Kuidas luua Windowsis Exceli abil kaskaadkaustu ja alamkaustu

Failide haldamine arvutis võib tunduda lihtsa ülesandena, kuni tekib vajadus. Suure hulga dokumentide ja andmete korraldamine kaustadesse ja alamkaustadesseKui töötate kliendiloendite, projektide või muu struktureeritud teabega arvutustabelites, näiteks Excelis, olete ilmselt mõelnud, kuidas aega kokku hoida, luues kogu vajaliku kaustastruktuuri korraga, selle asemel, et seda ükshaaval läbi käia. Tegelikult pole see mitte ainult võimalik, vaid ka ... Väga tõhusad ja kiired meetodid Exceli andmetest kaskaadkaustade ja alamkaustade loomiseks ja rakendage Windowsi jõudu oma elu lihtsamaks muutmiseks.

Selles artiklis me näeme, erinevad tehnikad ja Trikid kaustade ja alamkaustade loomine Excelist Windowsis, mis on mõeldud nii algajatele kui ka neile, kes otsivad täiustatud ja täisautomaatset lahendust. Saate teada, kuidas kasutada lihtsaid exceli valemid, pakkfaile (.bat) või isegi Visual Basicu makrosid, et säästa tunde tööd ja jätta kõvaketas ideaalselt struktureerituks.

Kaskaadkaustade ja alamkaustade loomise põhjused ja eelised

Tõhus digitaalne organisatsioon sõltub suuresti selge kataloogistruktuurKui haldate palju faile (projektid, kliendid, isiklikud dokumendid, fotod jne), siis Hästi pesastatud kaustad ja alamkaustad parandavad ligipääsetavust, vältida teabe kadumist ja lihtsustada hilisemaid otsinguid. Kui teil on nende kaustade nimed Exceli arvutustabelis olemas, saate seda teavet kasutada hulgi ja automaatselt kogu kataloogihierarhia, säästes aega ja minimeerides inimlikke vigu.

1. meetod: Looge kiiresti üksikuid kaustu Exceli valemite ja pakkfailide abil

Esimene meetod põhineb väga lihtsal, kuid võimsal kombinatsioonil: Kasutage käsuridade genereerimiseks Exceli valemeid mida saate seejärel oma arvutis pakkfaili (.bat) abil käivitada. See on ideaalne, kui peate iga loendiüksuse (näiteks kliendi või projekti nime) jaoks looma eraldi kausta.

• Valmista oma Exceli tabel ette: Asetage veergu kaustadeks teisendada soovitud nimede loend (näiteks kõik veerus olevad kliendid) A lahtrist A3).
• Kasutage CONCAT-funktsiooni: Sisestage selle kõrval olevasse veergu (näiteks B3) iga rea jaoks järgmine valem:
  =CONCAT(«md«, «\»», A3, «\»»)
  See valem loob käsu „md” (make directory) koos iga kausta nimega, tagades tühikutega nimede korrektse toimimise.
• Täida alla: Kopeeri valem ülejäänud lahtritesse nii, et igal nimel oleks oma käsk.
• Kopeeri tulemus: Valige kõik genereeritud käsud, kopeerige need ja kleepige märkmikusse.
• Loo .bat-fail: Salvesta tekstifail laiendiga .bat (näiteks: create_folders.bat). Laiendi .bat lisamine on oluline, kuna see võimaldab Windowsil faili käsurea käivitatava failina tuvastada.
• Käivitage fail: Topeltklõpsake .bat-failil ja vaadake, kuidas kõik kaustad genereeritakse automaatselt kausta, kus bat-fail asub.

Selle meetodi eelised: Lihtsus, kiirus ja see ei nõua teadmisi programmeerimine.

2. meetod: kaustade loomine alamkaustadega iga loendiüksuse jaoks

Mis siis, kui sa tahad luua iga põhikausta alamkaustad (näiteks iga kliendi jaoks üks kaust „Arved”, teine „Lepingud” jne)? Seda meetodit saab teha ka Exceliga, genereerides iga kirje jaoks mitu käsurida.

