Kuidas Wordis nutikate paranduste jaoks täiustatud redaktorit aktiveerida

Kui töötate regulaarselt Microsoft Wordi dokumentidega, olete ilmselt juba aru saanud, et ainult kirjutamisest ei piisa: Õigekiri, grammatika ja stiil on väga olulised. selles, kuidas ülemused, kliendid või õpetajad sind tajuvad. Siin tulevadki mängu täiustatud redaktor ja kõik Wordi nutikad parandusvalikud, mis õigesti konfigureerituna aitavad sul säästa tunde käsitsi korrektuuri tegemisest.

Probleem on selles, et paljud neist funktsioonidest on peidetud menüüde, dialoogibokside ja ebaloogiliste valikute vaheleEriti kui töötate erinevate versioonidega (töölaua Word, Wordi veebiversioon, Outlook jne). Selles põhjalikus juhendis näete üksikasjalikult, kuidas redaktorit aktiveerida, kuidas kohandada, mida see parandab ja mida mitte, millised on Office'i rakenduste erinevused ja kuidas kasutada professionaalseks ülevaatamiseks tööriistu, näiteks muudatuste jälgimist.

Mis on Wordi täiustatud redaktor ja miks seda tasub kasutada?

Wordi täiustatud redaktor on enamat kui lihtsalt õigekirjakontroll: See ühendab endas õigekirja, grammatika, selguse, kokkuvõtlikkuse, tooni ja stiili korrektuuri. ühes paneelis. Selle eesmärk on aidata teil saavutada oma dokumentidega peaaegu professionaalne tase ilma filoloogi või korrektorita.

Kui aktiveerite selle lindilt, analüüsib Word dokumendi sisu ja kuvab teile kategooriate kaupa liigitatud soovitusedlihtsad vead (rõhud, muudetud tähed), grammatilised probleemid (kokkulepped, verbiajad, eessõnad) ja peenemad aspektid, näiteks keerulised fraasid, koondamised või ebamõistlikud väljendid.

Üks selle suuri eeliseid on see, et toimetaja ei osuta mitte ainult vigadele, vaid ka See pakub lühikesi selgitusi ja alternatiive Nii et sa mõistad paranduse põhjust. Teisisõnu, see ei "paranda" lihtsalt dokumenti, vaid aitab sul oma kirjutatut kasutamisega paremaks muuta.

Lisaks kohandub täiustatud redaktor kontekstiga: Ettevõtte aruanne ei ole sama mis mitteametlik e-kiriSeepärast sisaldab see tooni (ametlikum või neutraalsem) ja selgusega seotud valikuid, mis on väga kasulikud, kui kirjutad ülemustele, klientidele või laiemale publikule.

Lõpuks tugineb redaktor teie dokumendi keelesätetele. Kui valite õige keele ja murde (Hispaania keel Hispaaniast, Briti inglise keel jne), on soovitused palju täpsemad ja teie sihtrühmale kohandatud.

Kuidas avada Wordi redaktor ja vaadata oma tekste üle

Nutikatest korrektsioonidest tõelise kasu saamiseks on esimene asi, mida teada, Kus asub redaktor ja kuidas seda igapäevaselt kasutatakse?Pääsupunkt on veidi peidus, kui te pole seda varem kasutanud, aga kui olete selle leidnud, on see üsna mugav.

Wordi tänapäevastes töölauaversioonides saate redaktori avada menüü Avaleht jaotises Redigeerimisriistad. Lihtsalt mine Avaleht > Redaktor ja avaneb külgpaneel, kus kõik soovitused kuvatakse korrastatult.

Sellelt paneelilt näete dokumendi kvaliteedi üldine kokkuvõte (koos soovitusliku hindega) ja kohe selle all erinevad kategooriad: õigekiri, grammatika, selgus, kokkuvõtlikkus, sõnavara jne. Iga kategooria piires võimaldab Word teil probleeme ükshaaval üle vaadata.

Iga soovituse klõpsamine tõstab esile problemaatilise lõigu põhitekstis ja paneelil See pakub teile lühikest selgitust ja ühte või mitut alternatiivi.Saate soovitusega nõustuda, seda seekord ignoreerida või isegi öelda Wordile, et ta lõpetaks selle konkreetse veatüübi märgistamise tulevikus, kui arvate, et see on liigne.

Selle toimetajaga tehtava ülevaatuse saab ühendada dokumendi lõpliku, iseseisva lugemisega. Hea tava on Esmalt käivitage redaktor mehaaniliste vigade parandamiseks Ja siis pühendud sisu, struktuuri ja tähendusnüansside lihvimisele, mida masin päris hästi ei taba.

