Copilot administratsioonile: täielik juhend Microsoft 365 parimaks kasutamiseks

Administratsiooni Copilotist on saanud võtmekomponent Microsoft 365, Copiloti ja nende agentide haldavate IT-meeskondade jaoks ei säästa see mitte ainult igapäevaste ülesannete aega, vaid võimaldab administraatoritel keskenduda ka strateegilistele otsustele, andmehaldusele ja turvalisusele, selle asemel, et halduskeskustes lõputute klikkide vahel eksida.

Tänu Generatiivne tehisintellekt ja loomuliku keele suhtesAdministraatoritele mõeldud Copilot toimib tsentraliseeritud abilise rollis, mis suudab kontrollida teenuse olekut, genereerida aruandeid, abistada litsentsidega, otsida kasutajaid ja rühmi ning diagnoosida probleeme Teamsis – kõik ühest ühtsest kogemusest. See integreerub ka järgmistega: Microsoft 365 agendiplatvormSharePoint Premium ja Copilot Studio, mis võimaldavad teil automatiseerimise ja juhtimise uuele tasemele viia.

Mis on Copilot administraatoritele ja kuidas see Microsoft 365-s töötab?

Administraatoritele mõeldud Copilot on tehisintellektil põhinev kogemus See asub Microsoft 365 halduskeskustes ja Microsoft 365 Copilot Chatis. Selle eesmärk on lihtsustada keskkonnahaldust: alates teenuse seisundi ja kasutuse aruandlusest kuni intsidentide lahendamise ja poliitika haldamiseni.

Peamine on see, et kõike juhitakse loomuliku keele abil.Mitme menüü vahel navigeerimise asemel tippib või dikteerib administraator vajaliku (näiteks „näita kasutajaid ilma Copiloti litsentsita” või „analüüsi viimase 30 päeva Teamsi koosolekute kvaliteeti”) ja Copilot tagastab kinnituse korral tuttavad administraatorivaated, soovitused ja mõnel juhul ka kohe käivitatavad toimingud.

See kogemus on tihedalt seotud Microsoft 365 turvalisuse, vastavuse ja õiguste mudeliga austab Copilot administraatori rolle ja rollipõhist juurdepääsu (RBAC), seega kuvab see ainult teavet ja valikuid, mida kasutaja saab juba haldustööriistades käsitsi näha või käivitada.

Copiloti kasutamise eeltingimused ja litsentsid administraatoritele

Iga administraatori rolliga konto Rentnikus saate halduskeskuste administraatoritele Copiloti kasutada, kui organisatsioonil on vähemalt üks tasuline Copiloti litsents. See kehtib nii Microsoft 365 halduskeskuse kui ka Teamsi, SharePointi, Exchange'i jne spetsiaalsete halduskeskuste kohta.

Selle kasutamiseks Microsoft 365 Copilot ChatisLisanõue on vajalik: lisaks administraatori rollile peab administraatoril olema ka määratud Copiloti litsents või ta peab olema hõlmatud tasu-kasutuse (PayGo) mudeliga. See tagab, et genereerivatel tehisintellektil põhinevatel funktsioonidel on nõuetekohane litsentsimine.

Copilot Chati abikõlblikkuse kohta (Professionaalne ja hariv vestluskogemus) on tasuta kaasas kasutajatele, kellel on litsentsid nagu Microsoft 365 A1/A3/A5, Enterprise Basic/Standard/Premium, E3/E5, F1/F3, teatud Teamsi paketid ja samaväärsed Office 365 paketid. Kaasatud on ka praegused "mitte-Teamsi" ja "EEA (mitte-Teamsi)" variandid.

Haridusvaldkonnas on Copilot Chat saadaval alates 13. eluaastast.kuid see nõuab EDU administraatoritelt kasutajate klassifikatsiooni kohandamist, tavaliselt PowerShelli skriptid ja Microsofti avaldatud Copiloti tööriistad haridusasutustes kasutamiseks.

Kuidas alustada Copiloti kasutamist administraatoritele Microsoft 365-s

Juurdepääs administratiivkeskustest on väga otseneAlustamiseks järgige lihtsalt seda lihtsat jada:

• Logige sisse Microsoft 365 halduskeskusesse või spetsialiseeritud keskuses (Teams, SharePoint, Exchange jne).
• Vajutage kaaspiloodi nuppu , mis asub liidese paremas ülanurgas, et avada halduskeskuses endas Copiloti paneel.

