Word-asiakirjan jakaminen useisiin tiedostoihin

Suurien dokumenttien käsittely voi olla hieman työlästä, varsinkin jos ne ovat noin 1 000 sivua tai enemmän ja ne on jaettava useisiin erillisiin tiedostoihin. Word-asiakirjan jakaminen erillisiin tiedostoihin ei ainoastaan ​​paranna editointitaitojen ketteryyttä, Se myös helpottaa vaihtoa, nopeuttaa avaamista ja vähentää muotoiluvirheitä.

Jos olet joskus törmännyt työkaluihin, jotka poimivat vain yksittäisiä sivuja eivätkä anna sinun jakaa koko tiedostoa osiin, älä huoli: vaihtoehtoja on olemassa. Wordissa on natiiveja menetelmiä, verkkovaihtoehtoja ja kolmannen osapuolen ratkaisuja. erotella otsikoiden, sivualueiden tai jopa sääntöjen, kuten parittoman ja parillisen, mukaan rikkomatta asettelua tai menettämättä sisältöä.

Mitä sinun tulisi olla selvillä ennen jakamista

Ennen kuin kosket mihinkään, ota varmuuskopio alkuperäisestä asiakirjasta. Suunnittele, erotteletko tekstit sivunumeron, osioiden vai otsikkotyylien mukaan., koska tuo kriteeri määrittää ihanteellisen menetelmän ja aika että tehtävän suorittaminen vie sinulta aikaa.

Varmista, että asiakirjasi on hyvin jäsennelty: ihanteellisessa tapauksessa jokainen lohko, jonka haluat muuntaa erilliseksi tiedostoksi, alkaa yhtenäisellä otsikolla (Otsikko 1, Otsikko 2 jne.). Jäsennysnäkymä ja navigointiruutu ovat parhaita liittolaisiasi tässä asiassa.

Jos dokumentissasi on sisällysluettelo, huomautuksia, ristiviittauksia tai erityinen sivunumerointi, muista, että jakamisen jälkeen sinun on ehkä luotava ne uudelleen jokaisessa tuloksena olevassa tiedostossa. Kenttien päivittäminen F9-näppäimellä ja ylä- ja alatunnisteiden tarkistaminen Se on tärkeä askel, jotta kaikki olisi täydellistä.

Tyypillisessä tapauksessa, jossa jaat erittäin pitkän tiedoston kolmeen osaan, harkitse, pitäisikö se tehdä yhtä suurina paloina (esim. 1–333, 334–666, 667–1000) vai loogisissa luvuissa/osioissa. Selkeän kriteerin valitseminen säästää aikaa uudelleentyöltä ja säilyttää luonnollisemman rakenteensa.

Nopea menetelmä UPDF:n kanssa: Muunna, jaa ja palaa Wordiin

Jos etsit suoraviivaista ratkaisua eräkäsittelyyn ilman, että sinun tarvitsee käsitellä edistyneitä näkymiä, voit käyttää UPDF:ää. Työkulku koostuu Wordin muuntamisesta muotoon PDF, erotettu Järjestä sivut -toiminnosta ja muunna sitten osat .docx-muotoon.

Perusvaiheet UPDF:n kanssa Word-asiakirjan jakamiseksi useisiin tiedostoihin: Avaa UPDF ja valitse Työkalut > Muut > PDF Wordista tuodaksesi alkuperäisen .docx-tiedoston. Siirry sitten kohtaan Järjestä sivut ja valitse Jaa.

Kun jakovaihtoehto avautuu, valitse haluamasi kriteerit. Sivunumeron mukaan jakaminen on ihanteellinen säännöllisiin leikkauksiin (esimerkiksi joka N. sivun välein) tai saavuttaakseen likimääräisen vastaavan tiedostomäärän.

Kun jako on valmis, sinulla on useita PDF-tiedostoja, jotka sisältävät fragmentit. Voit palauttaa ne Wordiin valitsemalla Työkalut > Muunna, lisää tiedostot ja valitse Word tulostusmuodoksi; käytä ja odota prosessin valmistumista.

Edut: Se on nopea, mahdollistaa jakamisen yhdellä napsautuksella ja skaalautuu hyvin erittäin suurissa dokumenteissa. Huomioitavia asioita: PDF-tiedostoa Wordiksi muunnettaessa jotkin muotoilutiedot voivat vaihdella., vaikka useimmissa nykyaikaisissa dokumenteissa tarkkuus on huomattavaa.

