- Exceli ja Microsoft 365 võimaldab teil üksikasjalikult üle vaadata kõik teie failides tehtud muudatused.
- Purview'i täiustatud auditeerimisfunktsioon pakub kohandatavaid aruandeid ja filtreeritud otsinguid failide redigeerimise, juurdepääsu ja jagamise jälgimiseks.
- Logide eksportimine ja teisendamine Power Query abil lihtsustab muudatuste, juurdepääsude või juhtumite põhjalikku analüüsi.
- Kombineeri natiivseid funktsioone, PowerShell ja välised lahendused, näiteks ADAudit Plus, pakuvad maksimaalset turvalisust, jälgitavust ja vastavust regulatiivsetele nõuetele.
Exceli failide muudatuste haldamine ja salvestamine on muutunud töötajate, IT-juhtide ja infoturbedirektorite jaoks võtmeküsimuseks, eriti keskkondades, kus koostöö ja regulatiivsete nõuete järgimine on kriitilise tähtsusega. Kui sul on kunagi vaja teada Kes mida, millal ja kuidas Exceli töövihikus muutisOlenemata sellest, kas töötate kohalike või pilvefailidega, vastab see artikkel kõigile teie küsimustele. Samuti käsitleme, kuidas kasutada selliseid lahendusi nagu ADAudit Plus ja Microsoft 365 täiustatud auditeerimisvalikud nii et sul on kõik kontrolli all.
Exceli faili muudatuste logimise, auditeerimise ja üksikasjalike aruannete koostamise võimalused on kaugele arenenud. Kuigi Excel pakub huvitavaid tööriistu, vajavad ettevõtted sageli lahendusi, mis integreerivad turvaauditeid, juurdepääsu, muudatusi ja andmete eksporti. Siin tutvustame lihtsal, kuid põhjalikul viisil, kuidas ära kasutada kõiki Exceli, Microsoft 365 Purview'i, Power Query ja väliste tööriistade võimalusi, et omada täielikku kontrolli oma failides toimuva tegevuse üle.
Muudatuste kuvamine ja salvestamine Excelis: alustamine
Excel pakub praegu võimalust kuvada üksikasjalikku muudatuste ajalugu failis, eriti selle Microsoft 365 versioonis. Tänu funktsioonile „Kuva muudatused” saate Tuvastage kiiresti, mida on muudetud, kes seda muutis ja millalSee tööriist on hädavajalik, kui jagate faile teiste kasutajatega ja peate pidama usaldusväärset arvestust.
- Muudatuste ajalugu säilitatakse kuni 60 päeva., mis võimaldab teil üle vaadata varasemad muudatused.
- Te piira muudatuste loendit kindla lehe, vahemiku või lahtriga spetsiifiline asjakohase teabe filtreerimiseks.
- Süsteem kuvab iga muudatuse üksikasjad: kasutaja, lahter, vana väärtus ja uus väärtus.
- Kui on tehtud massilisi muudatusi, grupeerib Excel muudatused hõlpsaks ülevaatamiseks.
Nende muudatuste ülevaatamiseks kogu raamatus minge lihtsalt vahekaardile kontrollima ja valige Kuva muudatusedIlmub külgpaneel, kus saate vaadata kõiki oma muudatusi, filtreerides neid vastavalt soovile vahemiku, lehe või lahtri järgi. Kui soovite näha kõiki tehtud muudatusi korraga, saate neid laiendada, et näha kõiki detaile.
Filtreeri ja uuri konkreetseid muudatusi
Üks võimsamaid omadusi on võime filtreeri muudatused ainult asjakohastele lahtritele või vahemikeleNii saate kiiresti tuvastada, kas tundlikku teavet või võtmevalemeid on muudetud.
- Valige lahter, vahemik või isegi terve leht.
- Paremklõpsake ja valige suvand Kuva muudatused et näha tegevust selles konkreetses piirkonnas.
- Külgpaneelil saate vahemiku järgi piirata, sisestades lahtri nime või viite ja seejärel kinnitades.