Kui eelistate töötada Microsoft 365 Copilot ChatisSaate kasutada Microsoft 365 haldusagenti:

• Avage Microsoft 365 Copilot Chat ja valige agent. Microsoft 365 administreerimine vasakpoolsel navigeerimispaanil.
• Kui see ei ilmu, kasutage vaadet Kõik agendidotsi see üles ja vali Lisage navigeerimises seda parandada.
• Sama agenti saab kasutada sellistes rakendustes nagu sõnaExcel, PowerPoint või muud programmid, mis integreerivad administreerimise igapäevatöö konteksti.

Sellest hetkest alates iga haldusuurimine Rolli õiguste täitmise tagamist saab käsitleda vestlusena, vältides vajadust meeles pidada haldusportaali täpseid teid.

Copiloti peamised funktsioonid Microsoft 365 administraatoritele

Administraatoritele mõeldud Copilot koondab laia valikut võimalusi Need ulatuvad keskkonna üldisest ülevaatest kuni väga spetsiifiliste Teamsi ülesannete, litsentsimise või ühenduvuseni. Kõik põhinevad loomulikul keelel ning tagastavad administraatorile tuttavad vaated ja toimingud.

Halduskokkuvõte ja üürnike ülevaade

Juhtimise kokkuvõtte funktsioon annab kokkuvõtliku ülevaate üürniku olekust. Copilot genereerib kohandatud kokkuvõtte trendide ja põhipunktidega sellistest valdkondadest nagu teenuse olek, olulised sõnumikeskuse sõnumid, grupi tegevus ja muud asjakohased näitajad.

Selle asemel, et iga osa eraldi üle vaadataAdministraator saab küsida midagi sellist nagu "halduskeskuse kõige olulisemate aspektide kokkuvõte" ja saada loetava aruande, mis toob esile jälgitavaid üksusi või soovitatavaid toiminguid.

Abi ja tugi haldusülesannete täitmisel

Copilot toimib esimese tugiliinina Korduvate haldusküsimuste korral: alates "kuidas vaadata Copiloti kasutamist kogu organisatsioonis" kuni "kuidas taastada kustutatud kasutaja" või "kuidas seadistada mitmefaktorilist autentimist".

Dokumentatsiooni otsimise või mitmes menüüs navigeerimise asemelAdministraator esitab küsimuse ja Copilot saadab vastuseks juhised, otselingid portaali vastavatele osadele või võimaluse korral kinnitusega teostamiseks valmis toimingud.

Sõnumite ja teenuste olekukeskus

Teenuse olekule ja sõnumikeskusele pühendatud moodul See võimaldab teil lühidalt kontrollida, kas teenustega nagu Teams, Exchange või SharePoint on probleeme, ning saada teavet plaaniliste hooldustööde või hiljutiste parimate tavade kohta.

Selliste küsimuste esitamine on tavaline. „Kuva mulle Teamsi olekut“ või „Praegu on teenusega seotud probleeme“ ja saa struktureeritud kokkuvõtte praeguse oleku, mõjude ja vajaduse korral linkidega tehnilistele üksikasjadele teenuse seisundi armatuurlaual.

Kasutajate ja rühmade täpsem otsing

Üks võimsamaid funktsioone on kasutajate ja rühmade otsing. Looduskeelele tuginedes saab Copilot filtreerida riigi, litsentside, tegevuse, grupi liikmelisuse ja muude kriteeriumide järgi, ilma et administraator peaks keerukaid filtreid looma.

Tüüpiliste päringute näited Nende hulka kuuluvad: „näita mulle Austraalia kasutajaid, kellel on määratud Teamsi litsents“, „loetle kõik rühmad, millel on vähemalt üks omanik“ või „näita mulle, kes pole viimase 30 päeva jooksul Copiloti kasutanud“. Tulemusi saab vaadata kasutajate või rühmade loendites ja eksportida edasiseks analüüsiks CSV-faili.

Litsentsimis- ja eraldamisteave (praegune ja tulevane)

Copilot aitab mõista ka litsentside staatust: kui palju on määratud, kui palju on saadaval, millised taotlused on ootel ja millistel kasutajatel puuduvad teatud tooted, näiteks Copilot.

