Keskusteluhistorian ja -toiminnan poistaminen Microsoft Copilotissa

Tekoälylle, kuten Copilotille, kertomiesi tietojen suojaamisesta on tullut lähes yhtä tärkeää kuin vahvan salasanan valitsemisesta. Joka kerta, kun keskustelet Microsoftin avustajan kanssa, jätät jälkeensä toimintajäljen, joka sisältää kysymyksesi ja saamasi vastaukset, ja on luonnollista haluta tietää, miten se poistetaan tai miten sitä hallitaan tarkemmin.

Copilot-keskusteluhistorian poistaminen ja siihen liittyvien toimintojen hallinta ei ole niin yksinkertaista kuin "Poista kaikki" -painikkeen napsauttaminen. Se riippuu siitä, käytätkö Copilotia Microsoft 365:ssä (Word, Excel, OneNote, PowerPoint jne.), copilot.com-sivustolla, työpöytäsovelluksessa vai mobiililaitteellasi, ja jopa siitä, oletko kirjautunut sisään Microsoft-tilillä, työpaikkatilillä, oppilaitostilillä vai Apple ID:llä. Katsotaanpa asiaa vaihe vaiheelta huolellisesti, jotta ymmärrät tarkalleen, mitä poistetaan ja mitä ei.

Mitä tarkalleen ottaen on Copilotin toimintahistoria?

Copilotin toimintahistoria tallentaa kaiken, mitä teet avustajan kanssa : kirjoittamasi pyynnöt, antamasi ohjeet ja tekoälyn luomat vastaukset eri sovelluksissa ja palveluissa, joihin se on integroitu. Kyseessä ei ole pelkkä "keskustelu", vaan kaikki Copilotin ohjaama vuorovaikutus.

Microsoft 365 Copilotissa tämä toimintahistoria sisältää esimerkiksi tilanteet, joissa pyydät sitä kirjoittamaan kappaleen uudelleen Wordissa, tiivistämään OneNote-muistiinpanosivun tai luomaan tehtäväluettelon useista erillisistä kohteista. Kaikki nämä toiminnot tallennetaan ja liitetään työpaikan tai oppilaitoksen tiliisi.

Copilotin verkko-, Windows-, macOS- ja mobiiliversioissa historia tallennetaan keskusteluina: jokainen keskustelu Copilotin kanssa tallennetaan ketjuna, joka sisältää viestisi ja avustajan vastaukset. Microsoft ilmoittaa säilyttävänsä jopa 18 kuukauden vuorovaikutukset tässä keskusteluhistoriassa, kun olet kirjautuneena sisään.

On tärkeää erottaa toimintahistoria ja tiedostosisältö : vaikka poistaisit Copilot-historian, kaikki tekoälyn ehdottamat muutokset hyväksyneet ja tallentaneet asiakirjat, esitykset tai muistiinpanot pysyvät ennallaan. Poisto vaikuttaa vuorovaikutuslokiin, ei tallennettuihin tiedostoihin.

Microsoft 365 Copilot -toimintahistorian poistaminen

Jos käytät Microsoft 365 Copilotia työpaikan tai oppilaitoksen tilillä , sinulla on erityinen vaihtoehto näiden sovellusten Copilot-toimintahistorian tyhjentämiseen. Tämä prosessi tehdään Microsoftin Oma tili -portaalin kautta, ei suoraan Wordista tai Excelistä.

Voit tyhjentää Microsoft 365 Copilot -historiasi seuraavasti: Kirjaudu ensin Oma tili -portaaliin työpaikan tai oppilaitoksen tililläsi. Kun olet kirjautunut sisään, siirry Asetukset ja tietosuoja -osioon nähdäksesi tietosuoja-asetuksesi.

Siirry Asetukset ja tietosuoja -kohdassa Tietosuoja-osioon ja sitten Tietoasetukset- kohtaan . Sieltä löydät erityisen osion nimeltä Copilotin toimintahistoria , johon Microsoft 365 Copilotin kanssa tehtyjen vuorovaikutusten hallinta on keskitetty.

Kun avaat Copilotin toimintahistorian, näet Poista historia -vaihtoehdon . Kun valitset sen, voit valita Microsoft 365 Copilotin valintaruudun, joka osoittaa, että haluat poistaa kaiken tähän avustajaan liittyvän historian ohjelmistopaketin sovelluksista.

