Kuidas Wordis makrode abil ülesandeid automatiseerida

Kas olete kunagi veetnud tunde Wordis samu samme ikka ja jälle korrates? Rutiinne töö, näiteks pealkirjade vormindamine, kindlate omadustega tabelite lisamine või linkide eemaldamine, võib raisata väärtuslikku aega. Õnneks on Wordil võimas, kuid alakasutatud funktsioon: makrod. Wordis makrode abil ülesannete automatiseerimine on nagu väikese assistendi laskmine igava töö teie eest ära teha. Kuigi see kõlab paljudele kasutajatele nagu arvutifriigid, saab igaüks makrosid tegelikult mõne minutiga kasutama hakata ja vähese harjutamisega neid kohandada, et lihtsustada isegi kõige keerulisemaid protsesse.

Makrode kasutamise õppimine Wordis avab ukse enneolematule tõhususele ja tootlikkusele. Olenemata sellest, kas olete tudeng, professionaal või soovite lihtsalt organiseeritumaks saada, programmeerimine ja makrode kasutamine aitab teil korduvad ülesanded seljataha jätta ja keskenduda oma dokumentide tõeliselt olulisele sisule. Sellest põhjalikust juhendist leiate kõike alates põhitõdedest kuni keerukamate tehnikateni, mis kõik on samm-sammult selgitatud ja koos selgete näidetega, et saaksite kohe Wordi täieliku potentsiaali vallandada.

Mis on makro ja milleks seda Wordis kasutatakse?

Microsoft Wordi makro on sisuliselt käskude ja toimingute jada , mille saate salvestada automaatseks käivitamiseks. Kujutage ette, et peate aruandes kõik pealkirjad paksuks kirja panema, fondi suurust ja värvi muutma. Tehke seda üks kord, salvestage see makrona ja järgmine kord, kui seda vajate, peate vajutama ainult nuppu või klahvikombinatsiooni. Sel viisil võimaldab makro teil korduvaid ülesandeid grupeerida üheks käsuks , säästes aega ja vältides inimlikke vigu.

See toimib lihtsalt. Makro salvestamisel salvestab Word iga klõpsu ja iga klahvivajutuse. Seejärel saate selle makro käivitada igal ajal, kui soovite, ja see kordab täpselt sama toimingute jada. Aga parim osa on see, et kui tunnete end seiklushimulisena, saate makro koodi (Visual Basic for Applicationsis, VBA-s ) muuta, et protsessi veelgi kohandada, kuigi alguses ei pea te koodi isegi puutuma, kui te seda ei soovi.

Seotud artikkel:

Mis on Wordis makro ja miks see on oluline? Mis tüüpi makrod on olemas? Millest need koosnevad? Kuidas neid luuakse ja teostatakse?

Miks peaksite Wordis ülesandeid makrode abil automatiseerima?

Korduvate ülesannete automatiseerimisel Wordis on kohesed eelised:

• Märkimisväärne aja kokkuhoidUnusta samade sammude kordamine ikka ja jälle. Loo makro üks kord ja kasuta seda nii mitu korda kui soovid.
• vigade vähendamineÜlesannete automaatse käivitamisega väldite möödalaskmisi, unustamist või vorminguvariatsioone.
• Suurem tootlikkusSaate kulutada rohkem aega dokumendi olulistele osadele ja vähem mehaanilistele detailidele.
• StandardimineTe tagate, et kõik dokumendid järgivad sama vormingut või struktuuri, mis on väga kasulik professionaalses või akadeemilises keskkonnas.

Näiteks kui töötate pikkade aruannetega, saate luua makro, mis vormindab kõik pealkirjad, lisab tabeleid kindlate atribuutidega, eemaldab hüperlingid või rakendab automaatset õigekirjakontrolli. Võimalused on lõputud ja neid saab teie töövoogudele vastavalt kohandada.

Alustamine: kuidas Wordis makrodele juurde pääseda ja neid lubada

Enne esimese makro salvestamise alustamist peaksite teadma, et Wordis on vahekaart „Arendaja” vaikimisi peidetud . Selle lubamiseks toimige järgmiselt.

