Metatietojen ja kommenttien poistaminen Wordista ennen asiakirjan jakamista

Oletko koskaan pysähtynyt miettimään, kuinka paljon henkilökohtaisia ​​ja luottamuksellisia tietoja Word-dokumentissa voidaan jakaa? Näkemäsi tekstin lisäksi on piilotettuja tietoja – metatietoja ja kommentteja – jotka voivat paljastaa paljon enemmän kuin luuletkaan. Käyttäjänimestäsi, päivämääristä, muutoksista ja kommenteista tiedostopolkuihin ja yhteistyötietoihin, nämä tiedot voivat paljastua, jos et poista niitä oikein.

Metatietojen ja kommenttien poistaminen ennen Word-dokumentin lähettämistä on yksi niistä pienistä toimista, jotka voivat tehdä suuren eron yksityisyytesi ja yrityksesi yksityisyyden suojaamisessa. Sinun ei tarvitse olla asiantuntija tai vaikeuttaa asioita monimutkaisilla työkaluilla: sekä Wordissa että ulkoisissa apuohjelmissa on 100 % turvallisia menetelmiä tiedoston puhdistamiseen ennen sen jakamista. Tässä näytämme kaikki vaihtoehdot yksityiskohtaisesti, jotta et jätä jälkiä.

Mitä metadata on ja miksi sillä on merkitystä?

Metadata on dataa, joka kuvaa ja täydentää tiedoston muita tietoja. Word-dokumenttien tapauksessa tämä metadata voi sisältää tekijän nimen , luomis- ja muokkauspäivämäärät , dokumentin version , yhteistyökumppanin historian , kommentit , sähköpostien otsikot ja paljon muita sisäisiä tietoja. Suuri osa näistä tiedoista ei ole näkyvissä ensi silmäyksellä, mutta kuka tahansa perustietämys omaava voi tarkastella niitä, vaikka dokumentin teksti näyttäisi siistiltä.

Metadatan merkitys on kasvanut huomattavasti viime aikoina. Tämä ei johdu pelkästään yksityisyyden suojaan liittyvistä huolenaiheista, vaan myös sisäisen tiedon suojaamisesta ammatillisissa ympäristöissä. Yrityksissä ja organisaatioissa huolimattomuus metatietoja sisältävien tiedostojen jakamisessa voi vuotaa strategisia yksityiskohtia, työntekijöiden nimiä tai arkaluonteisia tietoja, kuten verkkopolkuja, sähköpostiosoitteita, käytettyjä malleja tai tarkistuspäätöksiä. Siksi ennen asiakirjan jakamista on tärkeää tarkistaa ja poistaa nämä piilotiedot.

Mitä piilotettuja tietoja ja metatietoja Word-dokumentti piilottaa?

Microsoft Wordissa luodut asiakirjat tallentavat yllättävän paljon piilotettuja tietoja. Tässä on joitakin yleisimpiä tyyppejä, jotka sinun tulisi tarkistaa ennen minkään lähettämistä:

• Kommentit, arvostelut ja merkinnät: Kaikki muokkausprosessin aikana tehdyt muistiinpanot, aiemmat versiot, tehdyt muutokset ja kommentit, mukaan lukien tarkistajien ja yhteistyökumppaneiden nimet.
• Asiakirjan ominaisuudet ja henkilötiedot: Tekijä, aihe, otsikko, luonti-/muokkauspäivämäärät, yhteenveto, käyttäjätunnus, asiakirjamalli ja monia muita Wordin automaattisesti täyttämiä ominaisuuksia.
• Sähköpostin otsikot, jakelulistat: Jos dokumentti on lähetetty tarkistettavaksi tai jaettu sähköpostitse, nämä tiedot voivat jäädä tiedostoon.
• Ylätunnisteet, alatunnisteet ja vesileimat: Näille alueille lisätyt tiedot sisältävät usein nimiä, päivämääriä ja sisäisiä viestejä.
• Piilotettu teksti: Wordin avulla voit merkitä tekstin piilotetuksi, jolloin se ei näy normaalissa katselussa, mutta se voidaan helposti palauttaa ja jättää näkyviin.
• Lähetystiedot tarkastettavaksi: Muutosten seurantatiedot, kuka teki mitä, milloin tiedosto tarkistettiin jne.
• Asiakirjapalvelimen ominaisuudet: Jos asiakirja on integroitu järjestelmiin, kuten SharePoint, voi sisältää reittejä, hallintakäytäntöjä ja yritysverkkoon linkitettyä dataa.
• Mukautetun XML-tiedoston tiedot: Teknistä tietoa, usein näkymätöntä, joka voidaan upottaa tekstiin, mutta ei näy edes normaalisti muokattaessa.
• Näkymätön sisältö: Objektit, muodot, kuvat tai elementit, jotka eivät näy vakionäkymässä, mutta jotka on silti tallennettu tiedostoon.

Tämä tarkoittaa, että vaikka luulet dokumentin olevan valmis, siinä voi olla paljon jäännöstietoa, joka voidaan poistaa vain oikeilla työkaluilla.

Menetelmät metatietojen tarkastelemiseen, muokkaamiseen ja poistamiseen Wordissa

Word-asiakirjojen piilotettujen metatietojen ja kommenttien hallintaan on useita tapoja . Nämä vaihtelevat Microsoft Wordin sisäänrakennetuista ominaisuuksista ja käyttöjärjestelmän vaihtoehdoista verkkotyökaluihin ja kolmannen osapuolen ohjelmiin. Tässä on kaikki käytettävissä olevat menetelmät sekä niiden edut ja rajoitukset.

