Kuidas Windowsi faile Exceli abil automaatselt korraldada

Failide korraldamine arvutis võib alguses tunduda lihtne ülesanne, kuid aja jooksul... aeg ja dokumentide arv suureneb, muutub tootlikkuse parandamine ja otsingute pealt aja kokkuhoid peaaegu hädavajalikuks. Neile, kes töötavad suured failimahud WindowsisOlgu selleks siis professionaalsed või isiklikud põhjused, tuttavate tööriistade, näiteks Exceli abil nende automatiseerimise viis võib olla väga oluline. Täna selgitame üksikasjalikult, kuidas Exceli abil arvutis kaustu ja faile automaatselt korraldada ja luua, ning muid meetodeid, kuidas oma digitaalset keskkonda soovitud viisil korras hoida.

Kui olete kunagi tundnud end dokumentide, PDF-ide, piltide või tekstifailide kuhjumise tõttu ülekoormatuna ja olete mõelnud, kuidas saaksite kogu selle materjali haldamist süstematiseerida ilma tunde korduvatesse ülesannetesse investeerimata, on see artikkel teile. Siin näitame teile samm-sammult parimaid viise, kuidas... Looge kaustu ja korraldage faile Windowsis automaatselt tänu Excelile ja mõnele väikesele funktsioonile Trikid see säästab teid paljudest peavaludest. Lisaks käsitleme lisanippe, kuidas hoida oma varude selge nimekiri käepärast – ideaalne neile, kes peavad hindu arvutama, inventuuri tegema või ülesandeid meeskondade vahel jaotama.

Miks on vaja Windowsis failide korraldamist automatiseerida?

Digitaalne segadus võib muutuda tõsiseks probleemiks, kui hallata suuri infomahtusid. Klientide, isiklike projektide või meeskonnatööga kaasneb sageli sadu või isegi tuhandeid faile. mis tuleb tuvastada, kategoriseerida ja õigesse kohta salvestada. Selle protsessi käsitsi teostamine on ebaefektiivne ja veaohtlik.

Lisaks ei kaasne meile saabunud failidega sageli mingit nimekirja ega inventuuri, mis muudab haldamise veelgi keerulisemaks. Automaatsete tööriistade olemasolu kaustade loetlemiseks, liigitamiseks ja loomiseks vastavalt meie kriteeriumidele on tohutu eelis., kuna see võimaldab teil aega kokku hoida ja pühenduda tõeliselt olulistele ülesannetele.

Excel kui põhitööriist: palju enamat kui lihtsalt arvutustabelid

Kindlasti, kui järele mõelda looge Windowsis kaustEsimene asi, mis pähe tuleb, on tuttav paremklõps ja „Uus kaust” protsess. Aga kas suudate ette kujutada, et peate seda sada korda kordama? Siin saab Excelist teie parim liitlane, eriti korduvate ülesannete automatiseerimiseks.

Maailmas enimkasutatav arvutustabel pakub meile võimalust ette valmistada nimekirjad ja käsud massiliselt mida Windows saab hõlpsalt käivitatavateks käskudeks teisendada. Tänu Exceli paindlikkusele saate luua kaustade nimedega veerge, grupeerida faile kohandatud kriteeriumide järgi ja eksportida kaustade loomise käske vaid valemi abil. Kõik see muudab failihalduse palju tõhusamaks ja kiiremaks.

Looge kaustu hulgi, kasutades Exceli ja BAT-faile

See nipp on eriti kasulik neile, kes tahavad kehtestada failide struktureeritud järjekord nullist või olemasolevate kaustade ümberkorraldamineMõne lihtsa sammu järgides saab igaüks, isegi need, kellel pole edasijõudnud arvutioskusi, Excelisse sisestatud andmete põhjal korraga mitu kausta luua.

• Ava Excel ja tippige esimesse veergu kõigi loodavate kaustade nimed, üks iga lahtri kohta.
• Järgmisesse veergu sisestage valem =LIIT("MD";A1) (või kasutage olenevalt teie Exceli versioonist moodsat funktsiooni =CONCAT("MD ",A1). See genereerib Windowsi poolt äratuntava käsu kausta loomiseks, lisades nime ette käsu 'MD' (Make Directory ehk Loo kaust).
• Lohistage valemit allapoole, et seda ülejäänud lahtritele rakendada. See annab teile kõik vajalikud käsud.
• Kopeeri genereeritud käskudega veerg ja kleebi see Notepadi abil lihttekstifaili.
• Faili salvestamisel veenduge, et kasutate laiendit . Bat ja vali failitüübiks „Kõik failid”. Anna sellele endale meelepärane nimi, näiteks: create_folders.bat.
• Teisalda see fail oma arvutis kohta, kuhu soovid, et kõik loodud kaustad ilmuksid.
• Topeltklõpsake BAT-failil ja Windows käivitab automaatselt kõik käsud, luues sekunditega kõik Exceli lehel näidatud kaustad.