Erottaminen Wordista jäsennysnäkymässä ja alidokumenteilla

Wordissa on tehokas tapa jakaa tiedosto otsikoiden mukaan ja luoda itsenäisiä alidokumentteja. Ääriviivat-näkymä voit "ylentää" osioita ja luoda tiedostoja jokaiselle lohkolle jonka määrität otsikkotyylien mukaisesti.

Ennen kuin aloitat, varmista, että jokainen erotettava osio alkaa samalla otsikkotyylillä (esimerkiksi Otsikko 2). Tämä standardoi leikkauksen ja välttää yllätyksiä. alidokumenttien luomisessa.

Avaa asiakirjasi ja valitse Näytä > Jäsennys. Valitse Näytä taso -kohdasta taso, joka vastaa osioiden alkuja (esimerkiksi Taso 2, jos käytit Otsikko 2 -vaihtoehtoa). Ota käyttöön Näytä asiakirja -vaihtoehto työkalujen näyttämiseksi alidokumenttien hallinta.

Valitse sisältö, jonka haluat muuntaa alidokumenteiksi, ja napsauta Luo. Word luo linkitettyjä aliasiakirjoja kyseisestä jäsennyksestä., mikä helpottaa kunkin osan tallentamista erikseen.

Seuraavaksi siirry kohtaan Tiedosto > Tallenna nimellä ja valitse kohdekansio. Jokainen alidokumentti voidaan tallentaa erillisenä .docx-tiedostona., valmis työskentelemään eristyksissä ja omien muutoksen hallinta, indeksi ja numerointi.

Manuaalinen jakaminen navigointipaneelin avulla ja kopioiminen/liittaminen

Jos haluat täyden hallinnan tai dokumenttia ei ole otsikoitu oikein, voit jakaa sen manuaalisesti. Navigointipaneeli näyttää luettelon nimikkeistä ja antaa sinun valita kokonaisia ​​lohkoja. kopioidaksesi ja liittääksesi ne uusiin dokumentteihin.

Siirry Näytä-kohtaan ja valitse Siirtymisruutu. Napsauta poimittavan osan ensimmäistä otsikkoa ja valitse seuraava otsikko samalla tasolla. Käytä Ctrl + C kopioimiseen ja Ctrl + V uuteen asiakirjaan; tallenna kuvaavalla nimellä.

Toista prosessi kaikille erotettaville osioille. Se on perusteellinen, mutta erittäin luotettava menetelmä sisällölle, jossa on monimutkaisia ​​asetteluja tai jossa sinun on validoitava jokainen hyppy.

Joissakin opetusohjelmissa näet ehdotuksen siirtyä kohtaan Tiedosto > Asetukset > Lisäasetukset ja valita "Päivitä linkit automaattisesti avattaessa", jotta uudelleennimeäminen olisi helpompaa. Huomaa, että tämä vaihtoehto ei itsessään nimeä tiedostoja uudelleen.;-metodia käytetään linkkien päivittämiseen linkitetyissä dokumenteissa, joten käytä sitä vain, jos työskentelet tiedostojen välisten viittausten kanssa.

Jos tarvitset joukkonimeämisen, on parasta määrittää malli ja käyttää sitä manuaalisesti tai järjestelmätyökaluilla nimien muuttamiseksi erissä. Toinen edistynyt vaihtoehto on käyttää pientä käsikirjoitus tai Word-makro tallentaaksesi jokaisen valinnan otsikkotekstin kanssa, vaikka se vaatiikin VBA-osaamista.

Erotinten lisääminen samaan tiedostoon: sivunvaihdot ja osanvaihdot

Jos etsit vain sisäisten osioiden "merkitsemistä" luomatta uusia tiedostoja, hypyt ovat resurssisi. Sivunvaihto pakottaa seuraavan sisällön alkamaan uudelta sivulta, ihanteellinen lukujen tai liitteiden rajaamiseen.

Sivunvaihdon lisääminen: Aseta kohdistin haluamaasi kohtaan, siirry Lisää-valikkoon ja valitse Sivunvaihto. Word lisää heti uuden sivun valitusta pisteestä.

