- Hallitse tulostusalueet, marginaalit, suunta ja paperikoko, jotta vältyt leikkauksilta.
- Käytä oikeaa skaalausta (1x1, sarakkeet tai rivit) ja tarkista aina esikatselussa.
- Keskeiset erot Excelin verkkoversiossa ja Google Taulukot: sivun valinta, rajoitukset ja numerointi.
- Vaihtoehtoja useiden arkkien/kirjojen ja tiettyjen taulukoiden tulostamiseen sekä luomiseen PDF puhdistettu.
Tulostuksen hallitseminen Excelissä ei ole vain napin painamista ja sormien ristimistä; kun laskentataulukkosi on täynnä tietoa, väärin sijoitetut marginaalit, väärä suunta tai skaalaus voivat pilata tuloksen. Jos olet törmännyt katkaistuihin taulukoihin, sopimattomiin sivuihin tai outoihin sivunvaihtoihin, tässä on vaiheittainen opas niiden välttämiseen.
Tämä kattava ja käytännöllinen opas kattaa Excelistä (työpöytä- ja verkkoversio) ja Google Sheetsistä tulostamisen perusteet. Opit valmistelemaan laskentataulukon, määrittämään tulostusalueet, säätämään reunuksia ja suuntaa , skaalaamaan sivulle sopivaksi, tulostamaan vain valinnan tai tietyn taulukon, tulostamaan useita laskentataulukoita tai työkirjoja kerralla ja jopa kertomaan Excelin verkkoversion eroista. Sisältää myös suosituksia tulostuslaadusta, musteen säästämisestä ja siistin PDF-tiedoston luomisesta.
Perusasetukset ennen tulostamista Excelissä
Ennen tulostamista kannattaa käyttää hetki valmisteluihin. Excelin työpöytäversiossa nopein tapa käyttää tulostuksen esikatselua ja asetuksia on Tiedosto > Tulosta (tai Ctrl+P) , joka avaa käyttöliittymän, jossa esikatselu on oikealla ja asetukset vasemmalla. Siellä voit valita tulostimen, kopioiden määrän ja tarkistaa, miltä sivu näyttää.
Voit hienosäätää asettelua siirtymällä kohtaan Sivun asettelu tai Tulostusominaisuudet: suunta (pysty/vaaka), paperikoko ja reunukset . "Normaali" tai "Kapea" reunus toimii hyvin sisällöstä riippuen. Jos tarvitset tarkkoja säätöjä, käytä Mukautettuja reunuksia mittaamaan molemmat sivut millimetreinä.
Suunta on avainasemassa: jos taulukko on leveä, vaakasuunta estää tauot; jos se on korkeampi kuin leveä, pystysuunta on helpommin luettava. Muuta asetusta kohdassa Sivun asettelu > Suunta ja tarkista esikatselusta, ettei mikään sarake roiku reunan yli.
Jos haluat kaiken mahtuvan yhdelle sivulle, tarkista skaalaus. Excelissä voit valita " Sovita taulukko yhdelle sivulle ", "Sovita kaikki sarakkeet yhdelle sivulle" tai "Sovita kaikki rivit yhdelle sivulle ". Kukin vaihtoehto pakkaa tekstin eri tavalla; hallitse tekstin kokoa, jotta se ei näytä mikroskooppisen pieneltä.
Hyvä tapa on määrittää tarkka tulostusalue, kun et halua tulostaa koko sivua. Valitse alue ja siirry kohtaan Sivun asettelu > Tulostusalue > Aseta tulostusalue . Tämä estää parittomat marginaalit tai tarpeettoman tyhjän tilan.
Tulosta useita arkkeja ja kirjoja kerralla
Jos sinun on tulostettava useita taulukoita samasta tiedostosta, sinun ei tarvitse tehdä sitä yksi kerrallaan. Valitse Excel-työkirjassa kaikki tulostettavat taulukot (Ctrl + napsauta välilehtiä) ja avaa Tiedosto > Tulosta. Tällä tavoin aktiiviset taulukot lähetetään tulostimelle yhdessä erässä.
Entä jos sinun täytyy tulostaa useita työkirjoja samanaikaisesti? Se on mahdollista, jos sijoitat kaikki tiedostot samaan kansioon . Valitse Excelistä Tiedosto > Avaa, pidä Ctrl-näppäintä painettuna ja valitse jokainen tulostettava työkirja. Valitse sitten Tulosta. Se on täydellinen oikotie kuukausittaisille raporteille tai raporttisarjoille.
