- Skannimistööriistade täielik integreerimine Microsoft 365 rakendusse ja Microsoft Lensi, et muuta paberdokumendid digitaalseteks failideks.
- Võimalus teisendada pilte redigeeritavaks tekstiks Wordi ja Exceli OCR-tehnoloogia abil.
- Skannitud dokumentide tsentraliseeritud haldamine OneDrive'i pilve kaudu mitme platvormi juurdepääsu hõlbustamiseks.
Tänapäeval pole digitaliseerimine enam pelgalt suurkorporatsioonide tööriist; sellest on saanud meie igapäevaelu lahutamatu osa. Olgu selleks siis tööle kviitungi saatmine, valitsusasutustega paberimajanduse täitmine või kooli märkmete salvestamine, paberdokumentide digitaalseks teisendamine on ülioluline, et vältida paberihunnikutesse sattumist.
Selles stsenaariumis on Microsoft 365 ökosüsteemist (varem tuntud kui Office 365) saanud uskumatu liitlane. Kodus pole enam vaja hiiglaslikku skannerit, sest nutitelefoni kaamera ja paari hästi konfigureeritud rakenduse abil saame sekunditega professionaalse kvaliteediga dokumente jäädvustada ja optimeerida .
Peamised skaneerimise tööriistad
Digiteerimise alustamiseks on meil mitu võimalust, olenevalt sellest, millist rakendust eelistame kasutada. Üldine Microsoft 365 rakendus on kõige lihtsam valik, kuna see koondab kõik. Neile, kes otsivad põhjalikumat kontrolli, on Microsoft Lens (endine Office Lens) kroonijuveel. See rakendus on spetsiaalselt loodud tahvlite, kviitungite, visiitkaartide ja käsitsi kirjutatud märkmete jäädvustamiseks, varjude eemaldamiseks ja ebamugavate nurkade korrigeerimiseks veatu tulemuse saavutamiseks.
Isegi kui kasutate ainult OneDrive'i , on teil võimalus skannida otse pilvest. Kaamera aktiveerimiseks ja faili automaatseks salvestamiseks oma kontole puudutage lihtsalt nuppu „Sirvi” või „Lisa”, muutes sellele juurdepääsu igast seadmest uskumatult lihtsaks.
Samm-sammult juhend digitaliseerimiseks Microsoft 365 rakendusega
Protsess on uskumatult lihtne ega nõua arvutieksperti. Alustamiseks avage rakendus oma mobiilseadmes ja otsige paremas alanurgas hõljuvat nuppu „Loo“ . Sellele koputades avaneb menüü, kus peaksite valima valiku „Digitaliseeri“.
Kui kaamera on aktiveeritud, kadreeri dokument. Näed, et rakendus tuvastab automaatselt servad , reguleerides perspektiivi ja kontrasti. Pärast foto tegemist on väga oluline anda failile selge nimi; väldi nimesid nagu "IMG_001" ja kasuta midagi kirjeldavat, näiteks "jaanuari elektriarve", et mitte hiljem otsimisele aega raisata.
Õppige tundma Microsoft Lensi ja selle pildistamisrežiime
Kui valite Microsoft Lensi, on teil konkreetsed režiimid olenevalt sellest, mida soovite jäädvustada. Valge tahvli režiim sobib ideaalselt diagrammide jaoks valgetel tahvlitel, kuna see tõstab esile jooned ja hoiab ära tausta liiga heledaks muutumise. Dokumendirežiim on aga optimeeritud väikese trüki, brošüüride või kirjade jaoks.
Toimingute režiimis on täiustatud funktsioonid , mis võimaldavad teil lihtteksti ekstraktida, tabeleid Excelisse eksportida või isegi kasutada kaasahaaravat lugejat , et telefon teksti valjusti ette loeks. Lisaks ekstraktib visiitkaardirežiim kontaktandmed ja salvestab need otse teie telefoni aadressiraamatusse või OneNote'i.