Selline kohandamise tase aitab teil kriitilisi andmeid sekunditega auditeerida, ilma et peaksite üldiste muudatuste meres ära eksima.
Täiustatud auditeerimine Microsoft 365-s: pädevuse ja auditilogimise võimsus
Kui vajate palju enamat kui lihtsalt muudatuste ajalugu, siis Microsoft 365 audit, eriti Microsoft Purview'i kaudu. See tööriist kogub ja koondab tegevuslogisid kogu komplektist (sh Excelist, SharePoint, OneDrive, Teams ja paljud teised äriteenused), et teile pakkuda Täiustatud aruandlus ja otsingud failide ja andmetega suhtlemise kohta.
Microsoft Purview platvormil saate teha järgmist.
- Juurdepääsu-, muutmis-, kustutamis- ja jagamislogide otsimine ja eksportimine failide (sh Exceli failide) arv teie süsteemides.
- Filtreeri tegevusi kasutaja, kuupäevavahemiku, toimingu tüübi või konkreetse üksuse järgi.
- Vaadake iga tegevuse tehnilisi üksikasju: allikas, seade, IP-aadress, toimingu tüüp, tulemus ja palju muud.
See on eriti kasulik keskkondades, kus on vaja põhjendada, kes konkreetsele lehele juurde pääses või seda muutis juriidilistel, privaatsus- või välisauditi põhjustel.
Täiustatud logide tõlgendamine ja eksport: JSON-nipp Excelis
Auditilogi tulemuste eksportimisel saate tavaliselt ühe veeruga .CSV-faili. Auditiandmed JSON-vormingus. Alguses võib see tunduda hirmutav, aga Excelil on selleks väga lihtne valik teisendage see JSON-veerg mitmeks selge teabega veeruks.
- Ava CSV-fail Excelis funktsiooni „Tekstist või CSV-st” abil.
- Aastal Power Query redaktor, leidke veerg Auditiandmed, paremklõpsake, valige „Teisendamine“ ja seejärel „JSON“.
- Laiendage veergu, et näha kõiki omadusi ja otsustada, milliseid neist peate nägema.
- Saate sortida ja filtreerida kasutaja, toimingu, kuupäeva, faili, mõjutatud vahemiku jne järgi.
Logide selline vormindamine võimaldab teil kiiresti ja visuaalselt uurida intsidente, hinnata massilisi muudatusi või leida rikkekohti.
Natiivse auditeerimise, PowerShelli ja ADAudit Plusi ühendamine
Väga kõrgete kontrollinõuetega organisatsioonides on tavaline kombineerida Exceli ja Microsoft 365 integreeritud auditeerimine auditiskriptidega. PowerShell automatiseeritud otsingute ja massilise eksportimise jaoks logisidNäiteks saate käivitada järgmise käsu:
$auditlog = Search-UnifiedAuditLog -StartDate -EndDate -RecordType SharePointFileOperationSee võimaldab teil SharePointis ja OneDrive'is majutatud Exceli failidest juurdepääsu-, muutmis- ja jagamislogisid hankida ning tulemused oma SIEM-süsteemi või turbeplatvormi integreerida.
Lisaks lahendused, näiteks ADAudit Plus Nad viivad jälgimise uuele tasemele, genereerides reaalajas teated Iga kord, kui kriitilist faili puudutatakse, muudetakse või kustutatakse. Need tööriistad võimaldavad teil:
- Planeeri automaatseid aruandeid mitmes vormingus (CSV, pDF, XML…), jälgimisparameetrite kohandamine.
- Saate e-kirju või tõuketeateid, kui keegi muudab olulisi dokumente.
- Vastake regulatiivsetele nõuetele, nagu GDPR, SOX, HIPAA või PCI-DSS, audiitorile valmis aruannetega.
Kui otsite maksimaalset jälgitavust ja kaitset, on ideaalne lahendus kõigi nende valikute kombineerimine ning strateegia kohandamine keskkonna ja ettevõtte poliitikaga.
Millist tegevust saab praktikas auditeerida?