Viimeistele poisto napsauttamalla Poista-painiketta . Näin lähettät Microsoftille virallisen pyynnön kyseisen toimintahistorian poistamiseksi. Tämä ei ole välitön paikallinen poisto, vaan prosessi, joka suoritetaan Microsoftin järjestelmissä ja jonka valmistuminen voi kestää jonkin aikaa.

Mitä tapahtuu, kun poistat Microsoft 365 Copilot -historiasi

Kun olet vahvistanut, että haluat poistaa historiasi, pyyntösi rekisteröidään Microsoftin palvelimille. Tästä hetkestä lähtien järjestelmä aloittaa tiliisi liittyvien Copilot-toimintatietojen poistamisen, vaikka niiden täydellinen poistaminen kaikista järjestelmistä voi kestää jonkin aikaa.

Jos sovellus on auki, kun napautat Poista-painiketta (esimerkiksi Word, PowerPoint tai OneNote Copilotilla), saatat silti nähdä osan viimeaikaisesta historiastasi, kun sovellus pysyy auki. Tämä näkyvä sisältö ei tarkoita, etteikö historiaa poistettaisi; se tarkoittaa yksinkertaisesti sitä, että käyttöliittymää ei ole vielä päivitetty.

Kun seuraavan kerran suljet sovelluksen ja avaat sen uudelleen ja alat käyttää Copilotia uudelleen, aiempi toimintahistoriasi ei enää näy. Se on kuin aloittaisi puhtaalla istunnolla: Copilot ei näytä aiempia vuorovaikutustilanteitasi kyseisen avustajan kanssa kyseisissä sovelluksissa.

Muista tärkeä ero: historian poistaminen ei vaikuta dokumentteihisi . Jos Copilot auttoi sinua laatimaan raportin osan Wordissa, viimeistelemään dioja PowerPointissa tai jäsentämään muistiinpanoja OneNotessa ja tallensit muutokset, tallennettu sisältö säilyy. Katoaa vain keskustelun tallenne tai välivaiheet, ei lopputulos, jonka olet jo päättänyt säilyttää.

Kun valitset poistoasetuksista Microsoft 365 Copilotin, poisto otetaan käyttöön kaikissa samaa Copilot-toimintahistoriaa käyttävissä Microsoft 365 -sovelluksissa. Et voi poistaa vain Word-tietoja ja jättää PowerPoint-tietoja koskemattomiksi: järjestelmä ei salli suodatusta sovelluksen mukaan; siivous tehdään kollektiivisesti.

Microsoft 365 -sovellukset, jotka tallentavat Copilot-historian

Microsoft 365 Copilotin toimintahistoria jaetaan useiden sovellusten kesken , mikä tarkoittaa, että vuorovaikutus avustajan kanssa voi tulla eri ympäristöistä, mutta kaikki keskitetään osaksi Copilotin toimintaa.

Tätä historiaa hyödyntävien Microsoft 365 -sovellusten joukossa on klassikoita, kuten Word, Excel, PowerPoint ja OneNote , joissa Copilot voi auttaa muun muassa tekstin kirjoittamisessa, yhteenvetojen luomisessa, esitysten luomisessa tai muistiinpanojen muuntamisessa tehtäviksi.

Myös Microsoft 365:n Copilot-ominaisuus tulee mukaan kuvioihin ja tarjoaa yhtenäisen keskustelun tietojen, sähköpostien, asiakirjojen ja muun yrityssisällön käsittelyyn. Kaikki tämä toiminta näkyy myös historiassa, jota voit hallita tietosuojaportaalin kautta.

Kun valitset Microsoft 365 Copilot -vaihtoehdon historian tyhjentämiseksi , poisto koskee kaikkia näitä sovelluksia kerralla. Järjestelmä ei salli yksittäisen sovelluksen historian poistamista luettelosta, joten se on Microsoft 365 Copilot -tasolla tehtävä "kaikki tai ei mitään" -päätös.

Tämä keskitetty hallinta yksinkertaistaa tietojesi hallintaa , mutta se tarkoittaa, että jos haluat säilyttää tietyn sovelluksen toiminnan, et voi tehdä sitä valikoivasti: sinun on turvauduttava historian viemiseen ennen sen poistamista, jos sinun on säilytettävä paikallinen kirjaa tekemistäsi toimista.

