Microsoft Officen tiedostomuodot: Mitä ne ovat ja milloin niitä käytetään

Jos työskentelet kanssa sana, Excelissä tai PowerPointissa, ennemmin tai myöhemmin törmäät kymmeniin laajennuksiin ja vaihtoehtoihin tiedostojen tallentamiseen ja jakamiseen. Valitse muoto hyvin Se ei ole vain tekninen ongelma: se vaikuttaa dokumentin kokoon, sen yhteensopivuuteen, muokkausmahdollisuuksiin ja jopa tietoturvaan (makrot).

Tässä oppaassa kokoamme yhteen paikkaan kaikki tiedostomuodot, jotka Microsoft Office y Microsoft 365 voi avata, tallentaa tai viedä, mihin niitä käytetään, milloin kutakin on kätevä käyttää ja mitä sinun tulisi ottaa huomioon jaettaessa niitä vanhojen versioiden kanssa, muiden ohjelmistopakettien kanssa (kuten OpenDocument) tai työskenneltäessä verkkoversiossa verrattuna työpöytäversioon.

Avoin XML ja modernit laajennukset: kaiken perusta

Word, Excel ja PowerPoint ovat vuosien ajan tallentaneet oletuksena tiedostomuodoissa Avaa XML (docx, xlsx, pptx). Nämä tiedostot ovat sisäisesti ZIP-paketteja, jotka sisältävät XML:ää ja resursseja, mikä tarjoaa keskeisiä etuja: pienempi koko (puristus vähentää painoa huomattavasti), parempi palautuminen jos komponentti rikkoutuu, yksityisyys (metatietojen havaitseminen ja poistaminen on helppoa dokumentin tarkastajalla) ja yhteentoimivuus (kuka tahansa, jolla on XML-editori ja ZIP-apuohjelma, voi tarkastella niitä).

Tärkeä asia avoimessa XML:ssä on makroja sisältävien ja sisältämättömien tiedostojen välinen ero. Laajennukset, joissa on "x" (docx, xlsx, pptx), eivät voi sisältää makroita. ja ne, jotka päättyvät "m":ään (docm, xlsm, pptm), sallivat ne. Tämä helpottaa huomattavasti yhdellä silmäyksellä sen tunnistamista, voiko tiedosto suorittaa koodia.

Asiakirjojen lisäksi on olemassa muunnelmia malleja ja apuohjelmat: Word käyttää dotx- ja dotm-komentoja, Excel xltx- ja xltm-komentoja ja PowerPoint potx- ja potm-komentoja. lisäravinteet Nykyaikaisia ​​Excel-muotoja kutsutaan xlamiksi ja PowerPoint-muotoja ppamiksi. On myös olemassa Avoin XML-tiukka laskentataulukko (xlsx ”strict”), tiukempi ISO-muunnos Excel-työkirjoille.

Sovelluskohtaiset laajennukset: mitä kukin ohjelma luo

Word toimii pääasiassa seuraavien kanssa: . Docx (asiakirja ilman makroita) ja .docm (makroja sisältävä asiakirja). Käytä mallipohjia varten .dotx y .dotmNämä laajennukset varmistavat parhaan yhteensopivuuden nykyaikaisten ominaisuuksien (kuten automaattisen tallennuksen ja esteettömyystarkistusten) kanssa (katso Word-muotoilut selitettynä).

Excel käyttää . Xlsx (kirja ilman makroita) .xlsm (kirja makroilla), .xltx y .xltm (mallit). On myös olemassa .xlsb, binäärikirja, joka on suunniteltu nopeampi lataus ja tallennus ja käsitellä suuria tietomääriä ketterästi; se tukee VBA:ta ja uusia ominaisuuksia, mutta se ei ole XML eikä sovellu sisällön käsittelyyn Excelin ulkopuolella yhtä helposti (katso Excel-muodot).

