Kuidas kasutada skannimisfunktsiooni ja Microsoft Lensi muudetavate dokumentide digiteerimiseks

Mobiiltelefoni võimsaks skänneriks muutmine pole enam ulme. Tänapäeval on see funktsioon olemas Office Scan ja rakendus Microsofti objektiivKortsus paberilehest on võimalik minna muudetavaks dokumendiks sõnaSkannige PowerPointi või Exceli faile sekunditega, ilma et oleks vaja füüsilist skannerit kodus või kontoris. See töötab sujuvalt ka teiste rakendustega nagu CamScanner, Adobe Scan ja iOS-i ning Androidi sisseehitatud skannerid, mis on muutnud meie töötamise ja õppimise viisi revolutsiooniliselt.

Selles artiklis vaatleme rahulikult ja üksikasjalikult, kuidas seda ära kasutada skannimisfunktsioon muudetavate dokumentide digiteerimiseksMida pakub Microsoft Lens võrreldes teiste skannimisrakendustega ja kuidas seda OneNote'iga integreerida? OneDrive ja Office 365 ning millised alternatiivid on olemas, kui soovite oma mobiilseadmest lihtsalt midagi kiiret ja lihtsat saada. Samuti vaatame üle parimad tavad, kuidas tagada, et teie skannitud failid oleksid puhtad, loetavad ja redigeerimiseks valmis.

Mis on Microsoft Lens ja Office'i rakenduse skannimisfunktsioon?

Microsoft Lens (varem tuntud kui Office Lens) on Microsofti tasuta rakendus Loodud muutma teie mobiiltelefoni kaamera mitmekülgseks skanneriks. Selle eesmärk on muuta mis tahes dokumendi, tahvli või visiitkaardi foto ideaalselt loetavaks, kärbitud ja digitaalsel kujul salvestamiseks või redigeerimiseks valmis fotoks.

See tööriist võimaldab Jäädvustage dokumente, tahvleid, fotosid või kaarte, korrigeerivad automaatselt perspektiivi, parandavad kontrasti, kõrvaldavad varjud ja peegeldused ning, mis kõige huvitavam, teksti tuvastamine OCR-i abil (Optiline märgituvastus) nii et saate seda Wordis, PowerPointis redigeerida või isegi Excelisse eksportida.

Office'i rakenduse skannimisfunktsioon (või Microsoft 365 ökosüsteemi integreeritud Microsoft Lens) keskendub digitaliseeri dokumente, et need ei jääks ainult piltideks, aga ma tean teisenda PDF-failideks või muudetavateks failideksmille saate salvestada OneNote'i, OneDrive'i või oma seadmesse. Samuti saate importida pilte, mis teil juba telefoni galeriis on, ja teisendada need digitaalseteks dokumentideks.

Microsoft Lensi ja skannimisfunktsiooni peamised kasutusalad

Microsoft Lens on loodud tööks, õppimiseks või isiklikuks kasutamiseks. Selle peamine eelis on see, et See koondab enamiku skannimisstsenaariume ühte rakendusse.Arvest ideedest tulvil tahvlini pärast koosolekut.

Tootlikkus tööl

Professionaalses keskkonnas käitub rakendus nagu tõeline taskuskanner mis tahes tüüpi dokumentide jaoksSee on eriti kasulik, kui töötate eemalt, reisite palju või teil pole lihtsalt tavapärast skannerit käepärast.

Microsoft Lensiga saate Skannige märkmeid, pileteid, prinditud dokumente ja lepinguid ja laadige need kiiresti pilve üles. Kui need on jäädvustatud, saate need salvestada nimega pDFPilt, Wordi dokument või PowerPointi esitlus ja saatke need e-postiga, jagage neid oma meeskonnaga või arhiveerige OneDrive'i.

