Sivunvaihtojen ja odottamattoman muotoilun välttäminen tekstiä liitettäessä Wordissa

Microsoft Word Se on yksi maailman käytetyimmistä työkaluista asiakirjojen kirjoittamiseen, mutta se voi joskus tehdä meille temppuja, varsinkin kun kopioimme ja liitämme tekstiä muista lähteistä. Monet käyttäjät ovat turhautuneita siitä, että Word lisää vierasta tekstiä liittäessään odottamattomat sivunvaihdot tai muuttaa muotoa ilman ennakkoilmoitusta, mikä aiheuttaa hämmennystä ja tuhlaa aikaa asiakirjan uudelleenjärjestelyyn.

Tässä artikkelissa aiomme selvittää Miksi Word lisää nämä sivunvaihdot tai muotoilee tekstiä odottamatta kun liität sisältöä, ja ennen kaikkea näytämme sinulle kaikki käytettävissä olevat vaihtoehdot sen korjaamiseksi tai välttämiseksi ohjelman eri versioissa. Selkeiden selitysten, yksityiskohtaisten vaiheiden ja vinkkien avulla, joiden avulla voit säilyttää dokumenttiesi täydellisen hallinnan, huomaat, että Ei ole tarpeen tyytyä automaattisiin muutoksiin, jotka niin usein vaikeuttavat päivittäistä työtämme..

Miksi Word lisää sivunvaihdot, kun liitän tekstiä?

Yksi automaattisista toiminnoista sana on hallita asiakirjojen sivutusta. Oletusarvoisesti ohjelma lisää automaattiset sivunvaihdot jokaisen sivun alareunassa tekstin pitämiseksi järjestyksessä, mutta kun liität tekstiä, erityisesti toisesta lähteestä, jolla on oma muotoilu, voit myös lisätä manuaaliset sivunvaihdot, osanvaihtoja tai jopa dokumentin yleistä ulkoasua voidaan muuttaa.

Tämän käyttäytymisen tärkeimmät syyt Ne liittyvät yleensä:

• Kopioidun tekstin alkuperäinen muoto (esim. toisesta Word-asiakirjasta, verkkosivuilta, PDF-tiedostoista jne.)
• Olemassaolo osan tai sivunvaihdot liitetyssä sisällössä
• Wordin esikonfigurointi, erityisesti sivutuksen ja versioiden yhteensopivuuden osalta
• Ala- tai loppuviitteiden esiintyminen alkuperäisessä tekstissä

Yleisimmät oireet tekstiä Wordiin liitettäessä

Ongelma voi ilmetä eri tavoin. yleisimmät oireet ääni:

• Sivunvaihdot näkyvät dokumentin odottamattomissa kohdissa
• Kappaleet, jotka ovat erillään asiayhteydestään eri sivuilla
• Muutokset sarakkeiden muotoilussa, erityisesti jos alkuperäisessä tekstissä oli erilaiset asettelut
• Osionvaihdot näkyvät sivunvaihtojen sijaan ja päinvastoin
• Epätasapainot, kun niitä on Alaviitteet ja yhdistetään uusiin osiin tai sarakkeisiin

Tämä käytös voi olla vieläkin hämmentävämpää, koska mm. Word-näkymä Käyttämästäsi näkymästä (tulostusasettelu, normaali, verkkonäkymä) riippuen vaihdot eivät välttämättä näy, ja joskus ne eivät näy oikein, ennen kuin asiakirja sivutetaan, näkymiä muutetaan tai sivunumerot lisätään.

Tekniset syyt ja miten sivunvaihdot ja muotoilu vaikuttavat

Näiden odottamattomien muutosten alkuperä on siinä, miten Word tulkitsee liitetyn tekstin muotoilunJos esimerkiksi lisäät jatkuvan osanvaihdon heti alaviitteen (tai loppuviitteen) jälkeen asiakirjassasi, Word voi automaattisesti luoda lisäsivun eri tekstiosien väliin varmistaakseen alaviitteen ja osan muotoilun yhdenmukaisuuden.

