- Päällekkäinen data vääristää analyysejä ja päätöksiä, joten on tärkeää havaita ja hallita se ennen sen kanssa työskentelyä.
- Laskentataulukot, kuten Excel, mahdollistavat kaksoiskappaleiden korostamisen, suodattamisen ja poistamisen yhdistämällä ehdollisen muotoilun, edistyneet suodattimet ja tekstifunktiot.
- En tietokannat SQL, SELECT DISTINCT ja vaihtoehdot, kuten GROUP BY, auttavat saamaan tuloksia ilman toistuvia rivejä muokkaamatta alkuperäisiä tietoja.
- Bibliografisten tietojen hallintatyökalut sekä hyvät varmuuskopiointi- ja esitarkastuskäytännöt vähentävät olennaisten tietojen menettämisen riskiä poistamalla kaksoiskappaleet.
Kun työskentelet tietokantojen kanssa, Spreadsheets tai tietojärjestelmät, Päällekkäisistä tiedoista voi tulla todellinen päänsärkyToistuvat tiedot, tuhansilla eri tavoilla kirjoitetut nimet, huonosti muotoillut päivämäärät tai ylimääräiset välilyönnit tekevät analyyseistä epäluotettavia ja tuhlaavat aikaasi manuaaliseen järjestelmän auttaman siivoamisen suorittamiseen sekunneissa.
Hyvä uutinen on, että niitä on Tehokkaat työkalut päällekkäisten tietojen paikantamiseen, korostamiseen ja poistamiseen sekä Excelissä että Google Arkit kuten SQL-tietokannat tai bibliografisten hallintatyökalujen avulla. Niiden toiminnan, erojen ja niihin liittyvien riskien (kuten myöhemmin huomaamatta jäävien tietojen poistamisen) ymmärtäminen on avainasemassa, jotta tiedot pysyvät järjestyksessä ja niitä voi analysoida mielenrauhalla.
Miksi päällekkäisiä tietoja ilmestyy ja miksi ne ovat ongelma?
Käytännössä, Kaksoiskappaleet johtuvat inhimillisestä virheestä, toistuvista tuonneista tai huonosti koordinoiduista järjestelmistä.Kahdesti lähetetyt lomakkeet, ilman puhdistusta yhdistetyt tiedostot tai sovellusten väliset integraatiot, jotka eivät validoi tietoja kunnolla, ovat täydellinen kasvualusta järjestelmän täyttymiselle kaksoiskappaleilla.
Ilmeisten kaksoiskappaleiden lisäksi löydät pieniä muunnelmia, jotka itse asiassa edustavat samaa dataaNimet, joissa on sekoitettuja isoja ja pieniä kirjaimia, ylimääräisiä välilyöntejä, erilaisia lyhenteitä tai eri muodoissa olevia päivämääriä, joita järjestelmä ei tunnista samaksi, vaikka henkilölle on selvää, että ne viittaavat samaan asiaan.
Vaikutus on merkittävä: Tilastot ovat vääristyneitä; asiakas- tai potilasmääriä on liioiteltu.Sähköpostit toistuvat sähköpostikampanjoissa, laskut kopioidaan tai tilausten määrä yliarvioidaan. Tämä voi johtaa huonoihin päätöksiin, lisäkustannuksiin ja merkittävään luottamuksen puutteeseen datan laatuun.
Siksi ennen kuin syvennyt raporttinäkymien tai edistyneiden analyysien luomiseen, kannattaa panostaa aikaa Erinomainen tiedonpuhdistustyökalu epäjohdonmukaisuuksien havaitsemiseen ja korjaamiseenKaksoiskappaleiden poistaminen on keskeinen osa tätä prosessia, mutta ei ainoa: sinun on myös homogenisoi teksti, poista oudot välilyönnit ja normalisoi päivämäärät.
Tunnista ja korosta päällekkäisiä tietoja laskentataulukoissa
Työkalut, kuten Excel, tarjoavat erittäin käteviä toimintoja tunnistaa nopeasti, mitkä arvot toistuvat solualueellaEnnen minkään poistamista on suositeltavaa käyttää visuaalista muotoa, joka auttaa sinua tarkastelemaan ja rauhallisesti päättämään, mitä haluat säilyttää.
Hyvin yleinen tapa aloittaa on... Ehdollinen muotoilu useammin kuin kerran esiintyvien arvojen korostamiseksiTällä tavoin et muuta solujen sisältöä, vaan merkitset ne analysointia varten.
