välilehdellä Kieli- kohdassa kohtaan Käännä > Valitse käännöskieli . Siellä voit määrittää lähde- ja kohdekielet tulevia käännöksiäsi varten.

Word tukee lähdekielen automaattista tunnistusta, mutta jos työskentelet aina tiettyjen yhdistelmien kanssa, on tehokkaampaa tallentaa ne, jotta valintaa ei toisteta jokaisessa istunnossa.

1. Avaa välilehti tarkistaa.
2. Napsauta Käännä > Valitse käännöskieli.
3. Valitse kielet alkuperä ja määränpää ja vahvista valitsemalla Hyväksy.

Asetusten tallentamisen jälkeen näet kyseiset kielet esivalittuina, kun avaat käännöspaneelin, mikä nopeuttaa prosessia ja vähentää valintavirheitä toistuvissa projekteissa.

Oikealta vasemmalle luettavat kielet: tuki ja näyttö

Word on suunniteltu käsittelemään tekstin kirjoittamista, muokkaamista ja näyttämistä oikealta vasemmalle kirjoitetuissa järjestelmissä (kuten arabiassa tai hepreassa), jopa yhdessä vasemmalta oikealle kirjoitettavien kielten kanssa. Tämä sisältää tuen kontekstuaalisille fonttimuutoksille ja mukautetuille käyttöliittymävaihtoehdoille.

Voit tarpeen mukaan muuttaa valikon ja ohjausobjektien asettelua niin, että ne näkyvät oikealta vasemmalle, tai säätää yksittäisiä asiakirjoja niin, että niiden sisältö luetaan oikein. Tämä ominaisuus helpottaa automaattisen tai manuaalisen kääntämisen noudattamista lukusuunnan ja oikean muotoilun suhteen näillä kielillä.

Kielten lisääminen, muuttaminen ja poistaminen Wordissa

Käännösten lisäksi Wordissa voit hallita näyttö- ja kirjoituskieliä, mukaan lukien sanakirjoja ja oikolukutyökaluja. Eron ymmärtäminen on tärkeää: näyttökieli vaikuttaa käyttöliittymään (valikot, painikkeet, valintaikkunat), kun taas kirjoituskieli määrittää, miten tekstisi oikoluetaan ja tarkistetaan (oikeinkirjoitus, kielioppi) ja asetteluasetukset (pysty, sekoitus tai oikealta vasemmalle).

Jos sinun on kirjoitettava muulla kuin oletuskielellä ja haluat oikolukuohjelman auttavan välttämään virheitä, lisää kyseinen lähdekieli. Tällä tavoin hyödyt erityisistä sanakirjoista ja kielioppisäännöistä , mikä on ratkaisevan tärkeää, kun kirjoitat usein useilla kielillä.

Officen näyttökielen vaihtaminen :

• Kun asiakirja on avattu, siirry kohtaan Tiedosto > Asetukset > Kieli.
• Napauta kohdassa ”Officen näyttökieli” Asenna lisää näyttökieliä Office.comista.
• Valitse kieli Microsoftin sivuston luettelosta, lataa ja asenna se.
• Sulje Office-sovellukset pyydettäessä ja aseta uusi näyttökieli, kun avaat ne uudelleen.

Luontikielelle ( oikoluku ):

• Mene Tiedosto > Asetukset > Kieli.
• Lisää haluamasi kieli kohdassa "Office Authoring Languages ​​​​and Proofing" ja asettaa prioriteettinsa.
• Word aktivoi kyseisen kielen oikolukutyökalut (oikeinkirjoitus, kielioppi).

Kun työskentelet samassa tiedostossa olevien monikielisten tekstien kanssa, vältä "punaisten alleviivojen sade" määrittämällä tekstifragmentin oikolukukieli : kohdasta Tarkista > Kieli > Aseta oikolukukieli, valitse kyseisen kappaleen kieli ja vahvista.

Eikö kieltä enää tarvitse asentaa? Voit poistaa sen yksinkertaistaaksesi luetteloa. Valitse Tiedosto > Asetukset > Kieli, siirry kohtaan "Valitse muokkauskielet", valitse poistettava kieli ja napsauta "Poista". Tästä lähtien kyseisen kielen oikolukutyökalut eivät ole enää käytettävissä.