Copilotin keskusteluhistorian toiminta verkossa, tietokoneella ja mobiililaitteella

Kun käytät Copilotia osoitteessa copilot.com, Windowsissa, macOS:ssä tai mobiilisovelluksessa ja kirjaudut sisään tililläsi, järjestelmä tallentaa keskustelusi keskusteluhistoriaksi. Näin voit tarkastella aiempia kyselyitä, jatkaa keskustelua siitä, mihin jäit, tai hakea hyödyllisiä vastauksia.

Microsoftin mukaan Copilot säilyttää jopa 18 kuukauden tiedot keskusteluhistoriasta, jos olet kirjautuneena sisään. Tämä säilytysaika koskee tiliisi liittyviä keskusteluja, ei anonyymejä istuntoja ilman kirjautumista, joissa toiminta voi vaihdella.

Keskusteluhistoriaan pääsee helposti käsiksi useista eri paikoista. Copilot.com-sivustolla se näkyy oletuksena näytön vasemmalla puolella; jos et näe sitä, se tulee yleensä näkyviin, kun napautat sivupalkin kuvaketta.

Copilotin Windows- tai macOS-versiossa näet jotain hyvin samankaltaista : vasemmalla puolella sivupalkkipaneelin, jossa luetellaan aiemmat keskustelusi. Jos paneeli ei ole näkyvissä, voit käyttää sitä myös avustajan käyttöliittymän sivupalkkikuvakkeella.

Copilot-mobiilisovelluksessa voit käyttää keskusteluhistoriaasi päävalikosta. Tämän valikon avaaminen näyttää luettelon viimeaikaisista keskusteluista, jolloin voit siirtyä mihin tahansa keskusteluketjuun ja jatkaa kirjoittamista aivan kuin et olisi sulkenut sovellusta.

Yksittäisten kohteiden poistaminen keskusteluhistoriasta

Koko Copilot-historian poistaminen ei ole aina välttämätöntä; usein riittää, että poistat tietyn keskustelun, joka sisältää arkaluonteisia tietoja tai todisteita, joita et enää halua. Voit poistaa tätä varten yksittäisiä kohteita suoraan Copilot-käyttöliittymästä.

Kun copilot.com-sivustolla historia on auki sivupalkissa , näet jokaisen keskustelun otsikkoineen tai esikatseluineen. Kunkin kohteen vieressä on kolmen pisteen kuvake; napauttamalla sitä avautuu valikko, josta voit valita Poista- vaihtoehdon poistaaksesi vain kyseisen keskustelun.

Copilotissa Windowsissa tai macOS:ssä menetelmä muuttuu hieman : valikkokuvakkeen painamisen sijaan tavallisesti napsautetaan hiiren kakkospainikkeella kyseistä keskustelua ja valitaan myös Poista- vaihtoehto avautuvasta pikavalikosta.

Copilot-mobiilisovelluksessa prosessi on hyvin samanlainen kuin verkkoversiossa . Avaa historia valikosta, etsi poistettava keskustelu, napauta kyseisen kohteen oikealla puolella olevia kolmea pistettä ja valitse Poista -vaihtoehto käytettävissä olevien toimintojen luettelosta.

Tämä kertaluonteinen poistotoiminto mahdollistaa valikoivan puhdistuksen poistamatta koko historiaa. Se on erityisen hyödyllinen, jos vain osa keskusteluistasi sisältää arkaluonteisia tietoja tai et yksinkertaisesti halua niiden näkyvän luettelossa jatkuvasti.

Copilot-keskustelujen ja niiden seurausten jakaminen

Poistamisen lisäksi Copilot antaa sinun myös jakaa tietyn keskustelun linkin kautta, mikä on erittäin hyödyllistä, jos haluat näyttää jollekulle toiselle, kuinka ratkaisit kysymyksen tai minkä vastauksen avustaja antoi sinulle tiettyyn aiheeseen.

Koko keskustelun jakamiseksi näet yleensä jakamiskuvakkeen chat-käyttöliittymässä tai keskusteluhistoriassa. Napauttamalla sitä luodaan linkki, jonka muut voivat avata nähdäkseen kopion näkemästäsi.