Teine väga praktiline kasutusala on koosoleku lõpus tahvli sisu jäädvustamineObjektiiv korrigeerib perspektiivi, eemaldab peegeldusi ja parandab kontrasti, nii et teave on ideaalselt loetav isegi siis, kui foto on tehtud ebatavalise nurga alt. Nii ei lähe kokkulepped ja ülesanded tahvli kustutamisel kaduma.

Rakendus võimaldab ka digitaliseeri visiitkaarte, et muuta need kontaktideksSa skannid kaardi, Lens tuvastab nime, telefoninumbri, e-posti aadressi ja muu teabe ning võimaldab sul selle otse oma aadressiraamatusse või Microsofti teenustesse, näiteks Outlooki, salvestada. See on kiire viis oma võrgustiku korrastamiseks ilma, et sul oleks laual virn visiitkaarte.

Tootlikkus haridusvaldkonnas

Hariduskeskkonnas on Microsoft Lensist saanud väga kasulik tööriist õpilased, õpetajad ja opositsioonikandidaadid kes üha enam soovivad paberivabalt hakkama saada. See hõlbustab nii sisu jäädvustamist kui ka selle hilisemat korraldamist ja redigeerimist.

Objektiiviga saate Skanneeri tunnimaterjale, prinditud märkmeid ja õpetajate pakutavaid materjaleja seejärel avage need Wordis või OneNote'is, et lisada kommentaare, kokkuvõtteid või digitaalseid esiletõste. OCR-tuvastatud teksti saab redigeerida (see toimib eriti hästi ingliskeelsete dokumentide ja selge trükitud tekstiga).

See on ka väga kasulik jäädvustada tahvleid ja kriiditahvleid tundide ajalTeed foto tahvlirežiimis ja rakendus eemaldab peegeldused, korrigeerib kallet ning täiustab teksti ja markeri- või kriidijooni, et saaksid seejärel selgitust üle vaadata ilma kõverate või udusete fotodeta.

Tänu OneNote'i integratsioonKõiki oma tunni märkmeid on lihtne teema ja teema järgi korrastada. Saate märkmeid skannida, need OneNote'i märkmikku üles laadida ja neile juurde pääseda oma arvutist, tahvelarvutist või mis tahes muust seadmest, millel on Microsofti konto.

Microsoft Lensi spetsiaalsed skannimisrežiimid

Üks Microsoft Lensi põhifunktsioone on see, et see pakub spetsiifilised skannimisrežiimid olenevalt sisu tüübistIga režiim rakendab automaatselt kärpimist, värvitäiustusi ja kohandusi, mis on loodud just selle otstarbe jaoks, milleks jäädvustust kavatsete.

Dokumendirežiim on optimeeritud koguda trükitud teksti lehtedele, lepingutele, arvetele või vormideleSee reguleerib perspektiivi, suurendab kontrasti ja parandab mustvalge või värvilise teksti loetavust, muutes selle ideaalseks PDF-ide või redigeeritavate Wordi failide loomiseks.

Tahvlirežiim keskendub Jäädvustage valgeid või musti tahvleid klassiruumides ja koosolekuruumidesSee eemaldab plastikust suure osa varjudest, peegeldustest ja pimestamisest, korrigeerib kaldenurka ja tõstab esile markeri kirja, nii et tulemus on loetav isegi siis, kui olete tahvli suhtes kaugel või nurga all.

Fotorežiim on kasulik, kui soovite salvestage pilte klassikalisemate fotodenaAga parandatud ja kärbitud. Siin pole prioriteediks niivõrd tekst, kuivõrd pildi hea säilitamine, näiteks esitluse slaid või infoplakat.

Visiitkaardirežiim on loodud visiitkaardilt kontaktandmete tuvastamine ja eraldamineSee tuvastab väljad nagu nimi, ettevõte, telefon, e-post ja veebisait ning pakub võimalust luua uus kontakt otse telefonis või Microsoft 365 kontol.

