Ehdollisen muotoilun käyttäminen Word-taulukoissa: vinkkejä ja esimerkkejä

Jos olet joskus työskennellyt taulukoiden kanssa Wordissa, olet luultavasti miettinyt, onko mahdollista soveltaa ehdollinen muotoilu Word-taulukoissa, aivan kuten Excelissä. Vaikka suoraa, automatisoitua funktiota ei olekaan yhtä edistynyttä kuin Excelissä, todellisuudessa voit saavuttaa erilaisia tehosteita ja automaatioita tietojen korostamiseksi tai niiden muotoiluun tiettyjen ehtojen mukaisesti.

Me löydämme Kuinka voit automatisoida muotoilun Word-taulukoissa yhdistämällä ohjelman omia työkaluja joihinkin Tallenna Peli ja edistyneille käyttäjille jopa pieninä annoksina ohjelmointi makroilla ja JOS-kentillä. Tavoitteena on, että tämän artikkelin luettuasi hallitset kaikki asetukset ja pystyt optimoimaan Word-asiakirjasi, mikä tekee taulukoistasi paljon visuaalisempia ja toiminnallisempia.

Mikä on ehdollinen muotoilu ja miksi se on tärkeä Wordissa?

El ehdollinen muoto Se koostuu solujen, rivien tai sarakkeiden ulkoasun muuttamisesta tiettyjen kriteerien tai arvojen perusteella, jolloin voit automaattisesti korostaa olennaisia tietoja. Excelissä se on yksi tähtifunktioista, mutta Wordissa ei ole erillistä työkalua taulukoiden ehdolliseen muotoiluun.

Tämä ei tarkoita, etteikö se olisi mahdotonta: Word tarjoaa manuaalisia ja yhdistettyjä vaihtoehtoja JOS-kenttien, kirjanmerkkien tai jopa VBA-koodien kanssa, joiden avulla voit määrittää tiettyjä "ehtoja" taulukoiden muodon muuttamiselle.

Miksi voisit olla kiinnostunut? No, esimerkiksi:

• Korosta rivejä tai soluja sisällön perusteella
• Näytä viestit syötetyn arvon mukaan
• Erottele visuaalisesti tilat, kategoriat, pisteet tai tulokset
• Automatisoi ammattimaiset raportit ja viestinnän

Rajoitukset verrattuna Exceliin ja vaihtoehtoihin Wordissa

On syytä selventää, että vaikka Word ja Excel käsittelevät taulukoita samalla tavallaWordissa ei ole "puhdasta" ehdollisen muotoilun vaihtoehtoa, kuten sen taulukkolaskentaohjelmassa. Tämä ei kuitenkaan estä meitä saavuttamasta samanlaisia ​​vaikutuksia eri menetelmillä, joita käsittelemme yksityiskohtaisesti koko artikkelin ajan.

Yleisimpiä muotoja ovat:

• Solujen tyylien ja muotoilujen manuaalinen muokkaaminen
• Taulukkotyylien määrittäminen ja niiden yhdistäminen väreihin, reunoihin ja muotoiluihin
• JOS-kenttien käyttäminen tekstin tai muotoilujen näyttämiseen ehtojen perusteella
• Makrojen yhdistäminen muotoilumuutosten automatisoimiseksi
• Käytä vastaavuustyökalua ehtojen lisäämiseen

Ehdollisen muotoilun käyttäminen manuaalisesti Word-taulukoissa

Yksinkertaisin tapa on käyttää sitä manuaalisesti, mikä on erityisen hyödyllistä, jos taulukko ei ole liian suuri tai jos tarvitsemme vain muutamia korostettuja muotoiluja. Wordin perustyökalujen avulla voit:

• Solujen, rivien tai sarakkeiden valitseminen ja käytä taustaväriä, lihavointia, kursivointia, alleviivausta, värillisiä fontteja, yliviivausta ja muita yleisiä muotoiluja.
• Käytä valikkoa Taulukon tyylit käyttääksesi globaaleja muotoiluyhdistelmiä.
• Lisää ja poista reunoja, jaa tai yhdistä soluja jne.