Keelekontroll ja korrektuur Wordi veebirakenduses

Kõik Wordi versioonid ei tööta ühtemoodi. Näiteks Wordi veebiversioonis Õigekirjakontrolli sisse- või väljalülitamiseks pole ühte maagilist lülitit.Parandust saab hallata teksti keele seadete ja teatud ülevaatusvalikute kaudu.

Kui soovite kogu veebidokumendi õigekirja- või grammatikakontrolli keelata, saate Wordile seda öelda Ärge vaadake üle konkreetse valiku teksti ega kogu dokumentiSelleks valige lõik, osa või kasutage kõige valimiseks Ctrl+A.

Kui olete sisu valinud, minge vahekaardile Läbivaatus ja valige sobiv korrektuurikeele suvand. Keele dialoogiboksisLeiad kastikese „Ära kontrolli õigekirja ega grammatikat“. Kui märgid selle ja nõustud, lõpetab Word selle tekstiosa vigade allajoonimise.

Kui on aeg dokumenti uuesti üle vaadata, korrake lihtsalt protsessi ja Tühjendage märkeruut „Ära arvusta...”Või saate redaktori abil käivitada täieliku ülevaatuse. See taastab automaatse parandamise aladel, kus te selle keelasite.

See on eriti kasulik, kui töötate koos muudest allikatest kleebitud tekst mida te ei soovi üle vaadata, ning jaotised, mis sisaldavad koodi, valemeid või tehnilisi termineid, millest õigekirjakontroll aru ei saa ja mida see pidevalt veana märgib.

Kohanda õigekirjakontrolli oma sihtrühmale ja vajalikule keelele

Täiustatud redaktori teine ​​​​oluline punkt on see, et See toetab erinevaid keeli ja piirkondlikke variante.Ameerika inglise keeles kirjutamine ei ole sama, mis Briti, Kanada või Austraalia inglise keeles kirjutamine ning Word suudab eristada iga keele konkreetseid reegleid.

Tänu sellele keeleseadele Word tunneb ära sõnavara nüansse, tüüpilisi konstruktsioone ja stiililisi eelistusi iga murdega seotud. See tagab, et soovitused on teie tegeliku sihtrühma jaoks asjakohased ja väldivad absurdseid parandusi.

Kui töötate rahvusvahelises keskkonnas, on oluline veenduda, et Igale dokumendile on määratud õige keel. Algusest peale. Vastasel juhul on tulemuseks ebavajalik allajoonimine ja valed parandused, mis tekitavad ainult müra.

See lähenemisviis kehtib ka hispaania keele kohta: kuigi variantide vahelised erinevused pole nii suured kui inglise keeles, Sõnavara soovitused, kirjavahemärgid või teatud väljendid võivad erineda.Algusest peale õigesti seadistamine väldib arusaamatusi ja ebavajalikke parandusi.

Lühidalt, täiustatud redaktor mitte ainult ei paranda konkreetseid vigu, vaid ka See aitab säilitada keelelist järjepidevust ja sobivat tooni. olenevalt riigist ja lugejatüübist, kellele te sihite.

Mis on muudatuste jälgimine ja kuidas see sobib kokku nutikate parandustega?

Lisaks täiustatud redaktorile sisaldab Word klassikalist, kuid olulist redigeerimisvahendit: muutuste kontrollSee funktsioon salvestab kõik dokumendis tehtud muudatused, nii et näete, mida, millal ja kelle poolt on muudetud.

Muudatuste jälgimise aktiveerimisel märgitakse tekstis visuaalselt iga lisamise, kustutamise või vormindamise muudatus. Lisatud sõnad kuvatakse tavaliselt allajoonituna.Kustutatud üksused on tähistatud läbikriipsutusega ja veeristel on jooned, mis näitavad tehtud muudatuste kohti.

See nähtavus muudab muudatuste kontrolli ülioluliseks koostööl põhinevate toimetamise protsesside, professionaalsete paranduste või akadeemiliste ülevaadete puhul. Ükski kohandus ei jää märkamata Ja sa saad alati otsustada, kas aktsepteerid seda sellisena, nagu see on, või lükkad selle tagasi.

Muudatuste jälgimine integreerub väga hästi ka täiustatud redaktoriga: saate Kasutage redaktorit vigade leidmiseks ja muudatuste salvestamiseks. muudatuste jälgimine on aktiivne, et algne autor saaks neid hiljem omal ajal üle vaadata.

