Office-tiedostojen muokkaamisen rajoittaminen ja suojaaminen

Kun työskentelemme tärkeiden asiakirjojen parissa sana, Excelissä tai PowerPointissa, niiden eheyden säilyttäminen voi olla elintärkeää. Haluatpa sitten estää tahattomat muokkaukset, hallita muutoksia, suojata arkaluonteisia tietoja tai estää niiden muuttamisen valmistuttua, on olemassa useita tapoja rajoittaa tiedostojen muokkausta Microsoft Office.

Microsoft Office tarjoaa sisäänrakennettuja työkaluja, joiden avulla voit merkitä tiedoston lopulliseksi tai käyttää mukautettua salasanasuojausta tai käyttäjätodennusta. Lisäksi voit rajoittaa vain osaa sisällöstä tai asettaa poikkeuksia tietyille käyttäjille. Tässä tutkimme asiaa askel askeleelta ja yksityiskohtaisesti, kaikki käytettävissä olevat vaihtoehdot asiakirjan suojaamiseksi, kuinka niitä sovelletaan oikein ja jopa kuinka nämä rajoitukset poistetaan, jos sinulla on tarvittavat käyttöoikeudet tai teet virheitä niitä asetettaessa.

Merkitty lopulliseksi: Tiedoston tekeminen vain luku -tilaan

Yksi helpoimmista tavoista rajoittaa asiakirjan muokkausta on merkitse se lopulliseksi. Tämä ominaisuus muuttaa dokumentin tilan vain luku -tilaan ja poistaa käytöstä tiettyjä työkaluja, kuten tekstinmuokkauksen tai tarkistuksen.

Voit tehdä tämän avaamalla asiakirjan ja noudattamalla seuraavia ohjeita:

1. Napsauta arkisto vasemmassa yläkulmassa.
2. valita tiedot.
3. Napsauta Suojaa asiakirja.
4. Valitse vaihtoehto merkitä lopulliseksi.

Kun tämä on tehty, kaikki asiakirjan avaajat näkevät ilmoituksen, joka ilmoittaa, että se on vain luku -tilassa. Muutoksia ei voi tehdä, ellei tätä vaihtoehtoa poisteta manuaalisesti käytöstä.

Voit kumota tämän suojauksen ja muokata tiedostoa uudelleen toistamalla yllä olevan prosessin ja valitsemalla uudelleen merkitä lopulliseksi. Asiakirjan lukitus avautuu automaattisesti.

Suojaa sisältö salasanalla

Jos tarvitset tiukempaa valvontaa, voit salaa asiakirjasi salasanalla. Tämä estää luvattomia henkilöitä avaamasta tai muokkaamasta tiedostoa.

Seuraavat vaiheet vaikuttavat tämän suojan käyttöön:

1. Siirry välilehteen arkisto.
2. Napsauta tiedot ja sitten sisään Suojaa asiakirja.
3. valita Salaa salasanalla.
4. Anna turvallinen salasana ja vahvista se.

Kun tiedosto on tallennettu, sen avaamiseen tarvitaan kyseinen salasana. Jos unohdamme avaimen, Microsoft ei tarjoa palautusmenetelmää., joten on suositeltavaa kirjoittaa se muistiin turvalliseen paikkaan.

Tämä ominaisuus on käytettävissä kaikissa Office-työpöytäversioissa vuodesta 2010 lähtien, mutta ei saatavilla Office Onlinessa, mikä rajoittaa sen käyttöä verkkoalustoilla.

Rajoita muokkauksia: vain lukuoikeus poikkeuksin

Toinen tehokas tapa rajoittaa sitä, mitä muut voivat muokata asiakirjassa, on rajoittaa muokkausta. Näin voit asettaa tiedoston vain luku -tilaan, mutta jättää tietyt osat avoimiksi muutettavaksi tai jopa määrittää tiettyjä käyttöoikeuksia tietyille käyttäjille.

Toimenpide suoritetaan välilehdeltä tarkistaanapsauttamalla rajoittaa muokkausta. Oikeanpuoleisessa paneelissa sinun on noudatettava seuraavia ohjeita:

1. Valitse ruutu Salli vain tämäntyyppinen muokkaus asiakirjassa.
2. valita Ei muutoksia (Vain lukuoikeus) avattavasta luettelosta.
3. Jos haluat jättää muokattavat alueet, valitse haluamasi teksti ja napsauta poikkeukset sallimaan muutoksia.
4. Napsauta Kyllä, käytä suojausta ja määritä salasana.

Kun tämä suojaus on käytössä, kaikki valitsemattomat osiot estetään kaikilta, joilla ei ole avainta. Sitä voidaan mukauttaa edelleen siten, että tiettyjen osioiden muokkaaminen on sallittu vain tietyille käyttäjille käyttämällä tätä vaihtoehtoa. Lisää käyttäjiä. Tämän asetuksen avulla voit syöttää nimiä tai sähköpostiosoitteita sallittujen julkaisijoiden tunnistamiseksi.

Muuta käyttöoikeuksia tiedostoasetuksista

Toinen tapa rajoittaa Office-tiedostojen muokkaamista, mikä on erityisen hyödyllinen jaettaessa tiedostot OneDriven tai yritysverkkojen kautta, on säätää käyttöoikeuksia itse tiedostojärjestelmästä.

Voit tehdä tämän napsauttamalla tiedostoa hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla ominaisuudet (o Hanki tietoja en Mac) ja valitse käyttöoikeudet-osiossa käyttäjät tai ryhmät, jotka voivat lukea tai kirjoittaa dokumenttiin. Voit määrittää yksittäisiä käyttöoikeuksia tai soveltaa vain luku -rajoituksia kaikkiin käyttäjiin paitsi omistajaan.