Pildist muudetavaks tekstiks: OCR-i võimsus
Üks võimsamaid funktsioone on optiline märgituvastus (OCR). See tähendab, et rakendus ei salvesta ainult fotot, vaid tunneb ära ka tähed ja teisendab need muudetavaks tekstiks. Kui salvestate skannitud pildi Wordi failina, eraldab süsteem automaatselt loetava teksti , mis võimaldab teil sisu muuta nii, nagu oleksite selle ise kirjutanud.
Excelis on funktsioon „Analüüsi tabelit” suurepärane. Prinditud tabelist saab pildi teha ja rakendus teisendab selle muudetavaks arvutustabeliks . Lihtsalt kontrollitakse teisendusvigu ja kui need on parandatud, on andmed korrastatud ilma ühtegi numbrit sisestamata.
Näpunäited ideaalse skannimise saavutamiseks
Õnnetuse vältimiseks tuleb pöörata tähelepanu mõnele detailile. Esiteks mõelge valgustusele: püüdke kasutada kaudset loomulikku valgust , et vältida paberile jäävaid teravaid varje. Asetage dokument alati kontrastsele taustale (näiteks valge paber tumedal laual), et tarkvara saaks servad täpselt tuvastada.
Teine oluline nipp on hoida telefoni paberiga võimalikult paralleelselt. Liiga järsu nurga all pildistades on moonutus suurem ja OCR võib ebaõnnestuda. Ära unusta enne pildistamist ekraani puudutada , et tekstile teravustada, ja kui näed peegeldusi, siis ära kõhkle uuesti pildistamast.
E-posti ja töövoo integratsioon
Kui koostate e-kirja ja peate dokumendi manustama, ei ole vaja rakendusest lahkuda. Saate kasutada sisseehitatud kaamerat koostamisaknas , valida dokumendi- või tahvlirežiimi ja faili koheselt manustada. See töövoog sobib ideaalselt neile, kes peavad lisadokumentide esitamist kiirendama ja vaevata edastama.
Kui teil on arvutis juba skannitud PDF-fail, pidage meeles, et saate selle otse Wordiga avada oma arvutis . Programm teavitab teid, et teisendab PDF-faili muudetavaks dokumendiks. Kuigi paigutus võib keerukate veergude korral veidi muutuda, jääb tekst kiireks redigeerimiseks täielikult kättesaadavaks.
Jätkusuutlikkus ja digitaalne organisatsioon
Nende tööriistade kasutuselevõtt mitte ainult ei lihtsusta meie elu, vaid edendab ka paberivaba kultuuri . Paberikasutuse vähendamine vähendab metsade hävitamist ja väldib pleegitamise kahjulikke keemilisi protsesse. Kõik pilve koondamise abil loome tõhusa ja jätkusuutliku virtuaalkontori .
Korra säilitamiseks soovitame OneDrive'is kasutada teemalisi kaustu ja rakendada ühtset nimetamiskonventsiooni . See koos dokumentide digitaalse allkirjastamise võimalusega viib lõpule digitaalse ümberkujundamise protsessi, võimaldades teil hallata terveid protseduure ilma ühtegi lehte printimata.
Microsofti ökosüsteem pakub terviklikku lahendust alates kiirest jäädvustamisest mobiilseadme kaameraga kuni täiustatud redigeerimiseni Wordis ja Excelis. Tänu Microsoft 365, Lensi ja OneDrive'i kombinatsioonile saab iga kasutaja oma dokumendid nutikateks, redigeeritavateks ja korrastatud failideks muuta, optimeerides oma aega ja panustades keskkonnasäästlikkusesse, vähendades paberitarbimist.
Kirglik kirjanik baitide maailmast ja üldse tehnoloogiast. Mulle meeldib jagada oma teadmisi kirjutamise kaudu ja just seda ma selles ajaveebis teengi, näitan teile kõike kõige huvitavamat vidinate, tarkvara, riistvara, tehnoloogiliste suundumuste ja muu kohta. Minu eesmärk on aidata teil digimaailmas lihtsal ja meelelahutuslikul viisil navigeerida.