Kun tulostat useita arkkeja samanaikaisesti, tarkista esikatselusta, onko niillä eri mittakaava tai suunta . Näissä tapauksissa standardoi perusparametrit (suunta, paperikoko ja skaalaus) ennen erän lähettämistä tulostimelle.
Jos haluat tallentaa kaiken tiedostoon tulostamisen sijaan, voit luoda kohdetiedoston. Valitse tulostusjonossa Tulostin > Tulosta tiedostoon , napsauta Tulosta ja anna tiedostonimi pyydettäessä. Tästä on hyötyä tarkistusprosesseissa tai sisäisessä arkistoinnissa.
Tulosta koko taulukko, vain osa siitä tai tietty taulukko
Kun et tarvitse koko työkirjaa, Excelissä voit määrittää tarkalleen, mitkä kohteet tulostetaan. Tulosta-valintaikkunassa voit valita vaihtoehdoista Valinnan, Aktiiviset taulukot, Koko työkirjan tai Taulukon . Säädä tätä vaihtoehtoa tarpeidesi mukaan välttääksesi paperin tuhlaamisen.
Jos haluat tulostaa vain tietyn alueen, valitse ensin solut ja valitse Tiedosto > Tulosta ja sitten Tulosta valinta . Tarkista esikatselu: jos valinta ei ole haluamasi mukainen, sulje esikatselu, säädä aluetta ja toista. Tämä on selkein tapa tulostaa vain tärkeät tiedot.
Käytätkö Excel-laskentataulukoita (Lisää > Taulukko)? Jos valitset minkä tahansa solun taulukosta, voit tulostaessasi valita asetuksista "Tulosta valittu taulukko" . Tällä tavoin tulostat vain kyseisen taulukon, oikein muotoiltuna ja ilman ylimääräisiä elementtejä.
Excelin verkkoversiossa voit myös tulostaa valinnan tai koko laskentataulukon valitsemalla Tiedosto > Tulosta > Tulosta . Jos olet valinnut soluja ja muutat mielesi, vaihda asetuksissa Koko työkirja -tilaan ennen Tulosta-painikkeen napsauttamista. Esikatselu näyttää heti, miltä tuloste näyttää.
Kun taulukko tai alue on erittäin suuri, muista rajoitukset: Excelin verkkoversiossa taulukon tulostamista suositellaan, jos siinä on alle 10 000 solua . Suurempien luetteloiden tapauksessa on parasta avata tiedosto Työpöytäsovelluksessa ja hallita sitä sieltä.
Esikatselu, tulostusalueet ja skaalaus sivulle
Tulostuksen esikatselu on paras ystäväsi: avaa Tiedosto > Tulosta tai käytä Ctrl+P-näppäinyhdistelmää nähdäksesi asiakirjan täsmälleen sellaisena kuin se näyttää tulostimella. Kun teet muutoksia suuntaan, marginaaleihin tai skaalaukseen, pikkukuva päivittyy, joten et tulosta sokkona.
Jos asetat tulostusalueen ja haluat muuttaa sitä, valitse solut uudelleen ja toista Sivun asettelu > Tulostusalue > Aseta tulostusalue . Jokainen uusi valinta korvaa edellisen, ja esikatselu vahvistaa kehystyksen.
Kun rivit tai sarakkeet ovat piilotettuja, pidä mielessä seuraava: Excelin verkkoversiossa piilotettuja tietoja ei tulosteta . Jos haluat sisällyttää ne, tuo kyseiset rivit/sarakkeet näkyviin ennen tulostamista. Huomaat tämän puuttuvina otsikoina tai kaksoisriveinä otsikoissa. Valitse vierekkäiset otsikot, napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse Näytä.
Jos työkirjassasi on piilotettuja taulukoita, ne eivät näy tulosteessa, ennen kuin näytät ne. Napsauta mitä tahansa välilehteä hiiren kakkospainikkeella. Jos näet "Näytä" -vaihtoehdon , se tarkoittaa, että piilotettuja välilehtiä on. Näytä ne, valitse tarvitsemasi ja tulosta uudelleen.
Kaiken sovittamiseksi yhdelle sivulle on useita taktiikoita: ”Sovita sivulle” pienentää kaiken sisällön; ” Sovita kaikki sarakkeet yhdelle sivulle ” pakkaa leveyden ja levittää rivit useille pystysuuntaisille sivuille; ”Sovita kaikki rivit yhdelle sivulle” tekee päinvastoin. Jos mikään näistä vaihtoehdoista ei jätä tekstiä luettavaksi, mukauta skaalausta manuaalisesti prosenttiosuudella.