Tegevuskava sisaldab võimsust Litsentse otse Copilotist administraatoritele määrata, küsides enne muudatuste tegemist administraatori nimel alati selgesõnalist kinnitust. Samal ajal saab juba taotleda aruandeid, näiteks „näita mulle kasutajaid, kellel pole Copiloti litsentsi” või „mitu Copiloti litsentsi on saadaval”.

Teabe otsimine ja analüüsimine Teamsis

Teamsi sees muudab Copilot keerukate andmete leidmise lihtsamaks: kasutajad, kellel on teatud poliitikad, sõnumsidedirektiivid, koosolekute salvestamise seaded või määramata kõneplaanid.

Administraator saab esitada küsimusi, näiteks „Leia kasutajad, kellel on kõnepakett, aga puudub telefoninumber“, „Kuva mulle poliitikad, mille puhul koosoleku salvestamine on keelatud“ või „Loetle kasutajad, kellel pole kohandatud koosolekupoliitikaid“. Tulemused kuvatakse standardvaadetes (poliitikate loend, aktiivsed kasutajad jne) ja neid saab eksportida.

Teamsi poliitikatega seotud probleemide haldamine ja lahendamine

Kui direktiividega seoses tekivad probleemid (näiteks kasutajad, kes ei saa koosolekuid salvestada, blokeeritud funktsioonid või probleemid välise koostööga), aitab Copilot diagnoosida, milline poliitika selle käitumise taga on.

Selliste küsimuste kaudu nagu „Miks ei saa väline kasutaja liituda X-i korraldatava koosolekuga?“ või „Miks ei saa kasutaja Y oma koosolekuid registreerida?“ Copilot vaatab üle rakendatud eeskirjad ja pakub välja võimalikke konflikte või konfiguratsioonimuudatusi, pakkudes ka Lahendused, kui Copilot ei tööta.

Koosolekute ja kõnede kvaliteet Teamsis

Copilot saab analüüsida koosolekute ja kõnede telemeetriat kvaliteediprobleemide tuvastamiseks: võrgu latentsus, vigased seadmed, ebapiisav ribalaius või organisatsiooni piirkonnad, kus on rohkem intsidente.

Võimalik on taotleda detailseid analüüse konkreetse koosoleku põhjal (koosoleku identifikaatori abil) küsida viimase 30 päeva jooksul esinenud kõige sagedasemate probleemide loendit või tuvastada, millised kasutajad on kõige rohkem intsidente kogenud, et kiirendada tehnilise toe reageerimist.

Tulevased funktsioonid: agentide haldamine ja ülesannete ajastamine

Tootekaart sisaldab lisavõimalusi mis täiustab Copiloti administraatorite jaoks veelgi:

• Copiloti agendi haldus: vaadake saadaolevate agentide kataloogi, kontrollige nende turbe- ja vastavusseadeid ning määrake need organisatsiooni kasutajarühmadesse.
• programmeerimine sagedastest päringutestAutomatiseerige korduvaid päringuid, näiteks iganädalasi kasutusaruandeid, ootel litsentside ülevaatamist või mitteaktiivsete kasutajate tuvastamist, et Copilot käivitaks perioodiliselt teateid ja teavitaks teid uute andmete olemasolust.

Lisaks võetakse arvesse poliitiliste probleemide lahendamise võimekust. Üldisemal tasandil hõlmab see selliseid stsenaariume nagu koosolekutele juurdepääs, ooteruumide vahelejätmine, vestlusfunktsioonid, veebiseminarid või esitlused Teamsis.

Microsoft 365 Copilot Chati seadistamine ja avamine

Microsoft 365 Copilot Chat võib tunduda vaikimisi seatud olevat. Microsoft 365 rakenduste navigeerimisel enamiku abikõlblike kasutajate jaoks. „Kinnitamise” sätet saab hallata Microsoft 365 halduskeskusest.

Üürnikele, kelle peamine asukoht on EMP-s või ŠveitsisAlates 2025. aasta juulist ei kehti enam suvand „Microsoft 365 Copiloti vestluse kinnitamine” Copiloti rakenduses endas, kuigi see mõjutab endiselt selle kuvamist teistes Microsoft 365 rakendustes. Vestlus jääb nähtavaks konkreetse Microsoft 365 Copiloti rakenduse navigeerimisribal.

