PDF-tiedoston avaaminen suoraan Wordissa ja sen tekstin muokkaaminen

Jos sinulle on joskus lähetetty PDF-dokumentti ja olet ajatellut: "Kunpa voisin muuttaa tekstissä muutamia asioita", olet tullut oikeaan paikkaan. Nykyään Avaa PDF-tiedosto suoraan Wordissa sisällön muokkaamiseksi Se on paljon yksinkertaisempaa kuin miltä näyttää, sekä Windows kuten Macja online- ja offline-vaihtoehdoilla.

Seuraavilla riveillä näet askel askeleelta, miten se tehdään Microsoft WordMitä rajoituksia tällä järjestelmällä on, milloin sitä kannattaa käyttää? erikoistunut PDF-Word-muunnin tai PDF-editoriEntäpä arkaluontoisemmat elementit, kuten taulukot, alaviitteet, lomakkeet tai skannatut PDF-tiedostot? Ajatuksena on, että tiedät, mikä vaihtoehto valitaan PDF-tiedostosi tyypistä riippuen.

Mikä PDF-tiedosto oikeastaan ​​on ja miksi sitä ei ole niin helppo muokata?

Ennen kuin alamme avata tiedostoja tahattomasti, on hyödyllistä ymmärtää, mitä tämä tiedostomuoto sisältää. PDF (Portable Document Format) on tiedostotyyppi, joka Se säilyttää alkuperäisen asiakirjan ulkoasun.riippumatta siitä, millä laitteella tai käyttöjärjestelmällä sen avaat.

Tämä tarkoittaa, että PDF-tiedostossa voi näkyä Muotoiltu teksti, eri fontit, linkit, kuvat, vektorigrafiikka ja jopa ääntä tai videota, aina samalla ulkoasulla Windowsissa, macOS:ssä, GNU/Linuxissa, mobiililaitteissa jne. Juuri siksi sitä käytetään niin laajalti sopimuksissa, laskuissa, raporteissa tai lomakkeissa, joita ei pitäisi olla helppo muokata.

Olennaista on, että PDF on kiinteä suunnittelumuotoTiedosto tallentaa tarkan kohdan sivulla, johon kukin tekstinpätkä, jokainen kuva ja jokainen graafinen objekti sijoittuu, mutta ei välttämättä sitä, miten ne liittyvät toisiinsa "loogisella" tasolla.

Useimmista PDF-tiedostoista puuttuu selkeät rakenteelliset tiedot kappaleet, sarakkeet tai taulukotEsimerkiksi taulukko voidaan tallentaa joukkona vaaka- ja pystysuoria viivoja sekä tekstilohkoja ilman, että niiden välillä on selkeää yhteyttä. PDF-lukijalle se näyttää täydelliseltä, mutta ohjelmalle, joka yrittää rekonstruoida sen (kuten Word), ei ole niin ilmeistä, missä yksi solu päättyy ja seuraava alkaa.

Lisäksi eri ohjelmat luovat PDF-tiedostoja hyvin eri tavoin: jotkut sisältävät Näkymätön teksti, oudot leikkaukset, tekstiä sisältävät kuvat tai epätavanomaisia ​​viivarajoja. Kaikki tämä tarkoittaa, että kaksi näytöllä identtiseltä näyttävää PDF-tiedostoa on sisäpuolelta hyvin erilainen.

Avaa PDF-tiedosto Wordissa tekstin muokkaamista varten

Useissa Microsoft Wordin versioissa on nyt sallittu suoraan auki PDF-tiedostot ja muuntaa ne muokattaviksi dokumenteiksiWord luo PDF-tiedostosta kopion, muuntaa sen .docx-muotoon ja yrittää saada tuloksen näyttämään mahdollisimman paljon alkuperäiseltä.

Tämä toiminto toimii erityisen hyvin, kun tiedosto Se sisältää enimmäkseen tekstiäRaportit, akateemiset paperit, oikeudelliset asiakirjat, käyttöoppaat jne. Näissä tapauksissa Word pystyy rekonstruoimaan kappaleet, otsikot, useita luetteloita ja suuren osan asettelusta melko hyväksyttävällä tarkkuudella.

