Office-tiedostojen muokkaamisen rajoittaminen ja suojaaminen

Kun työskentelet tärkeiden Word- , Excel- tai PowerPoint- dokumenttien kanssa , niiden eheyden säilyttäminen voi olla elintärkeää. Olipa kyse sitten vahingossa tapahtuvien muokkausten estämisestä, muutosten hallinnasta, arkaluonteisten tietojen suojaamisesta tai käsittelyn estämisestä valmistumisen jälkeen, on olemassa useita tapoja rajoittaa Microsoft Office -tiedostojen muokkaamista.

Microsoft Office tarjoaa sisäänrakennettuja työkaluja, joiden avulla voit merkitä tiedoston lopulliseksi, käyttää mukautettuja suojauksia salasanoilla tai käyttää käyttäjätunnistusta. Voit myös rajoittaa vain osaa sisällöstä tai määrittää poikkeuksia tietyille käyttäjille. Tässä tutkimme askel askeleelta ja yksityiskohtaisesti kaikkia käytettävissä olevia vaihtoehtoja asiakirjan suojaamiseksi , niiden oikean käyttöönoton ja jopa rajoitusten poistamisen, jos sinulla on tarvittavat käyttöoikeudet tai teet virheitä niitä määrittäessäsi.

Merkitty lopulliseksi: Tiedoston tekeminen vain luku -tilaan

Yksi yksinkertaisimmista tavoista rajoittaa dokumentin muokkaamista on merkitä se lopulliseksi . Tämä funktio muuttaa dokumentin tilan vain luku -tilaan ja poistaa käytöstä tiettyjä työkaluja, kuten tekstinmuokkauksen tai tarkistuksen.

Voit tehdä tämän avaamalla asiakirjan ja noudattamalla seuraavia ohjeita:

1. Napsauta arkisto vasemmassa yläkulmassa.
2. valita tiedot.
3. Napsauta Suojaa asiakirja.
4. Valitse vaihtoehto merkitä lopulliseksi.

Kun tämä on tehty, kaikki asiakirjan avaajat näkevät ilmoituksen, joka ilmoittaa, että se on vain luku -tilassa. Muutoksia ei voi tehdä, ellei tätä vaihtoehtoa poisteta manuaalisesti käytöstä.

Voit poistaa tämän suojauksen ja muokata tiedostoa uudelleen toistamalla edellisen prosessin ja valitsemalla uudelleen Merkitse lopulliseksi . Asiakirjan lukitus avautuu automaattisesti.

Suojaa sisältö salasanalla

Jos tarvitset tiukempaa hallintaa, voit salata dokumenttisi salasanalla . Tämä estää luvattomia henkilöitä avaamasta tai muokkaamasta tiedostoa.

Seuraavat vaiheet vaikuttavat tämän suojan käyttöön:

1. Siirry välilehteen arkisto.
2. Napsauta tiedot ja sitten sisään Suojaa asiakirja.
3. valita Salaa salasanalla.
4. Anna turvallinen salasana ja vahvista se.

Kun tiedosto on tallennettu, sen avaamiseen vaaditaan kyseinen salasana. Jos unohdat salasanan, Microsoft ei tarjoa tapaa palauttaa sitä , joten on parasta kirjoittaa se muistiin ja säilyttää sitä turvallisessa paikassa.

Tämä ominaisuus on ollut käytettävissä kaikissa Officen työpöytäversioissa vuodesta 2010 lähtien, mutta se ei ole käytettävissä Office Onlinessa , mikä rajoittaa sen käyttöä verkkoalustoilla.

Rajoita muokkauksia: vain lukuoikeus poikkeuksin

Toinen tehokas tapa rajoittaa muiden muokkausmahdollisuuksia dokumentissa on rajoittaa muokkausta . Näin voit määrittää tiedoston vain luku -tilaan, mutta jättää tietyt osat avoimiksi muutoksille tai jopa määrittää tiettyjä käyttöoikeuksia tietyille käyttäjille.

Toimenpide suoritetaan Tarkista- välilehdeltä napsauttamalla Rajoita muokkausta . Oikeanpuoleisessa paneelissa sinun on noudatettava seuraavia ohjeita:

1. Valitse ruutu Salli vain tämäntyyppinen muokkaus asiakirjassa.
2. valita Ei muutoksia (Vain lukuoikeus) avattavasta luettelosta.
3. Jos haluat jättää muokattavat alueet, valitse haluamasi teksti ja napsauta poikkeukset sallimaan muutoksia.
4. Napsauta Kyllä, käytä suojausta ja määritä salasana.

Kun tämä suojaus on käytössä, kaikki valitsemattomat osiot lukitaan kaikilta, joilla ei ole avainta. Sitä voidaan mukauttaa edelleen niin, että tiettyjen osioiden muokkaaminen on sallittu vain tietyille käyttäjille Lisää käyttäjiä -vaihtoehdon avulla . Tämän asetuksen avulla voit antaa nimiä tai sähköpostiosoitteita valtuutettujen muokkaajien tunnistamiseksi.

Muuta käyttöoikeuksia tiedostoasetuksista

Toinen tapa rajoittaa Office-tiedostojen muokkaamista, mikä on erityisen hyödyllinen jaettaessa tiedostoa OneDriven tai yritysverkkojen kautta, on muuttaa käyttöoikeuksia itse tiedostojärjestelmässä.

Voit tehdä tämän napsauttamalla tiedostoa hiiren kakkospainikkeella, valitsemalla Ominaisuudet (tai Näytä tiedot Macilla ) ja valitsemalla Käyttöoikeudet-osiossa käyttäjät tai ryhmät , jotka voivat lukea tai kirjoittaa dokumenttiin. Voit määrittää yksittäisiä käyttöoikeuksia tai asettaa vain luku -rajoituksia kaikille käyttäjille paitsi omistajalle.