Vaihtoehtoja Wordille: Google Translate ja DeepL

Konekäännös on parantunut dramaattisesti neuroverkkojen ansiosta. Esimerkiksi Google Translate sisällytti GNMT:n sujuvuuden parantamiseksi. Silti ihmisen panosta tarvitaan edelleen hiomiseen ja tarkkuuden varmistamiseen monissa yhteyksissä.

Voit kääntää asiakirjoja Google Kääntäjällä avaamalla palvelun selaimessasi ja siirtymällä Asiakirjat -välilehdelle . Sen avulla voit ladata DOCX- , PPTX-, XLSX- ja PDF-tiedostoja. Latauksen jälkeen se luo käännetyn version, jonka voit ladata PDF-tiedostona.

Muista, että tuloksessa on yleensä " Googlen kääntämä " -vesileima , ja vaikka se noudattaa suurelta osin muotoilua, se saattaa sisältää luonnottomia ilmaisuja tai monimutkaisten lauseiden tulkintavirheitä . Tämä on hyvä yleisen merkityksen ymmärtämiseksi, mutta se on tarkistamisen arvoinen.

DeepL on toinen laadukas vaihtoehto. Sen ilmaisversiossa voit "Käännä tiedostoja" -toiminnolla muuntaa jopa kolme dokumenttia kuukaudessa (Word .docx, PDF, PowerPoint .pptx) kirjautumalla sisään. Jos sinun on muunnettava useampia dokumentteja, käytettävissäsi on DeepL Pro.

Vaihtoehtoisesti voit kopioida ja liittää tekstiä kääntääksesi sen paloina, ja ilmaisversiossa lohkon enimmäismäärä on 1 500 merkkiä . DeepL väittää tunnistavansa 33 kieltä, ja tuloste on tyypillisesti luonnollisempaa ja tarkempaa kuin muissa palveluissa monilla kielipareilla.

PDF-tiedostoja käännettäessä DeepL näyttää varoituksen: teknisistä syistä se lähettää tiedoston Adobelle muunnettavaksi muokattavaan ja käsiteltävään muotoon. Yritys toteaa noudattavansa GDPR:ää, ei tallenna sisältöä pysyvästi ja sallii käyttäjien poistaa PDF-tiedostojen lähettämisen Adobelle asetuksistaan.

Vertailutesteissä DeepL säilyttää yleensä hyvän muotoilun ilman vesileimoja ja tuottaa sujuvaa tekstiä. Silti ammattikäyttöön suositellaan ihmisen suorittamaa tarkistusta tyylin, terminologian ja johdonmukaisuuden parantamiseksi.

Yleisiä haasteita dokumenttien ja PDF-tiedostojen kääntämisessä

Kääntäminen ei ole pelkästään sanojen muuttamista: dokumenteilla on ainutlaatuisia ominaisuuksia, jotka on otettava huomioon. Yleisimpiä haasteita ovat muotoilu (taulukot, tyylit), suunnittelu (sisällön asettelu), grafiikka ja toimialakohtainen terminologia .

Kun alkuperäinen tiedosto on PDF, tavanomainen käytäntö on muuntaa se muokattavaan muotoon, kääntää se ja sitten luoda PDF uudelleen. Tämä tarkoittaa ajan käyttämistä suunnittelun uudelleenrakentamiseen , jotta tulos näyttää ammattimaiselta ja alkuperäistä vastaavalta.

• FormaattiTyylitiedostot, otsikot, taulukot, luettelot.
• SuunnitteluKappale-, rivivälitys-, rivinvaihto- ja jakoasetukset.
• GrafiikkaTaulukot ja kuvat, joihin on upotettu tekstiä.
• terminologiaSanastot ja tyylioppaat johdonmukaisuuden takaamiseksi.

PDF-tiedoston luomisen perusvaiheet :

• Muunna PDF muokattavaan muotoon (Word, PowerPoint jne.). Tarkista, että teksti on valittavissa eikä puhtaita kuvia.
• Käännä sisältö (automaattinen + jälkimuokkaus tai ihmisen tekemä käännös).
• Palauta muoto ja vie uudelleen kohteeseen PDF.

