- Excel võimaldab teil faile hallata kirjete, linkide ja põhiandmete abil.
- Integreerimine Microsoft 365 parandab korraldust ja ligipääsetavust.
- Reaalajas koostöö ja pöördtabelid optimeerivad meeskonnatööd.
Microsoft Excel on arenenud palju kaugemale lihtsast arvutustabelist, mida paljud aastaid tagasi tundsid. Nüüd on see võimas koostöö- ja teabehaldustööriist, mis koos pilveteenustega (nt Microsoft 365) võimaldab teil dokumente ja andmeid enneolematul viisil korraldada ja hallata. Kui olete kunagi mõelnud, kuidas looge oma failihaldur ExcelisSee artikkel on just see, mida vajate selle võimaluste täielikuks ärakasutamiseks ja dokumentide ning andmete haldamise optimeerimiseks.
Järgmistes ridades uurime üksikasjalikult, kuidas muuta Excel omamoodi isikupärastatud dokumendihaldussüsteemiks, selle strateegia eeliseid ja piiranguid ning milliseid alternatiive saate kaaluda, kui vajate veelgi võimsamat süsteemi. Kõik see on esitatud selgel ja praktilisel viisil, kasutades arusaadavat ja otsest keelt, et saaksite saavutada tõhusaid tulemusi ilma tarbetusse tehnilisse žargooni eksima minemata.
Miks kasutada Exceli failihaldurina?
La Exceli mitmekülgsus See teeb sellest ideaalse tööriista dokumentide kontrolli ja jälgimise tsentraliseerimiseks, eriti keskkondades, kus pole võimalik või vaja rakendada palju keerukamaid lahendusi, näiteks SharePoint või professionaalsed dokumendihaldussüsteemid. Exceli abil saate hõlpsalt jälgida faile, vastutavaid kasutajaid, muutmiskuupäevi, paranduste staatust ja muid olulisi andmeid. kõik ühes failis, mida saab jagada ja redigeerida mis tahes Microsoft 365-ga ühilduvast seadmest.
Põhifailihalduri loomine Excelis: põhimõisted
Peamine idee a taga failihaldur Excelis See puudutab digitaalsete dokumentide haldamise ja leidmise viisile struktuuri ja korra loomist. Selleks saate Exceli töövihikus kasutada ühte või mitut lehte andmebaasina, kuhu saate salvestada järgmist:
- Faili nimi
- Link või juurdepääsutee (kohalik või pilvepõhine, näiteks OneDrive, SharePoint, Dropbox jne)
- Loomise ja viimase muutmise kuupäev
- Vastutav kasutaja või autor
- Dokumendi tüüp või kategooria
- Lisakommentaarid või ülevaatuse olek
Sel viisil Sinu Exceli arvutustabelist saab sinu oluliste failide nutikas register, millele pääseb ligi iga meeskonnaliige vastavate õigustega. Kõike seda saab täiendada täiustatud filtrite, pöördtabelite ja otsingufunktsioonidega, et leida kiiresti vajalik dokument.
Integratsioon Microsoft 365 dokumenditeekidega
Paljud organisatsioonid kasutavad Microsoft 365 failide ja dokumentide haldamiseks, eriti SharePointi dokumenditeekide või OneDrive for Businessi salvestusruumi kaudu. Kõige märkimisväärsem eelis on see, et Saate need ressursid otse Excelist linkidaSaate luua linkide veeru, kus iga lahter sisaldab pilves talletatud faili URL-i, nii et klõpsamisel avaneb see automaatselt vastavas rakenduses.
See integratsioon võimaldab teil faile dokumenditeekidesse lohistada ja kaustu loogilise ja hõlpsasti kasutatava struktuuri loomiseks korraldada. Alates Failihaldur Windows Kui teil on piisavad õigused, saate faile otse SharePointi teekides vaadata ja teisaldada, mis muudab nende haldamise ja neile Excelist juurdepääsu veelgi lihtsamaks.
Reaalajas ühilduvus ja koostöö
Üks Exceli suuri eeliseid pilves töötades on see, et võimalus toimetada samaaegselt teiste kolleegidegaKui kõik kasutajad kasutavad Excel for Microsoft 365, Excel Online'i või selle mobiiliversioone Android e iOS, näete reaalajas muudatusi, mida igaüks teeb, ja isegi teiste kaastöötajate valikuid, kui neil on see funktsioon aktiveeritud. Automaatne salvestamine (Automaatne salvestamine).
Oluline on märkida, et kui mõni liige kasutab vanemat versiooni, näiteks Excel Mobile'i või mitte-Microsoft 365 versiooni, võib esineda probleeme nii teiste valikute vaatamise kui ka samaaegse redigeerimisega. Seda on oluline meeles pidada Exceli-põhise koostööpõhise failihaldussüsteemi juurutamisel.
Struktuurisoovitus teie Exceli failihaldurile
Et teie haldur oleks tõeliselt funktsionaalne ja skaleeritav, soovitame arvutustabeli korraldada vastavalt teie konkreetsetele vajadustele. Näidisstruktuur võiks olla:
- Rida 1 (päis): FAILI NIMI | TEE/LINK | LOOMISKUUPÄEV | MUUTMISKUUPÄEV | VASTUTAV ISIK | STAATUS | MÄRKUSED
- Järgmised read: iga dokumendi/faili üksikud kirjed
Lisaks saate kriitiliste, hilinenud või läbivaatamata dokumentide esiletõstmiseks kasutada värve või tingimusvormingut. Exceli automaatsed filtrid muudavad asjakohase teabe leidmise lihtsaks.
Kirglik kirjanik baitide maailmast ja üldse tehnoloogiast. Mulle meeldib jagada oma teadmisi kirjutamise kaudu ja just seda ma selles ajaveebis teengi, näitan teile kõike kõige huvitavamat vidinate, tarkvara, riistvara, tehnoloogiliste suundumuste ja muu kohta. Minu eesmärk on aidata teil digimaailmas lihtsal ja meelelahutuslikul viisil navigeerida.