Kui säte on konfigureeritud Copilot Chati rakendustele kinnitamiseksVestlus kuvatakse Microsoft 365 Copiloti rakenduses, Outlookis ja Teamsis ning sellele pääseb ligi Wordi, Exceli, PowerPointi ja OneNote'i lindil oleva Copiloti nupu kaudu.

USA valitsuse pilvekeskkondades.Ankurdamise juhtelement mõjutab ainult Wordi, Exceli, PowerPointi ja OneNote'i. Microsoft 365 Copiloti rakenduse, Outlooki ja Teamsi puhul kasutatakse muid mehhanisme, mida on kirjeldatud Copiloti vestlusele juurdepääsu eemaldamist käsitlevas konkreetses dokumentatsioonis.

Veebiotsingu haldamine Copilot Chatis ja privaatsuskaalutlused

Vastuste kvaliteedi ja värskuse parandamiseksCopilot Chat saab Bingi kaudu veebiotsinguid teha ja selle teabe üürniku sisemiste andmetega kombineerida.

Nende päringute käitumist jälgitakse direktiivi kaudu Veebiotsingu lubamine Copilotis, mis on saadaval Microsoft 365 pilvepoliitika teenuses ja ka halduskeskuse Copiloti juhtimissüsteemi sätete lehel.

Seda poliitikat saab rakendada üürniku tasandil Suure paindlikkusega käitumise kohandamiseks konkreetsete rühmade või kasutajate jaoks, sh Microsoft 365 Copiloti litsentsiga kasutajate jaoks. Kui see pole selgesõnaliselt konfigureeritud, on veebiotsing vaikimisi lubatud, välja arvatud juhul, kui Office'i poliitikates on valikulised ühendatud kogemused keelatud.

Keela kõik valikulised ühendatud kogemused See piirab oluliselt Microsoft 365 Copilot Chati ja muid tehisintellekti kogemusi, seega on enne selle poliitika globaalset rakendamist soovitatav hinnata selle mõju.

Võrgu nõuded ja ühenduvuse soovitused

Microsoft ei soovita Copilot Chati võrgutasandil hallata. domeenide, URL-ide või IP-vahemike blokeerimise kaudu, kuna Copilot on Microsoft 365 rakendustesse sügavalt integreeritud.

Piira Copilot Chati tulemüüride või liikluse filtreerimise abil See võib põhjustada ootamatuid tõrkeid, funktsionaalseid rikkeid või juurdepääsuprobleeme isegi Microsoft 365 teistes osades, raskendades kasutuskogemust ja tuge.

Soovitatav on kasutada teenuse juhtelemente. Microsoft 365 halduskeskusest ja erinevatest rakendustest Copilot Chati juurdepääsu, kättesaadavuse ja käitumise konfigureerimine.

Kõigi vajalike lõpp-punktide ülevaatamiseks (sh Copiloti ja Copiloti vestluse kasutatavate) puhul on oluline tutvuda ametliku Microsoft 365 URL-ide ja IP-vahemike loendiga ning veenduda, et need on Microsofti võrgujuhiste kohaselt lubatud.

Copilot Chati kasutusaruanded ja kasutuselevõtu jälgimine

Microsoft 365 Copiloti vestluse kasutuse armatuurlaud See võimaldab administraatoritel mõista, kuidas tööriista organisatsioonis kasutusele võetakse ja millist mõju see avaldab.

Mõõdikuid saab vaadata sellelt paneelilt näiteks aktiivsete kasutajate koguarv, päevaste aktiivsete kasutajate keskmine arv, saadetud sõnumite koguarv, keskmine päringute arv kasutaja kohta ja kasutuse jaotus rakenduste kaupa (nt Teamsis, Outlookis, Wordis jne).

Nende andmete abil saavad administraatorid tuvastada valdkonnad, kus kasutuselevõtt on madal, ja suunake koolitusi, samuti tehke kindlaks meeskonnad või osakonnad, kes Copilotist kõige rohkem kasu saavad, et parimaid tavasid rakendada.

Microsoft 365 aruandluse dokumentatsioon See kirjeldab samm-sammult, kuidas sellele paneelile administreerimiskeskusest ligi pääseda ja kuidas iga mõõdikut otsuste tegemiseks tõlgendada.