Fotost muudetavaks dokumendiks: OCR ja väljundvormingud

Office'i skannimisfunktsiooni ja Microsoft Lensi põhiaspekt on nende OCR-võimekus, st Integreeritud optiline märgituvastusSee süsteem analüüsib pildil olevaid tähti ja teisendab need valitavaks ja redigeeritavaks digitaalseks tekstiks.

Kui skannite dokumenti Lensi abil ja valite selle salvestamise nimega Wordi fail või PowerPointi esitlusSüsteem püüab säilitada algse kujunduse: pealkirjad, lõigud, loendid, pildid ja nii palju kui võimalik dokumendi vormingu. Hiljem saate sisu redigeerida nagu iga tavalist Office'i faili.

Ekraanipilte saab salvestada ka kujul pDF või pildina (JPG)PDF sobib ideaalselt selliste dokumentide saatmiseks, mis ei vaja palju hilisemaid muudatusi, ja nende arhiveerimiseks, samas kui pildivorming võib olla kasulik, kui kavatsete midagi kiiresti sõnumite või sotsiaalmeedia kaudu jagada.

Teine väga huvitav võimalus on kasutada objektiivi käsitsi kirjutatud märkmete digitaliseerimineKuigi käekirjatuvastus on õrnem kui trükitud teksti puhul, võimaldab rakendus jäädvustada pliiatsi või pastakaga kirjutatud märkmikke, märkmeid või diagramme ning teatud keeltes (näiteks inglise keeles) võib see proovida osa sellest sisust redigeeritavaks tekstiks teisendada.

Integratsioon OneNote'i, OneDrive'i ja Microsoft 365 ökosüsteemiga

Üks Microsoft Lensi suurimaid tugevusi võrreldes teiste skannimisrakendustega on selle sügav integratsioon OneNote'i, OneDrive'i ja ülejäänud Office'igaKui kasutate Microsoft 365 tööl või tunnis, sobib Lens ideaalselt teie töövoogu.

Rakendusest endast saate Skannitud dokumentide salvestamine otse OneNote'ikindla märkmiku ja jaotise sees. See võimaldab teil skaneeringuid korrastada koos käsitsi kirjutatud märkmete, ekraanipiltide, veebiväljalõigete ja muude õppe- või töömaterjalidega.

OneDrive'i integratsioon muudab selle lihtsamaks iga loodud PDF-, pildi- või Wordi-fail sünkroonib automaatselt pilvegaSeega, kui skannite lepingu oma mobiiltelefoniga, saate selle koheselt oma kontoriarvutist avada ja printida või jagada seda oma meeskonnaga ilma faile käsitsi saatmata.

Kui ühendate objektiivi Office 365 kontoVõimalused laienevad: automaatne pilve salvestamine, lihtne juurdepääs Wordist, PowerPointist ja Excelist ning mugavam redigeerimine mis tahes seadmes. Ilma selle kontota saate rakendust endiselt kasutada, kuid valikud on piiratumad. ladustamine kohalik ja pildi või PDF-i põhikasutusele.

Muud mobiilsed skannimisrakendused: alternatiivid ja lisandmoodulid

Kuigi Microsoft Lens ja Office'i rakenduse skannimisfunktsioon katavad Microsoft 365 produktiivsuse aspekte väga hästi, on skannimisrakenduste turg üsna lai ja valikus on palju erinevaid... muud väga võimsad lahendused dokumentide digiteerimiseksigaühel oma eriline lähenemine.

Tekstihaldjas: täiustatud OCR Androidis

Text Fairy on Androidi rakendus, mis keskendub peaaegu eranditult OCR-tuvastus mitmes keelesSelle peamine eesmärk pole niivõrd ilusate PDF-failide loomine, kuivõrd pildilt redigeeritava teksti eraldamine.