Tänu redaktori ja muudatuste juhtimise kombinatsioonile on võimalik luua väga läbipaistvad töövood teksti kirjutaja ja selle lihvimise eest vastutava isiku (korrektorid, projektijuhid, õpetajad jne) vahel.

Wordi dokumentides muudatuste jälgimise eelised

Muudatuste jälgimise kasutamine võib alguses tunduda tülikas, kuna see täidab dokumendi märkidega, aga Selle eelised professionaalses kontekstis on tohutudSee on ilmselt üks algajate kasutajate poolt kõige vähem hinnatud funktsioone.

Esimene oluline eelis on läbipaistvus: Iga muudatus registreeritakse selgesõnaliseltSee võimaldab autoril näha, mida on muudetud, võrrelda seda algse tekstiga ja otsustada, kas ettepanek lisada või mitte.

Teiseks parandab see koostööd. Kui sama dokumendi kallal töötab mitu inimest, Muutuste kontroll takistab inimestel üksteise tööle jalgu astumast. ja teeb iga retsensendi jaoks teiste tehtu kohta lihtsamaks ülevaate ilma, et peaks versioone käsitsi vahetama.

Teine eelis on mugav muudatuste ajalugu. Kui mingil hetkel kahetsed mitmeid muudatusi, Saate kiiresti leida, mis on muudetud, ja naasta eelmise oleku juurde. muudatuste valikuline aktsepteerimine või tagasilükkamine.

Lõpuks, keskkondades, kus jälgitavus on nõutav (näiteks advokaadibürood, konsultatsioonifirmad või akadeemilised ülevaated), Muudatuste jälgimine annab selgeid tõendeid redigeerimisprotsessi kohtaMõnikord on see vajalik auditite või ametlike tarnete jaoks.

Kuidas samm-sammult muudatuste jälgimist aktiveerida ja kasutada

Muudatuste jälgimise aktiveerimine on väga lihtne, kuid oluline on sammud selgelt paika panna ja ennekõike teadmine, kuidas kõiki märke hiljem kontrollida et dokument jääks puhtaks, kui on aeg see sisse anda.

Selle sisselülitamiseks avage dokument Wordis ja minge lindil vahekaardile „Läbivaatus“. Sealt leiate valiku „Jälgi muudatusi“. Selle aktiveerimiseks klõpsake sellel nupulSellest hetkest alates salvestatakse kõik väljaanded.

Pärast aktiveerimist kuvatakse kõik teie sisestatud, kustutatud või ümbervormindatud tekst märgistatuna. Kui soovite lisada märkusi sisu muutmata, saate kasutada... kommentaaridValige lõik ja seejärel vahekaardilt Ülevaade valik „Uus kommentaar”, et lisada ääremärkusi.

Kui kõik vajalikud isikud on dokumendi üle vaadanud, on aeg otsustada, millised muudatused alles jätta. Selleks valige konkreetne muudatus ja kasutage vahekaardil „Läbivaatamine“ nuppe „Nõustu“ või „Keeldu“. Saate liikuda ükshaaval või rakendada neid toiminguid kõigile muudatustele. täpsemate valikute alt.

Juhul kui töötate sama dokumendi mitme versiooniga, lubab Word ka võrdle kahte faili otseMenüüst Ülevaade > Võrdle näete, mis on vanema ja uuema versiooni vahel muutunud, mis on väga kasulik, kui muudatuste jälgimine pole algusest peale aktiivne olnud.

Grammatika stiili ja nutikate paranduste seadistamine Wordis

Lisaks redaktori aktiveerimisele on oluline kohandada Wordi kasutatavat grammatikastiili. See säte võimaldab teil otsustada Mil määral te tahate, et programm oleks "täpikas"? oma tekstidega: kas ainult põhiline grammatika või ka soovitused stiili, selguse ja formaalsuse kohta.

Nendele valikutele juurdepääsemiseks avage Word ja looge või avage mis tahes dokument (eelistusi ei kuvata avakuval). Seejärel klõpsake vasakus ülanurgas valikul Fail ja minge külgribal valikule Valikud.

Otsige Wordi suvandite aknas vasakpoolsest menüüst jaotist Proofing (Korrektuur). Jaotises „Õigekirja ja grammatika parandamine Wordis”Näete nuppu nimega Seaded (või sarnast), mis avab üksikasjaliku kirjutamisstiili paneeli.

Sellele nupule klõpsates avaneb aken, kus on kirjutamisstiili rippmenüü ja väga pikk nimekiri võimalikest parandustest. Siin saate teatud tüüpi arvustuste aktiveerimine või deaktiveerimine mida sa tahad, et toimetaja soovitaks.