Copilot Chatile nõuetekohase juurdepääsu tagamine: töö- vs isiklik kasutus

Alates 2025. aastast Copiloti kogemus töö ja hariduse jaoks See erineb oluliselt isiklikust kasutuskogemusest nii nime kui ka sisenemispunktide poolest.

Töö ja hariduse jaoks kasutavad kasutajad Microsoft 365 Copilot Chati (veebipõhine) ja Microsoft 365 Copiloti rakendus, mis ühendavad ettevõtte ja veebiandmed. Juurdepääs toimub rakenduse (veebi-, lauaarvuti-, mobiiliversioon) ja ettevõtte URL-i kaudu. copilot.cloud.microsoft ja integratsioonid Edge'is, Wordis, Excelis, PowerPointis, Outlookis, OneNote'is ja Teamsis Microsofti kontoga. Logi sisse.

Isiklikuks kasutamiseks on viide Microsoft Copilot, millele pääseb ligi isikliku kontoga (MSA) vastava rakenduse kaudu aadressil copilot.microsoft.com, bing.com/chat, copilot.com või copilot.ai.

Kui soovite tagada, et kasutajad pääseksid juurde õigele CopilotileOluline on juhendada neid Microsoft 365 Copiloti rakenduses või veebis sisse logima oma ettevõtte või hariduskontoga, mitte aga tööviljakusrakendustes oma isikliku kontoga.

Lisaks saavad administraatorid kontrollida Kui Microsoft 365 rakendused aktsepteerivad sisselogimist isiklike MSA kontodega, kasutage üürniku piiranguid V2, et segakasutust vastavalt organisatsiooni poliitikale karmistada või leevendada.

Copiloti vestluste haldus Microsoft Edge'is ja Copiloti võti

Kasutajad saavad Copiloti vestluse avada Copiloti ikooni kaudu lehe külgribal Microsoft Edge kui nad logivad sisse oma Entra kontoga. Seda juurdepääsu saab iga kasutaja ise või tsentraalselt administraatorid muuta.

Individuaalsel tasandil saab kasutaja minna menüüsse Seaded > Microsoft Edge > Copilot ja lubada või keelata valikud, mis kuvavad tööriistaribal Copiloti ja lubavad vastustes konteksti jaoks juurdepääsu lehe sisule.

Administraatorite jaoks on mitu olulist rühmapoliitikat:

• EdgeEntraCopilotPageContext: kontrollib, kas Copilot Chat saab lehe sisu kasutada ja pDF ettevõtte profiilis.
• HubsSidebarEnabled: keelab Edge'is külgriba (ja koos sellega ka Copilot Chati) täielikult.
• CopilotPageContext: haldab kontekstikasutust, kui kasutaja kasutab Edge'i tööprofiilis isiklikku MSA kontot.

Paralleelselt tutvustas Microsoft füüsilist Copiloti võtit. mõnel klaviatuuril. Algselt oli mõeldud Copiloti käivitamiseks WindowsKuid pärast seda, kui see kogemus ettevõtte kontode jaoks tühistati, on soovitatav Microsoft 365 Copiloti rakenduse avamiseks võti ümber määrata.

Organisatsioonidele, mille kasutajad autentivad Entra kauduSoovitatav on see ümbermääramine konfigureerida nii, et võti viiks otse Copiloti töö- või hariduskeskkonnale, mitte isikliku versiooni käivitamiseni, mis ettevõtte kontode puhul ei kehti.

Copilot Chati haldamine veebis, Microsoft 365 Copilot, Outlook ja Teams

Copiloti rakendus on integreeritud rakendus mis pakub vestlust nii Microsoft 365 Copiloti rakenduses endas (veebis, töölaual, mobiilis) kui ka Outlookis ja veebikeskkonnas.

Administraatorid saavad seda rakendust rakendada või piirata Microsoft 365 halduskeskuse integreeritud rakenduste jaotisest saate kontrollida, millised kasutajad või rühmad saavad seda installida või kasutada.

Saadavuse manipuleerimiseksCopiloti rakendus on valitud ja saate valida, kas see on saadaval kogu organisatsioonile või ainult teatud kasutajatele/rühmadele. Näiteks saab seda pakkuda ainult neile, kellel on Microsoft 365 Copiloti litsents.