Salli tiettyjen muokkausten tekeminen suojattuun asiakirjaan

Monissa tapauksissa emme halua lukita koko tiedostoa, vaan sallimme vain tiettyjen osien muokkaamisen . Tämä on ihanteellista yhteistyödokumenteille, lomakkeille tai sopimuksille, joissa tietyt kentät on täytettävä.

Jos haluat käyttää tätä osittaista suojausta, noudata samaa prosessia kuin muokkausrajoitukset-osiossa, mutta ennen kuin napsautat "KYLLÄ, käytä suojausta":

• Valitse teksti, jonka haluat tehdä muokattavaksi.
• Valitse ”Poikkeukset”-osiossa ”Kaikki”-ruutu tai määritä tietyt käyttäjät.
• Jatka salasana- tai todennussuojauksen aktivoimista.

Siitä hetkestä lähtien käyttäjät voivat tehdä muutoksia vain sallituilla alueilla. Jos niitä ei ole otettu käyttöön, näet varoitusviestin yrittäessäsi kirjoittaa.

Suojatun asiakirjan muokkaaminen

Kun vastaanotat suojatun tiedoston ja sinulla on salasana tai sinut on listattu valtuutetuksi käyttäjäksi, voit tehdä muutoksia normaalisti. Mutta jos haluat poistaa suojauksen , voit tehdä sen Tarkista - välilehdeltä siirtymällä Rajoita muokkausta -paneeliin ja napsauttamalla Keskeytä suojaus . Tässä vaiheessa järjestelmä kysyy salasanaa, jos sellainen on asetettu.

Suojauksen poistaminen ilman salasanaa: edistyneet menetelmät

On tilanteita, joissa salasana on kadonnut tai sitä ei ole saatavilla. Näissä tapauksissa, jos asiakirjaa ei ole salattu, on mahdollista käyttää tiettyjä menetelmiä muokkausrajoituksen ohittamiseksi.

Yksi menetelmä sisältää asiakirjan tallentamisen .xml -tiedostona , sen muokkaamisen Muistiossa ja w:enforcement- parametrin muuttamisen arvosta "1" arvoon "0" tai arvosta "on" arvoon "off". Tämän jälkeen tiedosto avataan uudelleen ja tallennetaan perinteisenä Word-asiakirjana.

Toinen temppu on muuttaa dokumentin tiedostopääte .docx-muodosta .zip-muotoon, purkaa sen sisältö, poistaa rajoitukset sisältävän settings.xml-tiedoston ja muuntaa se takaisin .docx-muotoon. Nämä menetelmät ovat voimassa vain, jos dokumenttia ei ole salattu, koska jos on, sisältö on salattu eikä sitä voida lukea tai muokata ilman avainta.

Käytä käyttäjätunnistusta salasanan sijaan

Microsoft sallii myös käyttäjäpohjaisten käyttöoikeussuojausten käyttöönoton ilman salasanaa. Tätä kutsutaan nimellä "rajoitettu käyttöoikeus" tai "käyttäjän todennus".

Salasanan kysymisen sijaan tämä vaihtoehto edellyttää käyttäjältä voimassa olevaa todennusta aiemmin määritetyssä verkossa tai järjestelmässä. Se on hyödyllinen yritysympäristöissä, joissa käyttöoikeudet on keskitetty ja niitä hallinnoivat järjestelmänvalvojat ja ryhmäkäytännöt.

DocRecrypt: Microsoftin lukituksen avaustyökalu

Yritysympäristöissä Microsoft tarjoaa DocRecrypt- työkalun , jonka avulla järjestelmänvalvojat voivat poistaa salasanat suojatuista dokumenteista, edellyttäen että se on aiemmin aktivoitu.

Tämä ratkaisu ei toimi, jos tiedosto oli suojattu ennen DocRecryptin asentamista . Se ei myöskään toimi piilotetuiksi tai vain luku -tilassa oleviksi merkittyjen tiedostojen kanssa salasanasta riippumatta. Se on hyödyllinen vaihtoehto organisaatioiden käyttöongelmien estämiseksi, mutta se vaatii ennakkomäärityksen.

Tiedoston lukituksen avaaminen Word Onlinessa

Officen verkkoversiossa muokkausvaihtoehdot riippuvat tiedoston jakamisen yhteydessä myönnetyistä käyttöoikeuksista . Omistaja voi määrittää, voivatko linkin vastaanottajat muokata tiedostoa vai vain tarkastella sitä.

Voit muokata näitä käyttöoikeuksia seuraavasti:

1. Avaa asiakirja Office Onlinessa.
2. Napsauta osake.
3. valita kokoonpano y luego Lisää vaihtoehtoja.
4. Määrittää, voivatko käyttäjät muokata tiedostoa vai vain lukea sitä.

Tämä järjestelmä ei käytä salasanoja, vaan pikemminkin sisäänkirjautuneen käyttäjän mukaisia ​​käyttöoikeuksia, joten vain omistaja voi tehdä muutoksia muokkausoikeuksiin.

Kuten olet huomannut, Office-asiakirjoja voi suojata useilla tavoilla , aina perusmenetelmistä, kuten lopullisiksi merkitsemisestä, edistyneempiin vaihtoehtoihin, kuten käyttäjärajoituksiin tai salaukseen. Asiakirjan tyypistä, sen tarkoituksesta ja tarvitsemastasi suojaustasosta riippuen voit valita oikean työkaluyhdistelmän estääksesi luvattomat muutokset.