- Meistriklassi raamat sõna tsentraliseerib ja standardiseerib organisatsiooni põhiprotseduure.
- Selle struktuur on inspireeritud akadeemilistest käsiraamatutest: selge register, korrapärased osad ja kasulikud lisad.
- Word hõlbustab küljendamist, muudatuste jälgimist ja eksportimist pDF konsulteerimiseks ja turvaliseks arhiveerimiseks.
- Hästi hooldatud põhiraamat säilitab sisemised teadmised ja parandab igapäevast efektiivsust.
Kui teie igapäevane töö ettevõttes jätab teid paberimajanduse, lahtiste toimikute ja ainult ühele inimesele teadaolevate protseduuride keerisesse, on aeg end organiseerida. Looge... Wordi protseduuride „põhiraamat” See on üks lihtsamaid ja võimsamaid viise, kuidas muuta kogu see hajutatud teadmine selgeks, ligipääsetavaks ja hõlpsasti hooldatavaks käsiraamatuks kogu meeskonnale.
Hästi kirjutatud põhiraamat pole kaugeltki lihtsalt järjekordne dokument, vaid sarnaneb väga paljude parimatega. käsiraamatud, õpikud ja tehnilised juhendid mida leiate raamatukogudest ja digitaalsetest hoidlatest: see on struktureeritud, esmapilgul kergesti mõistetav ning kasulik nii nullist õppimiseks kui ka väga spetsiifilistele küsimustele vastamiseks igapäevaselt.
Mis on protseduuride „põhiraamat“ ja milleks seda kasutatakse?
Wordi protseduuride "põhiraamat" on põhimõtteliselt tsentraliseeritud käsiraamat, mis kirjeldab samm-sammult peamisi protsesse organisatsioonist: kuidas kliente teenindatakse, kuidas raamatupidamist peetakse, kuidas dokumente arhiveeritakse, kuidas tellimusi hallatakse jne. Idee seisneb selles, et te ei sõltu kellegi mälust ega kontoris laiali pillutatud märkmetest.
Seda tüüpi dokument toimib järgmiselt: püsiv teatmeteosSarnaselt ülikooliõpikute või ülikoolides või ettevõtetes kasutatavate tehniliste käsiraamatutega on see loodud inimestele, kes vajavad usaldusväärset ja kiiret teatmikku: uutele töötajatele, kolleegidele teistest osakondadest või isegi teile endale mõne kuu pärast, kui te enam ei mäleta, miks te midagi teatud viisil tegite.
Lisaks, kuna see loodi Wordis, kasutab põhiraamat laialdaselt kasutatavat tekstiredaktorit: Paindlik vorming, lihtne sisu värskendamine ja võimalus dokument PDF-iks teisendada. seda jagada või sisemisse digitaalsesse hoidlasse salvestada.
Inspiratsioon digitaalsetest raamatukogudest ja akadeemilistest repositooriumidest
Kui mõelda, kuidas sisu on korraldatud suurtes digitaalsetes raamatukogudes – kogudes Raamatud, käsiraamatud, õpetused ja lõputööd PDF-vormingus— näete, et neil kõigil on rida ühiseid jooni: hea struktuur, sisemine sidusus ja selge suunitlus lugejale, kes leiab otsitava üles ilma ringiratast otsimata.
Paljud neist hoidlatest on loonud tõelisi teemade, autorite ja teadmisvaldkondade kaupa korraldatud kogudsarnane klassikalise ülikoolikataloogiga. Kui kasutaja siseneb raamatu, lõputöö või tehnilise dokumendi lugemiseks, ootab ta: selget registrit, hästi eristatud sektsioone, hästi vormindatud tekste ja ennekõike mugavat ja sujuvat lugemiskogemust.
Sama lähenemisviis on asjakohane ka teie põhiprotseduuride käsiraamatu puhul. See ei seisne ainult selles, et kirjutate, "kuidas midagi teha", vaid ka selles, et esitada teavet akadeemilise käsiraamatuga sarnase lähenemisviisi abil: defineeritud terminid, korrapäraselt selgitatud protsessid ja hästi kujundatud dokumendid, mida saab lugeda ekraanil või printida ilma kvaliteeti või tähendust kaotamata.
Hästi koostatud Wordi põhiraamatu eelised
Hea protseduuride käsiraamat pakub väga selged eelised organisatsioonileEsimene on ligipääsetavus: igaüks, kellel on luba, saab dokumendi Wordis või PDF-is avada ja vaadata, kuidas teatud protsessi teha, olenemata sellest, kas inimene, kes "kõike teab", on kohal või mitte.