1. Paremklõpsake lindil mis tahes tühjal kohal ja valige „Kohanda linti”.
2. Leidke peamiste vahekaartide loendist suvand „Arendaja” või „Programmeerija” ja valige see.
3. Klõpsake nuppu „OK“ ja näete lindil uut vahekaarti, kus teil on juurdepääs kõigile makro- ja VBA-ga seotud funktsioonidele.

Kui oled uus kasutaja, siis ära muretse. Arendaja vahekaart koondab lihtsalt makrode, juhtelementide ja VBA-koodiga töötamise tööriistad , aga sa saad kasutada ainult seda, mida vajad.

Kuidas Wordis makrot samm-sammult luua ja salvestada

Makro salvestamine Wordis on ilmselt lihtsaim viis automatiseerimise alustamiseks. Makrosalvesti salvestab kõik teie toimingud ja kui olete lõpetanud, saate neid igal ajal uuesti vaadata. Siin on, kuidas seda teha:

1. Minge vahekaardile Vista (või vahekaart Programmeerija kui see on juba aktiveeritud).
2. Klõpsake nuppu Makrod ja siis sisse Makro salvestamine.
3. Avaneb dialoogiboks. Andke makrole kirjeldav nimi (näiteks "TitleFormat"). Väldi tühikute või erimärkide kasutamist.
4. Valige, kuhu soovite makro salvestada: Kui valite Kõik dokumendid (Normal.dotm), on saadaval igas Wordi failis. Kui eelistate, et see töötaks ainult praeguse dokumendiga, valige see loendist.
5. Valikuliselt saate makro määrata a-le nuppu kiirpääsu tööriistaribal või a-le klahvikombinatsioon kohandatud, mis teeb selle hilisema käitamise palju lihtsamaks.
6. press aktsepteerima salvestamise alustamiseks. Sellest hetkest alates Iga klõps, iga käsk ja iga klahvivajutus salvestatakse makrosse.
7. Tehke toimingute jada, mida soovite automatiseerida. Näiteks formaat teksti, tabeli lisamine, pealkirja värvi muutmine jne.
8. Kui oled lõpetanud, mine tagasi jaotisse Makrod ja valige Lõpeta salvestamine.

Ja ongi sul esimene makro! Selle käivitamiseks mine lihtsalt menüüsse „Makrod“, vali see ja klõpsa nupule „Käivita“. Kui oled selle nupule või kiirklahvile määranud, klõpsa lihtsalt vastaval klahvikombinatsioonil või vajuta seda.

Praktilised näited ülesannetest, mida saab makrode abil automatiseerida

Teil võib tekkida küsimus, milliseid toiminguid tasub automatiseerida? Iga toiming, mida Wordis mitu korda korratakse, sobib ideaalselt makro jaoks. Siin on mõned levinud näited:

• Pealkirjade vormindamine: Muutke ühe klõpsuga kõigi dokumendi pealkirjade fonti, värvi, suurust, stiili ja joondust.
• Eelnevalt määratletud tabelite lisamineKui vajate mitu korda samade omadustega tabelit, looge makro, mis lisab selle automaatselt.
• Hüperlinkide eemaldamine: Kustutab kõik dokumendis olevad lingid korraga, mitte ükshaaval.
• Parandage levinud õigekirjaviguLaske makrol teie dokument üle vaadata ja levinud valesti kirjutatud sõnad parandada.
• Loendite vormingu muutmine: : Standardiseeri nummerdatud või täpploendite stiilid vaid sekunditega.

Mida rohkem makrosid kasutate, seda rohkem avastate uusi kasutusvõimalusi oma konkreetse juhtumi jaoks. See on harjumise ja tegeliku ajakokkuhoiu üle üllatuse küsimus.

Makrode käivitamine, muutmine või kustutamine Wordis

Kui makrod on salvestatud, saate neid käivitada mitmel viisil :

• Vahekaardilt Vista o Programmeerijaklõps Makrod ja siis sisse Vaata makrosid. Valige see, mis teid huvitab, ja klõpsake nuppu Jookse.
• Kui olete sellele kiirpääsu tööriistaribal nupu määranud, peate sellel lihtsalt klõpsama.
• Kui olete selle klahvikombinatsiooniga sidunud, saate seda jada igal ajal vajutada.