Taulukon tapauksessa valitse vain halutut solut ja käytä asetuksia. Tabaton muoto "Taulukon suunnittelu" -välilehdeltä. Täällä voit värittää vuorottelevia rivejä, korostaa otsikoita, käyttää eri värejä sarakkeissa ja paljon muuta.

Toinen vaihtoehto on luoda Mukautetut taulukkotyylitVoit tallentaa haluamasi muodot ja käyttää niitä tulevissa taulukoissa yhdellä napsautuksella.

Edistynyt ehdollisen muotoilun simulointi: JOS-kentät Wordissa

Edistyneemmille käyttäjille Word sallii ns. JOS-kentätNämä ovat ohjeita, jotka, kuten Excelin JOS-funktio, arvioivat ehdon ja näyttävät yhden tai toisen tuloksen riippuen siitä, täyttyykö ehto vai ei.

Miten se toimii? Kuvittele, että sinulla on taulukko arvosanoineen ja haluat näyttää tekstin "jännitystä"punaisella ja lihavoituna, ja jos saat 5 tai enemmän, poistu"Aprobado» lihavoidulla sinisellä.

Nämä olisivat vaiheet:

• Valitse taulukon solu, johon haluat näyttää ehdollisen tekstin.
• lehdistö Ctrl + F9 lisätäksesi kentän.
• Kirjoita kentän sisään JOS-lauseke. Esimerkki:
  { JOS { VIITE kalif } < 5 «jännitystä""Aprobado» }
• "Calif"-merkintä on täytynyt lisätä arvosanan sisältävään soluun.
• Päivittää kentät merkinnällä F9.

varoitusVoit pakottaa väri- ja lihavointimuotoilun vain muokkaamalla muotoilua tuloksen näyttämisen jälkeen, koska Word ei salli JOS-kenttään upotettua visuaalista muotoilua, mutta voit käyttää muotoilua tuloksena olevaan tekstiin. Voit oppia lisää ehdollisista kaavoista Excelissä ymmärtääkseen paremmin, miten olosuhteet yleisesti toimivat.

Tällä tavoin Word-taulukot voivat simuloi perusehtomuotoilua ihanteellinen raportteihin, arvosanoihin, lausuntoihin ja vastaaviin.

Word-taulukoiden ehdollisen muotoilun automatisointi makroilla

Tilanteissa, joissa taulukko on suuri tai ehdot ovat monimutkaisia, Makrojen (VBA) avulla voit automatisoida ehdollisen muotoilun Katsotaanpa Wordissa, miten voit esimerkiksi saada yhden solun tekstin värin riippuvaiseksi toisen saman rivin solun muotoilusta.

Oletetaan, että sinulla on taulukko, jossa on sen yksilöivä merkki (esimerkiksi "mytable"). Haluat varmistaa, että kun kirjoitat tekstiä sarakkeen 2 soluun, se kirjoitetaan punaisella, jos kyseisen rivin sarakkeen 1 solu on lihavoitu, ja mustalla, jos se ei ole. Kaikki tämä tapahtuu automaattisesti.

Tämä saavutetaan luomalla luokkamoduuli VBA:lla ja lisäämällä seuraava koodi: Opi suojaamaan ja rajoittamaan muokkausta Excelissä.

• Luo Wordin VBA-editorissa luokkamoduuli ja lisää seuraava lohko:

Vaihtoehto Eksplisiittinen Julkinen WithEvents appWord As Word.Application Private Sub appWord_WindowSelectionChange(ByVal Sel As Selection) Dim oma_rivi As Long Dim oma_sarake As Long If Sel.Tables.Count = 1 And Sel.Bookmarks.Count = 1 Then If Sel.Bookmarks(1).Name = "oma_taulukko" Then oma_rivi = Sel.Cells(1).RowIndex oma_sarake = Sel.Cells(1).ColumnIndex If oma_sarake = 2 Then If Sel.Tables(1).Cell(oma_rivi, 1).Range.Font.Bold = True Then Sel.Cells(1).Range.Font.ColorIndex = wdRed Else Sel.Cells(1).Range.Font.ColorIndex = wdBlack End If End If End If End If End Sub