Teine oluline eelis on standardiseerimine. Iga protseduuri dokumenteerimisega tagate, et kõik töötavad samade kriteeriumide aluselSamad sammud, samad mallid, samad tugidokumendid. See vähendab vigu, parandab teenuse kvaliteeti ja hõlbustab uute töötajate koolitamist.
Samuti on olemas teadmiste säilitamise eelis. Nii nagu lõputööd, protokollid ja tehnilised dokumendid, mida säilitatakse digitaalsetes arhiivides, tagab teie põhiraamat, et Olulised andmed jäävad puutumatuks ja taastatavaks koos aegisegi kui inimesed või meeskonnad vahetuvad.
Me ei tohi unustada efektiivsuse aspekti: selle asemel, et raisata aega vanade meilide, märkmete või laialivalguvate failide otsimisele, Ava lihtsalt põhiraamatu register ja hüppa sobivasse jaotisse.Pikas perspektiivis on see ajavõit palju märgatavam, kui esmapilgul paistab.
Kuidas Wordis protseduuride „põhiraamatut” struktureerida
Selleks, et see päriselt toimiks, peab põhiraamatul olema selge, loogiline ja hõlpsasti navigeeritav struktuurSiin on Word teie liitlane, sest see võimaldab teil sisu korraldada pealkirjastiilide, automaatsete sisukordade, tablas ja peatükkide nummerdamine.
Kõige levinum lähenemisviis on raamatu jagamine organisatsiooni tegevustega seotud suurteks osadeks: näiteks Administratsioon, rahandus, klienditeenindus, personalijuhtimine, tehnoloogiajne. Igas plokis on konkreetsed protseduurid üksikasjalikult kirjeldatud, igaühel oma jaotis.
Sarnaselt ülikooliõpikutega peaks igal protseduuril olema korduv sisemine ministruktuur: protseduuri eesmärk, ulatus, vastutavad osapooled, vajalikud sisendid, järgitavad sammud, väljundid või tulemused ja nendega seotud dokumentatsioonSee aitab lugejal erinevate protseduuridega tutvumisel alati paremini teada, kust otsida.
Samuti on hea mõte lisada ristviiteid, nagu lõputöödes ja tehnilistes käsiraamatutes. Näiteks kui arveldusprotseduur sõltub tellimuste registreerimise viisist, saate link tekstist vastavasse jaotisse samas Wordi dokumendis, kasutades sisemisi hüperlinke.
Olulised elemendid, millest ei saa puududa
Kvaliteetne magistritöö peaks sisaldama mõningaid põhielemente, mis meenutavad suurepäraseid akadeemilisi ja professionaalseid dokumente. Esiteks Tuvastatav kaas selge pealkirja, versiooni ja kuupäevagaet igaüks teaks, millist dokumenti ta vaatab ja kas see on uuendatud versioon.
Teine on Wordis automaatselt genereeritud detailne register. Pealkirja 1, pealkirja 2 jne stiilide abil saate luua Sisukord, mis uueneb ühe klõpsuga iga kord, kui lisate, kustutate või muudate sektsioone. See muudab dokumendi väga hallatavaks isegi siis, kui see kasvab kümnete lehekülgedeni.
Samuti on soovitatav lisada esialgne kontekstiosa, kus lühidalt selgitate Mis on põhiraamat, kes seda haldab ja kui tihti seda üle vaadatakse? ja kuidas muudatusi tuleks esitada. See jaotis toimib nagu paljudes PDF-hoidlates nähtud „dokumendi teave”, kirjeldades sisu eesmärki, struktuuri ja väärtust.
Lõpuks on see väga kasulik Lisage mallide ja vormidega manusedNeed on dokumendimallid ja reaalse maailma näited, mida protseduurides kasutatakse. Sarnaselt raamatukataloogide või lõputöö lisadega koondavad need lisad praktilisi materjale, mis täiendavad peamisi selgitusi.
Kirjutamisprotseduuride head tavad
Menetluste sisu peab olema kirjutatud koos selge ja otsekohene keel ilma ebavajalike tehniliste terminitetaIdee seisneb selles, et igaüks, kellel on õige profiil, saab samme kõhklemata järgida, isegi kui nad pole organisatsioonis väga kaua olnud.
Oluline on vältida mitmetähenduslikke fraase nagu „tehakse, mis on asjakohane” või „vastavalt kriteeriumidele”. Selle asemel kirjelda asju konkreetselt. kes mida teeb, millise tööriistaga, millises järjekorras ja millise tulemusegaMida täpsem sa oled, seda vähem on ruumi valesti tõlgendamiseks.