1. Word-asiakirjan tarkastajan käyttö

Wordissa on oma apuohjelma metatietojen ja kommenttien nopeaan ja turvalliseen tarkistamiseen ja poistamiseen. Tämä on suositelluin menetelmä ja tuottaa parhaat tulokset useimmissa tilanteissa.

1. Ota kopio alkuperäisestä asiakirjasta ennen kuin aloitat. Tällä tavoin, jos sinun on säilytettävä kommentit ja muutokset sisäiseen käyttöön, tiedosto pysyy aina ehjänä.
2. Avaa asiakirja Wordissa. Siirry välilehteen arkisto ja valitse tiedot.
3. Napsauta Tarkista ongelmat ja valitse Tarkista asiakirja.
4. Näyttöön tulevassa valintaikkunassa tarkista kaikki asiaankuuluvat vaihtoehdot etsiä kaikenlaisia piilotettuja tietoja: kommentteja, arvosteluja, henkilötietoja, ylätunnisteita, alatunnisteita, piilotettua tekstiä, XML-tietoja jne.
5. lehdistö tarkastaa jotta Word analysoi tiedoston.
6. Tarkista tuloksetJos arkaluonteisia tietoja havaitaan, jokaisen kohteen viereen ilmestyy varoitus (yleensä punainen huutomerkki) ja painike. Poista kaikkiNapsauta sitä poistaaksesi tiedot.
7. Kun olet valmis, sulje ikkuna ja tallenna asiakirja, niin se on siisti ja valmis jaettavaksi.

Tämä prosessi on turvallinen eikä vaikuta asiakirjan pääsisältöön; se poistaa vain piilotettuja tietoja ja kommentteja, jotka voisivat paljastaa yksityisiä tietoja.

2. Näytä ja muokkaa metatietoja Windowsissa

Jos sinulla ei ole Wordia tai haluat mieluummin käyttää suoraa reittiä, voit tarkastella ja muokata joitakin metatietoja itse Windows-käyttöjärjestelmässä.

• Napsauta tiedostoa hiiren kakkospainikkeella ja valitse "Ominaisuudet".
• Siirry välilehteen tarkemmat tiedot nähdäksesi kaikki saatavilla olevat metatiedot (tekijä, yritys, päivämäärät jne.).
• Alareunassa on vaihtoehto Poista ominaisuudet ja henkilökohtaiset tiedotTämä avaa ohjatun toiminnon, jonka avulla voit valita ja poistaa metatiedot, joita järjestelmä sallii sinun muokata.

Huomaa, että tämä funktio ei kata kaikkia Wordin keräämiä sisäisiä tietoja eikä poista kommentteja tai muokkauksia. Se on hyödyllinen perustietojen nopeaan poistamiseen, mutta jos haluat täydellisen siivouksen, käytä Asiakirjan tarkastajaa.

3. Verkkotyökalut ja ulkoiset sovellukset

Dokumenttien metatietojen poistamiseen on olemassa verkkoratkaisuja, vaikka arkaluonteisten tietojen käsittelyssä on syytä noudattaa varovaisuutta, koska tiedosto on ladattava ulkoiselle palvelimelle.

• MetaClean, MetaCleaner, Get-Metadata ja muut verkkopalvelut mahdollistavat metatietojen analysoinnin ja puhdistamisen Word-tiedostoista, PDF, kuvia jne. Lataa vain asiakirja, tarkista tiedot ja poista ne halutessasi ennen puhtaan version lataamista.

Edut: Sinun ei tarvitse asentaa mitään; se on nopeaa ja helppoa. Haitat: Sinun ei pitäisi ladata luottamuksellisia tai henkilökohtaisia ​​tiedostoja palveluihin, joiden yksityisyyttä et voi varmistaa.

Ammattimaisissa olosuhteissa tai arkaluonteisia tietoja käsiteltäessä on aina parasta valita Wordiin sisäänrakennetut menetelmät tai paikalliset ratkaisut.

Mitä Word-tiedostojen tarkastaja ei voi poistaa?

Vaikka Wordin tarkastustyökalu on erittäin kattava, se ei pysty poistamaan joitakin asioita automaattisesti:

• Upotetut tiedostot ja objektit: Tiedostoon lisätyt dokumentit, kuvat, yhtälöt, kaaviot ja muut objektit voivat säilyttää omat metatietonsa.
• Makrot ja VBA-koodi: Asiakirjojen, joissa on ohjelmointi, moduuleja tai lomakkeita, poisto on tehtävä manuaalisesti, jotta tiedosto ei lakkaa toimimasta oikein.
• Välimuistissa olevat tiedot ja ulkoiset linkit: Linkit ulkoisiin tietoihin, Excel-skenaarioihin tai käytettyihin suodattimiin saattavat sisältää piilotettuja tietoja, joita tarkastaja ei aina poista, joten on hyvä tarkistaa ne manuaalisesti.

Tarkista aina tarkastajan näyttämät varoitukset ja harkitse sellaisten kohteiden manuaalista poistamista, jotka saattavat edelleen sisältää arkaluonteisia tietoja.

Aiheeseen liittyvä artikkeli:

Kuinka tyhjentää viimeisimmän asiakirjahistorian Officessa

Isaac

Intohimoinen kirjoittaja tavujen maailmasta ja tekniikasta yleensä. Rakastan jakaa tietämykseni kirjoittamalla, ja sen aion tehdä tässä blogissa, näyttää sinulle kaikki mielenkiintoisimmat asiat vempaimista, ohjelmistoista, laitteistoista, teknologisista trendeistä ja muusta. Tavoitteeni on auttaa sinua navigoimaan digitaalisessa maailmassa yksinkertaisella ja viihdyttävällä tavalla.