Saadaval olevate valikute hulka kuuluvad kirjavahemärkidega seotud probleemid (näiteks ebavajalike komade kasutamine), spetsiifilised probleemid, näiteks „dequeísmo“ või „leísmo“, artiklite väljajätmine, koondamised, „-mente“-ga lõppevate määrsõnade ülekasutamine, infinitiivide kasutamine olukordades, kus eelistatakse teisi konstruktsioone, sobimatud väljendid ja palju muud.

Grammatika vs. „Grammatika ja täiustamine”: raskusastme valimine

Kirjutamisstiili rippmenüüs kuvatakse vähemalt kaks peamist profiili: „Grammatika” ja „Grammatika ja täiustused”Kuigi need võivad tunduda sarnased, muudavad nad oluliselt saadavate ettepanekute tüüpi ja hulka.

Kui valite profiili „Grammatika”, keskendub Word peamiselt rangelt grammatilised vead: kokkulangevus, verbi ajavormid, valed struktuurid jne. Selles režiimis jäävad paljud selguse, kokkuvõtlikkuse või formaalsusega seotud valikud vaikimisi keelatuks.

Kui aga valite „Grammatika ja täiustused“, hakkab redaktor teile ka pakkuma edasijõudnutele mõeldud stiilisoovitusedTeisisõnu, see ei märgista mitte ainult ilmseid vigu, vaid ka pikki ja keerulisi lauseid, kordusi, mitteametlikke fraasipöördeid tõsidust nõudvates kontekstides ja muid peenemaid aspekte.

Mõlemal juhul saate redaktori käitumist kohandada, märkides või tühjendades üksikuid ruute. Nii Saate luua oma maitse järgi omamoodi "korrektsiooniprofiili"., mis on kohandatud teie tavaliselt toodetavate tekstide tüübile: tehnilised aruanded, juriidilised dokumendid, akadeemilised tööd, turundussisu jne.

Hea tava on alustada „Grammatika ja paranduste” märgistamisega, vaadata üle, milliseid soovitusi peate tõeliselt kasulikeks, ja deaktiveerige kõik kategooriad, mis tunduvad teile liigsed või ebaolulised teie stiili või töökeskkonna jaoks.

Mallide ja heade vormindamistavade kasutamine redaktori abil

Wordi redaktorit on palju parem kasutada siis, kui teie dokument See on hästi struktureeritud ja vormistatudSeega on kiire viis kvaliteedi parandamiseks algusest peale professionaalsete mallide kasutamine lähtepunktina.

Menüüst Fail > Uus saate otsida malle, mis on seotud vajaliku dokumendi tüübiga: aruanded, CV-d, äriettepanekud, protokollid jne. Vali see, mis sobib kõige paremini sinu eesmärgiga ja kasutage seda alusena tühja dokumendi asemel.

Kui mall on laaditud, asenda kogu näidistekst oma tegeliku sisuga. Kasuta seda võimalust, et fontide, ettevõtte värvide ja logode kohandamine oma ettevõtte või projekti kuvandile, eemaldades mittevajalikud osad ja lisades oma osad, kui peate seda vajalikuks.

Sisu korraldamisel on soovitatav säilitada selge struktuur koos hästi määratletud pealkirjade, jaotiste ja lõikudega. Wordi stiilide järjepidev kasutamine (Pealkiri 1, Pealkiri 2, tavaline lõik jne) See aitab mitte ainult loetavuse parandamisel, vaid ka redaktoril õigesti tuvastada analüüsitava teksti tüüpi.

Lõpuks pidage meeles vorminduse aspekte, mis mõjutavad professionaalset taju: loetavad fondid, hästi mõõdetud vahed, hoolikas joondus ja mõõdukas värvide kasutamine. Puhtam ja organiseeritum on dokumentSamuti on toimetaja ettepanekute ülevaatamine ja vastuvõtmine lihtsam.

Visuaalsed elemendid, tabelid ja muud tugiressursid

Sõna ei ela ainult tekstist: millegi hästi selgitamiseks on sageli vaja tabelid, graafikud, diagrammid või pildid mis täiendavad teie öeldut. Need elemendid, kui neid õigesti kasutada, parandavad selgust ja vähendavad lõigu pikkust.

Kui otsustate lisada tabeleid või diagramme, veenduge, et Nende vorming on kooskõlas ülejäänud dokumendiga.Pealkirjastage tabelid ühtlaselt, joondage sisu õigesti ja veenduge, et graafika oleks loetav ka mustvalgelt prindituna.