Jotakin tärkeää: Word ei koske alkuperäiseen PDF-tiedostoonSe lukee sisällön, luo uuden Word-asiakirjan ja näyttää sinulle valmiin kopion muokattavaksi. Jos et ole tyytyväinen tulokseen, voit aina poistaa .docx-tiedoston ja jatkaa alkuperäisen PDF-tiedoston käyttöä ongelmitta.

Meidän on kuitenkin oltava realistisia: vaikka Wordin tavoitteena on, että tuloksena oleva dokumentti muistuttaa PDF-tiedostoa, monissa tapauksissa ulkonäkö ei tule olemaan identtinenvarsinkin jos alkuperäinen tiedosto oli erittäin monimutkainen suunnittelultaan, ja siinä oli paljon sarakkeita, monimutkaisia ​​taulukoita tai graafisia elementtejä.

PDF-tiedoston avaaminen Wordista vaihe vaiheelta

PDF-tiedoston muuntaminen muokattavaksi Word-dokumentiksi on erittäin yksinkertaista, olitpa sitten Windows Aivan kuten Macilla. Tarvitset vain Microsoft Word asennettuna ja päivitettynä.

1. Avaa Word lataamatta mitään asiakirjaaVoit tehdä tämän Käynnistä-valikosta (Windowsissa) tai Launchpad/Sovellukset-kansiosta (Macissa). Tämä avaa Wordin aloitusnäytön, jossa näkyvät mallisi ja viimeisimmät tiedostosi.

2. Siirry "Tiedosto"-välilehdelle ja valitse "Avaa"Avaa tiedostonhallinta napsauttamalla kyseisessä osiossa "Selaa". Etsi muokattava PDF-tiedosto kiintolevyltäsi, OneDrivesta tai kansiosta, johon se on tallennettu.

3. Valitse PDF-tiedosto ja paina “Avaa”Tässä vaiheessa Word näyttää varoituksen, joka ilmoittaa, että se muuntaa tiedoston muokattavaksi Word-dokumentiksi. Yleensä siinä lukee esimerkiksi, että prosessi voi kestää jonkin aikaa, eikä tulos välttämättä näytä täsmälleen samalta kuin alkuperäinen PDF-tiedosto, varsinkin jos siinä on paljon kuvia.

4. Hyväksy muunnosKun olet napsauttanut "OK", Word ryhtyy työhön: se muodostaa tekstin uudelleen, sijoittaa kuvat uudelleen, luo taulukoita ja järjestää sisällön uudelleen. PDF-tiedoston koosta ja monimutkaisuudesta riippuen tämä voi kestää muutamasta sekunnista huomattavasti pidempään, jos kyseessä on erittäin suuri tiedosto.

5. Muokkaa asiakirjaa kuten mitä tahansa muuta Word-tiedostoa.Kun olet avannut kopion, voit muuttaa kappaleita, korjata virheitä, lisätä tai poistaa tekstiä, muokata tyylejä tai lisätä uusia elementtejä. Kun olet valmis, voit Tallenna tiedosto .docx-muodossa tai uudelleen PDF-muodossa, sen mukaan mitä tarvitset.

Nopea menetelmä: Vedä PDF-tiedosto Wordin aloitusnäyttöön

Jos käytät Windowsia ja haluat toimia vielä nopeammin, on olemassa erittäin kätevä kikka. Sen sijaan, että menisit Tiedosto > Avaa, voit vedä PDF-tiedosto suoraan Wordin aloitusikkunaan.

Avaa Word (ilman ladattua dokumenttia) ja etsi PDF-tiedosto Resurssienhallinnasta. Napsauta tiedostoa ja vedä se Word-ikkunaan.Kun vapautat sen, näet saman PDF-tiedoston muuntamisilmoituksen muokattavaksi dokumentiksi kuin edellisessä menetelmässä.

Kun olet napsauttanut OK, Word suorittaa muunnoksen samalla tavalla ja luo asiakirja, jossa on tekstiä, kuvia, taulukoita ja linkkejä Aina kun mahdollista. Se on täsmälleen sama toiminto, vain suoraviivaisempi työskenneltäessä useiden PDF-tiedostojen kanssa peräkkäin.