Toinen tärkeä asetuspari on oikea paperikoko (esim. A4) ja marginaalit. Kapeat marginaalit antavat enemmän datatilaa, mutta varo sijoittamasta ylä- tai alatunnisteita liian lähelle reunaa. Jos tarvitset tarkkuutta, käytä mukautettuja marginaaleja.
Tulostusasetuksissa voit valita myös yksi- tai kaksipuolisen tulostuksen. Pitkä reuna -vaihtoehto valmistelee asiakirjan luettavaksi kirjan tavoin (sivut käännetään poikittain), kun taas lyhyt reuna -vaihtoehto on kalenterityylinen (sivut käännetään ylhäältä). Valitse asiakirjatyypillesi parhaiten sopiva vaihtoehto.
Jos aiot tulostaa useita kopioita monisivuisesta asiakirjasta, aseta lajitteluasetus . Lajittelua käytettäessä tulostin tulostaa täydelliset joukot 1-2-3, 1-2-3; ilman lajittelua se tulostaa 1-1-1, 2-2-2, 3-3-3, mikä vaikeuttaa lajittelua myöhemmin.
Tärkeä yksityiskohta Excelin verkkoversiosta: et voi lisätä, tarkastella tai tulostaa sivunumeroita selaimessa. Jos tarvitset numeroituja ylä- tai alatunnisteita, avaa tiedosto työpöytäsovelluksessa, lisää numerot Sivun asettelu -kohdassa ja tulosta sieltä.
Excel for Web ja Google Sheets: Erot ja kuinka tulostaa hyvin
Excelin verkkoversiossa on suositeltavaa käyttää Excelin Tulosta-komentoa selaimen Tulosta-funktion sijaan. Voit käyttää sitä valitsemalla Tiedosto > Tulosta > Tulosta ja valitsemalla Nykyinen valinta tai Koko työkirja. Valinnan muutokset edellyttävät tulostuksen esikatselun sulkemista, valinnan säätämistä ja uudelleentulostamista.
Varmista, että kaikki mahtuu, valitsemalla sopiva mittakaava ja vahvistamalla se esikatselukuvasta. Vaikka sisältö mahtuisikin, jos tekstin koko on liian pieni , voit jakaa raportin useille sivuille ja käyttää toistuvia otsikoita yläosassa luettavuuden parantamiseksi.
Google Sheetsissä polku on samanlainen: Tiedosto > Tulosta tai tulostinkuvake. Sieltä valitset paperin koon, suunnan, marginaalit ja skaalauksen. Jos haluat tulostaa vain tietyn alueen, valitse "Tulosta valittu alue" ; jos haluat kaiken mahtuvan yhdelle sivulle, käytä "Sovita sivulle" -vaihtoehtoa.
Sheetsissä voit valita tulostettavat taulukot, säätää muotoilua ja tasausta sekä esikatsella tuloksia reaaliajassa. Aivan kuten Excelissä, erittäin leveiden taulukoiden kohdalla on parasta vaihtaa vaakasuuntaan ja pakata sarakkeita kohtalaisesti luettavuuden säilyttämiseksi.
Saadaksesi ammattimaisen lopputuloksen, totu käyttämään tulostuksen esikatselua ja standardoi asetukset: sama paperikoko, yhdenmukaiset marginaalit ja skaalaus, joka ei vaikuta fonttikokoon. Sivujen välinen yhdenmukaisuus parantaa huomattavasti luettavuutta tulostettaessa kirjaa, jossa on useita välilehtiä.
Hyödyllisiä pikanäppäimiä ja asetuksia: esikatselu, pikavalinta ja ominaisuudet
Pikanäppäinyhdistelmä Ctrl+P avaa suoraan tulostuksen esikatselun, jossa pikkukuva on oikealla puolella . Se on nopein tapa tarkistaa rivinvaihdot, välit ja otsikot poistumatta sivulta. Jos jokin ei näytä oikealta, palaa yksi vaihe taaksepäin, korjaa se ja tarkista uudelleen.
Tulostinpaneelissa voit vaihtaa aktiivista laitetta "Tulostin"-pudotusvalikosta. Jos hallinnoit useita tulostimia (esim. väri- ja mustavalkotulostimia), tämä valitsin säästää sinulta useita käyttökertoja . Lisäksi Ominaisuudet-painike avaa tulostinohjainkohtaisia asetuksia (laatu, lokero, paperityyppi).