Täiustatud redaktor keskendub peamiselt tekstile, kuid see ei tähenda, et saate tekstikastide või märkmete sisu unarusse jätta. Võimaluse korral rakendage samu parandusreegleid nende üksuste sisu käsitsi ülevaatamine, kuna need sisaldavad sageli asjakohaseid pealkirju või kommentaare.

Pikkade dokumentide puhul on see samuti hea mõte jätke tühjad ruumid ja eraldage sisublokid alapealkirjade või sektsioonivahetustega. See mitte ainult ei lihtsusta lugemist, vaid muudab ka redaktori poolt allajoonituste visuaalse parandamise vähem tüütuks.

Lõpuks, kui lisate väliseid pilte (näiteks ekraanipilte või illustratsioone), kontrollige, kas nende eraldusvõime on piisav ja et ärge rikkuge dokumendi üldist kujundustKuigi toimetaja pilte ei paranda, võib nende väärkasutamine rikkuda terviku professionaalse ilme.

Levinud probleemide lõplik ülevaade, levitamine ja tõrkeotsing

Kui arvate, et dokument on valmis, on hea mõte teha viimane süstemaatiline ülevaade. Ideaalis Alustage täieliku arvustusega redaktori abil, parandades või ignoreerides kuvatavaid soovitusi, kuni paneel on praktiliselt puhas.

Seejärel vaadake käsitsi üle olulised andmed: joonised, viited, pärisnimed, kuupäevad või akronüümid. Täiustatud redaktor ei tuvasta alati sisuvigu, seega Palun kontrollige, et kõik esitatud teave oleks õige ja ajakohane.

Kui olete faili üle vaadanud, salvestage see selge ja kirjeldava nimega. Kui kavatsete seda e-posti teel jagada või intranetis avaldada, on see tavaliselt hea mõte. eksportige see PDF-i vormingu külmutamiseks ja teiste kasutajate poolt valesti joondatud olemise vältimiseks.

Kui teil on vaja see välja printida, kasutage prindi eelvaadet, et veenduda, et Leheküljevahetused, veerised ja päised Need näevad välja just sellised, nagu te soovite. Samuti on oluline kontrollida, et kliendile või kohtule saadetava dokumendi puhul ei jääks nähtavaks kommentaare ega muudatuste kontrollimise märke.

Kui tekivad vormindusprobleemid (lõikude liikumine, stiilide iseseisev muutumine, piltide paigast ära hüppamine), on see tavaliselt tingitud valesti rakendatud stiilidest või sobimatutest sektsioonivahetustest. Praktiline lahendus on stiilide ülevaatamine ja standardiseerimineVõi äärmuslikel juhtudel kopeerige lihttekst uude dokumenti ja rakendage stiilid uuesti nullist.

Wordi ja teiste Office'i rakenduste erinevused teksti parandamisel

Kuigi täiustatud redaktor särab eriti Wordis, Kõigil Office'i rakendustel pole samu parandusvalikuid.Nende erinevuste tundmine on kasulik, et vältida pettumust teatud programmides puuduvate funktsioonide otsimisel.

Nagu me oleme näinud, on töölaua Wordis väga täielik tööriistakomplekt: täiustatud redaktor, detailsed grammatika stiiliseaded, muudatuste jälgimine, kommentaarid, dokumentide võrdlus ja palju muud seadeid.

Teistes rakendustes, näiteks Excelis või PowerPointis, Te ei leia grammatika üle samaväärset kontrolli.Tavaliselt pakuvad nad elementaarset õigekirjakontrolli ja mõnel juhul ka sümbolitele keskenduvaid automaatkorrektsiooni valikuid, automaatset vormindamist või matemaatiliste valemite kohandamist, kuid mitte nii peeneid stiiliprofiile.

Outlook on Wordile kõige lähedasem erand. Uute meilide koostamisel pääsete juurde kirjutamisstiili muutmise valikud Sarnane Wordi omaga, kuigi tavaliselt vähema valikuga. Tasub neid seadeid vaadata, sest mõned valikud on vaikimisi keelatud ja võite kasulikest parandustest ilma jääda.

Lühidalt, kui see, mida vajate, on põhjalik grammatika- ja stiiliülevaadeKõige mõistlikum on põhisisu Wordis mustandiks teha või lihvida ning seejärel vastavalt vajadusele teistesse Office'i rakendustesse kopeerida või kohandada.

Täiustatud redaktori, hoolikate keeleseadete, muudatuste jälgimise hea kasutamise ja heade vormindamistavade kombineerimise abil on täiesti võimalik muuta oma Wordi dokumendid tavalistest dokumentidest väga professionaalseteks, selgeteks ja veatuteks – midagi, mis teenib alati punkte iga nõudliku lugeja juures.