Jos PDF-tiedosto sisältää monimutkaisia ​​elementtejä (tekstiä kuvien sisällä, useita kerroksia, erikoisfontteja), saatat tarvita taittopalveluita (esimerkiksi Word-tiedoston muuntamista InDesign-muotoon ). Ammattimainen taittosuunnittelija voi säätää tekstiä, kuvia ja tyylejä tarkasti niin, että kaikki sopii yhteen käännöksen jälkeen.

Käytännön vinkkejä DTP :hen:

• Tunnista vaikeimmat alueet (kuvat, joissa on tekstiä, tiheät asettelut) ja sopia siitä, miten heitä kohdellaan.
• Päätä, luotko ensin "puhtaan" muokattavan version käännettäväksi vai haluatko mieluummin kääntää erikseen ja käytä tekstiä sen jälkeen.
• Tarkista oikeinkirjoitus ja muotoilu lopussa, etenkin jos taittaja ei puhu kieltä. kohdekieli.

Jälkimuokkaus: miten parantaa konekäännöstä

Konekäännös on nopeaa, mutta ilman tarkistusta se voi johtaa virheisiin merkityksessä, tyylissä tai johdonmukaisuudessa. Tässä kohtaa jälkieditointi astuu kuvaan , sillä se yhdistää koneellisen tuotoksen kielitieteilijöiden asiantuntemukseen.

Lähestymistapoja on kaksi. Kevyt jälkimuokkaus (LPE) tekee mahdollisimman vähän korjauksia varmistaakseen tekstin luettavuuden ja alkuperäisen mukaisuuden, priorisoiden nopeutta ja kustannuksia. Se on hyödyllinen, kun tavoitteena on ymmärtää tai julkaista teksti nopeasti ilman tiukkoja tyylivaatimuksia.

Täydellinen jälkieditointi ( FPE) tarkistaa perusteellisesti tarkkuuden, kieliopin, sävyn, terminologian ja kulttuurisen soveltuvuuden. Tavoitteena on, että teksti kuulostaa siltä kuin se olisi alun perin kirjoitettu kohdekielellä, mikä on ratkaisevan tärkeää brändätyssä , oikeudellisessa tai lääketieteellisessä sisällössä.

Ammattimaiset palvelut ja käännöstenhallintajärjestelmät (TMS)

Kun määrä kasvaa tai laatu on kriittistä, on viisasta luottaa ammattilaisiin. Kielipalvelujen tarjoajat (LSP:t) tarjoavat käännös-, lokalisointi-, oikoluku- ja jopa taittopalveluita (DTP), ja heidän prosessinsa on suunniteltu tehokkuuden lisäämiseksi ja laadun ylläpitämiseksi, mukaan lukien muutosten seuranta ja palaute.

Esimerkkejä PSI:stä verkkoalustoilla: Gengo mahdollistaa asiakirjojen lataamisen, kieliyhdistelmien valitsemisen sekä budjetin ja laadun säätämisen; TextMaster tarjoaa pilvipohjaisen SaaS-palvelun tilausten hallintaan suoraan selaimesta.

Jos haluat mieluummin valita tiimin itse, on olemassa yhteisöjä, joissa on tuhansia kääntäjiä: ProZ (arviot perustuvat kokemukseen ja kilpailuihin), TM-Town (osumat erikoisalan mukaan) tai TranslatorsCafé . Kääntäjän ja oikolukijan palkkaaminen kullekin kielelle parantaa yleensä lopputulosta.

Skaalauksen helpottamiseksi käännöstenhallintajärjestelmä (TMS) keskittää prosessin: se automatisoi sisällön tuonnin/viennin, resurssien kohdentamisen, laadunvalvonnan, kustannusten ja ajan seurannan ja tukee useita kieliä rinnakkain.

Lisäksi tekstinhallinnan järjestelmä (TMS) integroi käännösmuisteja, sanastoja ja automatisoituja tarkistuksia inhimillisten virheiden vähentämiseksi. Se yhdistyy sisällönhallintajärjestelmiin, tietovarastoihin tai pilvipalveluihin (kuten Dropbox ) ja helpottaa reaaliaikaista yhteistyötä kaikkien sidosryhmien välillä.