Kas tegite salvestamise ajal vea või soovite makrot kohandada?

• Makro muutmineValige makro ja klõpsake nuppu „Muuda“ või „Muuda“. Avaneb Visual Basicu (VBA) redaktor, kus saate muuta makrot käivitavat koodi. Saate muuta vormingut, lisada uusi käske või eemaldada mittevajalikke samme.
• Kustuta makroValige samast makromenüüst see, mida te enam ei vaja, ja vajutage nuppu „Kustuta“.

Word võimaldab teil määrata makrosid ka dokumenti lisatud objektidele, näiteks kujunditele, piltidele või diagrammidele. See võimaldab teil makro käivitada objektil endal klõpsates, avades hulga loomingulisi võimalusi ja täiustatud automatiseerimist.

Pilk VBA redaktorile: makrode kohandamine ja redigeerimine koodist

Kuigi makrode kasutamise alustamiseks ei pea programmeerimisoskusi teadma , tekib varem või hiljem soov salvestatud makrot kohandada või see nullist luua. Kõik see tehakse Visual Basic for Applications (VBA) redaktori abil, mille saab avada vahekaardilt „Arendaja” või vajutades klahvikombinatsiooni Alt+F11 . Kui soovite paremini aru saada, kuidas oma makrosid luua, on teile abiks see samm-sammult juhend Wordi kirjaplangi loomiseks.

VBA redaktor näitab teile iga makro koodi. Siin on lihtne makro näide konkreetse pealkirja vormindamiseks:

Alampealkirja vorming() Selection.Font.Name = "Arial" Selection.Font.Size = 16 Selection.Font.Bold = True Selection.Font.Color = wdColorBlue Alampealkirja lõpp

Selle koodi väärtusi (fondi tüüp ja suurus, värv, paks kiri jne) saab muuta. Kui soovite, et värv oleks punane, muutke lihtsalt wdColorBlue väärtuseks wdColorRed.

VBA redaktor võimaldab teil ka:

• Lisa tingimuslauseid: : Makro käivitub ainult teatud tingimuste täitmisel (näiteks kui valitud tekstil on minimaalne pikkus).
• Silmuste loomine: Automaatse toimingu kordamiseks kogu dokumendis.
• Koodi taaskasutamineSaate koodiplokke erinevate dokumentide või projektide vahel kopeerida ja kleepida.

Kui oled valmis veidi programmeerimist õppima , avastad, et makrode potentsiaal on peaaegu piiramatu . Sellegipoolest saad põhiliste makrodega hakkama enamiku oma korduvate igapäevaste ülesannetega.

Praktilised näpunäited ja nipid makrode maksimaalseks ärakasutamiseks

Pärast makrode salvestamise, käivitamise ja redigeerimise õppimist on aeg vaadata mõningaid kiireid näpunäiteid ja nippe , et neist maksimumi võtta ja võimalikke probleeme vältida:

• Kasutage makrodes kirjeldavaid nimesid, eriti kui teil on neid mitu, et neid oleks lihtne tuvastada.
• Veenduge makrode salvestamine globaalsesse malli (Normal.dotm) kui soovite neid mis tahes dokumendis kasutada.
• Kombineeri väikesed makrod hiiglasliku makro loomise asemel. Seda on palju lihtsam hooldada ja siluda.
• Olge klahvikombinatsioonidega ettevaatlikKui määrate juba olemasoleva funktsiooni (näiteks Ctrl+Z), asendab makro dokumendi avamisel algse funktsiooni.
• Kontrollige makro turvaseaded Wordis. Vaikimisi on need tavaliselt keelatud, et vältida potentsiaalselt ohtliku koodi käivitamist. Turvataset saate Wordi suvandites reguleerida.

Ja ära unusta, et kui sa makro salvestad ja teed mõnes protsessis vea, saad koodi igal ajal kartmatult muuta või makro uuesti salvestada .