Jos haluat jakaa vain yhden vastauksen koko ketjun sijaan, voit käyttää myös kyseiseen vastaukseen liittyvää jakopainiketta. Tällä tavoin linkin saaja näkee vain sen osan dialogista, jonka haluat korostaa.

Ennen linkin lähettämistä esikatseluikkuna näyttää jaettavan sisällön. Siellä voit tarkistaa, että oikeat viestit ovat mukana etkä paljasta tietoja, jotka haluat pitää yksityisinä, ennen kuin vahvistat linkin lähettämisen tai kopioinnin.

Linkin vastaanottaja näkee keskustelun staattisen kopion sellaisena kuin se luotiin. Jos jatkat myöhemmin keskustelua samassa ketjussa ja lisäät uusia kysymyksiä ja vastauksia, nämä lisäviestit eivät näy jaetussa linkissä, joten voit melko selkeästi hallita sitä, mikä osa keskustelusta näytetään.

Copilotin keskusteluhistorian poistaminen kokonaan

Jos haluat tyhjentää kaikki Copilot-keskustelusi pöydältäsi , voit myös poistaa koko sovellushistorian, mutta polku muuttuu hieman riippuen siitä, millä tilillä olet kirjautuneena sisään.

Kun kirjaudut sisään henkilökohtaisella Microsoft-tililläsi , Copilot-historiasi poistetaan tiliisi liitetyissä tietosuoja-asetuksissa. Sinun on avattava Copilot-toiminta-osio ja etsittävä "Copilot-sovelluksen toimintahistoria" -osio.

Kyseisessä osiossa näet vaihtoehdon "Poista kaikki toimintahistoria ". Tämän vaihtoehdon valitseminen poistaa koko keskusteluhistoriasi Copilot-sovelluksesta, ei vain tietyltä alustalta, kunhan se on liitetty samaan Microsoft-tiliin.

Jos käytät Copilotia Apple ID:llä mobiilisovelluksessa , polku on erilainen: sinun on avattava sovellus ja siirryttävä Tili -valikkoon , sitten Tietosuoja- kohtaan ja valittava Poista historiani -komento , joka toimii yleisenä kyseiseen kirjautumiseen liittyvän keskustelutoiminnan poistamisena.

Molemmissa tapauksissa on suositeltavaa lukea huolellisesti vahvistusviestit , jotka ilmestyvät ennen koko historian poistamista. Ne yleensä muistuttavat, minkä tyyppisiä tietoja poistetaan, ja että prosessin vahvistamisen jälkeen et voi palauttaa näitä keskusteluja itse palvelusta.

Hallitse Copilotin toimintahistoriaa tietosuojapaneelista

Pelkän tietojen poistamisen tai poistamatta jättämisen lisäksi Microsoft tarjoaa tietosuoja-hallintapaneelin , joka keskittää Copilotin ja muiden palveluiden toimintahistorian hallinnan. Se on eräänlainen "ohjauspaneeli", jossa voit tarkastella, viedä tai poistaa kertyneitä tietoja.

Päästäksesi siihen sinun on kirjauduttava sisään henkilökohtaisella Microsoft-tililläsi ja siirryttävä tietosuojapaneeliin. Sieltä vasemmanpuoleisesta valikosta löydät Tietosuoja-osion ja sen sisältä Paranna tuottavuuttasi -osion , johon Copilotiin liittyvät asetukset on ryhmitelty.

Tietosuoja > Paranna tuottavuuttasi > Copilot -osiossa löydät Copilot-sovelluksen toimintahistorian . Sen sisällä on Copilot-sovellukset -aliosio , jossa voit hallita esimerkiksi copilot.microsoft.com-sivustolla ja vastaavissa ympäristöissä luotua toimintaa.

Sieltä on kaksi päävaihtoehtoa: Vie kaikki aktiviteettihistoria tai Poista kaikki aktiviteettihistoria . Viennin avulla voit ladata CSV-tiedoston, joka sisältää Copilot-aktiviteettisi; poistaminen puolestaan ​​tyhjentää historian kokonaan Microsoftin järjestelmistä.

Jos valitset Vie koko historia -vaihtoehdon , järjestelmä luo pilkuilla erotettujen arvojen tiedoston (CSV), joka ladataan laitteellesi. Voit avata sen Excelillä, LibreOfficella tai muilla ohjelmilla tarkastellaksesi yksityiskohtaisesti, minkä tyyppisiä vuorovaikutuksia on tallennettu.