• Valmista oma Exceli tabel ette: Näiteks kui teil on klientide nimedega veerg ja vajate igas kliendikaustas kolme alamkausta (näiteks „Dokumendid”, „Maksed”, „Kirjavahetus”).
• Kasutage keerukamaid valemeid: Saate Excelis iga alamkausta jaoks luua mitu valemit. Näiteks:
  =CONCAT(«md«, «\»», A3, «\\Dokumendid\»»)
  =CONCAT("md "; "\"; A3; "\\Maksed\"")
  =CONCAT(«md «, «\»», A3, «\\Kirjavahetus\»»)
• Korda käskude kopeerimist: Iga kliendi jaoks on teil kolm käsku, üks alamkausta kohta. Kopeerige need kõik Notepadi ja salvestage .bat-failina.
• Käivita .bat-fail: Topeltklõps genereerib kogu kausta ja alamkaustade struktuuri korraga.

Nõukogu: Saate kõik read reavahetuste abil ühendada või isegi ühe pika rea luua, kui kasutate modifikaatorit /s ja käsk mkdir alates terminal.

3. meetod: Visual Basic makro loomise automatiseerimiseks Excelist

Kui otsite täiustatud ja täisautomaatset lahendust, saate ära kasutada järgmist: VBA programmeerimiskeskkond, mis on integreeritud ExceliLihtsa makro abil saab Excel lugeda iga teie arvutustabeli lahtrit ja luua vastava kausta teie arvutis ükskõik kuhu.

Siin on näide makrost selle töö täielikuks automatiseerimiseks:

Sub createFolders() Dim path As String Dim cell As String path = InputBox("Sisesta tee, kuhu soovid kaustu luua", "Sihtkoha tee") cell = InputBox("Märkige algne lahter (nt A3)", "Valige lahter") Range(cell).Select Do While ActiveCell.Value <> "" MkDir(path & "\" & ActiveCell.Value) ActiveCell.Offset(1, 0).Select Tsükli lõpp Sub

Kuidas seda kasutada?

1. Ava Excel ja vajuta Alt + F11 Visual Basicu redaktori avamiseks.
2. Paremklõpsa projektiaknas oma raamatu nimel ja lisa Moodul uus.
3. Kleepige ülaltoodud kood moodulisse.
4. Käivita makro (F5 või käivitusnupp).
5. Sisestage tee, kuhu soovite kaustad luua, ja loendi alguslahter.
6. Makro käib läbi kõik teksti sisaldavad lahtrid ja loob valitud teele automaatselt kaustad.

VBA makrode eelised: See võimaldab a täielik kohandamineKasutajalt saab küsida teed, lahtrivahemikku või isegi pesastatud kaustastruktuuri. See on ideaalne ka neile, kes seda toimingut sageli kordavad.

Täiustatud automatiseerimine: looge kaskaadkaustu ja alamkaustu käsuga mkdir

Lisaks Excelile on olemas väga mitmekülgne valik, kui olete käsukonsooliga harjunud (CMD) Windowsi puhul: käsk mkdir („Loo kataloog“). On võimalik genereerida kaustad ja alamkaustad korraga, isegi pesastatud, ühe sammuga. Peamine on kasutada selle spetsiaalset süntaksit.

• Looge põhikaust ja mitu alamkausta:
  mkdir Üldine kaust\alamkaust1 Üldine kaust\alamkaust2 Üldine kaust\alamkaust3
  See loob kausta „GeneralFolder”, mille sees on kolm alamkausta.
• Loo keerukamaid struktuure:
  Windowsi süsteemides on võimalik kasutada .bat-faili, millel on mitu rida, näiteks:
  mkdir Klient1\Arved Klient1\Lepingud Klient2\Arved Klient2\Lepingud

Kui teil on vaja seda Excelis teha, saate oma lahtrid seadistada nii, et need ühendaksid primaarsed ja sekundaarsed nimed käskude automaatseks genereerimiseks.