Täiustatud makrod ja reaalse elu automatiseerimise stsenaariumid Wordis

Kui olete põhitõed omandanud, saate makrode abil sammu edasi viia ja automatiseerida tõeliselt spetsiifilisi või keerulisi ülesandeid. Mõned edasijõudnute näited on järgmised:

• Kohandatud automaatsete indeksite genereerimineKui Word ei paku vajalikku vormingut, saate luua makro, mis käib teie dokumendi läbi ja genereerib soovitud indeksi.
• Andmete importimine ja integreerimine teistest rakendustestVBA abil saab makro tuua teavet Excelist, Accessist või isegi Outlooki meilidest ja paigutada selle automaatselt teie Wordi dokumenti.
• Koostage aruandeid või malleKas peate iga kuu sarnase aruande esitama? Makro abil saab sekunditega luua põhistruktuuri, lisada tabeleid, täita andmeid ja rakendada õiget vormingut.
• Kohandamine edasijõudnutele kasutajateleKui õpid selgeks VBA põhitõed, saad luua interaktiivseid vorme, kohandatud menüüsid ja isegi automatiseerida failide printimist või salvestamist vastavalt oma reeglitele.

Peamine on tuvastada ülesanded, mis võtavad kõige rohkem aega, ja mõelda, kuidas neid makrode abil lihtsustada või siduda.

Makrode määramine nuppudele, objektidele ja otseteedele: teie isikupärastatud Word

Makrode üks mugavamaid eeliseid on võimalus määrata nende täitmine tööriistaribal olevatele kohandatud nuppudele , kiirklahvidele või isegi dokumendis olevatele objektidele, näiteks piltidele või kujunditele. See võimaldab teil Wordi oma konkreetse töövoo ja vajaduste järgi kohandada. Lisateavet töökeskkonna optimeerimise kohta leiate sellest juhendist Office'i arendaja vahekaardi aktiveerimise kohta.

Kuidas ma seda teen? Makro salvestamise dialoogiboksis leiad valiku määrata see nupule ( kiirpääsu tööriistaribal) või kiirklahvile . Kui soovid selle seejärel objektiga siduda:

1. Paremklõpsake pilti, kujundit või graafikat, millega soovite makro siduda.
2. Klõpsake nuppu „Määra makro”.
3. Vali makro, mis sind huvitab, ja ongi kõik, kui sa sellel objektil klõpsad, siis makro käivitub.

See pole kasulik mitte ainult ülesannete kiirendamiseks, vaid saate seda kasutada interaktiivsete dokumentide või dünaamiliste aruannete loomiseks ilma funktsioonide otsimisele aega raiskamata.

Mida peaks teadma makroturbe kohta?

Makrod on uskumatult võimas tööriist, kuid neil on ka "varjukülg". Kuna nad käivitavad koodi, saab neid tundmatutest allikatest, näiteks nakatunud faili osana, pahatahtlikel eesmärkidel kasutada . Seetõttu on Wordis makrode käivitamine tavaliselt vaikimisi piiratud või blokeeritud.

Kui loote oma makrosid või saate dokumente kelleltki, keda usaldate, saate turvataset järgmiselt reguleerida.

1. Mine Fail > Suvandid > Usalduskeskus > Usalduskeskuse sätted.
2. Valige jaotises „Makro seaded” endale sobiv kaitsetase. Kui töötate oma makrodega, saate aktiveerida valiku „Luba makrod teavitusega”.

Ära kunagi luba kõigi dokumentide jaoks automaatset makrode käivitamist, kui sa pole nende päritolus kindel.

Seotud artikkel:

Kuidas mängida DOOM-i Microsoft Wordi dokumendis: uuendus, mis üllatab mängijamaailma

Isaac

Kirglik kirjanik baitide maailmast ja üldse tehnoloogiast. Mulle meeldib jagada oma teadmisi kirjutamise kaudu ja just seda ma selles ajaveebis teengi, näitan teile kõike kõige huvitavamat vidinate, tarkvara, riistvara, tehnoloogiliste suundumuste ja muu kohta. Minu eesmärk on aidata teil digimaailmas lihtsal ja meelelahutuslikul viisil navigeerida.