Copilot-historian hallinta Microsoft 365 -sovelluksissa

Tietosuoja-hallintapaneeli erottaa myös "yleisen" Copilot-toiminnan ja toiminnan, joka tapahtuu erityisesti Microsoft 365 -sovelluksissa, kuten Wordissa, Excelissä, PowerPointissa tai OneNotessa, sekä Microsoft 365 Copilot -keskustelussa.

Voit hallita tätä osiota tietosuojapaneelissa seuraavasti: Tietosuoja > Paranna tuottavuuttasi > Copilot > Copilot-sovelluksen toimintahistoria > Copilot Microsoft 365 -sovelluksissa . Tämä osio sisältää Office-pakettiin liittyviä toimintoja.

Kun olet sisällä, käytettävissäsi on useita vientivaihtoehtoja . Voit valita Vie kaikki Copilotin tiedot Microsoft 365 -sovellusten toimintahistoriasta , mikä luo CSV-tiedoston, joka sisältää avustajan ohjeeseen linkitetyt toiminnot Wordissa, Excelissä, PowerPointissa ja OneNotessa.

Lisäksi voit viedä kaikki Copilot Chat -toimintahistorian , joka keskittyy erityisesti keskusteluihin, joita olet käynyt Microsoft 365 Copilot -keskustelussa esimerkiksi yhdistetyssä Microsoft 365 -sovelluksessa, jossa voit tarkastella ja hallita organisaatiosi tietoja.

Jos et halua tallentaa mitään ja tyhjentää kyseisen osan historiasta kokonaan , voit napauttaa Poista kaikki toimintahistoria . Ennen kuin se poistetaan pysyvästi, näyttöön tulee valintaikkuna, jossa on viesti "Haluatko varmasti poistaa Copilot-toimintahistoriasi?", jossa voit vahvistaa tai peruuttaa toiminnon.

Mitkä Microsoft 365 -sovellukset ovat ongelman kohteena?

Microsoft 365 -sovellusten Copilot-hallinta vaikuttaa suoraan useisiin Microsoftin ekosysteemin keskeisiin työkaluihin, joihin avustajaa integroidaan yhä enemmän ajan säästämiseksi ja tehtävien automatisoimiseksi.

Näiden vaihtoehtojen kattamiin sovelluksiin kuuluvat Word , jossa Copilot auttaa tekstin kirjoittamisessa, korjaamisessa tai uudelleenmuotoilemisessa; Excel , jossa se voi luoda kaavoja, analysoida tietoja tai luoda taulukoita; ja PowerPoint , joka hyötyy tekoälyn kyvystä luoda luonnosesityksiä yksinkertaisista kehotteista.

Se on saatavilla myös OneNotessa , jossa avustaja auttaa järjestämään hajanaisia ​​muistiinpanoja, tiivistämään pitkiä luonnoksia tai muuttamaan ideoita jäsennellyiksi luetteloiksi. Kaikki tämä toiminta tallennetaan erilliseen historiaan, jonka voit viedä tai poistaa tietosuojapaneelista.

Tämän osion historian poistovaihtoehtojen käyttäminen tyhjentää Copilot-vuorovaikutukset näissä Microsoft 365 -sovelluksissa ja niihin liittyvät keskustelut, edellyttäen, että kaikki on linkitetty samaan tiliin. Kuten aiemmin näimme, tallennetut asiakirjasi pysyvät koskemattomina.

Jos sinun on pidettävä kirjaa Copilotilla tekemistäsi toimista näissä työkaluissa , paras vaihtoehto on viedä ne CSV-tiedostoon etukäteen: se antaa sinulle mahdollisuuden tarkastella tietoja myöhemmin, vaikka päättäisitkin jättää historian pilveen täysin tyhjäksi.

Yhdessä nämä vaihtoehdot antavat sinulle melko tarkan hallinnan siitä, mitä Copilot tallentaa ja kuinka kauan, jolloin voit hienosäätää tasapainoa kätevyyden (jatkaa siitä, mihin jäit) ja yksityisyyden (ei kerry enempää tilitietoja Microsoftin palvelimille kuin todella tarvitset) välillä.