Microsoft 365 ökosüsteem suudab salvestada lugematul hulgal Exceli failidega (ja mis tahes muu dokumendiga) seotud tegevusi. Mõned tähelepanuväärsemad on:
- Juurdepääs failile: Kes faili avas, alla laadis või vaatas.
- Muudatused: Lahtrite, vahemike, tervete lehtede muutmine, valemite muutmine, andmete kustutamine või lisamine.
- Kustutused ja taastamised: Kes teisaldas faili prügikasti ja hiljem taastas selle.
- Aktsiad: Kutsete saatmine, linkide loomine, õiguste muutmine ja välistele ressurssidele juurdepääs.
- Muudatused konfiguratsioonides: Säilituspoliitikad, tundlikkuse sildid, kirjete lukustused ja avamised ning õiguste määramised.
Süsteem auditeerib ka täiustatud toiminguid, nagu rollide määramine, rakenduste haldamine, Power BI tegevused, Power Apps ja Teams, pakkudes täielikku kontrolli andmete elutsükli üle.
Otsi, filtreeri ja analüüsi logisid põhjalikult
Tänu logide detailsele struktureerimisele saate Filtreeri toimingu tüübi, kasutaja, faili, kuupäeva ja oleku järgiSamuti saate analüüsida konkreetseid sündmusi, nagu sisu muudatused, jäädavad kustutamised, poliitikamuudatused ja kahtlane haldustegevus.
Analüüs on väga lihtne, kui andmed on Excelis, Power BI-s või mõnes muus analüüsitööriistas olemas. Filtrite ja pöördtabelite kombineerimine võimaldab teil vastata sellistele küsimustele nagu:
- Kes pääses eelmisel nädalal ligi konfidentsiaalsele teabele?
- Millal ja kelle poolt kriitiline fail kustutati?
- Millised kasutajad jagavad faile väljaspool organisatsiooni?
- Kas tundlikkuse silte on muudetud või säilituspoliitikaid muudetud?
See paindlikkus on võtmetähtsusega siseauditite, kohtuekspertiisi uurimiste või regulatiivsete nõuetega kohanemisel.
Ärilahendused: kohandatavad aruanded ja reaalajas märguanded
Neile, kes vajavad ennetavat kontrolli, võimaldavad sellised tööriistad nagu ADAudit Plus genereerida automaatsed aruanded, mida saab eksportida erinevates vormingutesLisaks saate ajastada kohandatud märguandeid, näiteks:
- Teavita, kui tundlikus kaustas asuvale failile juurde pääsetakse või seda muudetakse.
- Tuvastage ootamatuid lubade muudatusi.
- Teatage juurdepääsust väljaspool tööaega või ebatavalistest asukohtadest.
See võimaldab teil intsidente ette näha, sisemistele ohtudele kiiresti reageerida ja kõige tundlikumat teavet kaitsta.
Logide haldamine, turvalisus ja regulatiivsele vastavusele vastavus
Oluline aspekt on auditidokumentide säilitamineMicrosoft tagab ladustamine Enamiku logide puhul kuni 180 päeva, kuigi Exceli muudatuste ajalugu on tavaliselt piiratud 60 päevaga. Igal juhul saate alati asjakohaseid sündmusi oma süsteemidesse eksportida turvalisuse huvides. aeg vajalik ja järgima eeskirju, näiteks isikuandmete kaitse üldmäärust (GDPR).
Õiguste haldamine, rollide jälgimine ja tundlikkuse siltide rakendamine lisavad turvalisuse ja vastavuse kihi. See on eriti oluline organisatsioonides, mille suhtes kohaldatakse juriidilisi või valdkondlikke auditeid.
Kirglik kirjanik baitide maailmast ja üldse tehnoloogiast. Mulle meeldib jagada oma teadmisi kirjutamise kaudu ja just seda ma selles ajaveebis teengi, näitan teile kõike kõige huvitavamat vidinate, tarkvara, riistvara, tehnoloogiliste suundumuste ja muu kohta. Minu eesmärk on aidata teil digimaailmas lihtsal ja meelelahutuslikul viisil navigeerida.