Syvempiä jakoja varten käytä osanvaihtoja. Siirry kohtaan Asettelu (tai Sivun asettelu) > Osanvaihdot ja valitse tyyppi: Seuraava sivu, Jatkuva, Parillinen sivu tai Pariton sivu. Tämä mahdollistaa erilaiset numeroinnin ja otsikot. dokumentin jokaisessa osassa.

Muista, että osanvaihdot eivät luo erillisiä tiedostoja. He palvelevat formatear ja järjestää suuria asiakirjoja ilman, että niitä tarvitsee fragmentoida, ja ne ovat yhteensopivia sisällysluetteloiden ja edistyneiden tyylien kanssa.

Vaihtojen lisäämisen jälkeen on hyvä aktivoida Näytä kaikki (Ctrl + Shift + 8), jotta muotoilumerkit näkyvät. Tällä tavoin löydät helposti jokaisen sivunvaihdon ja osan. ja voit muokata niitä, jos jokin ei menekään odotetulla tavalla.

Epätavallinen temppu: taulukoiden käyttö uuden sivun pakottamiseen

Hyvin erityisissä asetteluissa käytetään joskus kikkaa: taulukkoa, joka toimii esteenä sivun alareunassa. Se ei ole tyylikkäin menetelmä, mutta se voi pakottaa sisällön ohittamisen. kun muut vaihtoehdot muuttavat asetteluasi.

Prosessi on yksinkertainen: lisää yksirivinen, kaksisarakkeinen taulukko, siirrä se sivun alareunaan ja säädä se täyteen leveyteen. Kun kohdistin on taulukon sisällä, paina Enter-näppäintä. siirtääksesi seuraavan sisällön uudelle sivulle.

Tämä menetelmä ei luo erillisiä tiedostoja ja voi monimutkaistaa suunnitteluasi, jos sitä käytetään liikaa. Varaa se poikkeustapauksiin ja priorisoi sivun- tai osanvaihdot aina kun mahdollista.

Verkkotyökalut Word-dokumenttien jakamiseen

Verkossa on palveluita, jotka hyväksyvät .docx-tiedostoja ja sallivat niiden viennin paloina. Suosittu vaihtoehto on Aspose Document Splitter, joka toimii selaimessa eikä vaadi minkään asentamista.

Tyypillinen käyttö: Lataa Word-dokumenttisi, valitse, haluatko jakaa sen yksittäisiin sivuihin vai tiettyihin väleihin, ja päätä tulostusmuoto (Word tai PDF). Aloita jako ja lataa tuloksena olevat fragmentit kun prosessi on valmis.

Lisäksi jotkut verkkovälilehdet tarjoavat erittäin käytännöllisiä tiloja: sivukohtainen jakaminen, parilliset ja parittomat sivut, joka N. sivu tai tietty sivunumero, joka jakaa kahtia. Toinen hyödyllinen tapa on poimia tiettyjä alueita (esimerkiksi 1–50, 120–180, 300–360) ja hae yksi tiedosto kutakin aluetta kohden.

Mukavuudella on hintansa: yksityisyys. Vältä luottamuksellisten asiakirjojen lataamista palveluihin, jotka eivät tarjoa takuita. Turvaohjeet. Ole varovainen kokorajoitusten ja käsittelyjonojen kanssa, sillä ne voivat pidentää odotusaikaa.

Näet myös alustoja, jotka mainostavat maksullisia tai kokeiluversioita, ja niissä on viestejä, kuten "käytä kaikkia Pro-ominaisuuksia". Harkitse, onko tilaus hintansa arvoinen sinulle työmääräsi perusteella. ja onko sinun automatisoitava tällaisia ​​tehtäviä usein.

Käytännön tapaus: 1 000-sivuisen Word-dokumentin jakaminen kolmeen tiedostoon

Klassinen skenaario: sinulla on valtava dokumentti ja haluat kolme tiedostoa. Reittejä on useita riippuen siitä, oletko kiinnostunut samankokoisista vai lukuleikkauksista..

Jos sinulla on kolme samanarvoista lohkoa, voit jakaa ne alueilla. Esimerkiksi verkkotyökalulla tai UPDF:llä: määritä 1–333, 334–666 ja 667–1000. Saat kolme tasapainoista fragmenttia vain muutamalla klikkauksella.