PDF-tiedostojen avaaminen ja muokkaaminen Wordissa Macilla

macOS:ssä prosessi on suoraviivainen: Wordin Mac-versio sallii myös avata PDF-tiedostoja muokattavissa olevina dokumentteina ilman lisävaiheita.

Ensimmäinen, Avaa Microsoft Word MacillasiValitse ylävalikkopalkista "Tiedosto" ja sitten "Avaa". Etsi PDF-tiedostosi tiedostoselaimella, valitse se ja napsauta "Avaa" kuten minkä tahansa dokumentin kanssa.

Word näyttää varoitusviestin, joka ilmoittaa, että se tulee Muunna PDF-tiedosto Word-tiedostoksiTämä voi kestää hetken, ja alkuperäiseen verrattuna voi olla pieniä visuaalisia eroja, varsinkin jos siinä oli paljon graafisia elementtejä tai monimutkainen asettelu.

Hyväksymisen jälkeen luodaan uusi .docx-tiedosto, johon voit lisätä, poistaa tai muokata tekstiä, muuttaa muotoilua, lisätä kuvia tai järjestellä sisältöä uudelleen ilman ulkoisia työkaluja. Myöhemmin voit Tallenna tiedosto Word-dokumenttina tai vie se takaisin PDF-muotoon tallennus- tai vientivaihtoehdoista.

Mitkä PDF-tiedoston osat muuntuvat huonoimmin Wordissa

Koska muuntaminen perustuu monimutkaisiin sääntöihin PDF-sisällön tulkitsemisessa, on tiettyjä elementtejä, jotka perinteisesti Ne aiheuttavat enemmän ongelmia, kun ne muunnetaan WordiksiOn hyvä tuntea ne, jotta vältytään yllätyksiltä.

Las taulukot, joissa on mukautettu soluväli Nämä ovat tyypillisiä tapauksia. Kun taulukossa on erittäin pienet sisäiset reunukset, soluyhdistelmiä tai epätavallinen muotoilu, Word voi karkeasti rekonstruoida sen, mutta se ei aina säilytä täydellisesti kunkin solun alkuperäistä tasausta tai kokoa.

Jotain samanlaista tapahtuu värit ja sivun reunatVärilliset taustat, koristeelliset kehykset tai erittäin monimutkaiset sivuasettelut saattavat kadota tai yksinkertaistua. Wordilla on taipumus priorisoida tekstin muokattavuutta sen sijaan, että sivu näyttäisi täsmälleen samalta kuin PDF-tiedostossa.

El muuttaa seurantaa Tekstikehykset, useamman kuin yhden sivun kattavat alaviitteet, loppuviitteet, sisäiset PDF-kirjanmerkit, esteettömyystunnisteet ja kommentit, jotka usein upotetaan joihinkin PDF-tiedostoihin, muunnetaan usein väärin tai ei ollenkaan. Monissa tapauksissa ne näytetään tavallisena tekstinä tai katoavat lisäominaisuuksina.

Multimediaelementtien, kuten ääni-, video- tai interaktiiviset komponentit (painikkeet, dynaamiset lomakkeet, skriptit jne.), Word ei muunna niitä sellaisina. Ne yleensä katoavat tai pelkistyvät yksinkertaiseksi staattiseksi esitykseksi tai tekstiksi.

Los monimutkaiset lähdevaikutuksetEsimerkiksi erikoisvalaistus tai varjostus päätyy usein pieniksi grafiikoiksi Word-asiakirjassa. Visuaalisesti ne saattavat näyttää samankaltaisilta, mutta ne eivät enää toimi muokattavana tekstinä; sen sijaan ne toimivat upotettuina kuvina.

Mitä tapahtuu, kun PDF-tiedosto on täynnä grafiikkaa tai skannattu?

Suora muuntaminen Wordissa on tarkoitettu ensisijaisesti "oikeille" PDF-tiedostoille eli niille, jotka sisältävät Esteettömät digitaaliset teksti- ja graafiset objektitKun PDF-tiedosto koostuu enimmäkseen kuvista tai on skannattu asiakirja, asiat muuttuvat melkoisesti.