Teamsi puhul juurdepääs Copilot Chatile Seda hallatakse nagu iga teist Teamsi rakendust Teamsi halduskeskusest: saate Copiloti rakenduse autoriseerida või keelata ja kontrollida, kas see on teatud kasutajarühmade jaoks külgribale kinnitatud.

Kuidas Microsoft 365 Copilot Chatile juurdepääsu eemaldada või piirata?

Kui organisatsioon otsustab Copilot Chati piirata või eemaldada Mõne kasutaja puhul toimub protsess mitmel koordineeritud rindel, alati rakenduse administreerimise, mitte võrgu poolt.

Esmalt saate Copilot Chati kinnituse eemaldada Copiloti juhtimissüsteemi lehe sätete muutmine: valik „ära kinnita Copiloti vestlust Microsoft 365 rakendustesse” kaob selle Microsoft 365 Copiloti rakenduse, Outlooki ja Teamsi, samuti Wordi, Exceli, PowerPointi ja OneNote'i navigeerimisribalt.

Isegi kui see pole ankurdatud, võib vestlus siiski ligipääsetav olla. veebi kaudu kindlatel URL-idel. Seega on teine ​​samm Copiloti rakenduse haldamine integreeritud rakenduste kaudu: ärge juurutage seda litsentseerimata kasutajatele ja piirake, millised kasutajad saavad seda installida.

Teamsis on soovitatav lubada rakendusel ainult kasutajatele, kellel on Microsoft 365 Copiloti litsents, ja vältige selle kinnitamist teistele kasutajatele rakenduse konfiguratsioonipoliitikate kaudu.

Lõpuks, Edge'i jaoks, direktiiv EdgeMicrosoft365CopilotChatIconLubatud See võimaldab teil kontrollida, milliseid külgriba rakendusi, sh Copilot Chati, kuvatakse või blokeeritakse, jättes samal ajal otsingurakenduse soovi korral kättesaadavaks.

Copilot Chati turvalisus, nullusaldus ja soovitatavad kaitsemeetmed

Copilot Chati kasutuselevõtt ettevõtte keskkonnas See on suurepärane võimalus tugevdada nullusaldusel põhinevat turvastrateegiat: identiteetide, seadmete ja andmete pidev kontrollimine enne juurdepääsu andmist.

Microsoft soovitab keskenduda kolmele rindeleIdentiteetide (kasutajakontode ja õiguste), seadmete ja rakenduste andmete kaitsmine on võtmetähtsusega põhimõtted. Copilot tugineb neile alustele, luues hästi hallatud keskkonna, mis pakub paremaid reageeringuid ja vähendab riske.

Veebiühendusega päringud Need vajavad erilist tähelepanu juurdepääsu kontrolli, nähtavuse ja andmete säilitamise osas. Microsoft pakub Copilot Chatile nullusalduse rakendamise kohta konkreetset dokumentatsiooni, sealhulgas segmenteerimisjuhised, põhjalik kaitse ja tundlike õiguste ülevaatamine.

Lisaks kombinatsioon tehisintellektil põhinevate turvatööriistadega (näiteks Copiloti turvalahendused) lihtsustavad vähimate privileegide põhimõtte säilitamist, anomaaliate tuvastamist ja poliitikate pidevat kohandamist uutele ohtudele reageerimiseks.

Valmistage SharePoint ja sisu ette nii, et Copilot reageeriks paremini

Et Copilot saaks anda täpseid ja asjakohaseid vastuseidAlusandmete kvaliteet on võtmetähtsusega. SharePoint ja OneDrive on peamised andmeallikad, seega on nende haldamine määrava tähtsusega.

SharePointi administraatorina on kolm peamist sammast. mille eest peate hoolitsema: sisu leviku kontrollimine, liigse jagamise vältimine ning saitide ja dokumentide elutsükli nõuetekohane haldamine.

Microsoft SharePoint Premium: täiustatud SharePointi administreerimine See on täiendus, mis pakub vajalikke tööriistu nende punktide lahendamiseks, aidates vähendada kokkupuutepinda, parandada vastuste asjakohasust ja säilitada turvalisust ärikriitilistes kohtades.