Tyypillinen työnkulku sisältää ensin tarkistettavien solujen valitsemisen ja sitten muuttujan lisäämisen. Ehdollinen muotoilusääntö, joka merkitsee kaksoiskappaleet eri taustavärillä tai fontillaNäin voit tunnistaa kaavoja: esimerkiksi nähdä, esiintyykö henkilö useita kertoja asiakasluettelossa tai onko tietyt tuotekoodit rekisteröity useammin kuin kerran.
Lisäksi voit yhdistää tämän automaattisen korostuksen suodattimiin itse laskentataulukossa Näytä vain rivit, joihin kaksoiskappaleet vaikuttavat, ja tarkista ne yksi kerrallaan.Tämä antaa sinulle hallinnan ja vähentää tärkeiden tietojen vahingossa poistamisen riskiä.
Poista kaksoiskappaleet turvallisesti Excelistä
Kun olet selvittänyt, mitkä toistot ovat tarpeettomia, Excel lisää siihen erityisen funktion nimeltä ”Poista kaksoiskappaleet”, joka poistaa toistuvat rivit pysyvästiTässä kohtaa on oltava varovainen, koska poistamiasi tietoja ei ole helppo palauttaa, jos et ole tallentanut niistä kopiota.
Ennen tämän työkalun käyttöä on erittäin suositeltavaa Kopioi alkuperäinen tietoalue toiselle laskentataulukolle tai varmuuskopiotiedostoonTällä tavoin, jos siivous tuottaa odottamattoman tuloksen, voit tarkastella poistamiasi tietoja ja palauttaa tiedot ongelmitta.
Menettely perustuu puhdistettavan solualueen valitsemiseen ja sen jälkeen sen sarakkeen osoittamiseen, missä sarakkeissa arvoja tulisi verrata, jotta voidaan päättää, onko rivi kopioitu. Jos valitset useita sarakkeita, vain rivi, jonka täydellinen yhdistelmä vastaa toista riviä, katsotaan kaksoiskappaleeksi.mikä on erittäin hyödyllistä työskenneltäessä monimutkaisen datan kanssa.
Vahvistettuaan toiminnon Excel poistaa ylimääräiset rivit ja Se näyttää yhteenvedon siitä, kuinka monta kaksoiskappaletta on poistettu ja kuinka monta ainutlaatuista tietuetta on jäljellä.Tämä lyhyt raportti auttaa sinua varmistamaan, vastaavatko tulokset odotuksiasi siivouksen alkaessa.
On pidettävä mielessä se Yksilöllisten arvojen suodattaminen ei ole sama asia kuin kaksoiskappaleiden poistaminen.Kun suodatat, kaksoiskappaleet piilotetaan vain väliaikaisesti, mutta ne ovat silti olemassa; kaksoiskappaleiden poistaminen poistaa ne kokonaan. Siksi yksilöllisen suodattimen tai ehdollisen muotoilun käyttäminen on järkevämpi strategia.
Kriteerit, joiden perusteella arvo voidaan katsoa kaksoiskappaleeksi
Kun taulukkolaskentaohjelmat vertailevat kaksoiskappaleita, Ne tekevät niin sen perusteella, mitä solussa todellisuudessa näkyy, eivätkä taustalla olevan tulkitun arvon perusteella.Tällä on joitakin mielenkiintoisia seurauksia, jotka sinun on tiedettävä, jotta et saa yllätyksiä.
Esimerkiksi kahta samaa päivää edustavaa päivämäärää ei välttämättä pidetä kaksoiskappaleina, jos Toiseen on kirjoitettu ”08/03/2006” ja toiseen ”8. maaliskuuta 2006”.koska tekstin sisältö on erilainen, vaikka merkitys olisi identtinen. Sama voi tapahtua nimien ja merkkijonojen kanssa, joissa on eri välilyönnit tai isot kirjaimet.
Vastaavasti, tekstinä tallennettu luku ja sama luku numeerisessa muodossa Niitä voidaan käsitellä eri arvoina. Siksi on niin tärkeää normalisoida muodot ennen kuin yrität poistaa päällekkäisiä rivejä joukolla.