Lisää sitten ThisDocument-tiedostoon kaksi proseduuria, jotta makro alustetaan, kun asiakirja avataan:

Vaihtoehto Eksplisiittinen Dim myapli As New Class1 Public Sub AutoNew() Set myapli.appWord = Sovelluksen loppu Sub Public Sub AutoOpen() Set myapli.appWord = Sovelluksen loppu Sub

Tämän avulla joka kerta, kun valitset solun "mytable"-taulukon sarakkeesta 2, väri muuttuu automaattisesti sarakkeen 1 ehdon mukaan. Muista: sinulla on oltava makrot käytössä Jotta tämä toimisi.

Aiheeseen liittyvä artikkeli:

Ehdollisten kaavojen luominen Excelissä: Täydellinen opas esimerkkeineen, temppuineen ja sovelluksineen

Postitustyökalun käyttäminen ehdolliseen muotoiluun

Toinen mielenkiintoinen tapa, jos työskentelet erittäin toistuvien asiakirjojen kanssa, on käyttää KirjeenvaihtotyökaluVaikka se on suunniteltu yhdistäviä kirjeitä ja massapostituksia varten, voit käyttää ohjattua yhdistämistoimintoa ulkoisten tietojen linkittämiseen ja sisällön mukaisten ehtojen soveltamiseen.

Vaiheet olisivat:

• Siirry välilehteen Kirjeenvaihto ja valitse ”Aloita yhdistäminen”.
• Valitse ohjattu toiminto ja seuraa ohjeita mukauttaen sarakkeita ja ehtoja.
• Linkitä taulukon solut yhteystietoluettelon kenttiin tai ulkoisiin tietoihin ehtojen soveltamiseksi.

Tällä tavoin voit ehdollistaa taulukon solujen tai kappaleiden muotoilua ja sisältöä annettujen tietojen perusteella.

Kirjanmerkit ja mukautetut kentät automaation parantamiseksi

käyttäen kirjanmerkit Wordissa Se on olennaista tarkkojen sijaintien tunnistamiseksi asiakirjassa tai taulukossa, minkä ansiosta voit asettaa ehtoja ja automatisoida muotoilua entisestään.

Merkkien käyttö:

• Valitse taulukosta teksti tai solu, jonka haluat merkitä.
• Siirry välilehteen lisätä ja napsauta merkki.
• Anna nimi ja napsauta lisätä.

Näiden merkintöjen avulla voit viitata JOS-kenttiin tai makroihin, mikä tekee ehdollisesta muotoilusta joustavampaa ja mukautettavampaa.

Lisämuotoiluasetukset Word-taulukoissa

Ehdollisen muotoilun lisäksi Word tarjoaa monia muita tapoja mukauttaa taulukoita:

• Käytä taulukkotyylejäTaulukkotyökalujen ”Suunnittelu”-välilehden avulla voit käyttää visuaalisia malleja koko taulukkoon tai tiettyihin osiin.
• Lisää tai poista reunuksiaValitse solut tai koko taulukko ja käytä Taulukkotyylit-ryhmän reunavaihtoehtoja.
• Solujen yhdistäminen tai jakaminenYhdistä useita soluja otsikoita varten tai erota solut tietojen erottamiseksi.
• Lisää rivejä ja sarakkeita: Lisää soluja, rivejä tai sarakkeita mihin tahansa kohtaan Rivit ja sarakkeet -ryhmästä.
• Näytä tai piilota ruudukkoviivatHyödyllinen taulukon rakenteen paremman näkemisen kannalta ilman reunojen tulostamista.
• Toista taulukoiden otsikot jokaisella sivullaErittäin käytännöllinen pitkissä pöydissä, jotka vievät useita arkkeja.
• Sivunvaihtojen hallinta taulukoissaPäätä, mihin rivit tai itse taulukko jaetaan sivujen välillä luettavuuden säilyttämiseksi.