Miks see meetod töötab? Nipp peitub käsu 'MD' kasutamises, mis on Windowsi konsooli sisemine käsk kataloogide genereerimiseks. Kõikide käskude koondamisega BAT-faili annate Windowsile täpse loendi kaustadest, mis luuakse ühe korraga, säästes kümneid või sadu klikke ja välistades inimlikud vead.

Kaustade automaatse korraldamise eelised Excelis

Sellel meetodil on mitmeid praktilisi eeliseid igat tüüpi kasutajatele:

• Märkimisväärne aja kokkuhoid: Saate luua sadu kaustu mõne sekundiga.
• Täielik kohandamine: Nimede loendit saab kohandada mis tahes vajaliku organisatsioonilise struktuuriga (aastad, kliendid, projektid).
• Lihtne kordamine ja värskendamine: Kui teil on vaja seda uuendada, kaustu kustutada ja uuesti luua või neid värskendada, peate lihtsalt loendit Excelis muutma.
• Ideaalne meeskondadele ja ettevõtetele: Kui mitu kasutajat peavad samale kaustastruktuurile juurde pääsema, on BAT-faili lihtne levitada ja tagada, et kõigil oleks sama organisatsiooniline puu.

Kuidas genereerida Windowsis automaatseid faililoendeid

Paljudes ametites ei pea te mitte ainult kaustu looma, vaid ka omada täielikku nimekirja kõigist failidest, mis teil antud kaustas onSee nimekiri on sageli oluline eelarvete koostamiseks, ülesannete koordineerimiseks või tarnete ja varukoopiate jälgimiseks.

Kui peate koostama hinnapakkumisi, jagama faile kaastöötajate vahel või soovite lihtsalt teada kui palju faile teil on ja millised dokumendid on valdavalt levinudSaate oma failide loendi hankida ilma neid eraldi avamata ja sorteerimata. Windows teeb selle lihtsaks tänu vähetuntud valikule:

• Avage kõnealune kaust File Exploreris.
• Paremklõpsake veeruribal (kus ilmuvad pealkirjad nagu „Nimi”, „Muutmise kuupäev” jne).
• Kõigi saadaolevate veergude kuvamiseks valige „Rohkem…”.
• Märkige valik „Leheküljed”, kui soovite näha iga faili lehekülgede arvu. sõna, pDF vms.

Sel hetkel ilmub brauserisse uus veerg, mis näitab iga dokumendi lehekülgede arvu. ideaalne kiirete hinnapakkumiste jaoks ilma igaüht eraldi avamata.

Kuidas automatiseerida ikoonide ja failide korraldamist Windowsis

Windowsil on sisseehitatud funktsioonid ikoonide automaatseks joondamiseks ja korraldamiseks, kuid see on piiratud teatud aladega. Ainult töölaual on võimalik otse juurde pääseda funktsioonidele „Joonda ruudustikuga” või „Automaatne paigutus”.Siiski on olemas viis nende funktsioonide lubamiseks teistes kaustades, kasutades väikeseid skripte või muutes Windowsi registrit.

Kui soovite nende valikutega katsetada, leiate siit BAT-failid ja skriptid, mis võimaldavad failihalduris automaatset korraldamistLihtsalt laadige alla vastav pakett, looge turvalisuse tagamiseks taastepunkt ja käivitage BAT-fail administraatorina. See avab süsteemikaustade menüüs „Vaade” uued valikud. Kui soovite need muudatused tagasi võtta, käivitage BAT-fail uuesti.

Enne mis tahes keerukate süsteemimuudatuste tegemist pidage alati meeles varukoopia loomist, et vältida ebameeldivaid üllatusi.

Seotud artikkel:

Kuidas Windowsis kaustu ja faile automaatselt korraldada

Isaac

Kirglik kirjanik baitide maailmast ja üldse tehnoloogiast. Mulle meeldib jagada oma teadmisi kirjutamise kaudu ja just seda ma selles ajaveebis teengi, näitan teile kõike kõige huvitavamat vidinate, tarkvara, riistvara, tehnoloogiliste suundumuste ja muu kohta. Minu eesmärk on aidata teil digimaailmas lihtsal ja meelelahutuslikul viisil navigeerida.