Ennen aggressiivisen puhdistuksen suorittamista kannattaa ensin suodattaa yksilölliset arvot tai käyttää ehdollista muotoilua vahvistamiseen. että vertailukriteeri toimii niin kuin luuletNäiden pelisääntöjen asettaminen alussa estää kelvollisten tietojen menettämisen tai peiteltyjen kaksoiskappaleiden syntymisen.
Tekstifunktiot laskentataulukoissa likaisen datan puhdistamiseksi
Suuri osa kaksoiskappaleiden ongelmista ei johdu täsmälleen saman arvon toistumisesta, vaan siitä, että Sama tieto on kirjoitettu hieman eri tavallaTässä kohtaa Excelin tai Google Sheetsin tekstifunktiot tulevat mukaan standardoimaan ja valmistelemaan maaperää ennen toistojen poistamista.
On hyvin yleistä löytää sarakkeita, joissa jotkut nimet ovat isoilla kirjaimilla, toiset pienillä kirjaimilla ja jotkut sekaisin satunnaisesti. Niiden yhdistämiseksi on funktioita, jotka Ne muuttavat kaiken pieniksi kirjaimiksi, kaiken isoksi kirjaimiksi tai kirjoittavat vain kunkin sanan ensimmäisen kirjaimen isoksi.Tämä varmistaa, että ”ANA PÉREZ”, ”ana pérez” ja ”Ana Pérez” kohdellaan samalla tavalla.
Tekstiviestit, joissa on ylimääräiset välilyönnit sekä ketjun sisällä että alussa tai lopussaErikoisfunktio voi poistaa ylimääräiset välilyönnit ja jättää sanojen väliin vain normaalin välilyönnin, jolloin eliminoituu "Juan García" tai vastaavat vertailuja rikkovat ilmaisut.
Tiheästi yhteen pakattujen tietojen, kuten yhdistettyjen koodien tai nimien ja sukunimien, kanssa on hyödyllistä käyttää erotus- ja yhdistämisfunktioita. Voit poimi osa tekstistä ilmaisee, mistä kohdasta ja kuinka monta merkkiä haluat poimia tai yhdistää useita merkkijonoja yhdeksi yhtenäisempien kenttien rekonstruoimiseksi.
Päivämäärien tapauksessa, jos ne saapuvat tekstinä eri tyyleillä, on hyvä muuttaa ne muotoon vakiopäivämäärämuoto, joka perustuu vuoteen, kuukauteen ja päiväänTällä tavoin laskentataulukot käsittelevät niitä oikeina päivämäärinä, voit lajitella ne oikein, eivätkä vertailut enää ole riippuvaisia solun ulkonäöstä.
Suodata yksilölliset arvot ja poista kaksoiskappaleet laskentataulukoista
Muotoilutyökalujen ja tekstifunktioiden lisäksi sekä Excel että Google Sheets mahdollistavat Suodata nopeasti nähdäksesi vain yksilölliset arvot sarakkeesta tai sarakejoukostaTämä on erittäin tehokas tapa tarkastella tuloksia ennen peruuttamattomien päätösten tekemistä.
Joissakin ympäristöissä voit käyttää edistyneitä suodatusasetuksia määrittääksesi, että haluat näyttää vain rivit, joilla on yksilöllisiä arvoja yhdessä tai useammassa tietyssä sarakkeessa. Tämä suodatus ei poista tietoja, se vain piilottaa kaksoiskappaleet väliaikaisesti., mikä tekee siitä erittäin harkitun välivaiheen.
Kun olet vahvistanut, että kyseinen ainutlaatuinen näkymä on se, josta olet kiinnostunut, sinulla on komennot erityinen Poista kaksoiskappaleet suoraan datavalikoistaYleensä käytetään esimerkiksi "Data > Poista kaksoiskappaleet" -toimintoa, jossa valitaan vertailun perustana olevat sarakkeet.
Toinen vaihtoehto on käyttää ehdollista muotoilua korostaaksesi sekä kaksoiskappaleet että yksilölliset arvot tarpeidesi mukaan. Voit esimerkiksi: Korosta kirkkaalla värillä rivit, jotka näkyvät vain kerran ja analysoida, ovatko ne epätyypillisiä tietueita, latausvirheitä vai yksinkertaisesti harvinaisia tapauksia, jotka on säilytettävä.