Käytännön käyttötapauksia ja esimerkkejä ehdollisesta muotoilusta Word-taulukoissa

Kuvattujen tekniikoiden soveltamiseksi käytännön esimerkkejä ovat:

• ArvosanaraportitKorosta hylätyt ja hyväksytyt automaattisesti arvosanojen perusteella.
• KulutaulukotKorosta punaisella ne kulut, jotka ylittävät budjetin, ja vihreällä ne, jotka ovat budjetin sisällä.
• Tehtävälistat: Näytä valmiit tehtävät vihreällä ja keskeneräiset tehtävät keltaisella tai punaisella.
• Seurantalomakkeet: Piilota tai näytä osiot ruudun arvon perusteella (esim. toimitusosoite).
• Suodata rivejä, joilla on kriittisiä arvojaJOS-kenttien avulla voit näyttää vain tietyt ehdot täyttävät rivit (vaikkakin Exceliin verrattuna rajoituksin).

El suurin vetonaula on se, että voimme visuaalisesti automatisoida tietojen esittämisen raporteissa, pöytäkirjoissa tai missä tahansa taulukoita käyttävässä asiakirjassa, mikä auttaa tunnistamaan keskeiset arvot nopeasti.

kuitenkin tärkein rajoitus on se, että koska se ei ole yhtä kehittynyt kuin Excelissä, jotkin prosessit ovat työläämpiä ja vaativat keskitason tai edistynyttä Wordin ja jopa VBA:n tuntemusta.

Silti voit käyttää nähtyjä työkaluja (tyylit, makrot, JOS-kentät, vastaavuus, kirjanmerkit...) ja saavuttaa erittäin ammattimaisia tuloksia.

Jos etsit vieläkin edistyneempiä vaihtoehtoja, on hyvä tietää, että muut Microsoftin ekosysteemin sovellukset, kuten Power BI, ne mahdollistavat myös ehdollisen muotoilun käytön, ja joissakin tapauksissa paljon visuaalisemmalla ja tehokkaammalla lähestymistavalla kuin Wordissa.

Esimerkiksi Power BI:ssä ehdollinen muotoilu on entistä monipuolisempi: voit määrittää loogisia sääntöjä, käyttää väriliukuja, kuvakkeita ja ehdollisia otsikoita taulukoihin sekä priorisoida sääntöjä.

Power BI:ssä ehdollinen muotoilu on entistä monipuolisempi: voit määrittää loogisia sääntöjä, käyttää väriliukuja, kuvakkeita ja ehdollisia otsikoita taulukoihin sekä priorisoida sääntöjä.

Puhtaasti Word-kontekstissa mikään näistä ulkoisista työkaluista ei kuitenkaan korvaa Wordin mahdollistamaa suoraa mukauttamista yhdistämällä sen lisäasetuksia.

Kuten olet huomannut, vaikka Wordissa ei olekaan taikapainiketta "taulukoiden ehdolliselle muotoilulle", voit saavuttaa hyvin samankaltaisia ​​vaikutuksia hyödyntämällä kaikkia yksityiskohtaisesti esittelemiämme vaihtoehtoja. Jos kokeilet sitä, taulukkosi näyttävät nopeasti ammattimaisemmilta ja dynaamisemmilta, mikä helpottaa tietojen ymmärtämistä ja säästää aikaa korostamalla olennaisimpia tietoja.

Aiheeseen liittyvä artikkeli:

Taulukoiden suojaaminen ja muokkaamisen rajoittaminen Excelissä: Täydellinen, käytännöllinen opas

Aiheeseen liittyvä artikkeli:

Loogiset kaavat Excelissä: Täydellinen opas ja käytännön esimerkkejä

Isaac

Intohimoinen kirjoittaja tavujen maailmasta ja tekniikasta yleensä. Rakastan jakaa tietämykseni kirjoittamalla, ja sen aion tehdä tässä blogissa, näyttää sinulle kaikki mielenkiintoisimmat asiat vempaimista, ohjelmistoista, laitteistoista, teknologisista trendeistä ja muusta. Tavoitteeni on auttaa sinua navigoimaan digitaalisessa maailmassa yksinkertaisella ja viihdyttävällä tavalla.