Selle rakendusega saate Tehke dokumendist foto või valige pilt galeriistJärgmisena kohandate raamimist, määrate teksti keele ja lasete süsteemil tähemärgid ära tunda. OCR-tulemuste parandamiseks on oluline, et foto oleks fookuses ja hästi valgustatud.

Kui protsess on lõpule viidud, saadab Text Fairy See kuvab tulemuseks oleva teksti ja tõstab punasega esile kõik potentsiaalselt valesti tõlgendatud sõnad.et saaksite neid üle vaadata ja parandada. Seejärel saate teksti peaaegu nagu Wordis redigeerida, kopeerida selle lõikelauale, tõlkige see Google Translate'iga, salvestage PDF-vormingus või paluge rakendusel see isegi ette lugeda.

Pisike skanner: lihtne fail ilma OCR-ita

Tiny Scanner on saadaval iOS-i ja Androidi jaoks ning keskendub järgmise pakkumisele: Väga hõlpsasti kasutatav dokumendiskanner, kuigi ilma OCR-itaTeisisõnu, see võimaldab teil digiteerida, korraldada ja jagada, kuid mitte muuta teksti redigeeritavaks.

Selle rakendusega saate Looge mitmeleheküljelisi dokumente uutest fotodest või piltidest, mis teil juba mobiiltelefonis onPisipildivaade teeb lehtede ümberkorraldamise lihtsaks, lohistades neid sõrmega, mis on mugav mitme leheküljega PDF-faili õiges järjekorras kokkupanekuks.

Ekraanipilte saab salvestada kui pildina või PDF-failina, erinevate värvirežiimidega: täisvärviline, halltoonid või mustvalge, lisaks mitu kontrastsuse taset monokromaatiliste tekstide paremaks esiletõstmiseks.

Tiny Scanneri teine ​​eelis on võimalus dokumente kaustadesse korraldadasarnaselt sellele, kuidas te seda arvutis teeksite. See võimaldab teil isegi rakendusele juurdepääsuks ja oma sisu kaitsmiseks parooli määrata. Saadaval on tasuline Pro versioon, mis eemaldab reklaamid ja lisab mõned lisafunktsioonid.

Genius Scan: partiiskannimine ja laiendatud eksport

Genius Scan, mis on saadaval iOS-is ja Androidis, on kontseptsioonilt üsna sarnane Tiny Scanneriga: Digiteerib dokumente, näiteks pilte või PDF-e, ilma täieliku optilise tekstituvastusetaKuid see toimub tootlikkusele keskendudes.

Rakendus lubab skannida dokumente ükshaaval või partiidenasisseehitatud kaamera või salvestatud piltide abil. Sellel on põhifunktsioonid, nagu kärpimine, pööramine ja mustvalgetele või värvilistele dokumentidele kohandatud automaatsete filtrite rakendamine, samuti erinevate leheküljevormingute valimine (A4, kiri, kviitung, visiitkaart jne).

Tasuta versioonis salvestatakse skaneeringud näiteks seadme mällu salvestatud või e-posti teel saadetud PDF-failidTasuline versioon Genius Scan+ laiendab ekspordivõimalusi oluliselt: see võimaldab saata dokumente sellistesse teenustesse nagu Box, Dropbox, Evernote, Google Drive, OneDrive, OneNote ja teised, samuti importida PDF-faile teistest rakendustest, kaitsta faile pääsukoodiga ja töötada ilma reklaamita.

iScanner: skannimine koos dokumentide allkirjastamise võimalusega

iScanner, mis on saadaval iOS-i ja Androidi jaoks, järgib sarnast lähenemisviisi nagu Tiny Scanner ja Genius Scan: Dokumentide digitaliseerimine ilma OCR-ile keskendumataaga paljude kasutajate jaoks olulise funktsiooni lisamine: allkiri.

iScanneriga saate skannige kaameraga või importige olemasolevaid pilteKärpige ekraanipilte, reguleerige heledust ja kontrasti ning lisage lehti samasse faili. Tulemuse saab salvestada JPG- või PDF-failina ja seda hõlpsalt jagada.