Jos työskentelet alasvetovalikoiden tai tietojen validoinnin kanssa, on erittäin järkevää myös siivota ne. Voit tehdä tämän validointivalikoiden avulla. määrittele suljetut luettelot, jotka estävät typografisten variaatioiden käyttöönoton, mikä vähentää väärien kaksoiskappaleiden esiintymistä, jotka ovat itse asiassa vain kirjoitusvirheitä.
SQL-tietokantojen kaksoiskappaleiden puhdistaminen SELECT DISTINCT -toiminnolla
Kun siirryimme laskentataulukoiden maailmasta tietokannatLähestymistapa muuttuu hieman. SQL:ssä yksi ensimmäisistä työkaluista toistuvien tietojen hallintaan on operaattori DISTINCT, jota käytetään yhdessä SELECT-komennon kanssa rivien palauttamiseen ilman kaksoiskappaleita kyselyn tuloksissa.
Idea on yksinkertainen: SELECT-lauseketta rakennettaessa voit lisätä DISTINCT-avainsanan osoittamaan, että Haluat vain yhden esiintymän kutakin arvoyhdistelmää valituissa sarakkeissa. Tällä tavoin, jos sama looginen rivi toistuu useita kertoja taulukossa, kysely palauttaa vain yhden rivin.
On tärkeää ymmärtää, että SELECT DISTINCT ei poista mitään tietokannasta: Se vaikuttaa vain tulokseen, jonka näet kyselyä suoritettaessa.Alkuperäiset tiedot pysyvät muuttumattomina taulukoissa, mikä sopii täydellisesti tutkivaan analyysiin, jossa et halua vielä muokata tietoja.
Syntaksin osalta yleinen kaava koostuu SELECT DISTINCT -lauseen yhdistämisestä kiinnostavien sarakeluettelon kanssa, jota seuraa FROM-lauseke taulukon osoittamiseksi ja valinnaisesti WHERE-lauseke suodattaa tiettyjen ehtojen mukaanTällä tavoin voit esimerkiksi pyytää yksittäisiä asiakkaita vain yhdestä maasta tai eri tuotteita tietystä kategoriasta.
Tämä lähestymistapa on erittäin hyödyllinen, kun haluat rajata tuloksia kaksoiskappaleisiin, olipa kyseessä sitten Hanki asiakasluettelo ilman päällekkäisyyksiä useiden tilausten vuoksi, näyttää luettelon erillisistä tuotekoodeista tai luoda yksilöllisten kohteiden määrän tietojoukossa.
DISTINCT-funktion ja muiden SQL-duplikaattien välttämistapojen väliset erot
Vaikka DISTINCT ja UNIQUE saattavat kuulostaa samankaltaisilta, Niillä ei ole samaa roolia SQL-ekosysteemissäDISTINCT toimii SELECT-kyselyissä vaikuttaen palautettaviin riveihin; UNIQUE liittyy yleensä taulukoiden määritelmän rajoituksiin, jotka osoittavat, että tietyt kentät eivät voi sisältää toistuvia arvoja.
Lisäksi suurten tietomäärien kanssa käsiteltäessä SELECT DISTINCT -funktion käyttö voi olla suorituskykyintensiivistä, koska Tietokantamoottorin on vertailtava kaikkia valittuja sarakkeita. määrittääkseen, mitkä rivit ovat samoja. Suurissa taulukoissa tai taulukoissa, joissa on useita sarakkeita, tästä voi tulla hankalaa.
Siksi joissakin tapauksissa kannattaa harkita vaihtoehtoja. Yksi yleisimmistä on käyttää GROUP BY ryhmitelläksesi rivejä yhden tai useamman sarakkeen mukaan ja käytä koostefunktioita (kuten COUNT, MIN tai MAX), joiden avulla voit tiivistää tiedot tehokkaasti.
Voit myös luottaa lausekkeisiin, kuten EXISTS, tarkista, ovatko tietyt arvot toisessa taulukossaNäin vältät tarpeettomien päällekkäisten rivien yhdistämisen. Voit myös käyttää alikyselyitä, joissa on hyvin määritellyt SELECT-, FROM- ja WHERE-lausekkeet, jotta voit määrittää paremmin, mitkä tietueet haluat noutaa.
Kun haluat laskea sarakkeen sisältämien yksilöllisten arvojen määrän, on yleistä yhdistää COUNT ja DISTINCT, jotta Saat suoraan eri elementtien määrän. ilman että jokaista niistä tarvitsee tarkistaa manuaalisesti.