Tämä johtuu siitä, että Word ei salli kahden eri osan jakamista samalla sivulla dokumentissa kun kyseessä ovat alaviitteet. Jos muutat myös sarakkeiden määrää sivun keskellä (esimerkiksi yksi sarake ylös ja kaksi alas), Word saattaa automaattisesti luoda uuden sivun tekstin ja alaviitteiden jakamiseksi oikein.

Las Wordin vanhemmat versiot (Word 2002, 2003) ja uudemmat versiot (kuten Word 2007 ja uudemmat) hallitsevat tätä yhteensopivuutta eri tavalla ja mahdollistavat joitakin säätöjä näiden ongelmien välttämiseksi, kuten myöhemmin näemme.

Sivutus- ja muotoiluasetukset: Automaattisten vaihtojen hallinta

Sana sisältää erilaisia sivutuksen ja muotoilun hallinnan lisäasetukset kappaleiden ja sivujen lukumäärää kappaleasetusten valikosta. Jotkin näistä asetuksista on suunniteltu seuraaviin tarkoituksiin:

• Kappaleiden tai rivien erottamisen estäminen eri sivuilla
• Estää leski- ja orpoviivojen muodostumisen
• Yhdysviivojen tai rivinumeroiden ulkoasun hallinta
• Pakota sivunvaihto tietyn kappaleen eteen

Alla olemme esitelleet joitakin hyödyllisimmistä asetuksista toimintojen mukaan järjestettyinä, jotta voit ottaa ne käyttöön asiakirjassasi vaiheittain ja säilyttää sivutuksen hallinnan.

Kappaleen rivien pitäminen yhdessä samalla sivulla

1. Valitse kappaleet jossa haluat kaikkien rivien olevan aina samalla sivulla tai sarakkeessa.
2. Tab Kotisivu Avaa valintaikkuna napsauttamalla Wordissa kuvaketta kohta.
3. Siirry välilehteen Rivit ja sivunvaihdot.
4. Tarkista vaihtoehto Pidä viivat yhdessä sivutusosiossa.
5. lehdistö hyväksyä soveltaa muutosta.

Tämä asetus estää saman kappaleen tekstin on jaettu kahdelle sivulle, mikä on tärkeää, kun haluat säilyttää visuaalisen yhtenäisyyden tai estää otsikoiden irtoamisen sisällöstä.

Kappaleiden pitäminen yhdessä sivulla tai sarakkeessa

1. Valitse kappaleet jotka haluat pitää yhdessä (esimerkiksi otsikko ja ensimmäinen kappale).
2. Mene Kotisivu ja avaa valintaikkunan kohta.
3. Kirjoita sisään Rivit ja sivunvaihdot.
4. Tarkista vaihtoehto Pidä seuraavat asiat järjestyksessäTällä tavoin Word yrittää pitää molemmat kappaleet samalla sivulla.
5. Napsauta hyväksyä.

Tämä toiminto on erittäin hyödyllinen otsikoiden eristämisen välttämiseksi sivun lopussa ja sen sisältö alkaa seuraavalla.

Lisää aina sivunvaihto kappaleen eteen

1. Valitse kappale että haluat minun aina aloittavan uuden sivun.
2. Avaa valintaikkuna kohta välilehdeltä Kotisivu.
3. Siirry välilehteen Rivit ja sivunvaihdot.
4. Aktivoi vaihtoehto Sivunvaihto ennen.
5. Vahvista asetukset napsauttamalla hyväksyä.

Tällä tavoin voit varmistaa, että tietyt tärkeät osiot tai luvut alkavat aina uudelta sivulta, kuten raporttien tai akateemisten esseiden tapauksessa.

Leskien ja orpojen hallinta kappaleissa

1. Valitse kappaleet jossa haluat välttää yksittäisen rivin eristämisen eri sivulle tai sarakkeeseen.
2. Tab Kotisivu, avaa valintaikkunan kohta.
3. Avaa välilehti Rivit ja sivunvaihdot.
4. Aktivoi vaihtoehto Leski- ja orpolinjojen valvonta.
5. Napsauta hyväksyä.

tämä estää ensimmäisen tai viimeisen rivin Kappaleen loppuminen seuraavalle tai edelliselle sivulle parantaa asiakirjan luettavuutta ja ammattimaista ulkoasua.