Mis teeb selle rakenduse eriliseks, on see, et See võimaldab teil kirjutada ja allkirjastada otse digiteeritud dokumentideleKui saate lepingu, prindite selle välja, allkirjastate pastakaga, skannite iScanneriga, lisate vajaliku allkirja või märkused ja saadate selle e-postiga ilma arvutit kasutamata.

iScanneri Pro-versioon eemaldab reklaamid ja See lisab pilvesalvestusvõimalusi. selliste teenustega nagu Dropbox, Google Drive või Evernote. See on väga huvitav valik neile, kes tegelevad paljude dokumentidega, mis vajavad allkirju või kiireid märkmeid.

CamScanner ja Adobe Scan: mobiilse skaneerimise hiiglased

Lisaks Microsoft Lensile paistavad mobiilse skaneerimise maailmas silma kaks nime: CamScanner ja Adobe ScanMõlemad rakendused pakuvad väga kõrget pildikvaliteeti ja täiustatud funktsioone ning konkureerivad paljudes aspektides otseselt üksteisega.

CamScanner: mitmekeelne OCR ja täiustatud funktsioonid

CamScanner on üks populaarsemaid skannimisrakendusi tänu oma... Võimas OCR enam kui 100 keeles ja selle ulatuslik dokumentide redigeerimise ja haldamise tööriistade komplekt.

Selle tekstituvastustehnoloogia võimaldab Lepingu, arve või pika dokumendi sisu teisendamine muudetavaks ja otsitavaks tekstiksTulemuse saab eksportida sellistesse vormingutesse nagu TXT, Word või Excel, mis on väga kasulik märkmeid digiteerivatele õpilastele või paljude lepingute või aruannetega töötavatele spetsialistidele.

Lisaks OCR-ile sisaldab CamScanner ka järgmist: tööriistad märkuste, esiletõstmise, digitaalallkirjade ja kohandatud vesimärkide jaoksSee võimaldab teil ka mitu PDF-faili üheks ühendada, suuri dokumente väiksemateks failideks jagada ja dokumente parooliga kaitsta.

Nende ärimudel on freemium: tasuta versioon on üsna täielik, aga See lisab dokumentidele vesimärgi ja piirab teatud funktsioone.Kuu- või aastamaksega premium-tellimus kõrvaldab need piirangud, laiendab pilvesalvestust, avab täieliku OCR-redigeerimise ja täiustatud eksportimise Office'i vormingutesse, muutes selle intensiivses töökeskkonnas peaaegu hädavajalikuks.

Adobe Scan: kvaliteetne skannimine tasuta

Adobe Scan tugineb tehisintellekt de Adobe Sensei pakub väga kvaliteetseid skaneeringuid, kusjuures väga suurt rõhku on pandud dokumendi visuaalsele puhtusele ja selle integreerimisele Adobe pilvega.

Rakendus tuvastab automaatselt dokumendi servad, Korrigeerib perspektiivi, eemaldab varjud ning reguleerib heledust ja kontrasti, luues tavaliselt väga puhtaid ja loetavaid PDF-faile, mis on sageli võrreldavad paljude traditsiooniliste lauaarvutiskannerite omadega või paremad kui need.

Vaikimisi salvestatakse dokumendid järgmiselt: PDF Adobe Document Cloudismis võimaldab neile juurdepääsu igast seadmest, millel on Adobe Acrobat Reader. Kui olete Acrobat Pro tellija, saate nendes PDF-failides teksti ja pilte redigeerida, lehti ümber korraldada või eksportida erinevatesse failivormingutesse.

Erinevalt teistest rakendustest on Adobe Scan täiesti tasuta ja ei lisa vesimärke dokumentidele. Piiramatu skannimine, OCR ja põhiline pilvesalvestus on tasuta; Adobe ärimudel tugineb sellele, et tellite lõpuks Acrobat Pro, kui vajate PDF-ide täiustatud redigeerimist.