Käytännön esimerkkejä: asiakastiedustelut ja osoitteet ilman kaksoiskappaleita
Kuvittele, että työskentelet tilaustaulukon kanssa, jossa jokainen rivi edustaa yhtä tehtyä ostosta. On yleistä, että Sama asiakas näkyy useita kertoja, jos hän on tehnyt useamman kuin yhden tilauksen.Jos haluat nähdä jokaisen asiakkaan vain kerran, SELECT DISTINCT on erittäin selkeä työkalu.
Tässä skenaariossa luot kyselyn, joka valitsee asiakkaan tunnistesarakkeet (esimerkiksi heidän tunnuksensa ja nimensä) ja soveltaa niihin DISTINCT-funktiota. saat listan jokaisesta asiakkaasta vain kerran., vaikka alkuperäisessä taulukossa on kymmenen erilaista järjestystä.
Jotain vastaavaa tapahtuu, jos sinun täytyy nähdä kaikki yksilölliset toimitusosoitteet, joihin tuotteet on lähetettyJos jokainen tilaus sisältää osoitteen, taulukko on täynnä toistoja; käyttämällä DISTINCT-metodia osoitesarakkeissa voit kuitenkin luoda tiiviin luettelon toimituspisteistä.
Kun haluat keskittyä tietyn alueen asiakkaisiin, voit lisätä WHERE-lausekkeen esimerkiksi osoittamaan, että Olet kiinnostunut vain tietyn maan tietueistaTällä tavoin SELECT DISTINCT vaikuttaa taulukon osajoukkoon eikä kaikkiin tietoihin.
Terveydenhuollon tai akateemisilla aloilla operaattori on myös erittäin käytännöllinen ryhmittele tietoja potilailta tai kirjoittajilta, jotka esiintyvät useita kertoja eri tutkimuksissa tai artikkeleissa, jolloin analyysitarkoituksiin näytetään vain yksi merkintä kokonaisuutta kohden.
Bibliografisten tietokantojen kaksoisviitteiden hallinta
Tieteellisen dokumentoinnin alalla bibliografiset tietokannat tarjoavat yleensä erityisiä työkaluja kaksoisviittausten poistamiseen Kun teet hakuja eri lähteistä, tämä on ratkaisevan tärkeää, jotta kirjallisuuskatsauksesi eivät täyty kaksoisartikkeleista.
Näissä järjestelmissä työkaluvalikossa on yleensä "Poista kaksoiskappaleet" -komento, joka Se analysoi tulosjoukon ja poistaa automaattisesti päällekkäiset viittaukset.Järjestelmä yleensä raportoi, kuinka monta elementtiä on poistettu ja kuinka monta on jäljellä nykyisessä joukossa.
Monilla alustoilla voit määrittää asetuksista, että Päällekkäisten viittausten poisto tapahtuu automaattisesti. joka kerta, kun teet uuden haun. Tämä säästää paljon manuaalista työtä, vaikka on suositeltavaa tarkistaa säännöllisesti, että kaksoiskappaleet ovat oikein.
Joukkopoiton lisäksi näiden hallintaohjelmien avulla voit manuaalisesti valita tiettyjä viitteitä ja päättää, säilytetäänkö vai poistetaanko ne. Tämä manuaalinen tarkistus on hyödyllinen, kun järjestelmä ei ole varma, ovatko kaksi tietuetta todella sama nimike. tai jos ne vastaavat eri versioita (esimerkiksi esipainokset ja lopulliset versiot).
Kaksoiskappaleiden poistamisen jälkeen tulosjoukko päivitetään ja näyttää viitteiden vähentyneen määränTämä numeerinen ohjaus auttaa validoimaan, että virheenkorjauksella on ollut vaikutusta, ja dokumentoimaan prosessin systemaattisissa katsauksissa tai hakuraporteissa.
Intohimoinen kirjoittaja tavujen maailmasta ja tekniikasta yleensä. Rakastan jakaa tietämykseni kirjoittamalla, ja sen aion tehdä tässä blogissa, näyttää sinulle kaikki mielenkiintoisimmat asiat vempaimista, ohjelmistoista, laitteistoista, teknologisista trendeistä ja muusta. Tavoitteeni on auttaa sinua navigoimaan digitaalisessa maailmassa yksinkertaisella ja viihdyttävällä tavalla.