PowerPoint tallentaa kohteeseen . Pptx (esitys ilman makroita) ja .pptm-tiedosto (makrojen kanssa). Malleille on olemassa .potx y .potm-tiedosto; ”löysille dioille” on olemassa .sldx-tiedosto y .sldm-tiedosto; valmiita esityksiä varten, .ppsx y .ppsm-tiedostoLisäksi sviittiin kuuluu Office-teema (.thmx) joka käyttää tyylejä johdonmukaisesti kaikissa dokumenteissa, laskentataulukoissa ja esityksissä (katso PowerPoint-muodot).

Milloin kutakin Office-muotoa (docx/xlsx/pptx, makroja ja malleja sisältävät variantit) kannattaa käyttää?

Yleisten tekstiasiakirjojen kohdalla on normaalia . DocxSe takaa yhteensopivuuden, pienen koon ja kaikki modernit ominaisuudet. .docm vain silloin, kun todella tarvitset makroja (VBA tai XLM) ja turvallisuuden vuoksi, on ihanteellista allekirjoittaa makrot ja jakaa ne vain luotettavien kanssa.

Excelissä standardi on . XlsxJos kirjasi sisältää makrot o makroarkit Valitse Excel 4.0:sta .xlsmKun suorituskyky on avainasemassa (erittäin suuret työkirjat, useita laskelmia tai pivot-taulukoita), .xlsb voi tehdä eron avaamisessa ja tallentamisessa säilyttäen samalla yhteensopivuuden VBA:n kanssa.

Käytä uudelleenkäytettävien mallien (budjetit, raportit, taulukot) osalta .dotx / .dotm, .xltx / .xltm y .potx / .potm-tiedosto. Vältä mallien käyttöä makroiden kanssa Jos ne eivät ole välttämättömiä: näin vähennät turvallisuushuomautuksia ja mahdolliset esteet yritysympäristöissä.

Vienti jakamista tai tulostusta varten: PDF ja XPS

Kun tavoite on säilyttää suunnittelun ja vältä muutoksia, valitse PDF (.pdf). Se sopii täydellisesti tarjousten, käyttöohjeiden tai tulostettavien asiakirjojen lähettämiseen (mukaan lukien kaupallinen painaminen). Muoto säilyttää elementit sellaisena kuin ne suunnittelit, eikä sitä ole helppo muokata.

On myös XPS (.xps), paperilla oleva XML-spesifikaatio, jolla on samanlainen tarkoitus: kunnioita muotoa ja vaikeuttaa editointia. Se on harvinaisempi kuin PDF, mutta jotkut organisaatiot käyttävät sitä sisäisten käytäntöjen tai Windows.

Julkaise verkossa: HTML ja MHT/MHTML

Jos sinun on julkaistava laskentataulukko tai asiakirja verkkotiedostona, voit viedä sen osoitteeseen HTML (.htm, .html)Office luo kansion, joka sisältää tiedoston ja kaikki resurssit (kuvat, skriptit). Jos kyseessä on yksi tiedosto, joka sisältää kaiken, se on MHT/MHTML, "Yksittäistiedostoinen verkkosivu", hyödyllinen sähköpostin lähettämiseen tai upotettujen resurssien arkistointiin.

Yhteentoimivuus muiden ohjelmistopakettien kanssa: ODF (OpenDocument)

Office avautuu ja tallentaa OpenDocument laskentataulukoille, joissa on .ods (muissa kielissä on myös .odt ja .odp sovellukset, vaikka keskitymmekin tässä Exceliin). Se on hyödyllistä, jos teet yhteistyötä käyttäjien kanssa Google Docs tai OpenOffice/LibreOffice, koska he pystyvät avaamaan sen natiivisti.

Koska ominaisuudet eivät kuitenkaan ole identtiset eri sviiteissä, tallenna ja avaa uudelleen ODF-muodossa Saatat huomata muotoilun muutoksia tai katoamista. Käytännön vinkki: työskentele xlsx/docx/pptx luonnin ja tarkistuksen aikana ja vie ODF-muotoon lopullisena vaihtomuotona vain, jos sitä erikseen pyydetään.