Taulukoiden tapauksessa on parasta valita koko rakenne ennen tulostamista. Napsauta ensimmäistä solua, pidä Shift-näppäintä painettuna ja valitse viimeinen solu, jotta kaikki taulukon sarakkeet ja rivit tulevat näkyviin vierittämättä liikaa. Näin varmistat, ettet vahingossa katkaise saraketta pois.
Kun laskentataulukossa on useita näkymiä tai suodattimia, kiinnitä huomiota siihen, mitä näytöllä näytetään. Excel tulostaa näkyvät tiedot valinnan ja asetetun alueen perusteella, joten jos suodatettuja tai piilotettuja sarakkeita on , tarkista, haluatko todella jättää ne pois tulosteesta vai haluatko mieluummin näyttää ne ennen tulostusta.
Laatu, säästöt ja PDF: viimeiset niksit, jotka ratkaisevat eron
Jos asiakirja on tarkoitettu lähetettäväksi tai arkistoitavaksi, harkitse PDF-tiedoston luomista. Excelin työpöytäversiossa voit käyttää Tiedosto > Tallenna nimellä tai Vie PDF-muotoon tulostusasetusten (suunta, reunukset, skaalaus ja alue) määrittämisen jälkeen. Tällä tavoin saat korkealaatuisen tiedoston, joka on helppo jakaa eikä vioitu avattaessa.
Google Sheetsissä se on vieläkin suoraviivaisempaa: Tiedosto > Lataa > PDF. Asetuspaneeli on hyvin samanlainen kuin tulostusasetukset, joten voit käyttää samoja asetuksia uudelleen saadaksesi puhtaan PDF-tiedoston ensimmäisellä yrittämällä.
Jos tarvitset paperin sijaan välitulosteen, valitse tulostinluettelosta "Tulosta tiedostoon" -vaihtoehto , napsauta "Tulosta" ja nimeä tulostin pyydettäessä. Tällä tavoin voit säilyttää täsmälleen sen, mitä olisit lähettänyt tulostimelle.
Parantaaksesi laatua lisäämättä kustannuksia, aseta tulostustilaksi "Luonnos", kun tarvitset vain nopeita vedoksia , ja varaa korkea laatu lopulliselle versiolle. Oikean paperin valitseminen asiakirjallesi (esimerkiksi vakiopaperi taulukoille ja paksumpi esityksille) parantaa huomattavasti tuntumaa ja luettavuutta.
Jos tulostat usein, harkitse luotettavien ja yhteensopivien tarvikkeiden käyttöä ja säädä värien käyttöä vain silloin, kun siitä on lisäarvoa. Puhtaasti numeerisissa raporteissa mustavalkotulostus hyvällä kontrastilla on yleensä riittävä ja taloudellisempi.
Verkossa on tulostuspalveluita, joiden avulla voit ladata PDF-tiedostosi, valita paperityypin, väri- tai mustavalkotulostuksen ja viimeistelyn. Ne ovat käteviä, kun sinulla ei ole tulostinta käsillä tai tarvitset keskisuuria painoeriä tasaisella laadulla; tiedoston asianmukainen valmistelu (marginaalit, skaalaus, suunta) varmistaa virheettömän tuloksen.
Kaiken edellä mainitun avulla sinulla on nyt ainekset ongelmattomaan tulostukseen: valmistele arkki, määritä alue, säädä reunuksia ja suuntaa, päätä, skaalataanko yhdelle sivulle vai jaetaanko se useammalle, käytä esikatselua validointiin ja kun aika koittaa, muunna PDF- tai tiedostomuotoon säilyttääksesi täydellisen alkuperäisen jaettavaksi tai tulostimelle lähetettäväksi.
Laskentataulukoiden tulostaminen lakkaa olemasta työlästä, kun sisäistät rutiinit: esikatselun, selkeät parametrit ja yhdenmukaisuuden eri taulukoiden välillä. Säätämällä valintaa, skaalausta ja marginaaleja saat puhtaan, luettavan ja ammattimaisen tulosteen sekä Excelissä (työpöytä- että verkkoversio) että Google Sheetsissä ilman yllätyksiä tai sivujen katkaisua.
Intohimoinen kirjoittaja tavujen maailmasta ja tekniikasta yleensä. Rakastan jakaa tietämykseni kirjoittamalla, ja sen aion tehdä tässä blogissa, näyttää sinulle kaikki mielenkiintoisimmat asiat vempaimista, ohjelmistoista, laitteistoista, teknologisista trendeistä ja muusta. Tavoitteeni on auttaa sinua navigoimaan digitaalisessa maailmassa yksinkertaisella ja viihdyttävällä tavalla.