Eesmärk on, et Copilot annaks juurdepääsu loa ainult siis, kui see on asjakohane. ja põhineb ajakohasel, hästi korraldatud sisul, mille õiguste tasemed vastavad andmete tundlikkusele.

1. samm: juhusliku jagamise minimeerimine SharePointis

Esimene samm on jagamisseadete ülevaatamine organisatsiooni tasandil ja igal saidil. Jagamislinkide vaikeväärtused peaksid olema suunatud konkreetsetele inimestele, vältides liiga laia valikut, näiteks „kõik, kellel on link”.

Organisatsiooni sees on soovitatav infot lõppkasutajate eest varjata. Saaja valijas on väga lai valik, näiteks „Kõik peale väliskasutajate”, mis vähendab inimlike vigade teket tundliku sisu jagamisel.

Kohapeal on oluline omanikke koolitada. et nad kasutaksid saadaolevaid juhtelemente ja piiraksid jagamist asjakohaselt, tagades, et juurdepääsutaotlused jõuavad õigete omanikeni.

2. samm: veenduge, et kõigil saitidel on kehtivad omanikud

Saidi omanikud on juhtimise peamine lüliJärjepidevuse ja selge vastutuse tagamiseks on vaja vähemalt kahte omanikku saidi kohta.

SharePointi täpsema administreerimise saidi atribuudipoliitika See võimaldab teil tuvastada saite ilma kehtivate omaniketa: esmalt simulatsioonirežiimis juhtumite tuvastamiseks ja seejärel aktiivses režiimis kandidaatide teavitamiseks ja omaniku määramiseks.

Ainult tugeva saidiomanike võrgustikuga On mõistlik alustada ulatuslike puhastustoimingutega, juurdepääsukontrollidega või piiravate poliitikate rakendamisega.

3. samm: mitteaktiivsete saitide ja sisu puhastamine

Mitteaktiivsed veebisaidid majutavad sageli aegunud sisu mis võib Copiloti segadusse ajada ja vastuste kvaliteeti halvendada. Selle "müra" vähendamine on oluline.

Mitteaktiivse saidi direktiiv võimaldab teil saite tuvastada Sait jääb konfigureeritava aja jooksul passiivseks. Simulatsioonirežiimis saate esialgse aruande; seejärel, kui lülitute aktiivsele režiimile, teavitatakse omanikke, et nad kinnitaksid, kas saiti on endiselt vaja.

Saidid, mida enam vaja pole Neid saab seadistada kirjutuskaitstud režiimi ja teatud aja möödudes (3, 6, 9 või 12 kuud) teisaldada Microsoft 365 arhiivi. Nii jääb sisu alles, kuid see ei sega igapäevast Copiloti kogemust ega otsingufunktsiooni.

Lisaks saate kasutada valikut „Hangi tehisintellekti ülevaateid“. mitteaktiivsete saitide aruannetes, pakkudes soovitusi ja mustreid, et sujuvamaks muuta otsustusprotsessi selle kohta, milliseid saite arhiveerida või üksikasjalikumalt üle vaadata.

4. samm: tuvastage saidid, millel on potentsiaalselt liiga palju jagatud sisu

Selle asemel, et saite saidi kaupa uuridaParim on tugineda tsentraliseeritud aruannetele. SharePointi täiustatud administreerimine pakub kahte teineteist täiendavat lähenemisviisi.

Sait lubab organisatsiooni jaoks aruandeid esitada See loob baasjoone: see näitab kõiki saite ja õigustega kasutajate arvu, kogu organisatsiooniga jagatud sisu, õigustega „Kõik peale väliskasutajate“, külaliste jne. Selle saab genereerida SharePointi halduskeskusest või PowerShell.

Teisest küljest, tegevuspõhised aruanded Nad jälgivad käimasolevat jagamist, eriti selliste valikutega nagu „Kõik peale väliskasutajate”, „Teie organisatsiooni töötajad” või „Kõik”. Sellistel juhtudel on suurem tõenäosus ülejagamiseks.

Aruandeid saab sortida ja filtreeridaning võimaldada ka tehisintellekti teabenupu kasutamist mustrite tuvastamiseks ja Copilotiga kokkupuute suurema riskiga saitide kiireks tuvastamiseks.