Tiedomuodot ja niiden vaihto Excelissä: CSV, TXT, DIF ja SYLK

Excel loistaa toimiessaan datasiltana. Tietojen vaihtamiseen muiden järjestelmien kanssa on käytettävissä useita teksti- ja perinteisiä muotoja, joilla kullakin on omat käyttötarkoituksensa. Oikean valitseminen Se säästää sinulta ongelmia aksenttien, rivinvaihtojen tai erottimien kanssa.

• CSV-tiedosto (.csv): tekstitiedosto, jossa on pilkulla erotetut arvotOn olemassa alustamuunnelmia (Windows, Macintosh, MS-DOS), joiden tarkoituksena on saada sarkaimet, rivinvaihdot ja muut merkit tulkittua hyvin kyseisessä järjestelmässä. Excel tallentaa vain aktiivinen taulukko.
• Sarkaineroteltu teksti (.txt): kentät on erotettu toisistaan tallentimetMyös Windows/Mac/MS-DOS-versioissa ja valinnaisesti Unicode-teksti (leveää merkistökoodausta varten). Tallenna CSV-tiedostona. nykyinen taulukko.
• ERO (.dif)klassinen muoto tiedonvaihtoTallentaa vain aktiivisen taulukon; sitä käytetään nykyään vähemmän, mutta se näkyy edelleen vanhoissa integraatioissa.
• SYLK (.slk): Muoto symbolinen linkki vanhojen sovellusten välistä vaihtoa varten; säilyttää joitakin taulukkomuotoisia metatietoja. Myös aktiivinen taulukko vain.
• PRN-tiedosto (.prn): ”Muotoiltu teksti (välilyönneillä erotettu)”. Tarkoitettu tulosteille, kuten Lootus ja välilyönnillä tasatut tulostetut luettelot; tallentaa vain aktiivisen taulukon.

Käytännön vinkki: jos aiot tuoda järjestelmään, joka vain "nielee" tietyn erotinmerkin, valitse CSV (pilkku) tai TXT (sarkain) pyydettäessä. Jos aksenttien tai erikoismerkkien kanssa on riski, lyö vetoa Unicode-tekstiVanhojen automaatioiden osalta DIF/SYLK on edelleen hyödyllinen.

Erikois- ja vanhat muodot Excelissä

Excel voi avata, mutta ei tallentaa tiettyjä vanhempia tai kolmannen osapuolen muotoja. Esimerkiksi .dbf (dBase III/IV) avautuu, mutta et voi tallentaa dBaseen modernista Excelistä. Mukana on myös avaustuki seuraaville: .xlw-tiedosto (Excel 4.0 -työkirja), vaikka et voi tallentaa kyseisellä tiedostotunnisteella.

Kategoriassa ”avoin mutta vivahteikkaasti” on .xlr-tiedosto (Microsoft Works 6.0–9.0). Näiden tiedostojen käsittelemiseksi on suositeltavaa muuntaa ne muotoon .xlsx/.xlsm/.xlsb-tiedostot ja tarkista yhteensopivuus ennen niiden käyttöä tuotannossa.

Excelissä (nykyaikaiset versiot) ei tuettuja muotoja

On olemassa muotoja, joita ei voi enää avata tai tallentaa Excel 2007/2010/2013/2016:ssa ja uudemmissa versioissa. Vältä niistä riippuvaisuutta ja muuttakaa mahdollisimman pian.

• Excel-kaavio (.xlc) Excel 2.0/3.0/2.x -versioista.
• Lotus 1-2-3 kaikissa muunnelmissaan: .wk1, .wk2, .wk3, .wk4, .wks, .fmt, .fm3.
• Microsoft Works (.wks).
• DBASE II (.dbf) sen eritelmässä 2.
• Quattro Pro MS-DOSille ja Windowsille: .wq1, .wb1, .wb3.

Jos sinun on palautettava tietoja jostakin näistä muodoista, järkevintä on muunna välityökalulla (tietyllä muuntimella tai avaamalla sen ensin sovelluksessa, joka sitä edelleen tukee, ja viemällä sen uudelleen CSV-, XLSX- tai vastaavaan muotoon).