Jos tiedosto sisältää pääasiassa minkäänlaista grafiikkaa (kuvituksia, monimutkaisia ​​kaavioita, infografiikkaa, suunnitelmia…), on mahdollista, että Word näyttää koko sivun yhtenä kuvana asiakirjan sisällä. Tässä tapauksessa, vaikka näet sen Wordissa, sisältö on kuva eikä tekstiä voi muokata suoraan.

Skannattujen PDF-tiedostojen kanssa tapahtuu jotain vastaavaa: sinulla ei ole "oikeaa" tekstiä, vaan valokuva tai kuva paperidokumentistaWord ei yksinään pysty automaattisesti muuntamaan kuvaa tarkasti muokattavaksi tekstiksi, jos PDF-tiedostossa ei ole jo tunnistettavaa tekstikerrosta.

Näissä tapauksissa sinun on käytettävä järjestelmää, OCR (optinen merkkien tunnistus)Tämä työkalu analysoi kuvan, tunnistaa kirjaimet ja luo näkemästään muokattavaa tekstiä. Monet PDF-Word-muunnostyökalut sisältävät tämän OCR-vaihtoehdon skannatuille PDF-tiedostoille.

Jos käytät verkkopalvelua, kuten iLovePDF, voit valita OCR-vaihtoehdon ennen muuntamista, jolloin ohjelma yrittää muuntaa tiedoston. poimi teksti kuvastaTyöpöytäversiossaan sovellus tunnistaa yleensä automaattisesti, jos asiakirja skannataan, ja aktivoi tunnistustoiminnon ilman, että sinun tarvitsee tehdä mitään.

PDF-tiedostojen Word-muotoon muuntaminen toimii sisäisesti

Kun avaat PDF-tiedoston Wordissa tai käytät erikoistunutta muunninta, kulissien takana tapahtuu melko monimutkainen prosessi. Ohjelman on analysoitava PDF-tiedoston jokainen elementti ja päätä, mitä Word-objektia se vastaakappaleet, otsikot, luettelot, taulukot, kuvat, tekstilaatikot jne.

Word käyttää sääntöjärjestelmää rakenteen päättelemiseen: katso tekstin sijainti, fonttikoko, tasaus, rivinvaihdot ja grafiikkalohkotNäiden tietojen avulla voit yrittää rekonstruoida jotain loogista asettelua muistuttavaa, vaikka alkuperäisessä PDF-tiedostossa ei olisikaan selkeitä kappale- tai taulukkotunnisteita.

Ongelmana on, kuten aiemmin mainitsimme, että PDF-tiedostot tallentavat tyypillisesti vain "piirustus"-informaation (minne kukin elementti menee), eivät "merkitys"-informaatiota (mitä se edustaa). Siksi eri ohjelmat voivat esittää saman sisällön hyvin erilaisilla sisäisillä rakenteilla käyttäen piilotettua tekstiä, päällekkäisiä kerroksia, maskeja ja muita resursseja.

Kaikki tämä aiheuttaa sen, että Täydellistä konversiota ei ole olemassa 100% tapauksistaKaksi samannäköistä tiedostoa voivat tuottaa Wordissa melko erilaisia ​​tuloksia riippuen siitä, miten ne on luotu ja mitä Tallenna Peli ovat käyttäneet ohjelmistoa, jolla PDF-tiedosto on luotu.

Tästä syystä, jos aiot työskennellä erittäin arkaluonteisten asiakirjojen (kuten tiukasti muotoiltujen sopimusten, virallisten raporttien tai erittäin monimutkaisten tieteellisten julkaisujen) kanssa, on järkevää toimia tarkista muunnettu asiakirja huolellisesti varmistaakseen, että sisältö ja merkitys säilyvät ennallaan, vaikka ulkonäkö hieman muuttuisikin.

PDF-Word-muuntimet: online- ja offline-vaihtoehdot

Wordin natiivien toimintojen lisäksi on olemassa erityisiä työkaluja, jotka Muunna PDF-tiedostot muokattaviksi Word-dokumenteiksiNe ovat erittäin hyödyllisiä, kun sinulla ei ole Microsoft Wordia asennettuna tai kun tarvitset lisäominaisuuksia, kuten edistynyttä OCR:ää, erämuunnosta tai useampia tulostusmuotoja.