Jos haluat loogisia osanvaihtoja, tarkista otsikot. Käytä Wordin jäsennysnäkymää luodaksesi aliasiakirjoja Otsikko 1- tai Otsikko 2 -tasolla tekstin järjestelystä riippuen. Tallenna jokainen alidokumentti erilliseen .docx-tiedostoon.

Toinen vaihtoehto, jossa työskennellään pelkästään Wordin kanssa, on käyttää "Tulosta"- tai "Vie PDF-muotoon" -toimintoa sivualueiden kanssa ja muuntaa sitten jokainen PDF-tiedosto Word-muotoon, jos sitä on tarpeen muokata. Tämä lähestymistapa toimii hyvin, kun rajat ovat selkeät. etkä halua koskea alkuperäiseen.

Tarkista joka tapauksessa numerointi, reunukset ja otsikot jakamisen jälkeen. Luo uudelleen sisällysluettelon kullekin tiedostolle ja päivittää kentät F9-näppäimellä päivittääksesi indeksin, viitteet ja kuvatekstit.

Vinkkejä ja vianmääritystä

• Muodot ja tyylit: Kun jaat tiedostot paloiksi, jotkin mukautetut tyylit saattavat irrota. Tallenna ja jaa .dotx-mallipohja yleisillä tyyleillä ja dokumentin ominaisuudet ja käytä sitä jokaiseen tiedostoon johdonmukaisuuden varmistamiseksi.
• Kuvat ja linkit: Tarkista, että upotetut kuvat on säilytetty ja käytitkö linkkejä vai suhteellisia polkuja ulkoisiin resursseihin. Korvaa rikkinäiset linkit ja tarkista, että viittaukset taulukoihin ja kuviin Jatka osoittamista oikeaan elementtiin.
• Sivunumerointi: Jos jokaisen tiedoston on tarkoitus alkaa numerosta 1, lisää alkuun osanvaihto ja aseta numeroinnin alku. Ylä- ja alatunnisteiden määrittäminen siten, että "Linkki edelliseen" on poistettu käytöstä kun tarvitset täydellistä itsenäisyyttä.
• Suorituskyky: Suuret dokumentit voivat hidastua. Halkaisemalla laihdut ja saat lisää nopeutta avatessasi, tallentaessasi ja selatessasi sisältöä, erityisesti vaatimattomilla laitteilla.
• Yhteistyö: Asioita pilkkomalla osiin helpotetaan työn jakamista. Määritä yksi tiedosto henkilöä tai lukua kohden ja määrittelee selkeän nimeämiskäytännön (esim. 01_Johdanto.docx, 02_Metodit.docx…).
• Tietoturva ja yksityisyys: Jos käsittelet arkaluonteisia tietoja, käytä auditoituja paikallisia tai yrityksen sisäisiä vaihtoehtoja. Vältä luottamuksellisten materiaalien lataamista julkisiin jakajiin ja poistaa kaikki väliaikaiset tiedostot pilvestä niiden käsittelyn jälkeen.
• Tilaukset ja tuki: Jotkin alustat tai akatemiat tarjoavat tukea ja kursseja dokumenttien automatisoinnista, yleensä aktiivisella tilauksella. Jos tarvitset koulutusta tai haluat ratkaista toistuvia epäilyksiä, arvostaa näitä erikoistuneita resursseja.
• Foorumin huomautukset: Joskus löydät siirrettyjä tai lukittuja keskusteluketjuja, joihin ei voi vastata. Tämä on yleistä tukiyhteisöissä, kun kyselyt arkistoidaan. Jos kohtaat "lukitun kysymyksen", hae samaa aihetta avoimista keskusteluketjuista tai virallisista dokumenteista.

Word-tiedoston jakaminen useiksi dokumenteiksi helpottuu, kun valitset oikean menetelmän tarpeisiisi: otsikoiden mukaan jäsennysnäkymässä, alueiden mukaan UPDF:ssä tai verkkopalveluissa tai manuaalisesti navigointiruudussa. Suunnittele leikkaus, noudata rakennetta, tarkista numerointi ja kentät Ja jos sisältö on arkaluontoista, priorisoi paikallisia ratkaisuja. Näiden vaiheiden avulla voit jakaa kilometrien mittaiset asiakirjat hallittaviksi osiksi tinkimättä siististä ja yhtenäisestä muodosta.