Liitännäiset ja automaatio: XLA ja XLAM

Excel tukee vanhoja apuohjelmia .xla-tiedosto (Excel 97–2003) ja nykyaikaiset .xlam, jotka ovat myös makro-käytössä ja XML-pohjaisia. Jos kehität ratkaisuja itse, Katso, miten voit vianmäärittää laajennuksia ja pyrkii tarjoamaan sekä 64- että 32-bittisiä versioita aina kun mahdollista kattaakseen molemmat ympäristöt.

XML, data ja aiemmat standardit

Avoimen XML:n lisäksi Excel voi toimia myös muiden XML-tiedot (.xml) ja sen kanssa XML Spreadsheet 2003Nämä formaatit ovat mielenkiintoisia, jos aiot vaihtaa tietoja muita sovelluksia jotka käsittelevät XML:ää tai jos tarvitset mukautettuja skeemoja. Huomaa, että kirjojen nykyaikainen standardi on .xlsx/.xlsm-tiedosto, kompaktimpi ja kestävämpi.

Leikepöytä: Muotoilut, jotka Excel ymmärtää liitettäessä

Kun kopioit ja liität, Excel voi vastaanottaa tietoja useissa eri muodoissa leikepöydälle Officesta (jos et voi liittää ulkoista sisältöä, katso et voi liittää ulkoista sisältöä). Tämä sisältää WMF/EMF-kuvat, BMP-bittikartat, muodot teksti (välilehti, CSV, rikastettu teksti) RTF), OLE-objektit ja jopa yksitiedostoiset verkkosivut MHT/MHTML tai perinteistä HTML:ää. Tämä säästää paljon sisältöä ja muotoilua liittämällä muista sovelluksista.

Taaksepäin yhteensopivuus ja tarkistus

Vanhojen asiakirjojen avaaminen Officessa on yksinkertaista: ne avautuvat ja voit jatkaa työtä niiden kanssa. Kun tallennat takaisin, Office suorittaa yhteensopivuuden tarkistus joka varoittaa sinua kohdeversion tukemattomista ominaisuuksista ja antaa sinun poistaa tai korvata ne. Jos yhteistyö on sekoitettu eri versioiden välillä, käytännöllisin vaihtoehto on tallenna nykyaikaisessa muodossa ja helpottaa tarvittaessa lisävientiä.

Onko sinulla vielä vanhoissa binäärimuodoissa olevia dokumentteja (.doc, .xls, .ppt)? Avaa tiedosto ja valitse Tiedosto> Tallenna nimellä (tai "Tallenna kopio", jos olet OneDrivessa/SharePointissa) luodaksesi version Avaa XMLSaat lisää kokoa, luotettavuutta ja ominaisuuksia.

Milloin valita 64-bittinen vai 32-bittinen Office/Microsoft 365

Officen 64-bittiset versiot hyödyntävät muistia paremmin ja sopivat erinomaisesti, jos työskentelet valtavat tiedostot tai monimutkaisia ​​malleja Excelissä (useita pivot-taulukoita, ulkoisia yhteyksiä, Power Pivot, 3D-kartta, Power View tai Hae ja muunna). Ne auttavat myös PowerPointissa erittäin suuria kuvia ja videoita ja Projectissa, jonka tiedostokoko on yli 2 Gt.

32-bittistä versiota suositellaan edelleen, jos olet riippuvainen COM-apuohjelmat tai 32-bittisiä ohjausobjekteja ilman 64-bittistä vaihtoehtoa, jos sinä VBA koodi käytä vanhoja API-määrittelyjä, joita on vaikea siirtää, tai jos käsittelet OLE-objekteja/palvelimia ja tietokantoja .mde/.ade/.accde 32-bittinen käyttöoikeus. Lisäksi alle 4 Gt:n tallennustilaa sisältävät tietokoneet tai 32-bittiset järjestelmät voivat asentaa vain 32-bittisen version.

OpenDocument vs. Open XML: Kumpi on oletusarvoisesti parempi?