5. samm: kontrollige Copiloti juurdepääsu sisule ja selle nähtavust

Copilot hangib tulemused Microsoft GraphistAustades iga kasutaja õigusi saitidel ja dokumentidel. Kui aga saiti jagatakse liiga palju, kuvatakse see tõenäoliselt liiga paljudes vastustes.

Selle leevendamiseks omanike juurdepääsu ülevaatamine saidile See on oluline. Omanikud saavad teatisi ja saidiülevaadete lehel saavad nad üle vaadata SharePointi rühmi, üksikuid kasutajaid ja jagamislinke, et õigusi kohandada.

Kui tuvastatakse kõrge risk Läbivaatamise ajal võimaldab piiratud juurdepääsu poliitika teil ajutiselt piirata juurdepääsu kindlale kasutajarühmale. Ainult see rühm näeb sisu, isegi Copilotis.

Piiratud sisu tuvastamise poliitika Sellel on teine ​​lähenemisviis: jäetakse õigused muutmata, kuid blokeeritakse saidi sisu kuvamine Microsoft 365 Copiloti ja globaalsetes otsingutes. See on kasulik olukordades, kus soovite säilitada operatiivse juurdepääsu, kuid vältida kokkupuudet tehisintellekti kaudu.

6. samm: kaitske ettevõtte kriitilisi saite

Saidid, mis sisaldavad väga tundlikku teavet (rahandus, personal, strateegia, intellektuaalomand) nõuavad Copiloti konsultatsioonide käigus avalikustamise vältimiseks täiendavaid meetmeid.

Nende saitide puhul soovitab Microsoft Rakendage piiratud juurdepääsu kontrolli (RAC) ennetavalt juba pakkumisprotsessist endast alates, et need loodaks minimaalse ja kontrollitud juurdepääsuga.

Samuti on soovitatav lubada piiratud sisu tuvastamine. et vältida dokumentide ilmumist Copilotis või globaalsetes otsingutes isegi siis, kui sait on oma õiguspärasele sihtrühmale sisemiselt hästi jagatud.

Neid meetmeid saab täiendada allalaadimise blokeerimise direktiividega.Näiteks Teamsi koosolekute salvestiste ja transkriptide puhul või Microsofti teabekaitsel põhinevate krüpteerimistoimingutega, nii et teatud kriitilistele dokumentidele pääseb ligi ainult väga spetsiifilistel juhtudel.

Täiustatud SharePointi haldustööriistad andmekaitse tugevdamiseks

Lisaks ülaltoodud sammudele on vaja täiustatud SharePointi haldust. See pakub täiendavaid tööriistu juhtimise stabiliseerimiseks enne Copiloti kasutuselevõttu.

Üks võtmeküsimusi on saidi omandiõiguse perioodiline ülevaatamine.Selgete omaniketa isikute tuvastamine ja vastutuse määramine. Sama omandiõiguse poliitika aitab seda protsessi automatiseerida, viies selle vastavusse organisatsiooni poliitikatega.

Teine oluline soovitus on mitteaktiivsete saitide ülevaatamine ja arhiveerimine. Sageli kasutatakse mitteaktiivse saidi poliitikat. Omanike teavitamine ja neil otsuste langetamise palumine tagab, et Copilot ei tugine aegunud või ekslikule teabele.

Funktsioon semantiline vaste tehisintellektiga See on eriti kasulik siis, kui avastate saidi, millel on halvasti kaitstud tundlikud andmed: tööriist otsib sellelt saidilt teisi sarnase sisuga saite ja võimaldab teil rakendada samu turvapoliitikaid kogu komplektile.

Nende võimete ühendamine Tänu tugevale rollide, litsentside, veebiotsingupoliitikate, ankurduskontrollide ja nullusalduspõhimõtte strateegiale on võimalik Copilot for Administrationi ja Copilot Chati juurutada viisil, mis suurendab tootlikkust, ohverdamata kontrolli või andmekaitset.

Hästi hallatud Microsoft 365 keskkonnagaAdministraatorite Copilotist saab igapäevane liitlane, mis vähendab bürokraatiat, selgitab üürnike terviseandmeid, automatiseerib aruandeid, hõlbustab tuge ja aitab genereerivast tehisintellektist maksimaalset väärtust ammutada, hoides samal ajal turvalisuse, vastavuse ja kasutajakogemuse kooskõlas.