Salli tiettyjen muokkausten tekeminen suojattuun asiakirjaan

Monissa tapauksissa emme halua lukita koko tiedostoa, mutta sallia vain tiettyjen osien muokkaamisen. Tämä on ihanteellinen yhteistyödokumenteille, lomakkeille tai sopimuksille, joissa on täytettävä tiettyjä kenttiä.

Jos haluat käyttää tätä osittaista suojausta, noudata samaa prosessia kuin muokkausrajoitukset-osiossa, mutta ennen kuin napsautat "KYLLÄ, käytä suojausta":

• Valitse teksti, jonka haluat tehdä muokattavaksi.
• Valitse ”Poikkeukset”-osiossa ”Kaikki”-ruutu tai määritä tietyt käyttäjät.
• Jatka salasana- tai todennussuojauksen aktivoimista.

Siitä hetkestä lähtien käyttäjät voivat tehdä muutoksia vain sallituilla alueilla. Jos niitä ei ole otettu käyttöön, näet varoitusviestin yrittäessäsi kirjoittaa.

Suojatun asiakirjan muokkaaminen

Kun vastaanotat suojatun tiedoston ja sinulla on salasana tai sinut on merkitty valtuutetuksi käyttäjäksi, voit tehdä muutoksia normaalisti. Mutta jos haluat poista suojaus, voit tehdä sen välilehdeltä tarkistaa, paneelin käyttö rajoittaa muokkausta ja napsauttamalla Ripusta suojaus. Tässä vaiheessa järjestelmä kysyy salasanaa, jos sellainen on asetettu.

Suojauksen poistaminen ilman salasanaa: edistyneet menetelmät

On tilanteita, joissa salasana on kadonnut tai sitä ei ole saatavilla. Näissä tapauksissa, jos asiakirjaa ei ole salattu, on mahdollista soveltaa joitakin menetelmiä ohita muokkausrajoitus.

Yksi niistä on tallentaa asiakirja tiedostona . Xml, muokkaa sitä muistiossa ja muuta parametria w:valvonta asetuksesta "1" asetukseen "0" tai asetuksesta "päällä" asetukseen "pois". Tiedosto avataan sitten uudelleen ja tallennetaan perinteisenä Word-asiakirjana.

Toinen temppu on muuttaa dokumentin tiedostopääte .docx-muodosta .zip-muotoon, purkaa sen sisältö, poistaa rajoitukset sisältävän settings.xml-tiedoston ja muuntaa se takaisin .docx-muotoon. Nämä menetelmät ovat voimassa vain, jos dokumenttia ei ole salattu, koska jos on, sisältö on salattu eikä sitä voida lukea tai muokata ilman avainta.

Käytä käyttäjätunnistusta salasanan sijaan

Microsoft antaa sinun myös hakea käyttäjäpohjaiset käyttöoikeuksien suojaukset, ilman salasanaa. Tätä kutsutaan nimellä ”rajoitettu käyttöoikeus” tai ”käyttäjän todennus”.

Salasanan kysymisen sijaan tämä vaihtoehto edellyttää käyttäjältä voimassa olevaa todennusta aiemmin määritetyssä verkossa tai järjestelmässä. Se on hyödyllinen yritysympäristöissä, joissa käyttöoikeudet on keskitetty ja niitä hallinnoivat järjestelmänvalvojat ja ryhmäkäytännöt.

DocRecrypt: Microsoftin lukituksen avaustyökalu

Yritysympäristöissä Microsoft tarjoaa työkalun DocRecrypt, jonka tarkoituksena on antaa järjestelmänvalvojille mahdollisuus poistaa salasanat suojatuista dokumenteista, edellyttäen että se on aiemmin aktivoitu.

Tämä ratkaisu Se ei toimi, jos tiedosto oli suojattu ennen DocRecryptin asentamista.. Se ei myöskään toimi piilotetuille tai vain luku -tilassa oleviksi merkityille dokumenteille salasanasta riippumatta. Se on hyödyllinen vaihtoehto organisaatioiden käyttöoikeusongelmien välttämiseksi, mutta se vaatii ennakkomäärityksen.

Tiedoston lukituksen avaaminen Word Onlinessa

Officen verkkoversiossa Muokkausvaihtoehdot riippuvat myönnettyjen käyttöoikeuksien tyypistä tiedostoa jaettaessa. Linkin omistaja voi määrittää, voivatko linkin vastaanottajat muokata sitä vai vain tarkastella sitä.

Voit muokata näitä käyttöoikeuksia seuraavasti:

1. Avaa asiakirja Office Onlinessa.
2. Napsauta osake.
3. valita kokoonpano y luego Lisää vaihtoehtoja.
4. Määrittää, voivatko käyttäjät muokata tiedostoa vai vain lukea sitä.

Tämä järjestelmä ei käytä salasanoja, vaan pikemminkin sisäänkirjautuneen käyttäjän mukaisia ​​käyttöoikeuksia, joten vain omistaja voi tehdä muutoksia muokkausoikeuksiin.

Kuten olet huomannut, on olemassa useita tapoja suojaa Office-asiakirjasi, aina perusmenetelmistä, kuten lopulliseksi merkitsemisestä, edistyneempiin menetelmiin, kuten käyttäjärajoituksiin tai salaukseen. Asiakirjan tyypistä, sen tarkoituksesta ja tarvitsemastasi turvallisuustasosta riippuen voit valita oikean työkaluyhdistelmän estääksesi luvattoman muokkaamisen.