Useimmat nykyaikaiset TMS-järjestelmät ovat pilvipohjaisia ​​palveluita: turvallinen käyttö mistä tahansa, saumattomat päivitykset ja korkea käytettävyys. Etätiimien ja useiden palvelimien varmuuskopioiden avulla vältät investoinnit paikalliseen infrastruktuuriin ja sen ylläpidon.

Symbolinen tapaus: Ihmisoikeuksien yleismaailmallinen julistus, käännetyin asiakirja

Asiakirjojen kääntämisen monimutkaisuuden ymmärtämiseksi ihmisoikeuksien yleismaailmallisen julistuksen esimerkki on inspiroiva ; se on maailman käännetyin teksti sitten vuoden 1948, ja siitä on satoja versioita eri kielillä.

Kun joku ehdottaa YK:lle uutta käännöstä, tiimi tarkistaa, ettei sitä ole jo olemassa kyseisellä kielellä, että se noudattaa alkuperäisen rakennetta , että se on täydellinen (kaikki 30 artikkelia) ja että tiedosto on oikein muotoiltu (PDF, Word, HTML tai muut hyväksytyt muodot).

Tämä jatkuva prosessi on mahdollistanut laajemman tavoittavuuden syrjäisillä kieliyhteisöillä. Aloite korostaa selkeiden laatu- ja muotoilukriteerien merkitystä ennen käännöksen virallista julkaisemista.

Arkeen sovellettavia oppeja :

• Tehokas käännös vaatii useita vaiheita (valmistelu, käännös, tarkistus, laadunvalvonta ja julkaisu).
• Muotoilu ja asettelu ovat yhtä tärkeitä kuin teksti luettavuuden varmistamiseksi.
• Erikoisterminologian vaatimukset sanastot ja temaattinen kokemus.
• Tyylioppaat ja tarkistusprosessit parantavat johdonmukaisuutta ja hyödyllisyyttä.

Kääntäminen Wordissa: valinta vs. koko asiakirja (vaihe vaiheelta)

Käytännön vaihtoehtojen yhteenvetona: jos sinun tarvitsee kääntää vain tiettyjä osia, valitse teksti kohdistimella ja siirry kohtaan Tarkista > Käännä > Käännä valinta . Word näyttää käännöksen oikeanpuoleisessa paneelissa; napsauta "Lisää" lisätäksesi sen asiakirjaasi.

Jos haluat kääntää kaiken kerralla, polku on Tarkista > Käännä > Käännä asiakirja . Määritä lähdekieli (tai käytä automaattista tunnistusta) ja kohdekieli. Word avaa käännetyn kopion uuteen ikkunaan, jonka voit tallentaa erillisenä tiedostona.

Versiosta ja asetuksista riippuen Word saattaa joskus avata käännöksen selaimessa ja näyttää alkuperäisen ja muunnoksen rinnakkain. Joka tapauksessa alkuperäinen säilyy luomalla siitä kopion, mikä on erittäin hyödyllistä vertailua ja tarkastelua varten.

Saat nopeita vastauksia napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella > Käännä sanojen tai lauseiden kohdalla. Tämä ratkaisee yksittäisiä termejä ja pitää sinut keskittyneenä asiakirjaan ikkunoiden vaihtamatta.

Kun olet valmis, voit sulkea käännöspaneelin painamalla X-merkkiä ja jatkaa työskentelyä normaalisti säilyttäen kieliasetukset tulevia istuntoja varten, jos ne sopivat sinulle.

Viime kädessä kätevin ominaisuus on se, että Word yhdistää kirjoittamisen, muotoilun ja kääntämisen yhteen paikkaan. Tämä integrointi säästää aikaa ja vähentää ulkoisten työkalujen välillä vaihtamista.

Kaikki edellä mainittu osoittaa, että sinun ei tarvitse jättää Wordia kääntääksesi kuin mestari: oikean paneelin, oikein määritettyjen kielten ja tarvittaessa jälkikäsittelyn avulla voit saavuttaa erittäin vakuuttavia tuloksia lyhyessä ajassa.

Huippulaatua hakevilla tai suuria määriä hallinnoivilla on aina vaihtoehtoja (DeepL, Google Translate, PSI, TMS), mutta Wordin sisäänrakennettu kääntäjä kattaa yleisimmät tarpeet helposti ja nopeasti.