Kasutades viitena häid õpikuid ja ülikooli käsiraamatuid, saate kasutada lihtsaid näiteid, lühikesi selgitavaid märkusi ja esiletõstetud hoiatusi, kui mõni samm on eriti keeruline. See aitab Protseduur kõlab peaaegu nagu läbimõeldud juhend või õpetuskus lugeja ei tunne end kunagi eksinuna.
Lõpuks tasub pöörata tähelepanu õigekirjale, vormindusele ja terminoloogia järjepidevusele. Nii nagu akadeemilist tööd kvaliteedi tagamiseks muudetakse, peaks sama tegema ka teie õpik. perioodiliselt üle vaadata, et parandada vigu, ajakohastada protsesse ja täiustada selgitusi mis on jäänud puudu või olnud segadusttekitavad.
Wordi kasutamine põhiraamatu vormindamiseks ja värskendamiseks
Word pakub väga kasulikke tööriistu põhiraamatu professionaalseks vormindamiseks ilma küljenduseksperdita. Disciplineeritud kasutamine lõigu- ja pealkirjastiilid See võimaldab teil luua ühtse dokumendi, kus kõik pealkirjad näevad ühesugused välja, tekst on sama fondi ja suurusega ning loenditel on ühtne vorming.
Peamine eelis on sisestamise võimalus sektsioonipiirid, päised ja jalused Kohandatud. See võimaldab teil lisada näiteks iga lehe ülaossa jaotise nime, viimase redigeerimise kuupäeva või jalusesse dokumendi versiooninumbri, mis on väga praktiline organisatsioonides, mis peavad vastama kvaliteedistandarditele.
Teine väga huvitav omadus on kommentaaride kasutamine ja muutus kontrolliKui põhiraamatu uuendamisega tegeleb mitu inimest, on oluline osata Vaadake, mis on muudetud, kes muudatused tegi ja mis kuupäevalSee teeb Wordist väga hallatava tööriista ühiseks dokumentide haldamiseks.
Loomulikult saate põhiraamatu igal ajal PDF-vormingusse eksportida, just nagu platvormid, mis seda võimaldavad. Loe veebis või lae alla dokumente PDF-vormingusSee annab sulle "külmutatud" ja hõlpsasti jagatava versiooni, mida saab üles laadida intranetisse, saata e-postiga või arhiveerida sisemisse hoidlasse, kartmata, et see kontrollimatult muutub.
Seos ülikooli õpikute ja teatmeteostega
Põhiprotseduuride raamatu kontseptsioon on väga sarnane protseduuride raamatu omaga. ülikooli õpikud ja vastuste võtmed Neid tekste kasutatakse inseneriteaduses, majandusteaduses, arvutiteaduses ja muudes valdkondades. Nendes distsipliinides toetuvad õpilased hästi struktureeritud tekstidele, et mõista keerulisi mõisteid ja näha, kuidas neid praktikas rakendatakse.
Nii nagu ülikooli raamatukogu kataloog rühmitab raamatuid teema ja teema järgi, rühmitab ka teie põhiraamatud protsessid osakondade, funktsioonide ja töövaldkondade kaupaSee analoogia aitab teil otsustada, kuidas oma protseduure korraldada, milliseid silte kasutada ja kuidas teavet esitada nii, et see oleks sisekasutajatele intuitiivne.
Inspiratsiooni võib ammutada ka akadeemilistes repositooriumides kättesaadavate lõputööde ja teadusdokumentide kirjutamisviisist. Need tekstid on tavaliselt hoolikalt koostatud. terminite täpsus, struktuuri sidusus ja allikate jälgitavusKuigi sellist formaalset taset pole vaja, võib sammude kirjeldamisel ja asjade teatud viisil tegemise põhjendamisel olla kasulik selle rangust omaks võtta.
Tegelikult käsitlevad paljud organisatsioonid, kellel on kõrged dokumenteerimisnõuded – tehnoloogiaettevõtted, erialafirmad, teadusasutused – oma pearaamatut nii, nagu see oleks viitedokument, mis on võrreldav sisemise akadeemilise väljaandeganummerdatud versioonide, ametlike arvustuste ja ligipääsetava ajaloolise arhiiviga.
Kirglik kirjanik baitide maailmast ja üldse tehnoloogiast. Mulle meeldib jagada oma teadmisi kirjutamise kaudu ja just seda ma selles ajaveebis teengi, näitan teile kõike kõige huvitavamat vidinate, tarkvara, riistvara, tehnoloogiliste suundumuste ja muu kohta. Minu eesmärk on aidata teil digimaailmas lihtsal ja meelelahutuslikul viisil navigeerida.