Kuidas Excelis käskudes kasutamiseks kaustanimesid genereerida?

Oletame, et teie arvutustabel sisaldab 200 kliendi nime (üks rea kohta A-veerus). Saate kasutada ühendada Excelis komaga eraldatud loendi genereerimiseks (kasulik, kui kavatsete terminali kasutada sellistes süsteemides nagu Linux) või reavahetuse abil (kui kasutate Windowsis CMD-d). Selleks toimige järgmiselt.

• Andmete ülevõtmine: Kopeeri nimede veerg ja kleebi see teisele paberilehele valikuga „Kleebi teisiti > Transponeeri“. See annab sulle nimed ühes reas.
• Teisenda komaga eraldatud tekstiks: Kasutage funktsiooni „Otsi ja asenda”, et asendada kõik lahtrivahed komadega, luues sellise jada nagu: Klient1, Klient2, Klient3...
• Lisa käsk mkdir: Soovi korral lisa käsk mkdir ja algusesse sulud:
  mkdir {Klient1,Klient2,Klient3,…}

See meetod on eriti kasulik, kui edastate andmeid Linuxi terminali, kuigi Windowsis on mugavam hoida iga käsku .bat-failis eraldi real.

Kasulikke näpunäiteid ja tõrkeotsinguid

• Väldi keelatud märke: Windows ei luba kaustanimedes teatud märke (\ / : * ? » < > |). Enne käskude genereerimist puhastage kindlasti oma andmed Excelis.
• Kaustad, mille nimes on tühikud: Käskude süntaksivigade vältimiseks kasutage tühikuid sisaldavate nimede ümber alati jutumärke.
• Test näidiskaustal: Enne lõpliku .bat-faili käivitamist looge testkaust, et veenduda tulemuse ootuspärasuses.
• Vältige ülekirjutamist: Kui käivitate faili mitu korda, looge uued kaustad erinevate nimedega või kustutage eelnevalt loodud kaustad, et vältida duplikaate.
• Makrod ja õigused: Kui kasutate VBA makrosid, veenduge, et makrode käivitamine Excelis oleks lubatud ja teil oleksid sihtkoha tee jaoks vajalikud õigused.

Alternatiivid ja stsenaariumid teistele süsteemidele (Linux/macOS)

Kuigi see artikkel keskendub Windowsile ja Excelile, on kasulik teada, et need protseduurid kehtivad ka teistele operatsioonisüsteemidele. operatsioonisüsteemideLinuxis ja moon, käsk mkdir võimaldab teil luua lokkis sulgude abil kaskaadstruktuure {} väga võimsal viisil, näiteks:

mkdir -p CarpetaGeneral/{carpeta1,carpeta2/{subdirectorio1,subdirectorio2},carpeta3}

See rida genereerib kaustade ja alamkaustade hierarhia lihtsalt terminalis käivitades. Kui kaustade nimed asuvad arvutustabelis (näiteks LibreOffice Calc või Excel), saate käsu kohandamiseks rakendada sama meetodit, ühendades ja asendades vahed komadega.

Tõhus korraldus suurte andmemahtudega töötamisel

Dokumentide haldamisega tegelevad spetsialistid, kliendifailidega töötavad ettevõtted, advokaadibürood või fotostuudiod saavad tänu neile oma töövoogu oluliselt optimeerida. Masskaustade ja alamkaustade loomise tehnikadOrganisatsiooni automatiseerimine Exceli, pakkfailide või makrode abil võib olla määravaks teguriks aja raiskamise ja hõlpsasti ajakohasena hoitava süsteemi loomise vahel.

Neid tööriistu ära kasutades saate Hoidke oma failistruktuur korras, kohanege kiirete muudatustega ja vähendage käsitsi tehtud viguSee võimaldab teil kulutada rohkem aega produktiivsetele ülesannetele ja vähem aega käsitsi failide haldamisele.