Palvelut, kuten iLovePDF, mahdollistavat PDF-tiedostojen muuntamisen suoraan .docx-tiedostoiksi. selaimesta. Sinun täytyy vain Lataa tiedosto, odota muuntamista ja lataa Word-dokumentti.Niiden tärkein etu on kätevyys: voit käyttää niitä millä tahansa laitteella, jossa on internetyhteys, ilman mitään asennuksia.

Nämä palvelut tarjoavat yleensä muuntamista verkko- ja myös työpöytäversiotTyöpöytäsovellus on hyödyllinen, jos työskentelet offline-tilassa, käsittelet arkaluonteisia asiakirjoja, joita et halua ladata pilveen, tai jos sinun on käsiteltävä useita tiedostoja erissä kerralla.

Esimerkiksi iLovePDF:n tapauksessa sinulla on ominaisuuksia, kuten Skannattujen PDF-tiedostojen muuntaminen OCR:n avulla, useiden tiedostojen joukkokäsittely, muuntaminen muihin Office-muotoihin (Excel, PowerPoint) tai kuvia, ja jopa työkaluja salasanalla suojattujen PDF-tiedostojen lukituksen avaamiseen ennen niiden muuntamista.

Turvallisuuden osalta hyvämaineiset alustat salaavat siirrot SSL ja tiedostojen automaattinen poistaminen Jonkin ajan kuluttua jotkut noudattavat kansainvälisiä standardeja, kuten ISO 27001 tai GDPR, mikä on tärkeää, jos käsittelet henkilötietoja tai luottamuksellisia tietoja sisältäviä asiakirjoja.

Milloin kannattaa käyttää PDF-editoria Word-muotoon muuntamisen sijaan

Joskus käytännöllisintä ei ole muuntaa PDF-tiedostoa Wordiksi, vaan muokkaa PDF-tiedostoa suoraan. Ohjelmat kuten Adobe Acrobat Vaihtoehtoiset PDF-editorit mahdollistavat tiedoston avaamisen, tekstin ja kuvien muokkaamisen, lomakkeiden täyttämisen ja allekirjoittamisen, merkintöjen lisäämisen ja tiedoston tallentamisen takaisin PDF-tiedostona muuttamatta tiedostomuotoa.

Tämä vaihtoehto on erityisen kätevä, kun haluat vain tee pieniä säätöjäKorjaa sana, korosta kohta, lisää digitaalinen allekirjoituksesi tai täytä lomakekentät. Monissa PDF-peruskatseluohjelmissa (mukaan lukien joidenkin selainten tai käyttöjärjestelmätVoit nyt alleviivata, kommentoida tai allekirjoittaa ilman Wordia.

Jos sinulla ei ole maksullista PDF-editoria, voit aina turvautua Ilmaisia ​​tai online-vaihtoehtoja, joiden avulla voit muokata tekstiä ja kuvia PDF-tiedoston sisällä, vaikkakin tietyin rajoituksin. Se on hyvä kompromissi, kun et halua muuttaa alkuperäistä muotoa liikaa.

Wordiksi muuntaminen on järkevämpää silloin, kun sitä tarvitset dokumentin täydellinen uudelleenjärjestely, muuttaa kokonaisia ​​kappaleita, suunnitella sivuja uudelleen tai käyttää kaikkia Wordin tekstinmuokkaustyökaluja (tyylejä, indeksejä, edistynyttä numerointia jne.).

Muista, että jopa PDF-editoria käytettäessä on tapauksia, joissa dokumentti on suojattu tai siinä on lukittuja tekstikerroksia. Tällaisessa tilanteessa voit yhdistää työkaluja: ensin avaa PDF:n lukitus ja sitten muunna se Wordiksi tai muokkaa sitä suoraan haluamallasi tavalla.