Rivinumeroiden poistaminen kappaleesta

1. Valitse kappale tai kappaleita, joissa et halua rivinumeroiden näkyvän.
2. alkaen Kotisivu, avaa valintaikkunan kohta.
3. Pääsy Rivit ja sivunvaihdot.
4. activa Rivinumeroiden piilottaminen muoto-osiossa.
5. lehdistö hyväksyä.

Tämä asetus on erityisen hyödyllinen tekstilohkoissa, joissa et halua rivien numeroitavan, kuten otsikoissa, taulukoissa tai tekstiruuduissa.

Vältä kappaleissa tavutusta

1. Valitse kappaleet johon et halua käyttää tavutusmerkkiä.
2. Avaa valintaikkuna kohta alkaen Kotisivu.
3. Kirjoita sisään Rivit ja sivunvaihdot.
4. Aktivoi vaihtoehto Älä käytä yhdysmerkkejä sanoissa.
5. Napsauta hyväksyä.

täten, Sana välttää sanojen katkaisemisen rivin lopussa käyttämällä yhdysviivoja, mikä parantaa tekstin ulkoasua tietyissä asiakirjoissa.

Lisäasetukset Word-versiosta riippuen

Näiden tyyppisten ongelmien käsittelyasetukset vaihtelevat hieman Word-version mukaan:

Word 2003 ja aiemmat versiot

1. Avaa ongelmallinen asiakirja.
2. Valikossa Työkalut, Valitse vaihtoehtoja.
3. Napsauta välilehteä yhteensopivuus.
4. sisällä vaihtoehtojaValitse ruutu Asettele alaviitteet kuten Word 6.x/95/97:ssä.
5. lehdistö hyväksyä.

Word 2007 ja uudemmat versiot

1. Klikkaa Painike Microsoft Office ja tulee sisään Sana-asetukset.
2. Valitse vasemmasta paneelista Lisäasetukset.
3. Etsi oikeanpuoleisesta paneelista Asetteluvaihtoehdot yhteensopivuus-osiossa.
4. Tarkista vaihtoehto Asettele alaviitteet kuten Word 6.x/95/97:ssä.
5. Napsauta hyväksyä.

Nämä muutokset vain toimii osioissa, joissa on vain yksi sarake, ei niissä, joissa on useita aktiivisia sarakkeita.

Tekstiruutujen ja muiden asetusten säätäminen

Jos käytät tekstikentät ja huomaat, että ympäröivä teksti ei rivity oikein, voit muokata asetuksia, jotta teksti sopii paremmin: Lisätietoja muotoilun säilyttämisestä sisältöä liitettäessä.

1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella tekstiruudun sisällä ja valitse kohta.
2. Siirry välilehdelle Rivit ja sivunvaihdot.
3. En Tekstiruudun asetukset, etsi lista kapea istuvuus ja valitse jokin näistä vaihtoehdoista:
   • Kaikki
   • Ensimmäinen ja viimeinen rivi
   • Vain ensimmäinen rivi
   • Vain viimeinen rivi
4. lehdistö hyväksyä Asetusten tallentaminen.

Näin voit mukauttaa tekstin järjestystä laatikoiden ympärille entisestään ja parantaa asiakirjasi ulkoasua.

Aiheeseen liittyvä artikkeli:

Kuinka siistiä muotoilu Wordissa tekstin liittämisen jälkeen Internetistä

Isaac

Intohimoinen kirjoittaja tavujen maailmasta ja tekniikasta yleensä. Rakastan jakaa tietämykseni kirjoittamalla, ja sen aion tehdä tässä blogissa, näyttää sinulle kaikki mielenkiintoisimmat asiat vempaimista, ohjelmistoista, laitteistoista, teknologisista trendeistä ja muusta. Tavoitteeni on auttaa sinua navigoimaan digitaalisessa maailmassa yksinkertaisella ja viihdyttävällä tavalla.