OpenDocument suunniteltiin OpenOfficen ja LibreOfficen kaltaisille ohjelmistopaketteille, kun taas Open XML on Microsoft Officen natiiviosa. Office tukee ODF-tiedostomuotoa ja voit avata/tallentaa, mutta jos käytät muita kuin vastaavia funktioita, voi olla tappiot tai muutokset esitystavassa tai käyttäytymisessä. Siksi, ellei organisaatiosi sitä vaadi, on järkevintä työskennellä docx/xlsx/pptx ja vie ODF-muotoon vain kertaluonteista vaihtoa varten.

Officen työpöytäversio vs. verkkoversio: muotoon vaikuttavat erot

Microsoft 365 verkossa on ilmainen ja kätevä, mutta sillä on rajoituksensa. Word-verkko työkalut, kuten täydellinen hallinta, puuttuvat viittaukset ja bibliografia, vesileimoja, edistyneitä suunnittelu- ja tulostusvaihtoehtoja tai "ammattimainen" yhteistyövaihtoehto, jolla voi yhdistää ja vertailla asiakirjoja. Silti se hoitaa perusmuokkauksen ja yksinkertaisen yhteismuokkauksen erittäin hyvin.

En Excel-verkkosivu Voit luoda ja muokata pivot-taulukoita, mutta et pivot-kaavioita (vain tarkastella niitä). ei ole edistyneitä kaavoja ei ulkoisia yhteyksiä tai ulkoisia viittauksia, eikä analyyttisiä näkymiä, kuten Power View, Power Pivot tai monimutkaisia ​​osittajia, kuten AikajanaVakavaan analyysiin ja datamallinnukseen pöytäkone on ehdottomasti ykkösvaihtoehto.

En PowerPoint-verkko valinta siirtymät ja animaatiot Se on pienempi, se ei lisää tiettyjä upotetut videot, muotojen ja tekstin rikas muotoilu on rajoitettua (ei liukuvärejä tai pipettejä), eikä siinä ole suunnittelija eikä mustealustaa. Monimutkaisiin esityksiin sopii pöytälevy.

Lisäksi verkkoversio ei toimi offline-tilassa ja paikallisen tiedoston muokkaamiseksi sinun on ensin ladattava se OneDriveen. Tämä ei muuta muotoa, jota sinun "pakollinen" käyttää, mutta se selittää, miksi makroja, suuria Excel-pohjia tai monimutkaisia ​​​​malleja sisältävät asiakirjat, työpöytä- ja .xlsm/.xlsb/.pptm/.dotm-muodot ovat edelleen kuningas.

Perinteiset binaarimuodot: Kun ne ovat vielä järkeviä

Muodot .doc, .xls, .ppt (97–2003) säilytetään yhteensopivuuden vuoksi, mutta niitä ei enää suositella standardiksi. Menetät Open XML:n edut ja altistat itsesi useammille ongelmille vaurioituneita tiedostoja palautettaessa tai yhteistyötä tehdessä. Käytä näitä muotoja vain, jos sovellus muinainen vaatii sitä ja suunnittelee sen muuttoa.

Pikavinkkejä formaatin valintaan

• Moderni, muokattava dokumentti: docx/xlsx/pptx.
• Makrot tarvittavat: ​​docm/xlsm/pptm (digitaalinen allekirjoitus, jos mahdollista).
• Suorituskyky suurilla kirjoillaxlsb.
• uudelleenkäytettäviä malleja: dotx/xltx/potx (tai “m”-muunnelmat, jos niillä on makroja).
• Jaa ilman muokkaustaPDF (tai XPS Windowsin käytäntöjen mukaisesti).
• Julkaise verkkoversionaHTML tai MHT/MHTML (yksi tiedosto).
• Exchange-tiedot järjestelmissä: CSV/TXT (Unicode, jos aksentteja on), DIF/SYLK pyydettäessä.
• Sekoitettu työ muiden sviittien kanssaSäilytä työsi Open XML -muodossa ja vie se lopuksi ODF-muotoon.

Oikean formaatin valitseminen ei ainoastaan ​​vältä yhteensopivuusongelmia; säästää aikaa, vähentää integraatiovirheitä ja parantaa tiedostojesi vastaanottajien käyttökokemusta. Näiden ohjeiden avulla voit tehdä tietoon perustuvia päätöksiä kussakin tapauksessa.