Natiivsed skannimisfunktsioonid iOS-is ja Androidis

Kui vajate midagi vaid aeg-ajalt ja ei soovi rohkem rakendusi installida, pakuvad nii iOS kui ka Android integreeritud skannimisfunktsioonid standardvarustuses mis põhikasutuseks väga hästi toimivad.

iOS-is lubab märkmete rakendus skannige dokumente otse märkmestLihtsalt loo uus märge, puuduta kaameraikooni ja vali "Skanni dokumente". Süsteem tuvastab servad, korrigeerib perspektiivi ja genereerib vajadusel mitmeleheküljelise dokumendi, mille kvaliteet on aeg-ajalt kasutamiseks enam kui korralik.

Androidis sisaldab Google Drive'i rakendus skannimisvõimalus, mis salvestab tulemuse PDF-failina teie draiviLihtsalt puuduta nuppu „+”, vali „Skanni” ja suuna kaamera dokumendile. Saadud PDF-tekst muutub tänu Google'i optilisele tekstituvastusele otsitavaks, mis teeb dokumentide hilisema leidmise lihtsaks.

Parimad tavad dokumentide skannimiseks mobiiltelefoniga

Office'i, Microsoft Lensi või mõne muu rakenduse skannimisfunktsiooni kasutamiseks on soovitatav järgida teatud samme. head tavad, mis parandavad skannimise kvaliteetiAinult sihtimisest ja tulistamisest ei piisa: väikesed detailid muudavad palju.

Esimene asi on hoolitseda selle eest, valgustus ja taustProovige skannida hästi valgustatud kohas, ideaaljuhul hajutatud loomuliku valgusega. Vältige paberil olevaid teravaid varje ja lampide peegeldusi. Asetage dokument kontrastsele pinnale (näiteks tumedale taustale, kui paber on valge), et rakendus saaks servi paremini tuvastada.

Samuti on see oluline hoia mobiiltelefoni dokumendiga võimalikult paralleelseltKuigi rakendused saavad perspektiivi korrigeerida, kannatab liialdatud nurga alt alustades kvaliteet. Enne foto tegemist veenduge, et kogu dokument oleks kaadris.

Kolmandaks on soovitatav kasutage ära automaatset servade tuvastamistKuid ära lootke sellele täielikult. Laske rakendusel pildi kontuur joonistada ja seejärel vajadusel käsitsi nurki reguleerida, et vältida taustapiltide läbinägemist või teksti kärpimist. Täpne kärpimine annab PDF-failile palju professionaalsema ilme.

Lõpuks, kui kavatsete kasutada OCR-i, proovige veenduda, et Tekst peaks olema selgelt piiritletud, ilma udususe või mustuseta.Väldi tugevalt kortsus või määrdunud paberi kasutamist; vajadusel tee mitu võtet ja vali kõige selgem. Käsitsi kirjutatud dokumentides kirjuta selgelt ja korralikult, et hõlbustada äratundmist.

Maailmas, mis liigub paberivaba maailma poole, võimaldab Office Scani funktsiooni, Microsoft Lensi ja erinevate skannimisrakenduste (nt CamScanner, Adobe Scan, Text Fairy, Tiny Scanner, Genius Scan või iScanner) kombineerimine... muuta paberivirnad koheselt korrastatud, otsitavateks ja alati kättesaadavateks failideks pilvesÜhe tööriista valimine teisele sõltub sellest, kas eelistate Microsoft 365 integratsiooni, pildikvaliteeti, OCR-võimalusi, dokumentide allkirjastamise võimalust või lihtsalt iOS-ist või Androidist aeg-ajalt skannimise kiirust, kuid igal juhul on teie nutikas telefon Sellest saab peamine tööriist töötamiseks ja õppimiseks ilma traditsioonilise skännerita.