Muokkaa PDF-tiedostoja mobiililaitteellasi: iPhone ja iPad

Kun työskentelet matkapuhelimella tai tabletilla, sinulla on yleensä vähemmän vaihtoehtoja kuin tietokoneella, mutta voit silti tehdä pieniä muutoksia PDF-tiedostoihin iPhone o iPad asentamatta sovellukset monimutkainen.

Ensimmäinen on etsi PDF-tiedosto laitteeltasiSe on usein kansiossa Lataukset tai Tiedostot-sovelluksessa. Avaa se esikatselua varten ja napauta muokattavalla tai merkintöjä tekevällä sivulla kolmen pisteen kuvaketta tai merkintävaihtoehtoa.

Merkintätyökalun aktivointi näyttää paneelin, jossa on useita vaihtoehtoja: kynä, lyijykynä, korostuskynä ja muita hyödyllisiä työkaluja, joiden avulla voit piirtää käsin, alleviivata tai tehdä nopeita merkintöjä suoraan PDF-tiedostoon.

Jos painat painike, jossa on +-symboliNäet lisäominaisuuksia, kuten tekstiruutuja, allekirjoituskenttiä, suurennuslaseja pienten tekstien suurentamiseen ja joitakin valmiiksi määritettyjä elementtejä. Kaikki tämä sopii erinomaisesti allekirjoittaa asiakirjoja, täyttää yksinkertaisia ​​tietoja tai korostaa tärkeitä yksityiskohtia.

PDF-tiedoston tekstin muokkaaminen (kappaleiden muokkaaminen, sisällön muuttaminen jne.) on tavanomainen käytäntö tarvitset erityisen PDF-muokkaussovelluksen tai muunnospalvelu Wordiin tai muihin muotoihin. Sivuston natiivit merkintäominaisuudet iOS He keskittyvät enemmän muistiinpanojen tekemiseen kuin asiakirjan uudelleenkirjoittamiseen.

Muunna Word PDF-muotoon Wordista

Aivan kuten voit avata PDF-tiedostoja Wordissa muokattavaksi, voit myös muuntaa Word-asiakirjoja pdf-muotoon helposti ohjelman sisältä, säilyttäen asettelun ja estäen muita muokkaamasta sitä niin helposti.

Siirry Wordissa "Tiedosto"-välilehdelle ja kirjoita osio "Viedä"Sieltä löydät vaihtoehdon ”Luo ​​PDF/XPS-tiedosto”. Valitsemalla sen ja napsauttamalla ”Luo ​​PDF tai XPS”, avautuu ikkuna, jossa voit valita kansion, johon tuloksena oleva PDF-tiedosto tallennetaan.

Ennen vahvistamista voit napsauttaa "Vaihtoehdot…" säätää tiettyjä vientiparametreja, kuten sisällytettävien sivujen määrää, taaksepäin yhteensopivuutta tai lopullisen tiedoston laatua.

Kun olet valmis, paina "Julkaista" Word luo sitten PDF-tiedoston. Tämä ominaisuus varmistaa, että asiakirja näyttää samalta kaikilla laitteilla, mikä on ratkaisevan tärkeää, jos aiot jakaa sen. raportteja, ansioluetteloita, liiketoimintatarjouksia tai virallisia asiakirjoja.

Nykyään meillä on käytössämme erittäin laaja valikoima menetelmiä Avaa PDF-tiedosto suoraan Wordissa ja muokkaa sen tekstiä.Microsoft Wordin sisäänrakennetusta muunnostyökalusta, joka on erittäin hyödyllinen tekstipitoisille tiedostoille, skannattujen PDF-tiedostojen OCR-ominaisuuksilla varustettuihin verkko- ja työpöytämuuntimiin sekä PDF-editoreihin, jotka on suunniteltu tiedoston retusointiin muotoa muuttamatta. Kun tiedät, mikä vaihtoehto sopii parhaiten kuhunkin tilanteeseen – riippuen siitä, sisältääkö PDF-tiedosto pääasiassa tekstiä, monimutkaista grafiikkaa, lomakkeita vai multimediaelementtejä – säästää aikaa, pitää tietosi turvassa ja mahdollistaa digitaalisten asiakirjojen kanssa työskentelyn paljon mukavammin.